Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
ОСНОВИ РОБОТИ В ТАБЛИЧНОМУ ПРОЦЕСОРІ MS-EXCEL.
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Програмного забезпечення (ПЗ)
Інформація про роботу
Рік:
2005
Тип роботи:
Методичні вказівки до лабораторної роботи
Предмет:
Основи інформаційних технологій
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА”
ОСНОВИ РОБОТИ
В ТАБЛИЧНОМУ ПРОЦЕСОРІ MS-EXCEL
МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ
до лабораторної роботи
з дисципліни
“Основи інформаційних технологій”
для студентів базового напрямку 6.0804 "Комп’ютерні науки"
Затверджено
на засіданні кафедри
програмного забезпечення.
Протокол № 8 від 04.03.2005 р.
Львів – 2005
“Основи роботи табличному процесорі MS-Excel”: Методичні вказівки до лабораторної роботи/ Укл.: Є.В Левус. – Львів: Видавництво Національного університету “Львівська політехніка”, 2005. – 28 с.
Укладач Левус Є.В, канд. тех. наук, ст. викл. каф. програмного забезпечення
Відповідальний за випуск: Федасюк Д.В.,
д-р. техн. наук, професор
Рецензенти: к.ф.-м.н., доцент Камінський М.М.
асистент Марікуца У.Б.
ВСТУП
Методичні вказівки присвячено табличному процесору Microsoft Excel (далі MS-Excel), який входить до пакету Microsoft Office. Динамічність розвитку програмного забезпечення не дозволяє при вивченні даної теми “прив’язуватися” до конкретної версії MS-Excel. Оскільки метою даної лабораторної роботи є вивчення основних принципів роботи в MS-Excel, вибір конкретної версії MS-Excel у цьому випадку не є принциповим. Методичні вказівки містять необхідні теоретичні відомості про основні операції створення й опрацювання електронних таблиць за допомогою MS-Excel, а також варіанти індивідуальних завдань. У теоретичних відомостях описана англомовна версія програми, українські слова-відповідники англійським термінам подаються в дужках. Кожне індивідуальне завдання вимагає трьох етапів виконання: оформлення даних у таблиці, аналізу даних на основі проведення необхідних обчислень, створення об’єктів ділової графіки на основі введених даних. Така структура роботи дає можливість студентам виконувати завдання різного рівня складності. Завдання виконується у формі електронного файлу. Виконання лабораторної роботи супроводжується оформленням звіту. Правила створення електронного файлу та оформлення звіту подаються в інструкціях до виконання лабораторної роботи.
Лабораторна робота №6.
Тема. Створення та опрацювання електронних таблиць засобами Microsoft Excel.
Мета. Оволодіти практичними прийомами роботи в табличному процесорі Microsoft Excel.
Теоретичні відомості
І. СКЛАДОВІ ВІКОННОГО ІНТЕРФЕЙСУ
MS-Excel – табличний процесор, тобто програма для створення й опрацювання електронних таблиць. Під терміном “електронна таблиця” розуміють файл даних, організованих у формі прямокутної таблиці, зі засобами аналізу цих даних. Піктограма MS-Excel має вигляд як на рис.1.
Вікно програми EMBED PBrush
Рис. SEQ Мал. \* ARABIC 1. Піктограма MS-Excel
(рис.2) містить такі компоненти інтерфейсу як рядок головного меню (1), панелі інструментів (2), рядок формул (3), робочу зону (4), рядок стану (5), інформаційну панель (6).
Під заголовком вікна знаходиться рядок меню, через який можна викликати будь-яку команду MS-Excel. Під рядком меню розташовані панелі інструментів, що складаються з кнопок з малюнками. Кожній кнопці відповідає команда, а малюнок на цій кнопці передає значення команди. Більшість кнопок дублюють найбільш часто вживані команди, доступні в меню. Для виклику команди, зв'язаної з кнопкою, необхідно натиснути мишею на цій кнопці. Якщо навести покажчик миші на кнопку й трохи почекати, поруч з'явиться рамка з назвою команди.
Як правило, під рядком меню знаходяться дві панелі інструментів – Standard (Стандартна) і Formatting (Форматування). Щоб вивести, або забрати панель з екрану слід вибрати в меню View пункт Toolbars (Панелі інструментів), а потім натиснути на ім’я потрібної панелі. Якщо панель присутня на екрані, то навпроти її імені буде стояти позначка .
Рис. SEQ Мал. \* ARABIC 2. Вікно MS-Excel.
Якщо для виведення усіх кнопок на панелі не достатньо місця, то виводяться кнопки, які були ужиті останніми. Якщо натиснути на кнопку EMBED PBrush у кінці панелі, то з'являться інші кнопки. При натисканні на кнопку Add or Remove Buttons (Додати або видалити кнопки) з'явиться меню, в якому можна вивести або забрати кнопку з панелі.
Також для зміни складу панелі інструментів можна у меню Tools (Сервіс) вибрати пункт Customize (Настройка). У діалоговому вікні необхідно вибрати укладку Commands (Команди). У переліку Categories (Категорії) необхідно вибрати групу кнопок, після чого у переліку Commands з'являються кнопки цієї групи. Щоб додати кнопку до панелі інструментів слід пересунути її з діалогового вікна в потрібну позицію меню. Процес установлення кнопки завершується натисканням кнопки Close (Закрити). Для видалення кнопки з панелі інструментів необхідно пересунути її в діалогове вікно Customize. Керувати панелями інструментів зручно за допомогою контекстного меню, яке викликається натисканням правої клавіші миші на будь-якій кнопці.
