9.18. ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Доповідною запискою називається письмове повідомлення з будь-якого питання керівництву установи з висновками та пропозиціями. Доповідна записка інформує керівника установи про стан справ, певні факти та явища, про виконання роботи, певну ситуацію та ін. За формою та змістом доповідна записка близька до заяви, проте є деякі відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли необхідно виразити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання. Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру. У доповідних записках, які виготовляються не на бланках, повинні бути такі реквізити: Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка). Найменування автора документа (посада, прізвище, ім’я та по батькові). Назва виду документа. Заголовок. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією. Перелік додатків, якщо такі наявні, із зазначенням кількості аркушів. Дата складання записки. Підпис. Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями.