В.Головань, В.Дудикевич, В.Зачепило, Л.Пархуць Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК для студентів базового напрямку 6.1601 “Інформаційна безпека” ВСТУП У цьому навчально-методичному посібнику викладено основи ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, наведено класифікацію документів, вимоги до порядку приймання, реєстрації, обліку, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” (далі – гриф “Для службового користування”) та документів з грифом секретності. Питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (діловодство) завжди були важливими в роботі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації (далі – установи). Від організації діловодства залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їх оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Особливості сучасного діловодства полягають насамперед, у переведенні його на державну мову, застосуванні автоматизованої системи для оброблення та друкування документів, необхідність дотримання вимог державних стандартів. Документи фіксують і передають інформацію, підтверджують її достовірність та об’єктивність. Вони виконують офіційну, ділову й оперативну функції. Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і є необхідний та достатній для документування їх діяльності. Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України; провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій; потреба у правовому регулюванні діяльності. Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою. У містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві можуть використовувати поряд з державною мовою мову відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, малюнки, мапи, схеми тощо; фото- і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кіноматографії. Це кіно- і фотоплівки, фотокартки; фонодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозапису і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо). Оформляють документи на папері, магнітних носіях тощо. Є такі види документів: за найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо; за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності; за місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи); за змістом: організаційно-розпорядчі. Організаційні (положення, статути, інструкції тощо), розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо), інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, плани робот, звіти, доповіді тощо); за формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій; за строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником); за напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку; за стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу); за строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання; за технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи. Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків. Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та ін.). Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять: відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу; з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію. Контролюють нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретний орган установи. З грифом “особливої важливості”, “цілком таємно” і “таємно” установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджений постановою КМУ від 2 жовтня 2003 року № 1561-12. Згідно з Законом України “Про державну таємницю” в установах, що проводять діяльність, пов’язану з державною таємницею, створюються режимно-секретні органи (далі – РСО) на правах окремих структурних підрозділів, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності, постійного контролю за їх дотриманням. До складу РСО входять підрозділи з режиму секретності, організації захисту секретної інформації (секретне діловодство) та підрозділи, що безпосередньо забезпечують охорону державної таємниці, залежно від специфіки діяльності установи. У пропонованому навчально-методичному посібнику крім основ ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, класифікації документів, наведені конкретні приклади, що сприятимуть кращому засвоєнню викладеного теоретичного матеріалу. Навчально-методичний посібник призначений для використання в навчальному процесі студентами вищих закладів освіти за напрямом підготовки “Інформаційна безпека”, можуть використовувати слухачі курсів підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників і працівників режимно-секретних органів і захисту інформації. Крім того, в навчально-методичному посібнику знайдуть відповіді на численні запитання практичні працівники, які працюють з документами, що мають гриф обмеження доступу.