Під панелями інструментів MS-Excel за звичаєм знаходиться рядок формул, а у нижній частині вікна рядок стану. Щоб вивести або забрати ці рядки слід у меню View вибирати відповідні пункти: Formula Bar (Рядок формул) або Status Bar (Рядок стану).
Робоча зона є тою ділянкою, де вводяться дані користувачем. Файл у MS-Excel називається робочою книгою. Робоча книга складається з робочих аркушів, імена яких Sheet1, Sheet2, … (Лист1, Лист2, …) виведені на ярликах у нижній частині вікна робочої книги (рис.2). Натискаючи по ярликах, можна переходити від аркушу до аркушу усередині робочої книги. Для прокручування ярликів використовуються кнопки ліворуч горизонтальної координатної лінійки:
Робочий аркуш є таблицею, що складається з 256 стовпців і 65536 рядків. Стовпці позначаються латинськими літерами, а рядки – цифрами. Неподільна складова таблиці називається коміркою. Кожна комірка таблиці має своє унікальне ім’я, з допомогою якого можна звертатися до комірки. Це ім’я називається адресою і складається з імені рядку й імені стовпця. Наприклад, якщо комірка знаходиться в стовпці F і рядку 7, то вона має адресу F7.
MS-Excel дозволяє працювати з таблицями в двох режимах:
Normal – найбільш зручний для виконання більшості операцій.
Page Break Preview – зручний для остаточного форматування таблиці перед друкуванням. Межі поміж сторінками у цьому режимі відображаються синіми пунктирними лініями. Межі таблиці – суцільною синьою лінією, пересуваючи яку можна змінювати розмір таблиці.
Для переходу поміж режимами Normal і Page Break Preview використовуються відповідні пункти у меню View (Вигляд).
Одна з комірок таблиці завжди є активною, тобто готовою для введення даних. Активна комірка виділяється рамкою (рис.2). Щоб зробити комірку активною, потрібно клавішами керування курсором підвести рамку до цієї комірки або натиснути на ньому мишею.
Заповнення комірки відбувається через встановлення курсору на області комірки (активізація комірки) і уведенням даних у комірку з клавіатури. Дані з'являться у комірку та у рядку редагування (рис.3). Для завершення уведення слід натиснути Enter або одну з клавіш керування курсором. Процес уведення даних закінчиться й активною буде сусідня комірка.
Рис. SEQ Мал. \* ARABIC 3. Рядок імені та значення комірки.
Щоб відредагувати дані у комірці необхідно:
зробити комірку активною і натиснути клавішу F2, або двічі натиснути у комірці мишею;
у комірці з'явиться текстовий курсор, який можна пересунути клавішами керування курсором у потрібне місце і відредагувати дані;
вийти з режиму редагування клавішею Enter.
Увага! Перед виконання будь-якої команди MS-Excel слід завершити роботу з коміркою, тобто вийти з режиму уведення або редагування.
ІІ. ОПЕРАЦІЇ НАД РОБОЧИМИ КНИГАМИ
Створення робочої книги виконується з допомогою команди New (Створити) з меню File (Файл). У діалоговому вікні, що розкрилося, вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено робочу книгу; після чого натиснути кнопку OK. Для створення робочої книги на основі шаблону Книга можна натиснути кнопку EMBED PBrush .
EMBED PBrush
Рис. SEQ Мал. \* ARABIC 4
Відкриття робочої книги виконується з допомогою команди Open (Відкрити) з меню File або натискання кнопки EMBED PBrush . Після чого розкриється діалогове вікно. У прихованому переліку Look in слід вибрати диск, на якому знаходиться потрібна робоча книга. У переліку, що розташований нижче вибрати (подвійним натисканням) папку з книгою і саму книгу.
За замовчанням у переліку виводяться тільки файли з книгами MS-Excel, які мають розширення xls і значки як на рис.4. Для виводу інших типів файлів або усіх файлів необхідно вибрати відповідний тип у полі прихованого переліку Files of type (Тип файлів).
Збереження робочої книги виконується з допомогою команди Save (Зберегти) з меню File або натискання кнопки EMBED PBrush . При першому збереженні з'являється діалогове вікно. У прихованому переліку Save in слід вибрати диск, у переліку, що розташований нижче папку, в якій необхідно зберегти книгу. У полі прихованого переліку Files of type – формат, в якому буде збережено книгу. У полі File name (Ім’я файлу) потрібно увести ім'я книги й натиснути кнопку Save.
Щоб зберегти книгу під іншим ім'ям або в іншій папці, слід у меню File вибрати команду Save as (Зберегти як).
Закриття робочої книги виконується з допомогою команди Close (Закрити) з меню File або натискання кнопки вікна книги.
Перейменування аркушу робочої книги виконується через подвійне натискання на його ярлику і введення нового ім’я. Його довжина не повинна перевищувати 31 символ, і не може містити наступні символи: \ / ? * : [ ] ).
