Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Кафедра цифрових технологій в енергетиці
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Не вказано
Інститут:
Не вказано
Факультет:
ІСМ
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Лабораторна робота
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Міністерство освіти і науки України
НТУУ «КПІ ім. І. Сікорського»
Кафедра цифрових технологій в енергетиці
Лабораторна робота №1
Варіант № 11
ЗАВДАННЯ ВАРІАНТУ 11
11. ІС студентський архів вузу
Зразковий зміст Бази даних:
номер справи, код справи, загальна інформація про справу;
ПІБ студента, інформація про студента;
дати, стан справи, атрибути наказів у справі;
інше.
БІЗНЕС-ПРОЦЕСИ
1. Основний бізнес-процес: Управління студентським архівом
Прийом нових справ до архіву:
Реєстрація нової справи (номер справи, код справи, дата внесення).
Реєстрація інформації про студента:
Заповнення даних студента (ПІБ, номер студентського квитка, факультет, група).
Додавання додаткових атрибутів (контактна інформація, стан навчання).
Організація зберігання справ:
Ведення електронної карти архіву для зручного пошуку.
Контроль фізичного розташування справ:
Перевірка відповідності фізичного та електронного розташування.
Актуалізація даних у разі зміни місця зберігання.
2. Перший підтримуючий бізнес-процес: Технічне обслуговування архіву
Інвентаризація справ:
Періодичний облік всіх справ архіву з допомогою бази даних.
Оцінка фізичного стану:
Ведення обліку пошкоджених чи втрачених документів.
Підготовка плану реставрації або відновлення.
Реставрація пошкоджених документів:
Відновлення паперових документів (ламінування, прошивка).
Оцифровка для створення резервних копій.
3. Другий підтримуючий бізнес-процес: Робота з запитувачами
Реєстрація запитувачів:
Ведення бази користувачів архіву (студенти, викладачі, співробітники).
Контроль запитів:
Облік кількості та типів запитів до архіву.
Надання доступу до цифрових копій документів за запитом.
4. Бізнес-процес управління: Адміністрування архіву
Облік та звітність:
Ведення статистики справ (кількість нових, активних, завершених).
Формування звітів для адміністрації вузу (щомісячні, квартальні, річні).
Планування роботи:
Розробка графіку інвентаризацій та реставрації.
Визначення пріоритетів щодо оцифрування документів.
5. Допоміжні бізнес-функції
Кадрова служба:
Наймання та навчання співробітників для роботи з архівною системою.
Забезпечення безпеки:
Організація охорони архіву (контроль доступу, відеоспостереження).
Запобігання несанкціонованому доступу.
Обслуговування приміщень:
Регулярне прибирання приміщень архіву.
Підтримання умов для збереження документів (температура, вологість).
СКЛАД БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ: ФУНКЦІЇ ТА РОБОТИ
Бізнес-процес
Функції
Роботи
Підрозділи
Посади
Облік нових справ
Робота зі справами студентів
Реєстрація нових справ
Архівний підрозділ
Архіваріус
Реєстрація інформації про студента
Заповнення даних студента, додавання нових атрибутів
Введення електронної картки архіву
Архівний підрозділ
Архіваріус
Організація зберігання справ
Ведення електронної карти архіву для зручного пошуку
Взаємодія з базою та можливість змінювати да додавати інформацію до існуючих справ
Архівний підрозділ
Архіваріус
Контроль розташування справ
Слідкування за розташуванням справ
Перевірка фізичного та електронного розшташування справ, актуалізація цих даних
Архівний підрозділ
Архіваріус
Інвентаризація справ
Періодичний переоблік справ за допомогою бази
Періодичний переоблік справ, використовуючи базу даних, звернення до архіваріусів за потреби
Архівний підрозділ
Архіваріус
Оцінка фізичного стану
Ведення обліку пошкоджених чи втрачених документів
Перевірка фізичного стану справ, фіксація пошкоджень
Відділ реставрації
Реставратор
Реставрація пошкоджених документів
Відновлення паперових документів
Реставрація фізично-застарілих документів
Відділ реставрації
Реставратор
Реєстрація запитувачів
Ведення бази користувачів архіву
Надання доступу до цифрових копій документів за запитом
Відділ кадрів
Інспектор відділу кадрів
Контроль запитів
Облік кількості та типів запитів до архіву
Формування звітів для адміністрації вузу
Відділ кадрів
Інспектор відділу кадрів
Облік та звітність
Ведення статистики справ
Оформлення звітів по справам та запитам на отримання справ
Бухгалтерія
Бухгалтер
Планування роботи
Керування всіма процесами роботи
Розробка графіку інвентаризацій та реставрації
Адміністрація
Керівник
Кадрова служба
Наймання та навчання співробітників для роботи
Знаходження та навчання нових працівників, потрібних для належної підтримки робочих процесів
Відділ кадрів
Старший інспектор відділу кадрів
Забезпечення безпеки
Організація охорони архіву
Охорона фізичного архіву та встановлення надійного захисту для інформаційної системи
Відділ безпеки
Служба охорони, спеціаліст з кібербезпеки
Обслуговування приміщень
Регулярне прибирання приміщень архіву
Прибирання, обслуговування приміщень
Санітарний відділ
Прибиральник, електрик
МАТРИЦЯ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ ШТАТНИЙ РОЗКЛАД
Підрозділ
Посади
К-сть штатних одиниць
Сумісництво
1. Архівний підрозділ
Архіваріус
3
2. Відділ реставрації
Реставратор
1
3. Відділ кадрів
Інспектор відділу кадрів
1
Старший інспектор відділу кадрів
1
4. Бухгалтерія
Бухгалтер
1
5. Адміністрація
Керівник
1
6. Відділ безпеки
Служба охорони
1
спеціаліст з кібербезпеки
1
7.Санітарний відділ
прибиральник
2
електрик
1
Разом:
Посад: 10
Штатних одиниць: 13
Список АРМ
Автоматизовані робочі місця
к-сть АРМ
АРМ “Обслуговування архіву справ”
1
АРМ “Керування персоналом”
1
АРМ “Бухгалтерія”
1
АРМ “Технічне обслуговування”
1
Взаємозв'язки АРМ / Модель бізнес-процесу /
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора