Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Інститут економіки та менеджменту
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Кафедра Менеджменту організацій
Інформація про роботу
Рік:
2005
Тип роботи:
Індивідуальна робота
Предмет:
Інформаційні системи в менеджменті
Група:
МЕ-34
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
1.Описання підприємства.Характеристика основних напрямів діяльності.
ЗАТ “Едем” туристична фірма, що заснована на приватній власності фізичних осіб, в 1998р. Це досить велика фірма, вона має в своєму складі 12 відділень по всій Україні, середня кількість працівників-35 по кожному відділенні.
1.2. Місія фірми- забезпечувати клієнтів високоякісним відпочинком без турбот,зробити любу поїздку приємною.
Специфіка фірми полягає в собливих гарантіях.Перед тим,як організувати поїздку за кордон компанія особисто перевіряє всі пункти зупинки і проживання турастів,досить важливою зручністю є власні екскурсоводи та перекладачіУ своїй господарській діяльності фірма керується наступними законодавчими актами:
1.Конституція України.
2. Закон “ України про туризм” №324\95 від 15.09.95 р.
3.Положення про Державний комітет України з туризму,з атверджене постановою Кабінету Міністрів України від 12.09.95 р. №625.
4.Інстукція про умови і правила впровадження підприємницької діяльності пов’язаної з організацією іноземного та Зарубіжного туризму ,та контроль за їх дотриманням, затверджена наказом ліцензійної палати України, Державним комітетом України з туризму від 120199 р. №5/1
1.3. Характеристика основних напрямів дфяльності Підприємство бере участь у ЗЕД шляхом організації туристичних поїздок за межі України ,та прийому і обслуговуванню іноземних туристів на Україні.
На сьогоднішній день фірма здійснює наступні види діяльності:
організація прийому та обслуговування іноземних туристів на Україні.
організація прийому та обслуговування вітчизняних туристів на Україні
організація туристичних поїздок за межі України
екскурсійна та перекладацька діяльність
організація масового та оздоровчо-спортивного туризму
продаж квитків на всі види транспорту
У зв’язку з запланованими змінами ,відбувається розширення сфери діяльності.
Підприємство буде надавати ще такі послуги:
надання транспортних послуг по внутрішніх та міжнародних перевезеннях вантажів.
Особливістю даного підприємства є здійснення унікальних туристичних турів, можливість як групових турів так і індивідуальних.
ЗАТ “Едем” здійснює такі види ЗЕД
Організація туристичних поїздок за межі України
Міжнародні пасажирські перевезення
Міжнародні товарні перевезення
2.Описання підрозділу ,на базя якого розгортається спеціалізована інформаційна система
Спеціалізована інформаційна система розгортатиметься на базі кадрового підрозділу організації, тобто відділу кадрів головного офісу фірми, що знаходиться у місті Львові.
Працівники є найціннішим ресурсом будь-якого підприємства, особливо нашої фірми, яка не продає продукцію,а надає послуги і має постійний особистий контакт з клієнтами. Саме тому кадри організації мають бути ретельно відібрані, при прийманні їх на роботу потрібен бути врахований не тільки освітній, але і інтелектуальний рівень кожної особистості.
Проблема обліку кадрів виникла на підприємстві після створення дочірніх підприємств на території України. Якщо порахувати загальну кількість працівників, що на сьогоднішній день працюють на фірму, то вона приблизно рівна 420 особам.
Кадровий підрозділ головного офісу фірми створений для обліку кадрів підприємства, приймання рішення про приймання на роботу працівників:минулого року було прийнято рішення про особисту співбесіду кожного претендента на роботу в головному офісі фірми, оскільки після судового позиву 2202р. фірма стала дуже обачлива у підборі кадрів для дотримання власного іміджу. Крім того дочірні фірми через досить невеликий штат працівників (приблизно 35 працівників) не мають відділу кадрів і тому вся документація, всі особові справи і відповідальність за їх збереження покладені на кадровий підрозділ головного офісу. Отже можна виділити наступні функції цього підрозділу підприємства:
Управління персоналом (включаючи приймання на роботу і звільнення);
Облік кадрів;
3.Структура управління організацією лінійно -функціональна. Відповідає вимогам середовища функціонування ,але для досягнення цілей потребує значного удосконалення. На сьогодні у підпорядкуванні директора є 3 заступники та всі дочірні фірми, фактично існує 2 управлінські служби ,фактично є 4 виробничі підрозділи-відділи продажу турів та квитків ,та планується формування ще автоколон .
Структура управління організацією зображена на рис.1
4.На основі вказаних функцій можна сформулювати наступні задачі:
4.1.Знаходження даних про кожного працівника певної конкретної філії у конкретному місті.
Мета розв’язання знайти певні інформацію про працівника з метою визначити розмір його новорічної премії, чи ,наприклад визначити потребу у підвищення його кваліфікації.
Початкові дані-список працівників по кожній філії(450) осіб.