Копіювання або переміщення аркушів робочої книги здійснюється через таку послідовність дій:
відкрити робочу книгу-джерело, аркуші якої необхідно скопіювати, і робочу книга-приймач;
вибрати аркуш, який потрібно скопіювати;
вибрати команду Move or Copy (Перемістити/скопіювати) меню Edit;
у полі To book (в книгу) слід вибрати робочу книгу-приймач (для того, щоб скопіювати аркуші у середині робочої книги необхідно вибрати ім'я поточної робочої книги);
у полі Before sheet (Перед листом) слід вибрати аркуш, перед яким необхідно уставити скопійований аркуш;
для копіювання аркушу потрібно установити прапорець Create a copy (Створити копію);
натиснути кнопку ОК.
Видалення аркушу робочої книги здійснюється командою Delete Sheet (Видалити лист) з меню Edit над поточним аркушем.
Вставка аркушу робочої книги здійснюється командою Sheet меню Insert в режимі поточного аркушу, на місці якого буде уставлений новий.
ІІІ. ОПЕРАЦІЇ НАД ЕЛЕМЕНТАМИ ТАБЛИЦІ
Виділення елементів таблиці необхідно проводити, коли є потреба виконувати операції не над однією коміркою, а над декількома. Для виділення декількох суміжних комірок необхідно установити вказівник миші на одній з комірок, натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи її, розтягнути виділення на всю ділянку. Для виділення декількох несуміжних груп комірок слід виділити одну групу, натиснути клавішу Ctrl і, не відпускаючи її, виділити інші комірки.
Щоб виділити цілий стовпець або рядок таблиці, необхідно натиснути мишею на його імені. Для виділення декількох стовпців або рядків слід натиснути на імені першого стовпця або рядку і розтягнути виділення на всю ділянку.
Для виділення декількох аркушів необхідно натиснути Ctrl і, не відпускаючи її, натискати на ярликах аркушів.
Вставка елементів таблиці виконується через таку послідовність дій:
виділити комірки, на місці яких будуть уставлені нові комірки;
вибрати команду Cells (Ячейки) із меню Insert (Вставка);
у діалоговому вікні, що з'явилося, вибрати тип елемента, що уставляється:
Shift cells right – уставити комірки, зсунувши усе праворуч;
Shift cells down – уставити комірки, зсунувши усе ліворуч;
Entire row – уставити рядок;
Entire column – уставити стовпець.
натиснути ОК.
Для вставки рядків або стовпців необхідно:
виділити рядки або стовпці, на місці яких будуть уставлені нові елементи;
у меню Insert вибрати пункт Rows (Рядки) або Columns (Стовпці).
Видалення елементів таблиці виконується з допомогою команди Delete (Видалити) з меню Edit (Правка), застосованої до виділених елементів таблиці. Стовпці та рядки видаляються без запитів, а при видаленні комірок з’являється діалогове вікно, в якому необхідно вибрати варіант видалення елементу:
Shift cells left – видалити комірки, зсунувши усе вліво
Shift cells up – видалити комірки, зсунувши усе угору;
Entire row – видалити рядок;
Entire column – видалити стовпець.
Видалення вмісту елементів таблиці виконується через таку послідовність дій:
виділити групу комірок, що необхідно очистити;
вибрати пункт Clear (Очистити) із меню Edit, а потім один із пунктів:
All – очистити усе;
Formats – встановлюється формат комірок за замовчуванням;
Contents Del – очищення тільки вмісту комірок;
Comments – очищення комірок від приміток.
Для видалення тільки вмісту комірок можна також виділити їх і натиснути клавішу Delete.
Копіювання і переміщення даних у MS-Excel виконується через використання буфера проміжного збереження інформації (Clipboard), який дозволяє переміщувати дані як у межах таблиці, так і в інші Windows-програми.
Для копіювання необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких слід скопіювати;
викликати команду Copy (Копіювати) меню Edit (Правка) або натиснути кнопку EMBED PBrush (навколо групи комірок з'явиться пунктирна лінія, яка вказує, що фрагмент скопійовано у буфер);
виділити групу комірок, в які слід уставити дані;
викликати команду Paste (Вставити) меню Edit або натиснути кнопку EMBED PBrush .
Фрагмент із буферу скопіюється в зазначене місце.
При копіюванні комірок, що містять формули з відносними посиланнями, координати комірок аргументів змінюються автоматично. Наприклад, при копіюванні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 її вміст зміниться на =В1+В2, тобто ця формула як і раніше обчислює суму двох комірок ліворуч від комірки з формулою. При копіюванні комірок, що містять формули з абсолютними посиланнями, адреси комірок-аргументів не змінюються.
Для переміщення вмісту комірок необхідно:
виділити групу комірок, вміст яких потрібно перемістити;
викликати команду Cut (Вирізати) меню Edit або натиснути кнопку на EMBED PBrush (навколо групи комірок з'явиться пунктирна лінія, яка позначає, що фрагмент переміщений у буфер);
виділити верхню ліву комірку в області, в якій необхідно уставити фрагмент;
викликати команду Paste меню Edit або натиснути кнопку EMBED PBrush .
Фрагмент із буферу буде уставлений у зазначене місце.
При переміщенні комірок, що містять формули, координати комірок аргументів не змінюються. Наприклад, при переміщенні формули =А1+А2 з комірки А3 у комірку В3 формула залишиться =А1+А2.
Натискання правою клавішею миші на будь-якому об'єкті таблиці викликає контекстне меню, що містить команди, для обробки даного об'єкта.
У MS Excel існує буфер обміну, за допомогою якого можна копіювати фрагменти таблиці не тільки у межах Excel але й в інші програми, наприклад, у MS-Word. Для виведення панелі буферу обміну необхідно у меню View вибрати Clipboard. Для копіювання фрагменту у буфер його необхідно виділити та клацнути по кнопці EMBED PBrush . Для вставлення фрагменту з буферу необхідно клацнути по значку фрагменту. Наприклад, якщо фрагмент скопійовано з MS-Excel, то він буде мати значок EMBED PBrush . Для вставлення усіх фрагментів із буферу одночасно використовується кнопка EMBED PBrush . Для очищення буферу слід клацнути кнопку EMBED PBrush . При копіюванні двох фрагментів підряд панель Clipboard з'являється автоматично.
Пошук даних (текстовий рядок або число) виконується через таку послідовність дій:
у меню Edit вибрати пункт Find (Найти);
у діалоговому вікні, що з'явилося, (рис.5) у полі Find what (Що) зазначити, що необхідно знайти;
для того, щоб MS-Excel враховував при пошуку регістр символів (нижній – малі літера, верхній – прописні), уведених у полі Find what, слід установити прапорець Match case (Враховувати регістр);
якщо необхідно шукати тільки ті комірки, весь вміст яких відповідає шаблону пошуку, слід установити прапорець Match entire cell contents (Комірка цілком) ;
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.5. Діалогове вікно для пошуку даних.
у полі Search необхідно вибрати напрямок пошуку – By Rows (по рядкам) або By Columns (по стовпцям);
у полі Look in (Область пошуку) слід вибрати – Formulas (формули), Values (значення) або Comments (примітки) і відповідно пошук буде проводитися тільки в зазначених компонентах;
натиснути кнопку Find Next (Найти далі) і після чого буде виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку;
для пошуку наступного входження тих же символів повторно натиснути кнопку Find Next.
Зaмінa даних виконується через команду Replace (Замінити) меню Edit, яка є аналогічна команді Find, але вона дозволяє заміняти знайдені дані на інші. У полі Find what слід зазначити, що потрібно знайти, а в полі Replace with (Замінити на) зазначити, на що необхідно замінити знайдений фрагмент. Після натискання кнопки Find Next буде виділене перше слово, що відповідає умовам пошуку. Для його заміни слід натиснути кнопку Replace.
IV. ОФОРМЛЕННЯ ТАБЛИЦЬ
Формат даних відіграє важливу роль в процесі оформлення таблиці і задає форму відображення даних в таблиці.
Формат чисел визначає параметри відображення числа (кількість десяткових позицій, незначущих нулів та ін.). Кожне число в таблиці можна подати в різному форматі.
Для зміни формату вмісту комірки необхідно:
виділити потрібні комірки;
вибрати команду Cells (Ячейки) меню Format (Формат);
вибрати укладку Number (Число) ;
у переліку Category (Числові формати) вибрати тип формату вмісту комірки, а в полях праворуч параметри формату;
у полі Sample (Зразок) буде відображатися приклад вмісту комірки в обраному форматі;
щоб увести новий формат слід вибрати пункт Custom, а потім у полі Type (Тип) увести новий формат;
натиснути ОК.
Маски форматів чисел дозволяють керувати відображенням значень у комірках. Значення масок таке:
General (Основний) – числа виводяться в тому форматі, в якому вони були уведені.
# – якщо число має більшу кількість цифр праворуч від десяткової коми, ніж зазначено знаків # у правій частині формату, то число округляється до зазначеної кількості десяткових знаків після коми. Якщо число має більшу кількість десяткових знаків ліворуч від коми, ніж знаків # у лівій частині формату, то виводиться більша кількість цифр.
0 (нуль) – те ж що і #, але якщо в числі менша кількість цифр, ніж зазначено знаків 0 у шаблоні, виводяться відсутні нулі.
? – те саме що і знак 0, за винятком того, що MS-Excel виводить пропуск замість незначних нулів по обидва боки від десяткової коми, таким чином що число виявляється вирівняним по десяткової комі. Можна також використовувати цей символ для раціональних дробів, що мають різне число десяткових знаків.
, (кома) – цей символ визначає, скільки цифр (відповідно до кількості символів 0 і #) виводиться праворуч і ліворуч від десяткової коми. Можна також використовувати кому в шаблонах часу дня, для того, щоб створити формати часу дня, що відображають частки секунди.
% – число множиться на 100 і додається знак %.
(пропуск) – роздільник тисяч. Тисячі розділяються пропусками, якщо шаблон містить пропуски, оточені по обидва боки знаками # або 0. Пропуск, що іде слідом за знаком шаблону, масштабує число, округлюючи його до тисяч. Шаблон, в якому за символами 0,0 ідуть два пропуски, буде відображати число 43 500 000 як 43,5.
E+00 – експоненціальний формат числа.
грн. – + / ( ) : – відображаються ці символи.
\ – відображається наступний за ним символ формату. MS-Excel не відображає сам символ "зворотна коса риска". Діє так само, якби наступний за ним символ був укладений у подвійні лапки.
* – повторює наступний за ним символ формату стільки разів, скільки потрібно, щоб заповнити усю ширину стовпця. У кожній секції формату не може бути більш одного символу " * ".
підкреслення (_) – робить пропуск ширини, що відповідає наступному символу шаблону. Наприклад, для того, щоб MS-Excel робив пропуск на ширину символу дужок і позитивні числа виявлялися вирівняними так само, як і негативні числа, укладені в дужки, слід увести _ ) наприкінці секції формату для позитивних чисел.
"meкcm" – відображає будь-який текст, укладений у подвійні лапки.
@ – якщо у комірці є текст, то цей текст відображається в тому місці формату, де знаходиться символ @.
Таблиця 1. Приклади використання масок
Вирівнювання вмісту комірок може бути по лівому краю, по правому краю або по центру. На новому робочому аркуші усі комірки мають формат, при якому числа, дати і час вирівнюються по правому краю комірки, текст по лівому, а логічні значення True (IСТИНА) і False (Неістина) центруються. Зміна вирівнювання не впливає на тип даних. Для вирівнювання вмісту комірок необхідно:
виділити комірки, що слід відформатувати;
у меню Format (Формат) вибрати команду Cells (Ячейки);
вибрати укладку Alignment (Вирівнювання) (рис.6);
у прихованому переліку Horizontal (вибирається тип вирівнювання по горизонталі:
General – вирівнювання за замовчанням в залежності від типу даних;
Left – вміст комірки вирівнюється по лівому краю з відтступом, зазначеним у полі праворуч;
Center – вміст комірки центрується;
Right – вміст комірки вирівнюється по правому краю;
Fill – вміст виділеного діапазону заповнюється символами, зазначеними в лівій комірці обраного діапазону;
Justify – вміст комірки розбивається на декілька рядків, а пропуски між словами встановлюються так, щоб ширина рядків відповідала комірці;
Center Across Selection – вміст лівої комірки виділеного діапазону вирівнюється по центру діапазону (усі інші осередки виділеного діапазону повинні бути порожніми);
у прихованому переліку Vertical вибирається тип вирівнювання по вертикали:
Top – вміст комірки вирівнюється по верхньому краю;
Center – по центру;
Bottom – по нижньому краю;
Distributed – вміст комірки розбивається на декілька рядків, перший і останній рядки вирівнюються по верхній і нижній межі комірки;
у групі прапорців Text control можна увімкнути такі режими:
Wrap text – по досягненню правої межі комірки текст буде переноситися на новий рядок;
Shrink to fit – розмір символів зменьшується так, що вміст комірки уміщується в межах комірки;
Merge cells – виділені комірки об’єднуються в одне;
у рамці Orientation вибирається напрямок розташування тексту у комірці – текст можна розташувати вертикально, або під кутом.
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.6. Діалогове вікно для вибору параметрів вирівнювання.
Для швидкого вирівнювання даних у комірках використовуються кнопки EMBED PBrush .
Щоб вирівняти текст по центру декількох стовпців, необхідно:
виділити комірку, що містить дані, які необхідно вирівняти по центру декількох стовпців, і порожні комірки, що містяться праворуч;
натиснути кнопку EMBED PBrush .
Установлення шрифту необхідно виконувати за такою послідовністю дій:
виділити групу комірок;
у меню Format вибрати команду Cells;
вибрати укладку Font (Шрифт);
у переліку Font вибирається тип шрифту (шрифти типу TrueType виглядають однаково на екрані й на друку, поруч з їхнім ім'ям установлені спеціальні позначки EMBED PBrush );
у полі Font style вибирається написання шрифту:
Regular – звичайне написання;
Italic – курсивне написання;
Bold – жирне написання;
Bold Italic – жирне курсивне написання.
у полі Size – розмір шрифту у пунктах (1 пункт = 0,375мм).
у полі Underline – тип лінії підкреслення:
None – підкреслення не використовується;
Single – підкреслення символів одинарною лінією;
Double – підкреслення символів подвійною лінією;
Single Accountiry – підкреслення одинарною лінією по ширині комірки;
Double Accountiry – підкреслення подвійною лінією по ширині комірки;
у полі Color – колір символів;
у рамці Effects можна установити прапорці:
Strikethrough – закреслення тексту одинарною лінією;
Superscript – розмір символів зменшується, текст розташовується вище;
Subscript – розмір символів зменшується, текст розташовується нижче;
якщо установити прапорець Normal font, то у комірці установиться шрифт за замовчанням;
натиснути ОК.
Для швидкого форматування символів використовується панель Formatting.
Зміна розмірів рядків і стовпців дає можливість підібрати відповідну ширину і висоту, відмінні від стандартних. Висота рядка визначається розміром поточного шрифту. Для зміни розміру рядка або стовпця можна пересунути межу заголовку до необхідного розміру (на межі заголовків покажчик миші обернеться на двоспрямлену стрілку) (рис.7). Для зміни розмірів відразу декількох стовпців або рядків слід їх виділити і пересунути межу одного з виділених елементів. Якщо на межі заголовків стовпців двічі натиснути мишею, то ширина стовпця установиться по ширині комірки з самим довгим вмістом.
EMBED PBrush
Рис.7. Фрагменти таблиць в режимі зміни розмірів рядка та стовпця.
Для точного установлення ширини стовпців необхідно:
виділити стовпці;
викликати команду Column (Стовпець) меню Format, потім вибрати команду Width (Ширина);
увести в полі Column Width значення ширини стовпця (число символів, що можуть поміститися в стовпці при використанні стандартного шрифту);
натиснути кнопку ОК.
Команда Auto Fit Selection (Автопідбір ширини) установлює ширину стовпця так, щоб умістити самий довгий елемент цього стовпця.
Для точного установлення висоти рядків необхідно:
виділити рядок або декілька рядків;
вибрати команду Row (Рядок) меню Format, а потім команду Height (Висота);
у полі Row Height увести значення висоти рядку в пунктах;
натиснути ОК.
Щоб приховати рядки або стовпці необхідно:
виділити рядки або стовпці, які слід приховати;
вибрати в меню Format команду Row або команду Column відповідно, потім вибрати команду Hide (Приховати).
Щоб приховати рядок також можна пересунути нижню межу заголовку рядку за верхню межу. Щоб приховати стовпець можна пересунути праву межу заголовку стовпця за ліву. Стовщена рамка рядка або стовпця, а також пропущена літера стовпця або пропущений номер рядка вказують на наявність прихованих рядків або стовпців.
Щоб показати рядки або стовпці необхідно:
виділити рядки або стовпці по обидва боки прихованого рядку або стовпця;
у меню Format вибрати команду Row або Column, потім вибрати команду Unhide (Відобразити).
EMBED PBrush
Рис.8.
Щоб показати рядок, також можна установити покажчик миші відразу під стовщеною межею заголовку рядку (покажчик миші матиме вигляд на рис.8 (1)) і пересунути її униз. Щоб показати стовпець, слід установити покажчик миші впритул праворуч від стовщеної межі заголовку стовпця (покажчик миші матиме вигляд на рис.8 (2)) і пересунути її праворуч.
Зміна графічних параметрів оформлення таблиці полягає в створенні відповідних рамок для комірок таблиць та заповнюванні їх різними кольорами.
Для обрамлення необхідно здійснити такі дії:
виділити комірки, які потрібно обрамувати;
у меню Format вибрати команду Cells;
вибрати укладку Border (рис.9);
у полі Style вибрати тип лінії рамки;
у переліку Color – колір лінії;
для обрамування виділених комірок ззовні слід натиснути кнопку Outline;
для обрамування внутрішніх меж комірок слід натиснути кнопку Inside;
для зняття обрамування виділених комірок слід натиснути кнопку None;
за допомогою групи окремих кнопок можна установлювати та забирати окремі лінії, це можна також робити натисканням миші у зразку обрамлення, що подано у вікні;
натиснути ОК.
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.9. Діалогове вікно для вибору параметрів форматування.
Створювати рамки можна також за допомогою прихованого переліку Borders - EMBED PBrush :
виділити комірки, які необхідно обрамувати;
натиснути на стрілці поруч із кнопкою Borders;
вибрати тип обрамлення в палітрі рамок.
Обраний тип обрамлення можна застосувати і для інших комірок, виділивши ці комірки і зробивши натискання по обраного типу на кнопці Borders. Для зручності використання палітру рамок можна витягти з панелі інструментів.
Елементи таблиці можна оформляти різним кольором і візерунками. Для цього необхідно:
виділити комірки;
вибрати команду Cells меню Format;
вибрати укладку Вид;
у палітрі кольорів вибрати колір (у рамці Sample буде подано зразок з обраними параметрами);
у переліку Pattern вибрати візерунок;
натиснути кнопку ОК.
Для оформлення елементів таблиці різними кольорами можна використовувати піктографічне меню:
виділити потрібні комірки;
для зміни кольору тла натиснути по стрілці поруч із кнопкою EMBED PBrush і у палітрі кольорів вибрати колір;
для зміни кольору символів натиснути по стрілці поруч із кнопкою EMBED PBrush і вибрати необхідний колір.
Створення приміток є важливим інструментом оформлення електронних таблиць. MS-Excel дозволяє добавляти текстові примітки до комірок робочого аркушу. Це особливо корисно в однім із наступних випадків:
робочий аркуш використовується спільно декількома користувачами;
робочий аркуш великий і складний;
робочий аркуш містить формули, у котрих потім буде важко розібратися.
Після додавання примітки до комірки в її верхньому правом куту з'являється покажчик примітки (червоний трикутник). Для додавання текстової примітки необхідно:
виділити комірку, до якого додається примітка;
викликати команду Comment меню Insert;
у полі, що з’явилося увести примітку (розмір поля можна змінити, пересуваючи маркери розміру);
натиснути мишею за межами поля.
Примітка буде приєднана до комірки і буде з’являтися при наведенні на нього покажчика миші. Для зміни тексту примітки слід виділити відповідну комірку та в меню Insert вибрати пункт Edit Comment (Змінити примітки). Також для цього зручно використовувати контекстне меню.
Щоб побачити одночасно усі примітки та працювати з ними, можна перейти в режим Comment через відповідний пункт у меню View. При цьому з’являється панель Reviewing (рис.10), що містить кнопки для роботи з примітками.
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.10. Панель рецензування.
Групування елементів таблиці здійснюється з метою створення одного об’єкта. Наприклад, для того, щоб згрупувати місяці в квартали для побудови діаграми або для друкування.
Для групування елементів таблиці необхідно:
виділити детальні рядки або стовпці, що будуть підпорядковані підсумковому рядку або стовпцю (це будуть рядка або стовпці, що необхідно згрупувати);
у меню Data (Дані) вибрати пункт Group and Outline (Група і структура);
вибрати пункт Group (Групувати).
У такий спосіб можна створити усі необхідні рівні структури. Для переходу між рівнями використовуються кнопки з відповідними цифрами у верхньому лівому куту таблиці.
Щоб зняти групування слід виділити необхідні елементи, вибрати пункт Group and Outline меню Data, потім пункт Ungroup (Розгрупувати).
V. РОБОТА З ВІКНАМИ.
Поділ вікон дає можливість одночасно переглядати різні частини великої таблиці. Для цього слід поділити вікно таблиці на підвікна одним із таких способів.
Установити покажчик миші на горизонтальній або вертикальній поділці (він матиме вигляд двоспрямленої стрілки) і пересунути його в потрібне місце.
Розміри підвікон можна змінювати, пересуваючи смуги поділу.
Виділити стовпець або рядок, по якому слід поділити вікно. Для поділу вікна на 4 частини необхідно виділити комірку, по якому потрібно виконати поділ. Потім у меню Window (Вікно) вибрати команду Split (Розділити). Вікно розділиться горизонтально по рядку над виділеною коміркою і вертикально по стовпцю ліворуч від нього.
Щоб скасувати поділ вікон, слід у меню Window вибрати команду Split або двічі натиснути на лінії поділу.
Створення нового вікна здійснюється за допомогою команди New (Нове) меню Window. У цьому випадку можна створити додаткове вікно для активної робочої книги, щоб переглядати різні частини робочої книги одночасно. Тоді в заголовку вікна після імені робочої книги, після двокрапки зазначається номер нового вікна. Наприклад, друге вікно робочої книги Отчет буде назване Отчет:2.
Упорядкування вікон робочої книги здійснюється командою Arrange у меню Window. У діалоговому вікні, що з'явилося, необхідно вибрати потрібний варіант, а саме:
Tiled – вікна займатимуть рівні частини екрану;
Horizontal – упорядкування горизонтальними смугами;
Vertical – упорядкування вертикальними смугами;
Cascade – упорядкування каскадом.
Якщо установити прапорець Windows of active workbook, то розміщуватися будуть тільки вікна активного документа.
Для повернення до одновіконного зображення необхідно розгорнути активне вікно на весь екран, натиснувши по кнопці розгортання вікна.
Фіксація підвікон Іноді потрібно зафіксувати одну частину таблиці. Наприклад, зафіксувати заголовок таблиці, щоб він завжди був присутній на екрані. Для фіксації тільки вертикальних або тільки горизонтальних заголовків необхідно:
щоб зафіксувати горизонтальні заголовки, виділити рядок нижче заголовків; щоб зафіксувати вертикальні заголовки, виділити стовпець праворуч від заголовків;
у меню Window вибрати команду Закрепить области.
Для фіксації і вертикальних, і горизонтальних заголовків необхідно:
виділити комірку, по якій слід зафіксувати заголовки (усі рядки вище виділеної комірки і усі стовпці ліворуч від виділеної комірки будуть зафіксовані);
у меню Window вибрати команду Закрепить области.
Якщо поділити вікно до фіксації підвікон, вони зафіксуються по їхньому поточному місцю, а не по активній комірці.
Скасовується фіксація вікон і підвікон командою Снять закрепление областей меню Window.
VI. ОПРАЦЮВАННЯ ТАБЛИЧНИХ ДАНИХ
Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Формула – це послідовність символів певного призначення, яка починається зі знаку "=". Формула може складатися зі знаків математичних операцій (+, -, *, /), числових значень, посилань на комірку й імена функцій. Результатом виконання формули є деяке нове значення, що міститься у комірці, де знаходиться формула. Порядок обчислень визначається звичайними математичними законами, а для зміни звичного порядку використовуються дужки.
Приклади формул: =(А4+В8)*С6, =F7*С14+B12.
Константи – текстові або числові значення, що уводяться у комірку і не можуть змінюватися під час обчислень.
Посилання на комірку або групу комірок – спосіб, яким можна зазначити конкретну комірку або декілька комірок. Посиланням на окрему комірку є її координати. Значення порожньої комірки дорівнює нулю.
Посилання на комірки бувають двох типів:
відносні, коли комірки позначаються відносним зсувом від комірки з формулою (наприклад: F7).
абсолютні, коли комірки позначають координатами таблиці в сполученні зі знаком $ (наприклад: $F$7).
При копіюванні формул відносні посилання змінюються на розмір переміщення.
Для звертання до групи комірок використовують спеціальні символи:
: (двокрапка) – формує звертання до комірок, що знаходяться між двома операндами. Наприклад: С4:С7 звертається до комірок С4, С5, С6, С7.
; (крапка з комою) – позначає об'єднання комірок. Наприклад, D2:D4;D6:D8 – звертання до комірок D2, D3, D4, D6, D7, D8.
Для уведення формули у комірку потрібно увести знак '=' і необхідну формулу для обчислення. Після натискання клавіші Enter у комірці з'явиться результат обчислення. Формула з'являється в рядку редагування при виділенні комірки, що містить формулу.
Функціями в MS-Excel називають об'єднання декількох обчислювальних операцій для розв’язання визначеної задачі. Функція в MS-Excel задається як вираз, що складається з назви самої функції та одного або декількох аргументів, заключні в круглі дужки. В якості аргументів указуються числові значення або адреси комірок.
Наприклад:
=Sum(А5:А9) – сума комірок А5, А6, А7, А8, А9;
=Average(G4:G6) – середнє значення комірок G4, G5, G6.
Функції можуть входити одна в іншу, наприклад:
= Sum (F1:F20)Round(Average (H4:H8);2);
Для уведення функції у комірці необхідно:
виділити комірку для формули;
викликати майстер функцій за допомогою команди Function (Функція) меню Insert або кнопки EMBED PBrush ;
у діалоговому вікні, що з'явилося (рис.11), вибрати тип функції в переліку Function category (Категорія функцій) і потім потрібну функцію в переліку Function name (Ім’я функції);
натиснути кнопку ОК;
у полях Number1, Number2 (Число1, Число2) та ін. наступного вікна увести аргументи функції (числові значення або посилання на комірки);
щоб не указувати аргументи з клавіатури, можна натиснути кнопку EMBED PBrush , яка знаходиться праворуч поля, і виділити мишею ділянку комірок, що містять аргументи функції; для виходу з цього режиму слід натиснути кнопку EMBED PBrush , яка знаходиться під рядком формул;
натиснути ОК.
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.11. Діалогове вікно для задання стандартної функції в Ms-Excel.
Уставити у комірку функцію суми Sum можна також за допомогою кнопки EMBED PBrush .
Масиви формул зручно використовувати для уведення однотипних формул і обробки даних у вигляді таблиць. Наприклад, для обчислення модуля від чисел, розміщених у комірках B1, C1, D1, E1 замість уведення формул у кожну комірку можна увести одну формулу – масив для усіх комірок. MS-Excel додає навколо масиву формул фігурні дужки { }, за якими можна його розпізнати.
Для створення масиву формул необхідно:
виділити комірки, в яких повинен знаходитися масив формул (рис.12);
увести формулу звичайним способом, вказавши в якості аргументів групу комірок -аргументів Abs(B1:E1);
у останньому вікні замість кнопки ОК натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.
Для редагування масиву формул потрібно:
виділити комірки, в яких знаходиться масив;
натиснути мишею усередині рядка редагування і відредагувати формулу;
натиснути комбінацію клавіш Ctrl+Shift+Enter.
Рис.12. Приклад організації масиву формул.
Повідомлення про помилки MS-Excel виводить у комірці, якщо формула у комірці не може бути правильно обчислена. Якщо формула містить посилання на комірку, що містить значення помилки, то замість цієї формули також буде виводитися повідомлення про помилку.
Значення помилок є такі:
#### – ширина комірки не дозволяє відобразити число в заданому форматі;
#NAME? – неможливо розпізнати ім'я, використане в формулі;
#DIV/0! – у формулі робиться спроба поділу на нуль;
#NUM! – порушені правила задавання операторів, прийняті в математиці;
#N/A – таке повідомлення може з'явитися, якщо в якості аргументу задане посилання на порожню комірку;
#NULL! – невірно зазначене перетинання двох областей, що не мають загальних комірок;
#REF! – у формулі задане посилання на неіснуючу комірку;
#VALUE! – використаний неприпустимий тип аргументу.
Присвоєння імені комірці, інтервалу або формулі дозволяє при зверненні до них замість адреси комірок використовувати привласнені їм імена. Щоб привласнити ім'я формулі необхідно:
у меню Insert вибрати пункт Name, а потім пункт Define;
у полі Name (рис.13) увести ім'я для формули;
у полі Формула увести формулу (вона повинна починатися зі знака рівності);
натиснути кнопку Добавить, після чого ім'я формули з'являється в переліку;
для видалення імені з переліку слід виділити його і натиснути кнопку Удалить;
після уведення усіх імен натиснути ОК.
Щоб уставити формулу з власним ім’ям необхідно:
у меню Вставка вибрати пункт Имя, а потім пункт Вставить;
у переліку Имя вибрати ім'я формули і натиснути ОК.
Для присвоєння імені комірці або інтервалу необхідно:
виділити комірку, інтервал комірок або декілька несуміжних інтервалів, яким слід привласнити ім'я;
натиснути мишею в полі імені в лівій частині рядку формул;
набрати ім'я для комірок або інтервалу;
натиснути клавішу Enter.
EMBED MSPhotoEd.3
Рис.13. Діалогове вікно для присвоєння імен елементам таблиці.
Якщо натиснути на кнопці зі стрілкою поруч із полем імені, то з'явиться перелік власних імен комірок. При виборі імені з цього переліку буде виділений відповідно комірку або інтервал комірок.
Звичайно, якщо комірку або інтервалу привласнене ім'я, його можна використовувати на будь-якому іншому аркуші цієї ж книги. Можна також створювати імена, визначені тільки для поточного рівня ро...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора