Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства та природокористування
Кафедра менеджменту
САМОСТІЙНА РОБОТА №1
на тему:
«Дослідження трудової діяльності менеджерів з допомогою фотографії робочого часу»
Рівне - 2010
Мета роботи: Вивчення трудових процесів менеджерів різних рівнів управління і розробка рекомендацій з вдосконалення функціональних обов’язків управлінців.
Зміст роботи:
Вивчення витрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня на основі наведених спостережних листів фотографії робочого часу (ФРЧ) (табл. 1.1, табл. 1.2, табл.1.3).
Обробка результатів ФРЧ.
Визначення тривалості кожної категорії робочого часу.
Присвоєння кожного виду робочого часу певного індексу (за прийнятою індексацією).
Зведення однойменних витрат і втрат часу, яке полягає в групуванні індексів і визначені сумарної тривалості кожної категорії робочого часу(результати зведення представляються в табл..1.4).
Визначення питомої ваги кожної категорії витрат і втрат робочого часу.
Висновки про використання робочого часу менеджером. Розробка рекомендацій зі зменшення витрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня.
Порядок виконання роботи:
Викладач коротко пояснює студентам особливості вивчення робочого часу методом ФРЧ.
Кожен студент отримує індивідуальне завдання: спостережний лист ФРЧ менеджера відповідного рівня (табл. 1.1, табл. 1.2, табл.1.3) згідно з отриманим варіантом. Спостережних листів повинно бути мінімум 3, що дозволять досліджувати використання робочого часу менеджером низової, середньої та вищої ланок управління(наприклад, майстра, начальника цеху та віце-президента з питань виробництва).
Студент визначає тривалість кожної категорії витрат і втрат часу, присвоює кожному виду певний індекс (підготовчо-заключний- ПЗ, оперативний- ОП, час на обслуговування робочого місця- ОРМ, перерви на відпочинок і особисті потреби- ПВ, втрати часу з організаційно-технічних причин- ВОТП, втрати часу через порушення технологічної і трудової дисципліни-ВПД тощо). Так запонюються табл. 1.1, табл. 1.2, табл.1.3.
Зведення однойменних затрат і втрат часу менеджером відповідного рівня оформлюється в вигляді табл.1.4. Студент групує індекси і визначає сумарну тривалість кожної категорії витрат часу.
Менеджер – специфічна професія, яка потребує схильності до підприємницької діяльності, знань у сфері психології, фінансів, маркетингу і ринку, кредиту та грошового обігу валютних операцій, податкового законодавства та інше.
Фотографія робочого часу - це один з основних методів вивчення затрат робочого часу протягом зміни або за короткий період. Здебільшого фотографія проводиться з метою одержання вихідних даних для розробки (чи перевірки) нормативів часу, виявлення втрат робочого часу з різних причин та розробки організаційно-технічних заходів по вдосконаленню використання робочого часу.
Різноманітність трудових процесів дуже широка. Значною є й кількість різновидів фотографій робочого часу, кожен з яких має свої особливості. Правильний вибір нормувальником (економістом) того чи іншого виду фотографії для конкретних умов виробництва уможливлює добре знання методики й техніки спостережень, певний виробничий досвід.
Види фотографій робочого часу:
1) Індивідуальна фотографія: звичайно проводиться методом безпосередніх вимірів під час виконання робітником виробничого завдання на індивідуальному робочому місці. Найчастіше об'єктом спостереження є і робітники, які не виконують змінні завдання (тобто виконують менш як на 100%). Мета: виявити причини, що заважають робітникові протягом зміни. Об'єктом спостереження також можуть бути й передові робітники. В цьому разі мета дослідження полягає у вивченні передового досвіду з тим, щоб ефективніше використати робочий час. Спостереження може вестися протягом цілої робочої зміни або окремої її частини.
На підготовчому етапі той, хто проводитиме спостереження, після вибору об'єкта спостереження має ознайомитися з технологічним процесом, організацією робочого місця, порядком його обслуговування, взаємозв'язками робочого місця з оточенням тощо.
Якщо фотографія робиться з метою виявлення витрат робочого часу, то її виконують за існуючої організації праці з усіма її недоліками. Коли матеріали фотографії потрібні для розробки нормативів і норм часу, то на підготовчому етапі необхідно створити таку організацію праці, на яку будуть орієнтовані ці нормативи і норми.
До початку спостереження на фотокарту заносяться всі потрібні вихідні відомості: назва цеху, дільниці, технологічного процесу, прізвище та ініціали робітника, його професія і кваліфікаційний розряд, дата спостереження.
З моменту початку спостереження (це може бути початок робочої зміни) спостерігач, користуючись приладом реєстрації часу (хронометром, годинником), занотовує на фотокарті послідовно всі фактичні затрати часу на спостережуваному робочому місці незалежно рід їхньої доцільності, одночасно фіксуючи поточний часу ±0,5 хв із заокругленням до однієї цілої хвилини. Потім позначається порядковий номер того елемента операції, який перекриває даний елемент, а також тривалість перекривного часу.
Аналіз матеріалів фотографії починається із складання зведення однойменних затрат, фактичного і нормативного балансів робочого часу у хвилинах і процентах
Процедура аналізу використання робочого часу передбачає розрахунки, принаймні, трьох відносних показників (коефіцієнтів): ефективного використання змінного робочого часу К1 неприхованих (явних) втрат робочого часу К2; прихованих втрат робочого часу К3.
Коефіцієнт ефективного використання робочого часу:
К1=- (Тпз" + Топ* + Тоб" + Твоп") : Тзм
Коефіцієнт неприхованих (явних) втрат робочого часу:
К2 =[(ТриФ + ТпнтФ + ТптдФ) - (Твоп"- ТвопФ) : Тзм
Коефіцієнт прихованих втрат робочого часу
К3 - [(Тпзф - Тпз") + (Тоб* - Тоб") 1 : Тзм
Сума трьох коефіцієнтів (К1 + К2 + К3) має дорівнювати одиниці.
Можливе ущільнення робочого часу внаслідок усунення усіх видів втрат (К4) можна розрахувати за такою формулою:
де показники К2 та К3 виражаються у процентах.
Важливо підкреслити, що зростання виробітку станеться без підвищення інтенсивності праці, оскільки час виконання кожної додаткової деталеоперації залишається тим самим (0,5 хв).
Таким чином, фотографія робочого часу дозволяє виявляти наявні втрати, нічим не загрожуючи робітникові. Навпаки, він зацікавлений у тому, щоб за кращої організації праці більше зробити корисної роботи, отже мати відповідно більший змінний заробіток,, оскільки розцінка за кожну одиницю роботи не зменшується.
На завершальному етапі аналізу робочого часу методом індивідуальної (та й всіх інших видів) фотографії складають план заходів щодо поліпшення організації праці, усунення причин втрат робочого часу з метою більш продуктивного його використання.
2) Групова фотографія проводиться тоді, коли є потреба проаналізувати використання робочого часу групою робітників, розташованих недалеко один від одного. На спеціальному бланку заздалегідь проставляється часовий інтервал спостереження. Чим він менший, тим вища точність очікуваного результату спостереження. Найчастіше інтервал становить від однієї до десяти хвилин. При цьому одна людина може вести якісне спостереження за групою робітників до 12 чол. За такого методу запис затрат робочого часу ведеться за допомогою індексів.
Спостерігач розташовується таким чином, щоб міг безпомилково визначити, чим конкретно зайнятий кожен робітник протягом кожного інтервалу часу (підготовчо-завершальною, оперативною роботою, обслуговуванням робочого місця, відпочинком тощо). По закінченні спостереження обробка результатів ведеться за кожним робітником окремо. Зведення і аналіз результатів виконуються аналогічно індивідуальній фотографії.
3) Бригадна фотографія застосовується тоді, коли виникає необхідність аналізу затрат часу бригадою, яка обслуговує колективне робоче місце (потокову лінію, складальний конвеєр, монтажний стенд тощо), тобто виконує спільне виробниче завдання.
Запис спостереження найзручніше вести індексно-графічним методом.
Після проведення бригадної фотографії робочого часу складається єдиний фактичний баланс на всю бригаду. Коефіцієнт завантаженості роботою обчислюється для кожного члена бригади окремо. Ретельний аналіз структури затрат часу бригадою в цілому ти кожним її членом дасть цінну інформацію для подальшого удосконалення організації колективної праці.
4) Самофотографія — різновид індивідуальної фотографії, розрахований на те, що працівник сам вестиме спостереження за своєю роботою і фіксуватиме втрати робочого часу з різних причин, у першу чергу ті, що трапляються не з його вини. Це досить ефективний метод спостереження за трудовим процесом і виявлення резервів економії робочого часу, пов'язаних із якістю обслуговування.
Беручи до уваги ефективність самофотографії як методу контролю знизу за якістю організації праці і виробництва, її доцільно проводити не менш як 2—3 рази на рік на кожному робочому місці. Наслідками кожного туру самофотографії мають бути узагальнення зібраної інформації, докладне обговорення, розробка і реалізація дійових заходів щодо усунення причин втрат або непродуктивного використання робочого часу.
Самофотографія є також засобом залучення робітників до активної участі в управлінні виробництвом, отже її слід вдосконалювати і всіляко підтримувати.
5) Фотографія робочого дня багатоверстатника багато в чому схожа з груповою. Відрізняться тим, що однойменні затрати часу зводяться у двох варіантах; відносно до робітника і до обслуговуваних ним верстатів, машин, апаратів. Матеріали фотографії використовуються для обгрунтування норми обслуговування багатоверстатника, визначення тривалості перерв у йогороботі і в роботі устаткування.
6) Фотографія виробничого процесу застосовується за умов безперервною апаратурного виробництва. Спостереження одночасно ведеться за діями оператора (апаратчика), параметрами технологічного процесу та випуском готової продукції. Основне завдання його полягає увстановленні чіткоївзаємодії людей і устаткування, розробці детальних професійних інструкцій та карт організації праці.
Такий вид спостереження потребує значної спеціальної підготовки спостерігача, який повинен добре знати, якою мірою існуюча організація праці відповідає проектній. Опрацювання даних спостереження ведеться окремо відносно до робітника і устаткування. Під час аналізу важливо виявити взаємозв'язок затрат робочого часу (результатів праці оператора).
7) Маршрутна фотографія застосовується тоді, коли виникає потреба проаналізувати завантаженість робітників, які не мають постійних робочих місць, а виконують свої обов'язки на пересувних робочих місцях (водії, машиністи кранів, трактористи тощо) чи працюють на досить розлогих зонах обслуговування (черговий персонал слюсарів, електриків, наладчики устаткування, прибиральники, підсобні робітники і т.п.).
Такий вид фотографії звичайно виконується двома спостерігачами. Один перебуває на початку, а другий — наприкінці маршруту або зони. Можливий і такий варіант, коли спостереження веде одна людина, пересуваючись разом з рухливим робочим місцем. Якщо спостерігач один, він може, залишаючись на одному місці, фіксувати роботу кількох транспортних одиниць, реєструючи їх появу в одних і тих самих пунктах, що дістали назву фіксажних точок. Цей вид фотографії ще не набув широкого визнання через недостатню увагу до допоміжного виробництва.
8) Цільова фотографія — різновид групової фотографії. Застосовується з метою розв'язання вузького, конкретно-цільового завдання щодо оцінки якості використання робочого часу протягом певної частини робочої зміни або виконання працівниками конкретної виробничої функції. Наприклад, необхідно дослідити, як використовується (за якими напрямами) робочий час у першу або останню годину зміни, які величини втрат часу при одержанні інструментів, заготовок, креслень тощо.
Проводиться цільова фотографія здебільшого раптово, без попередження відповідних служб і людей з метою одержання вірогідної інформації. Це дійовий засіб зміцнення трудової та виконавської дисципліни, поліпшення організації праці.
9) Фотографія часу використання устаткування проводиться 2-3 рази на рік з метою визначення степені завантаженості устаткування в часі. Проходячи за маршрутом, спостерігач фіксує лише дві події: "працює" або "не працює". В його завдання також входить дотримуватись методики спостереження.
Не кожне включення устаткування означає його продуктивну роботу, адже машина може працювати й на холостому ходу. Машина "працює" — це коли вона виробляє нові споживні вартості, здійснює певний технологічний процес.
Використання методу моментних спостережень дозволяє незначними силами кваліфікованих фахівців спостерігати практично за всім верстатним парком підприємства одночасно.
10) Масова фотографія робочого часу застосовується при одночасному обстеженні великої сукупності працівників методом моментних спостережень. Поширена на великих підприємствах, де достатньо підготовлених фахівців. Проведення значної кількості повторюваних масових фотографій виправдовує себе з метою створення місцевих нормативних матеріалів з праці, обгрунтування нормативних значень підготовчо-завершального часу, часу обслуговування робочого місця, перерв на відпочинок та особисті потреби.
Фотографія в усіх її різновидах дає цікаву й корисну інформацію про ефективність екстенсивного використання робочого часу протягом зміни. Чим більша питома вага корисних витрат часу, тим продуктивнішою є праця людей.
Етапи фотографій робочого часу:
І етап: підготовка до спостереження;
ІІ етап: власне спостереження;
ІІІ етап: оброблення результатів спостереження;
IV етап: аналіз їх матеріалів і побудови раціонального балансу робочого часу.
Таблиця 1.1.
Спостережний лист ФРЧ віце-президента з виробництва
№ п\п
Що спостерігалось
Поточний час, год.хв.
Трива- лість, хв.
Індекс
1
2
3
4
5
1
Початок робочого дня.
9,00
Прийшов на роботу.
9,02
2
ВПД
2
Ознайомлення з кореспонденцією
9,22
20
ПЗ
3
Розпорядження про передачу інформації в основні цехи, план.-виробничий та диспетчерський відділи
9,35
13
ОП
4
Узгодження питань з іншими віце-президентами (з економіки, технічного розвитку. маркетингу, в телефонних розмовах)
9,51
16
ОП
5
Узгодження питань з постачальниками- посередниками про забезпечення робочого дня комплектуванням (деталями, вузлами тощо)
9,63
12
ОП
6
Підготовка наради з виробничих питань з начальниками основних цехів із залученням керівників і провідних спеціалістів планово-виробничого і диспетчерського відділів, а також головного технолога, головного конструктора і начальника транспортного цеху
10,04
41
ВОТП
7
Проведення виробничої наради у вищеперерахованому складі
10,39
35
ОП
8
Підготовка наказів, розпоряджень, інструкцій та іншої документації за результатами наради з секретарем, референтом. спеціалістами
10,51
12
ВОТП
9
Вивчення інформації про хід виробництва на початок робочого дня
10,66
15
ОП
10
Прийняття рішень із забезпечення ритмічного і якісного виробничого процесу (усунення відхилень, ліквідація проблем постачання)
11,15
49
ОП
11
Розгляд і уточнення списків працівників підрозділів і служб на преміювання за минулий місяць
11,24
9
ОП
12
Відвідування президента з метою уточнення виробничих проблем
11,47
23
ВОТП
13
Телефонні розмови на виробничі теми
12,04
57
ОП
14
Творча робота (обдумування стратегії розвитку виробництва, можливості залучення інвестора, проблем вдосконалення організації виробництва, тощо)
12,37
33
ОП
15
Прийом кваліфікованих інженерів і робітників для отримання їх пропозицій з вдосконалення виробничого процесу
12,62
25
ОП
16
Ознайомлення з інформацією про результати виробничої діяльності в першій половині дня
13,04
42
ОП
17
Обідня перерва
14,00
96
ПВ
18
Нарада у президента з питань нової емісії акцій та залучення вітчизняних і іноземних інвесторів
14,35
35
ОП
19
Зустріч з підприємцями, представниками іноземних фірм і посредницьких структур з метою пошуку кращих варіантів забезпечення виробництва, запровадження технології випуску нових виробів
15,09
74
ОП
20
Підписання договорів з іншими підприємствами, посередницькими і фінансовими структурами, тощо,пов'язаних з вдосконаленням виробничого процесу
15,28
19
ОП
21
Ознайомлення з інформацією про хід виробництва
15,44
16
ОП
22
Обхід цехів, виробничих дільниць та інших служб, які йому підпорядковуються
16,42
98
ОП
23
Телефонні розмови з іншими віце-президентами, керівниками служб з метою усунення недоліків тощо
16,48
6
ОП
24
Контакти з органами місцевої влади
17,33
85
ВОТП
25
Прийом представників екологічної служби, санепідемстанції
17,44
11
ВОТП
26
Перевірка протікання процесу виготовлення виробів (ритмічність, темп)
17,49
5
ОП
27
Прийняття рішення з вдосконалення виробничого процесу за підсумками робочого дня
18,02
53
ОП
28
Підведення підсумків через селектор з президентом та іншими віце-президентами
18,14
12
ПЗ
Корегуючий коефіцієнт = 6
Таблиця 1.2.
Спостережний лист ФРЧ начальника механічного цеху
№ п\п
Що спостерігалось
Поточний час, год.хв.
Трива- лість, хв.
Індекс
1
2
3
4
5
1
Початок робочого дня.
9,00
Прийшов на роботу
9,07
7
ВПД
2
Обхід цеху
9,59
52
ПЗ
3
Ознайомлення з кореспонденцією
10,16
57
ПЗ
4
Підготовка наради виробничих питань з начальниками дільниць і майстрами
10,21
5
ВОТП
5
Проведення виробничої наради у вищеперерахованому складі
11,09
88
ОП
6
Проведення атестації робітників цеху
12,22
1,13
ОП
7
Телефонні розмови на виробничі теми
12,32
10
ОП
8
Ознайомлення з інформацією про результати діяльності цеху в першій половині дня
13,04
72
ОП
9
Обідня перерва
14,05
1,01
ПВ
10
Нарада у технічного директора з питань вдосконаленя організації виробничого процесу
14,47
42
ОП
11
Прийом робітників цеху і вирішення конфліктних ситуацій
15,37
90
ВОТП
12
Телефонна розмова з технічним директором з питань поставки матеріалів
15,44
7
ОП
13
Обхід цеху з представниками органів технагляду
16,1
66
ВОТП
14
Робота з документами, літературою і т.п.
16,39
29
ОП
15
Телефонні розмови
16,5
11
ВПД
16
Обхід цеху. Перевірка протікання процесу механічної обробки виробів
17,37
87
ОП
17
Оформлення документації про техніко-економічну діяльність цеху
17,52
15
ОП
18
Складаня плану роботи на наступний день
18,09
57
ПЗ
Корегуючий коефіцієнт = 2
Таблиця 1.3.
Спостережний лист ФРЧ майстра в механічному цеху
№ п\п
Що спостерігалось
Поточний час, год.хв.
Трива- лість, хв.
Індекс
1
2
3
4
5
1
Початок робочого дня.
9,00
Прийшов на роботу
9,01
1
ВПД
2
Обхід робочих місць. Перевірка приходу робітників цеху
9,17
16
ПЗ
3
Видача завдань. Для виконання, інструментів і матеріалів робітникам цеху
9,36
19
ПЗ
4
Оформлення документації з прийому матеріалів і литва
10,01
65
ОП
5
Нарада в начальника цеху з виробничих питань
10,52
51
ОП
6
Обхід робочих місць. Перевірка виконання операцій робітниками
11,31
39
ОП
7
Телефонна розмова з начальником цеху з питань отримання нових токарних верстатів
11,37
6
ОП
8
Підготовка і підписання документів про відправлення готової продукції на склад
11,58
21
ОП
9
Обхід робочих місць
12,23
25
ОП
10
Оперативне вирішення питань про ремонт свердлильного верстата
12,41
18
ВОТП
11
Обхід робочих місць. 0знайомлення з виконанням завдань робітниками в першій половині дня
13,02
21
ОП
12
Обідня перерва
14,02
1,0
ПВ
13
Обхід робочих місць
14,21
19
ОП
14
Вивчення конструкторської документації на виготовлення нових виробів
15,01
80
ОП
15
Телефонна розмова з начальником цеху з питань освоєння виробництва нових виробів
15,05
4
ВОТП
16
Оформлення документів про отримання додаткових комплектів спецодягу
15,27
22
ВОТП
17
Обхід робочих місць
15,52
25
ОП
18
Розгляд і уточнення списку робітників на преміювання за минулий місяць
16,07
55
ВОТП
19
Формування списку робітників, що претендують на підвищення кваліфікаційного
16,28
21
ВОТП
20
Телефонні розмови
16,36
8
ВПД
21
Обхід робочих місць. Спостереження за виконанням робітниками операцій
17,05
69
ОП
22
Оформлення документації (виписка нарядів, актів прийому і здачі тощо)
17,28
23
ОП
23
Обхід робочих місць, прийом інструментів і обладнання
18,03
75
ПЗ
24
Підписання документів про відправлення готової продукції на склад
18,16
13
ПЗ
Корегуючий коефіцієнт = 2
Таблиця 1.4.
Зведення затрат і втрат робочого часу менеджером відповідного рівня
№ п\п
Категорії робочого часу
Величина витрат і втрат робочого часу
Віце-президент з питань виробництва
Начальник механічного цеху
Майстер у механічному цеху
хв
%
хв
%
хв
%
1
2
3
4
5
6
7
8
1
ПЗ
36
6,5
86
13,8
83
14,9
2
ОП
394
70,9
373
60,1
336
60,2
3
ОРМ
-
-
-
-
-
-
4
ПВ
14
2,5
59
9,5
56
10
5
ВОТП
110
19,8
87
14
74
13,3
6
ВПД
2
0,4
16
2,6
9
1,6
Сума
556
100
621
100
558
100
Питома вага кожної категорії затрат (втрат) робочого часу визначається за формулою:
де - це тривалість певної категорії затрат (втрат) робочого часу, хв..
-це тривалість робочого дня, хв..
Висновок
Отже, провівши аналіз робочого дня менеджерів різних рівнів ми можемо зробити певні висновки:
- найвищий рівень підготовчо – заключних витрат спостерігається у Майстер у механічному цеху (14,9%), а найменший – у віце – президента з питань виробництва(6,5%). Тобто по наведених даних можна зробити висновок що Майстер у механічному цеху надто багато часу витрачає на обхід цеху, ознайомлення з кореспонденцією, складаня плану роботи на наступний день;
- на відпочинок і особисті потреби найбільше часу витрачає Майстер у механічному цеху відповідно (10%) його робочого часу, а найменше – віце-президент з питань виробництва (2,5%), тобто Майстер у механічному цеху витрачає значну частину свого робочого часу на обідню перерву;
- за втратами часу з організаційно-технічних причин лідером є віце-президент з питань виробництва (19,8%), а найменші втрати по цьому пункті спостерігаються у Майстер у механічному цеху (13,3%), тобто з усіх трьох керівників віце-президент з питань виробництва витрачає найбільший відсоток свого робочого часу на: підготовку наради з виробничих питань з начальниками основних цехів, підготовку наказів, розпоряджень, інструкцій та іншої документації за результатами наради з секретарем, референтом, спеціалістами, відвідування президента з метою уточнення виробничих проблем, контакти з органами місцевої влади, прийом представників екологічної служби, санепідемстанції, що не є його прямими обов’язками;
Таким чином для зменшення втрат слід застосувати для:
1) підготовчо – заключного (ПЗ) групи:
комп’ютеризацію управлінських процесів;
покращення інформаційних процесів;
вдосконалення документообігу.
Тобто потрібно вдосконалити автоматичну та комп’ютерну техніку для швидшого виконання роботи та зведення і складання відповідних звітностей та загальних даних. Також слід мати відповідне інформаційне забезпечення для зручного та практичного використання певних даних для належної роботи.
2) оперативного часу (ОП) слід застосувати:
підвищення технічного рівня управління;
вдосконалення структури управління.
Тобто слід мати нове і сучасне обладнання для продуктивної праці і зменшення втрати часу через простої у ремонті ( чим краще обладнання, тим вища швидкість виготовлення продукції і тим вона краща ) та вдосконалити саму систему управління та розпорядок праці.
3) втрат часу з організаційних причин слід застосувати:
покращення організації управлінської праці;
покращення психологічного клімату в колективі тощо.
Тобто потрібно встановити чіткий і продуктивний робочий день. Задати точний час для відпочинку і безпосередньої праці. Також слід відповідно і виважено розприділити керівні посади і роботу простих працівників, індивідуальний порядок роботи кожного працівника.