Шляхи розв’язання-методи упорядкування: сортування філій в алфавітному порядку і працівників кожної філії аналогічно ,а також застосування фільтру по полю філії.
Вихідні дані-дані про працівника ,що потрібно було знайти однієї особи.
Вихідна форма -розруківка анкети працівника.
4.2. Знаходження даних про кожного працівника певної конкретної філії у конкретному місті.
Виведення анкетних даних всіх працівників -жінок, для визначення тих працівниць ,які вільно володіють французькою мовою і можуть бути відрядженні в Марокко.
Початкові дані-таблиця із списком працівників і анкетними іх даними.
Директор
Головний бухгалтер
Заступник директора із загальних питань
Затупник з кадрових питань
Відділ кадрів
бухгалтерія
Відділ загальних питань
Відділ бронювання та продажу квитків
Вдділ продажу турів за кордон
Відділ продажу турів по Україні
Відділ перекладів
ДОЧІРНІ ПІДПРИЄМСТВА
Київ
Донецьк
Вінниця
Харків
Умань
Тернопіль
Херсон
Рис1. Структура управління організацією
Шляхи розв’язання-методи упорядкування: застосування фільтру по полю стать,а потім по полю володіння іноземною мовою.
Вихідні дані-дані про працівниць ,що володіють французькою мовою.
Вихідна форма - розруківка анкети працівниць.
4.3.Прийманя рішення про приймання на роботу ,чи звільнення певного працівника.
Мета розв’язання –не допустити втрату іміджу фірми через прийняття на роботу некомпетентних і некоректних працівників.
Початкові дані-резюме ,рекомендації людей що влаштовується на роботу.
Шляхи розв’язання-експертна оцінка
Вихідні дані-Звіт про виконану роботу експертною групою
Вихідна форма - Звіт про виконану роботу експертною групою і до нього прикріплене розпорядження про прийняття на роботу.
4.4.Розрахунок потреб у персоналі.
Мета розв’язання - ефективне функціонування організації ,недопущення черги та простою потужностей,а також дублювання функцій.
Початкові дані - дані про наявність працівників та плинність кадрів ,кількість виконуваних операцій та заробітню плату працівників.
Шляхи розв’язання -методи математичних обрахунків, лінійне програмування.
Вихідні дані-Планові потреби в основних працівниках та допоміжному персоналі з урахування наявності та плинності кадрів.
Вихідна форма - Звіт про виконану роботу працівників відділу кадрів представлений начальнику відділу.
4.5. Табельний облік особового складу ,облік наявності та плинності кадрів ,укладання статистичної звітності по кадрах.
Мета розв’язання - ефективне функціонування організації ,здання звітності у органи статистики.
Щляхи розв’язання -методи упорядкування..
Початкові дані-список працівників по кожній філії(450) осіб.
Вихідні дані-статистична звітність по кадрах.
Вихідна форма - звіт для органів статистики.
5.1.оперограма на ЗАТ “Едем”
5.2.1.Маршрутно технологічна карта на ЗАТ “Едем” при розрахунку потреб в персонал
№
Назва операції
Виконавець
Норма часу на операцію ,хв
Середньомісячна ЗП. ,грн
Розрахована величина вартості ,грн
з викор.НІТ
Традиційних ІТ
НІТ
Традиц.ІТ
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Отримання інформації про нестачу персоналу (простой потужностей)
Директор
філії
120
30
900
8
2
2.
Дослідження ситуації
Директор
філії
60
10
900
4
0,6
3.
Складання звіту
Директор
філії
15
10
900
1
0,6
4.
Передача звіту до головного офісу фірми
Секретар філії
1 день
15
400
16
0,05
5.
Перегляд звіту
Начальник відділу кадрів
15
12
600
0,75
0,6
6.
Дослідження ситуації
Начальник відділу кадрів
1 день
15
400
16
0,05
7.
Розпорядження про розрахунок потреб у персоналі
Прийцняття рішення про додаткові дослідження ситуації
Начальник відділу кадрів
30
30
600
1,5
1,5
30
10
600
1,5
0.6
8.
Розрахунок потреб у персоналі
Додаткові дослідження
Працівник
відділу кадрів головного офісу
120
15
400
8
0,5
6 днів
1 день
400
96
16
9.
Складання звіту про результати провелених розрахунків
Складання звіту про результати провелених досліджень
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
15
400
16
0,05
1 день
15
400
16
0,05
10.
Опрацювання отриманих результатів
Начальник відділу кадрів
1 день
15
900
960
1
1
2
3
4
5
6
7
8
11.
Прийняття рішення про збільшення (зменшення ) штату працівників
Розпорядження про розрахунок потреб у персоналі
Працівник
відділу кадрів головного офісу
30
30
600
1,5
1,5
120
15
400
8
0,5
12.
Передача розпорядження до філій
Розрахунок потреб у персоналі
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
15
400
16
0,05
1 день
30
400
16
0,1
13.
Прийняття рішення до виконання
Складання звіту про результати провелених розрахунків
Директор
Філії
10
10
600
0,05
0,05
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
15
400
16
0,05
15.
Звіт про виконану роботу
Опрацювання отриманих результатів
Директор
Філії
15
2
900
1
0,25
Начальник відділу кадрів
1 день
15
900
960
1
16.
Прийняття рішення про збільшення (зменшення ) штату працівників
30
30
600
1,5
1,5
17.
Передача розпорядження до філій
1 день
15
400
16
0,05
18.
Прийняття рішення до виконання
10
10
600
0,05
0,05
Звіт про виконану роботу
15
2
900
1
0,25
5.2.2.Маршрутно технологічна карта на ПП. “Баварія-тур” при прийнятті на роботу працівника
табл.2
№
Назва операції
Виконавець
Норма часу на операцію ,хв
Середньомісячна ЗП. ,грн
Розрахована величина вартості ,грн
з викор.НІТ
Традиційних ІТ
НІТ
Традиц.ІТ
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Співбесіда з працівником
Директор
філії
30
30
900
2
2
2.
Перегляд особової справи
Директор
філії
15
10
900
1
0,6
3.
Перегляд рекомендацій
Директор
філії
15
10
900
1
0,6
4.
Відправка резюме та рекомендацій у головний офіс
Секретар філії
2 дні
10
400
32
0,3
5.
Перегляд резюме та рекомендацій у головному офісі
Начальник відділу кадрів
15
12
600
0,75
0,6
6.
Відсилання запрошення на співбесіду у головний офіс
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
15
400
16
0,05
7.
проведення співбесіди із пртендентом на роботу
Директор відділу кадрів головного офісу
30
30
600
1,5
1,5
8.
Прийняття рішення про прийняття на роботу
Працівник
відділу кадрів головного офісу
15
15
400
0,5
0,5
9.
Відсилання повідомлення про прийняття на випробувальний термін (чи відмову)
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
15
400
16
0,05
10.
Спостереження за роботою працівника,складання звіту
Директор
філії
60 днів
60 днів
900
1
2
3
4
5
6
7
8
11.
Вівдправлення звіту у головний офіс фірми
Секретар філії
1 день
5
400
16
0,05
12.
Приймання рішення про прийняття на роботу,або відмова у прийнятті
Директор
філії
30
15
900
2
1
13.
Складання звіту про виконану роботу
Директор відділу кадрів головного офісу
40
10
600
0,2
0,05
15.
Передача звіту про виконану роботу
Працівник відділу кадрів головного офісу
15
2
400
0,05
0,66
5.2.2. Маршрутно технологічна карта на ПП. “Баварія-тур” при обліку особового складу та складанні статистичної звітності.
Табл 3
№
Назва операції
Виконавець
Норма часу на операцію,хв
Середньомісячна ЗП.,грн
Розрахована величина вартості ,грн
з викор.НІТ
Традиційних ІТ
НІТ
Традиц.ІТ
1
2
3
4
5
6
7
8
1
Облік персоналу за категоріями в кожній філії
Директор
філії
180
240
900
13,5
18
.1.
Передача даних в головний офіс
Секретар філії
1 день
20
300
12
2,5
2.
Визначення кількості прийнятих на роботу і звільнених у кожній філії
Директор
філії
120
15
900
9
1,125
2.1
Передача даних в головний офіс
Секретар філії
1 день
20
300
12
2,5
1
2
3
4
5
6
7
8
3.
Визначення плинності кадрів по кожній фіілії
Директор
філії
30
30
900
2,25
2,25
3.1
Передача даних в головний офіс
Секретар філії
1 день
20
300
12
2,5
4.
Облік персоналу за категоріями по підпиємству
Працівник
відділу кадрів головного офісу
2 дні
30
400
32
1
5.
Визначення кількості прийнятих на роботу і звільнених по підприємству
Працівник
відділу кадрів головного офісу
15
12
400
0,5
0,4
6.
Визначення плинності кадрів по підприємству
Директор відділу кадрів головного офісу
15
4
600
0,75
0,2
7.
Складання стат.звітності
Директор відділу кадрів головного офісу
60
18
600
3
0,9
8.
Передача звіту в органи статистики.
Працівник
відділу кадрів головного офісу
1 день
20
400
8
0,66
Зовнішнє середовище
Інформація про працівників:особові дані ,скарги ,подяки тощо.
Інформація про зміни:
в оподаткуванні
в правовому регулювання діяльності організації
зовнішньому оточенні
політичних обставинах
Внутрішнє середовище організації
Філія
Інформація, що надходить із зовнішнього середовища
Інформація про недоліки виявленя в процесі господарської діяльності всередині організації
Коригуючи дії
Головний офіс фірми
(Кадровий підрозділ)
Вказівки ,розпорядження(звільнення ,підвищення
Преміювання ,стягнення ,догана тощо)
Інформація про
потреби у працівниках,
вимоги до них,
переваги роботи тощо
Зовнішнє середовище
Рис 2 .........................................................................................................................
5.3.Документограма при прийнятті на роботу працівників у ЗАТ “Едем”.
Для прийняття на роботу:
1.Освіта
2.Стаж роботи
3.Добрі рекомендації.
4.Знання іноземної мови
Документи ,в яких фіксується: кількість
1.Атестат про вищу освіту (кожного працівника) 1
Диплом про закінчення курсів 0-5
Атестат про середню спеціальну освіту тощо 1
2.Трудова книжка(кожного працівника) 1
Довідка з попереднього місця роботи 1-5
Характеристика дана з попереднього місця роботи 1-5
3.Рекомендації з попереднього місця роботи(для тих,хто мають досвід роботи)
Характеристика дана з попереднього місця роботи
Характеристика дана з установи,де особа проходила стажування чи практику
4. Диплом про закінчення курсів
Диплом про акредитацію міжнародними організаціями.
Паспорт 1
Довідка змісця проживання 1
Медична довідка 1
Всі ці документи надходять з зовні і знаходяться в організації на протязі певного періоду часу і виходять із неї,коли працівник перестає працювати в організації.
Табл 3
Робоче місце,од
Кількість
Півріччя
Рік
Секретар філії
1
90-9000
180-1800
Директор філії
1
9-100
18-200
Працівник відділу кадрів головного офісу
12
90-9000
180-1800
Директор відділу кадрів головного офісу
1
9-100
18-200
Секретар директора
1
9-100
18-200
Директор організації
1
9-100
18-200
5.3.Документограма при зданнні статистичної звітності у ЗАТ “Едем”.
Для здання звітності:
Плинність кадрів організації
Табельний облік особового складу
Облік наявності кадрів
Документи,в яких фіксується: кількість
1.Кількість прийнятих на роботу працівників (за півроку) 10-20
2.Кількість звільнених з роботи (за півроку) 10-20
3.Середня кількість основних працівників (за півроку) 400
4.Середня кількість допоміжних працівників (за півроку) 50
Ці документи формує сама організація АН основі даних про її діяльність і вони призначені для користування ззовні(за межами організації) і в самій організації
Табл. 4
Робоче місце,од
Кількість
Півріччя
Рік
Секретар філії
1
4
8
Директор філії
1
4
8
Працівник відділу кадрів головного офісу
12
48
96
Директор відділу кадрів головного офісу
1
48
96
Секретар директора
1
4
8
Директор організації
1
4
8
6. Для даного підприємства необхідно провадження глобальної мережі,
яка би дозволяла швидку передачу даних про діяльність філій в головний офіс фірми,
а саме даних про кандидатів на певні посади, відомості про скарги на певних працівників, тощо. Оскільки філії фірми не мають автономії і не є вповноваженими виконувати певні завдання і приймати рішення то підключення до глобальної мережі я вважаю необхідним .Крім цього існуватиме можливість отримувати аудіо, відео зв’язок і дані через INTERNET. Створення локальної мережі я вважаю недоцільним,
ос кільки самі філії є маленькими, налічують по 30 чоловік персоналу і лише 2 управлінські служби. А локальна мережа головного офісу вже існує, вона призначена для ефективного управління і організацією і всіма її філіями.
Я вважаю доцільним запровадити на підприємстві певні інформаційні технології, як наприклад експертні системи, які би дали змогу скоротити кількість працівників кадрового відділу організації і дали би змогу приймати більш кваліфіковані рішення. Також для кадрового відділу підприємства доцільно застосувати методи математичного програмування, які би розраховували оптимальну чисельність працівників (основного ідопоміжного персоналу) враховуючи наявні кадри та їх плинність. Такі математичні програми дали би змогу уникнути помилки при обчисленні та внаслідок цього або черги клієнтів, або простою потужностей. Після впровадження перелічених мною заходів можна би було скоротити кількість працівників відділу кадрів до декількох працівників замість 17,і їхні обов’язки звести до оформлення документації та проведення підготовки до співбесід керівника відділу із претендентами на роботу та опрацювання інформації, що надходить про працівників із головного офісу. А також зняти з працівників відповідальність за рішення ,що можуть вплинути на долю організації.(на рішення, що приймаються в умовах великого ризику)
Також для організації доцільно застосувати системи співробітництва в групі. Співробітництво в групі –система електронних зустрічей ,яка розроблена для узгодженого прийняття колективного рішення групою працівників .В цілому ця програма може стати основою мережної системи підтримки прийняття рішень. Ця система дозволить підвищити фаховість прийняття управлінських рішень .Ця система дуже важлива саме для такої організації ,як ЗАТ “Едем” ,оскільки ця організація містить територіально віддалені підрозділи ,а деякі рішення, що стосуються долі організації потрібно приймати шляхом спільного обговорення. Відмінність цієї системи від електронного документообороту полягає у тому ,що останній не передбачає одночасний загальний перегляд інформації учасниками зустрічі і спільне обговорення проблеми для її вирішення .Документооборот лише забезпечує швидке переміщення документів між користувачами.
7.У рамках розглянутих мною задач кадрового підрозділу організації можна вказати наступне:
Інформація про працівників
Первинна інформація про працівників ,що прийняті на роботу в організацію зберігається на сервері у відділі кадрів головного офісу фірми. Ця інформація була туди передана із певної філії підприємства за допомогою глобальної мережі. Інформація зберігається на сервері означає, що її можна черпати з цього джерела і по необхідності використовувати у філіях компетентними особами. Вторинна інформація про працівників(наприклад догани, стягнення, скарги) зберігається у філіях, де ці працівники працюють, яле періодично передаються на сервер(передача відбувається аналогічним методом, що і первинна інформація). Оригінали цих документів зберігаються у відділі кадрів головного офісу, в они туди пересилаються після прийняття працівника на роботу .
У записах ця інформація займає 80% їх обсягу.
Первинна інформація оновлюється по мірі плинності кадрів організації(ця величина незначно коливається ,тому можна сказати, що інформація оновлюється щомісяця)Вторинна інформація оновлюється щотижня.
Доступ до цієї інформації обмежений. Якщо це інформація з сервера, то доступ відбувається за паролями, якщо оригінал документів, то доступ мають тільки директор організації, відділу кадрів та директор філії, де працює певний працівник .Збереження має відбуватися обов’язково як в оригіналі, так і в електронному вигляді. Оновлення має відбуватися у вказаному вище порядку .Обробка має відбуватися тільки в обмеженій кількості та працівниками організації ,що мають право користування цією інформацією.
Інформація про табельний облік особового складу, наявність і плинність кадрів, Інформація для статистичної звітності.
Первинна інформація формується в самій організації в процесі її діяльності та призначена для користування дирекцією фірми та ,можливо інвесторами ,яких прагне залучити фірма. Вторинна інформація-результат розрахунків, що робляться на основі первинної інформації. Ця інформація призначена для органів статистики відповідно до закону “Про підприємства в Україні”. Ця інформація формується в головному офісі фірми на основі даних ,що передаються за допомогою глобальної мережі із філій підприємства.
Обсяг цієї інформації у записах складає 5%
Періодичність її оновлення щоквартально, коли виникає необхідність здавання статистичної звітності.
Вимоги до збереження обов’язкові, оскільки ця інформація буде корисною в майбутньому для самої організації, коли буде оцінюватись її діяльність і переглядатися і порівнюватися кадрова політика. Доступ до цієї інформації обмежується якерівництвом організації та працівниками органів статистики .Доступ керівників філій під паролем, оскільки ця інформація також зберігається на сервері фірми. Оновлення повинне відбуватися у відповідності із законом України “Про підприємства в Україні ”.Введення інформації повинне здійснюватися секретарями філій і повинне бути переслане в головний офіс фірми. Обробку інформації і складання статистичної звітності уповноважені робити працівники відділу кадрів головного офісу.
Інформація про соціальні послуги, план підготовки кадрів тощо.
Ця інформація міститься і в головному офісі фірми і в філіях. Це первинна інформація, що формується в самій організації і має стимулювати працівників на ефективну роботу .Розробниками цих програм є відділ кадрів. Відповідальним за її виконання є заступник з кадрових питань.
Обсяг цієї інформації-10% загальних записів.
Ця інформація оновлюється у відповідності із зміною потреб до персоналу та із зміною законодавства.
Доступ до цієї інформації мають всі працівники організації(головного офісу та філій).Ця інформація зберігається в електронному варіанті в базі даних фірми,а оригінал розпорядження директора у відділі кадрів в головному офісі фірми. Оновлення має відбуватися у вказаному вище порядку. Обробка має відбуватися тільки в обмеженій кількості та працівниками організації, що мають право на це(працівники відділу кадрів ,що уповноважені займатися обробкою).
8.Компоненти,що будуть входити до спеціалізованої інформаційної системи.
8.1.Рекомендований перелік засобів організаційної та обчислювальної техніки, що будуть використовуватися у відділі. Опис програмних засобів ,що потрібні для роботи інформаційної системи.
Філія -
Станціонарний телефон
Відповідно обладнанні ПК
Програмне забезпечення : INTERNET для :
Електронної пошти – дозволяє передати повідомлення із головного офісу фірми у філію швидким шляхом (приблизно протягом години) та з малими ризиком втрати конфіденційності та самого повідомлення. Також електронна пошта може застосовуватись для передачі досить об’ємних даних , як ,наприклад, резюме кандидата на робоче місце. япередача можливе лише за умови застосування INTERNETУ.
Звукової пошти –необхідна для ефективного керівництва філіями з головного офісу.Це альтернатива електронній пошті. Звукова пошта на відмінно від електронної потребує ще відповідного програмного забезпечення( internetу для такої передачі даних замало).Також існує можливість поєднання цих двох видів зв’язку. Як показують дослідження саме таке поєднання дає найбільший результата , оскільки існує передане повідомлення краще сприймається потенційним виконавцем .крім того не останню роль при цьому грає голос лінійного чи функціонального керівника ,що вимагає виконання завдання.
Конференції даних – інструмент співпраці підприємства ,який дозволить головному офісу фірми в реальний час проводити відео ,аудіо ,або телеконференцію серед ПК, що належать потрібним працівникам відповідних філій .Телеконференції в свою чергу сприяють комерційним зустрічам, оголошенню нових програм ,освіті службовців ,їх навчанню .Організація телеконференції як важливої форми співпраці підприємства полягає у проведення сеансів зв’язку у реальному часі і передача її по телебаченню.
Електронної системи зустрічі - . Співробітництво в групі дає змогу менеджерам здійснювати зустрічі більш продуктивно ,в першу чергу через те, що сеанси цих зустрічей не обмежуються часом і простором (це досягається за допомогою INTERNETу).Адже деякі рішення на зустрічах для досягнення необхідно приймати шляхом спільного обговорення.У випадку застосування системи працівники навіть можуть не приїжджати на роботу у фірму і при цьому повноцінно виконувати свої обов’язки. Сучасні такі системи дають змогу створювати групи із 32 чоловік і отримувати аудіо, відео зв’язок і дані через INTERNET.Унікальною властивістю системи співробітництва в групі є можливість застосування анонімного режиму користувача (ця властивість розроблена з метою попередження критики одних працівників з боку інших у процесі спільного вирішення проблеми).
Факс. дозволятиме передачу документів ,постанов розпоряджень від головного офісу фірми до філій. Ця найшвидший спосіб передачі даних ,але існують певні умови за яких може бути здійснена передача(наприклад, потрібна присутність людей у офісі).Існує можливість поєднання цього виду зв’язку із електронною і звуковою поштою.
Транкеноговий зв’язок для тих працівників філій, о знаходяться у відрядження на території України. Це корпоративний звя’зок для роботи тільки в межах організації , але для деяких працівників є додаткова послуга, а саме можливість спілкування за межами корпорації ,яку складають працівники організації .Перевага цього зв’язку – можливість спілкування як двох, так і більше працівників одночасно ,передача цифрової інформації, можливість вибору користувачем автоматичного чи ручного терміналу для здійснення розмови.
Стільникові телефони із роумінгом для тих працівників ,які знаходяться за кордоном у відрядженні. це найдорожчий вид зв’язку ,але водночас і найзручніший ,він забезпечує весь спектр послуг Зручність цього зв’язку - автоматична передача підтримки рухомого абонента від однієї базової станції до іншої при зміні якості сигналу.
Сканер він потрібен для забезпечення передачі даних за допомогою електронної пошти ,а також для надання іншим документам (не тільки тим ,що підлягають передачі) електронного вигляду.
Принтер потрібен для роздруку документів .Це наприклад можуть бути постанови ,що надсилаються з головного офісу і підлягають загальнообов’язковому виконанню ,для чого потрібно всіх працівників ознайомити з неми та занести їх до архіву тощо.Для цих та інших цілей необхідний принтер.
Відділ кадрів-
Станціонарний телефон
Відповідно обладнанні ПК
Програмне забезпечення : INTERNET для :
Електронної пошти –застосовується для керівництва філією.Це один із найшвидших методів передачі даних також електронна пошта є відносно дешева порівняно з іншими видами пердачі даних (як наприклад кур’єрська пошта)
Звукової пошти
Конференції даних
Електронної системи зустрічі
Факс. дозволятиме передачу документів, постанов розпоряджень від головного офісу фірми до філій.Також за допомогою факсу до головного офісу надходять певні документи із зовнішнього середовища фірми.Зручність цього виду зв’язку полягає в тому ,що для передачі даних по факсу потрібун лише факс. В той час ,як для електронної пошти одного ПК замало ,потрібно INTERNET та у деяких випадках сканер.
Транкенговий зв’язок для можливості зв’язку працівників відділу кадрів із працівниками філій. Я пропоную саме цей вид зв’язку ,оскільки в даній ситуації він є найдешевшим і нічим не поступаються стільниковому ,а навпаки дасть змогу уникнути з боку працівників не службових розмов підчас робочого часу. Це досягається через те ,що абоненти створюють корпорацію із працівників фірми та не мають змоги спілкування за межами неї.
Принтер
Сканер
Системи автоматизованого діловодства (OAS) –це системи знань, вони полегшать документообіг у організації . Документообіг полягає у тому, що він передбачає одночасний швидке переміщення документів між користувачами. За допомогою цієї системи і INTERNETу працівники автоматично отримуватимуть необхідну інформацію ,що посилатиметься їм з відділу кадрів головного офісу (це ,наприклад може бути інформація про неплановий медичний огляд тощо).Якщо брати документообіг в самому офісі організації, то за допомогою цієї системи дані та документи можна передавати за допомогою локальної мережі ,створення якої я передбачила у пункті 6.
Системи діалогової обробки запитів (TPS) – системи , які обслуговують експлуатаційний рівень організації. Наприклад вибір посередника із застосуванням TPS є легшим, оскільки система оцінює посередника за відповідністю вимогам. Так само TPS здатна вибрати спосіб рекламної компанії
Системи підтримки прийняття рішень (DSS) –Ці системи включають в себе елементи штучного інтелекту, вони створені для прийняття рішень використовуючи елементи логіки. Сутність задіяння штучного інтелекту полягає у тому ,що є можливість отримання оптимального рішення. Також система може створювати звіти про виконану роботу .Ці звіти система виконує у вигляді статистично обробленого документу (паперового або електронного - що забезпечує пошук, деталізацію ,навігацію по повній звітовій формі),крім того існує можливість створення звітів ,що управляються виключенням, динамічні панелі керування ,чи карти, де можна порівняти реальну ефективність із запланованою.
8.3. Аналог ІС ,що присутні на ринку.
Для системи підтримки колективної роботи для даної організації я би запропонувала наступні 2 системи :
Microsoft NET Meeting .Ця програма забезпечує передачу даних (у аудіо та відео форматі ) через Internetу режимі реального часу. За допомогою цієї системи можна створювати групи із 32 чоловік .Одночасно аудіо та відео зв’язок можна встановити тільки з одним учасником зустрічі.Працювати загалом на своїх комп’ютерах можуть одночасно тільки 3 користувачі.Загальна кількість користувачів , які можуть ефективно приймати участь у зустрічі , залежить від швидкості комп’ютерів та сіті.
Microsoft NET Meeting дозволяє викликати декілька користувачів одночасно .Любий учасник зустрічі може за допомогою системи викликати іншого учасника. Любий учасник зустрічі можек представити іншим учасникам у загальне користування будь –які додатки Коли цей додаток є представлений ,інші учасники можуть його оглядати на своїх моніторах. акож існує можливість учасників працювати із цим додатком.
Sametime фірми Lotus- перша система підтримки колективної роботи у реальному часі ,які пристосована до комерційної сфери. Sametime забезпечує безпеку ,надійність і повний набір інструтів адміністрування ,необхідних для будь –якої клмпанії.
Підібрати і запропонувати аналог Іс,що присутні на ринку .Розрахувати орієнтовну вартість впровадження.
9.Шляхи автоматизації процесу введення ,збереження ,обробки та пред’явлення відомостей у сфері функціональних обов’язків менеджера
9.1.Конкретна структура файлу бази даних ,що мість масив інформації
Працівники ,що прийняті на роботу протягом 2001 року
Табл. 5
Назва поля
Тип поля
Додаткові вказівки
1
2
3
№ за порядком
Числове
Розмір поля -довге ціле. Значення по замовчуванню –попереднє +1.Обов’язкове поле.Нек допускається спів падіння.Це поле необхідне для того ,щоб знати ,кого під яким номером прийняли на роботу і певному розрахунковому періоді.
Дата прийняття на роботу
Дата
Розмір поля -50.Короткий формат дати. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.Необхідне для нарахування стажу ,доплат ,премій тощо.
Прізвище ,Ім’я, По батькові працівника
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Не допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Національність
Текстове
Розмір поля -50. Не обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Допускаються пусті строки.Необхідне для уникнення проблем чи здобутті переваг при відрядженні певного працівника у певну країну.це поле є необов’язкове ,проте може стати у пригоді під час здійсненя господарської діяльності.
Громадянство
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.Це поле необхідне у зв’язку із законодавством країни.
Дата народження
Дата
Розмір поля -50.Короткий формат дати. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.
Місце проживання
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Не допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.Призначення цього поля для швидкого знаходження працівника, оформлення документації тощо.
Освіта
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Навчальний заклад
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки
Спеціальність
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.
Рік закінчення
Дата
Розмір поля -50.Короткий формат дати. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Не допускаються пусті строки.Для встановлення істиності інформації.
Стаж(установа /
термін /
безпосередній керівник/
посада)
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння.
Числове
Розмір поля –подвійне з плаваючою крапкою. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння
Текстове
Розмір поля -50. Не обов’язкове поле. Допускається спів падіння.
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння.
Знання іноземних мов
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння.Для відрядження у певну країну.
Сімейний стан
Текстове
Розмір поля -50. Обов’язкове поле. Допускається спів падіння.
Діти
Текстове
Розмір поля -50. Не обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Для надання соціальних пільг.
Додаткові дані
Текстове, дата, числове
Розмір поля -50. Не обов’язкове поле. Допускається спів падіння. Це можуть бути ,як різноматні дані ,що надані працівником за його згодою.
База даних
Працівники ,що прийняті на роботу протягом 2001 року
№
п/п
Дата прийняття на роботу
ПІБ працівника
Національність
Громадянство
Дата народження
Місце проживання
Освіта
Навчальний заклад
Спеціальність
с
Рік закінчення
Стаж
(установа /
термін /
керівник/
посада)
Знання іноземних мов
Сімейний стан
Діти
1
10.01.
Ігнатенко Ю.В.
Українка
України
12,03,1968
м.Львів
Накова 103/2
виша
НуЛп
Менеджер
98
англійська
Неодруж.
+
2
13.01.
Жук О.І.
Українка
України
04.01.1976
м.Стрий Моршинська 10/12
виша
НуЛп
Філолг
96
Англійська французька
Одруж.
-
3
20.01
Бабяк З.В.
Українка
України
10.05.1980
М.Львів Угорська 12/5
виша
ЛНУ
Філолог
2003
французька
Розлуч.
-
4
29.01
Образцов С.О.
росіянини
України
30.10.0975
м.Київ
Хрещатик 20
виша
КПІ
Програміст
98
Німецька
Неодруж.
-
5
03.02.
Кривоченко О.М.
українець
України
12.06.1976
м.Київ
Чистяковська 12/64
виша
КНІ
Менеджер
93
Іспанська німецька
Неодруж.
-
6
10.02.
Леськів О.М.
-
України
25.08.1969
М.Вінниця
Лермонтова 13/97
виша
ВНУ
Філолг
90
німецька
Неодруж.
-
7
25.02.
Смазнова С. І.
-
України
14.05.1979
м.Львів Підвальна 56/3
виша
НУЛП
Програміст
2000
англійська
Розлуч.
+
8
01.03.
Шабалітова К. О.
Українка
України
20.08.1980
м.Тернопіль
Пушкіна 32/21
виша
КНУ
Менеджер
2003
італійська
-
9
16.03
Юрчук Л.В.
росіянини
України
12.05.1981
м.Київ
Окружна 18
виша
КНУ
Викладач
2003
Англійська французька
Розлуч.
-
10
29.03.
Дуднік Д.К.
-
України
10.02.1975
м. Львів
Снопківська 18/2
виша
ЛНУ
Менеджер
93
англійська
Одруж.
+
11
29.03.
Михайленко В.А.
українець
України
12.02.1982
м.Харків Чупринки 2/8
виша
ХНУ
Викладач
2004
Англійська німецька
Одруж.
-
12
01.04.
Хабалюк Н.Р.
Українка
України
20.07.1971
м..Харків повітряна 1/80
виша
ХНУ
Філолг
90
англійська
Одруж.
+
13
07.04
Лимова В.О.
-
України
28.09.1980
м.Львів Джерельна 32/18
виша
ЛНУ
Менеджер
2001
Англійська німецька
Неодруж.
-
14
08.04.
Філатов В.Б.
-
України
12.04.1971
м..Харків
Тернопільська 16
виша
ХАІ
Інженер
2000
англійська
Розлуч.
+
15
12.04
Михалюк Ю.О.
українець
України
28.08.1973
м. Київ
Львівська 19/52
виша
КПІ
Філолг
93
Англійська німецька французька
Неодруж.
Цю базу даних доцільно створити в середовищі Microsoft accses.Для цього в цьому середовищі варто створити окремі таблиці ,куди занести відомості про кожного працівника .А потім у пов’язати ці таблиці і включити у спеціальну форму ,де змінюючи лише порядковий номер прийнятого на роботу ,мінятимуться всі необхідні дані про працівників. У форму не обов’язково включати усі дані про працівника ,можна обмежитися тільки найбільш необхідними. Макет форми зображений у додатку 1. Також це середовище дає змогу створення запитів ,що дадуть змогу виведення лише потрібної у конкретному випадку інформації .У запиті можна створювати обмеження на виведення інформації. Це досить зручно для швидкого пошуку необхідної інформації. Також існує можливість занесення даних про працівників у середовище Microsoft excel.після занесення всієї громісткої таблиці доцільно застосувати програму авто фільтр єдине потрібно бути максимально уважним при занесенні всієї таблиці у будь-яке середовище ,оскільки навіть найменша помилка може принести організації ряд незручностей 10. Стратегія розвитку інформаційного забезпечення системи управління організації.
10.1. На організації доцільно застосувати в межах кадрового підрозділу організації:
Ціль організації
Система необхідна для її досягнення
Швидка передача даних між філіями та головним офісом, що дозволить ефективно скоординувати діяльність ,швидко реагувати на недоліки і усувати їх.
Системи автоматизованого діловодства, електронний документообіг за допомогою локальної мережі у межах головного офісу та за допомогою глобальної мережі в межах всієї організації.
Прийняття організаційно більш узгоджених рішень на загальних зборах керівників філій та головного офісу
Система електронних зустрічей – експертна система
Зменшення відсотка ризику при прийнятті управлінських рішень
Системи підтримки прийняття рішень - Ці системи включають в себе елементи штучного інтелекту, вони створені для прийняття рішень використовуючи елементи логіки. Сутність задіяння штучного інтелекту полягає у тому, що є можливість отримання оптимального рішення. Також система може створювати звіти про виконану роботу. Системи діалогової обробки запитів ...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора