МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»
Звіт до практичної роботи №6 з дисципліни “Ділова комунікація” на тему: “Створення протоколу, витягу з протоколу та повідомлення про збори, засідання, нараду”  Львів – 2016 Теоретичні відомості Складання протоколів Протокол – документ діяльності колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення нарад, зборів, конференцій, прийняття рішень комісіями, дорадчими органами тощо, склад присутніх, хід ведення засідань, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань. Протокол може укладати офіційна компетентна особа, яка засвідчує той або інший факт (протокол санінспектора, автоінспектора). У більшості випадків складаються протоколи, змістом яких є об’єктивний опис якоїсь події. Складається протокол, як правило, на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо. У тих випадках, коли засідання стенографується або записується на той чи інший носій, протокол можна складати після їх розшифрування. Оскільки від кваліфікації, вміння розібратися у суті обговорюваних питань особи, яка буде складати протокол, залежить його якість, призначення такої особи є дуже відповідальною справою. За обсягом фіксованих даних протоколи можна розподілити на три групи: 1. Стислі, у тексті яких фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання. 2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. 3.Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Складаючи протоколи, використовують такі реквізити: • назва установи (організації) підприємства, організації, де відбулися збори, конференція, засідання, нарада; • назва виду документа (протокол). Цей реквізит пишуть посередині рядка; • порядковий номер протоколу (пишеться після слова «протокол»). Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу; колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо; • назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо); Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа; • дата проведення зборів, конференції, засідання, наради (має відповідати дню їх проведення). Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. Цей реквізит пишуть нижче назви організації з лівого боку. Наприклад – 22 – 26.04.2015 р.; • місце засідання. В реквізиті зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назва міста); • текст протоколу. Текст протоколу складається з вступної та основної частин. • перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається; • підписи керівників зборів, конференції, засідання, наради (голови і секретаря). Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. Витяг з протоколу – один з наймасовіших у документуванні. Це документ, що являє собою частину протоколу, необхідну для вирішення окремого питання. Витяг з протоколу надсилається або передається особам чи установам (підприємствам) і містить: назву виду документа (витяг з протоколу, засідання, наради), дату, місце складання чи видання (з оригіналу), текст витягу, підпис секретаря чи голови засідання, позначку про завірення копії. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються відбитком печатки служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересова...