МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»
Звіт до практичної роботи №8 з дисципліни “Ділова комунікація” на тему: “Організація та проведення прес-конференції” Львів – 2016 Теоретичні відомості Прес-конференція - це зустріч журналістів з представниками (державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційних структур), мета якої - надати ЗМІ фактографічну інформацію про подію, явище, проект. Здійснюється прес-конференція в кілька етапів, кожен з яких є окремим комунікативним процесом і містить схожий комунікативний цикл. Серед них можна виділити три великі етапи підготовки. 1.Підготовка Креативна (концептуальна) частина прес-конференції. На цьому етапі робиться наголос на унікальність конференції: придумуються основні комунікаційні засоби, оригінальне оформлення залу, сувеніри для журналістів і т.п. в стилістиці прес-конференції. Іншими словами, цілком формується концепція заходу. Рекомендований термін: як мінімум за 2 тижні до заходу. 2. Підготовка основних документів прес-конференції, що представляють собою вербальні письмові засоби комунікації: - Сценарій (де будуть прописані основні ідеї), - Таймінг (у ньому відображено приблизний час кожного пункту сценарію). - Прес-реліз акції і анонс прес-конференції. - Мова ведучого і спікерів прес-конференції (якщо вони відомі). Мова і сценарій повинні зачіпати не менше 6 питань з метою викладу основних пунктів позиціонування інформації . 3. Анонси. У фірмовій розсилці перед прес-конференцією має вийти як мінімум 2 анонси майбутнього заходу, в яких розкривається унікальність і цікаві подробиці, вказуються спікери (якщо вони відомі), вказується місце і час проведення прес-конференції, даються контакти прес-менеджера, що займається акредитацією. Тобто подається попередня інформація, підготовка комунікантів до процесу комунікації. Також розгорнуті анонси в пресі з правильним позиціонуванням дозволять забезпечити масовість прес-конференції. 4. Технічне оснащення. Обов'язковою частиною даного етапу є огляд майданчика і перевірка місцевого технічного забезпечення, технічних засобів комунікації і функціонування обладнання, необхідного для якісного проведення прес-конференції (світло, звук, необхідну кількість мікрофонів і їх робота, екрани, достатня кількість стільців, наявність кімнати / місця для ексклюзивних інтерв'ю, що працюють розетки, маршрути руху, розташування VIP-та прес-зон, охорона тощо). 5. Акредитація. Запрошення журналістів на прес-конференцію починається з телефонного дзвінка, тільки після цього надсилається письмова інформація. При запрошенні журналістів розсилаються анонс, прес-реліз та фотографії. Туди ж слід докласти докладну інформацію, як дістатися до місця проведення прес-конференції. На цьому етапі необхідно також пам'ятати і про підготовку прес-пакету. Він повинен містити наступні матеріали (в залежності від ситуації може варіюватися): - Текст анонсу, який висилався (бажано), - Прес-реліз по темі прес-конференції, - Анонс майбутньої події (якщо прес-конференція проводиться у переддень його), - Цифри і факти (за необхідності), - Перелік спікерів з короткою інформаційної довідкою про кожного, - Додаткові інформаційні матеріали (фото / аудіо / відео), - Візитка прес-менеджера (прес-релізи можуть викинути, а візитки, як правило, всі зберігають), - Програма прес-конференції, - Ручка, блокнот, сувеніри. 6. Розподіл функцій. У день, напередодні конференції, відповідальний прес-менеджер проводить загальні збори з усіма учасниками конференції з боку організаторів. На зборах проговорюються сценарій прес-конференції, дрес-код, розподіляються обов'язки кожного співробітника, що працює на заході, і час приходу на місце проведення конференції. Тут же призначається людина, яка відповідає за роботу з мікрофонами. Йому даються чіткі вказівки на тему того, як і що робити (питати, яке видання і яке питання, і т.д.). Також призначається людина, яка буде контролювати місце розташування фотографів (вон...