Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Посібник
Предмет:
Інформаційна безпека
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
В.Головань, В.Дудикевич, В.Зачепило, Л.Пархуць
ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РОБІТ ІЗ ЗАХИСТУ ІНФОРМАЦІЇ З ОБМЕЖЕНИМ ДОСТУПОМ
НАВЧАЛЬНО-МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК
для студентів базового напрямку 6.1601 “Інформаційна безпека”
ВСТУП
У цьому навчально-методичному посібнику викладено основи ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, наведено класифікацію документів, вимоги до порядку приймання, реєстрації, обліку, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” (далі – гриф “Для службового користування”) та документів з грифом секретності. Питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (діловодство) завжди були важливими в роботі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації (далі – установи). Від організації діловодства залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їх оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Особливості сучасного діловодства полягають насамперед, у переведенні його на державну мову, застосуванні автоматизованої системи для оброблення та друкування документів, необхідність дотримання вимог державних стандартів.
Документи фіксують і передають інформацію, підтверджують її достовірність та об’єктивність. Вони виконують офіційну, ділову й оперативну функції.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і є необхідний та достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
У містах (село, селище, місто, інший населений пункт), де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, у внутрішньому діловодстві можуть використовувати поряд з державною мовою мову відповідної національної меншини у порядку, встановленому законом.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, малюнки, мапи, схеми тощо;
фото- і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кіноматографії. Це кіно- і фотоплівки, фотокартки;
фонодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозапису і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).
Оформляють документи на папері, магнітних носіях тощо.
Є такі види документів:
за найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо;
за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
за місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи);
за змістом: організаційно-розпорядчі. Організаційні (положення, статути, інструкції тощо), розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо), інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, плани робот, звіти, доповіді тощо);
за формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій;
за строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником);
за напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку;
за стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу);
за строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи.
Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та ін.).
Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять:
відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу;
з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію.
Контролюють нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретний орган установи.
З грифом “особливої важливості”, “цілком таємно” і “таємно” установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджений постановою КМУ від 2 жовтня 2003 року № 1561-12.
Згідно з Законом України “Про державну таємницю” в установах, що проводять діяльність, пов’язану з державною таємницею, створюються режимно-секретні органи (далі – РСО) на правах окремих структурних підрозділів, з метою розроблення та здійснення заходів щодо забезпечення режиму секретності, постійного контролю за їх дотриманням. До складу РСО входять підрозділи з режиму секретності, організації захисту секретної інформації (секретне діловодство) та підрозділи, що безпосередньо забезпечують охорону державної таємниці, залежно від специфіки діяльності установи.
У пропонованому навчально-методичному посібнику крім основ ведення загального, конфіденційного і спеціального діловодства, класифікації документів, наведені конкретні приклади, що сприятимуть кращому засвоєнню викладеного теоретичного матеріалу. Навчально-методичний посібник призначений для використання в навчальному процесі студентами вищих закладів освіти за напрямом підготовки “Інформаційна безпека”, можуть використовувати слухачі курсів підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації керівників і працівників режимно-секретних органів і захисту інформації. Крім того, в навчально-методичному посібнику знайдуть відповіді на численні запитання практичні працівники, які працюють з документами, що мають гриф обмеження доступу.
РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ДІЛОВОДНІ ЧИННИКИ
1.1. ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ
У цьому навчально-методичному посібнику, а також в діловодній сфері терміни та визначення вживаються в такому значенні:
автоматизована система – система, що забезпечує автоматизовану обробку даних, і до складу якої входять технічні засоби їхньої обробки (засоби обчислювальної техніки і зв’язку), а також методи і процедури, програмне забезпечення;
автор – фізична особа, творчою працею якої створено документ (твір);
авторський аркуш – одиниця обсягу видання, що дорівнює 40 000 друкованих знаків чи 3 000 кв. см ілюстративного матеріалу, яка призначена для підрахунку обсягу праці авторів, укладачів, перекладачів, рецензентів;
адвокатська таємниця – це вид таємної інформації, який охоплює відомості про питання, у яких громадянин або юридична особа зверталися до адвоката, про факт такого звернення, про суть консультацій, порад, роз’яснень та інші відомості, які одержав адвокат під час виконання своїх професійних обов’язків;
адресат – одержувач;
адресант – відправник;
анотація – короткий виклад першоджерела;
аспект – точка зору, з якої провадиться пошук документа чи витяг з нього необхідних відомостей;
акт – це службовий документ, який посвідчує якийсь факт і складається в присутності свідків або на підставі обстежень;
банківська таємниця – це вид таємної інформації, який охоплює відомості про операції, рахунки, вклади клієнтів та кореспондентів;
бланк – білий аркуш із частково надрукованим текстом і пробілами, що заповнюються актуальною інформацією, наприклад, бланки установи, анкетні бланки тощо;
брошура – книжкове видання обсягом від 4 до 48 сторінок;
видання – документ, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, віддрукований, містить інформацію, призначену для поширення і відповідає вимогам державних стандартів, інших нормативних документів щодо їхнього видавничого оформлення і поліграфічного виконання;
витік інформації – результат дій порушника, внаслідок яких інформація стає відомою (доступною) суб’єктам, що не мають права доступу до неї;
витяг – копія частини текстового документа;
вихідний документ – документ, відправлений з установи;
віза – підпис, що підтверджує факт ознайомлення посадової особи з документом;
військова таємниця – це вид таємної інформації, який охоплює відомості в сфері оборони, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди інтересам державної безпеки, бойовій готовності Збройних сил України та інших військових формувань, їх окремих підрозділів, якщо ці відомості не належать до державної таємниці згідно із законодавством України;
вказівка – правовий акт, видаваний органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій і інших актів цього органу і вищих органів управління;
внутрішній документ – документ, призначений для використання тим установою, у якому він створений;
внутрішня адреса листа – найменування і адреса установи або прізвище і адреса особи, якій направлений лист;
вхідний документ – документ, що надійшов в установу;
гриф обмеження доступу – реквізит матеріального носія інформації з обмеженим доступом, який вказує на обмеження доступу до зазначеної інформації, а також відповідає категорії та виду інформації, яка зафіксована на конкретному матеріальному носієві;
гриф секретності – реквізит матеріального носія секретної інформації, що означає ступінь секретності даної інформації;
дата – число, місяць і рік складання чи підписання документа, зазначені на ньому арабськими цифрами;
депонування документів – установлений порядок їхнього збереження в довідково-інформаційному фонді;
державна таємниця (далі також – секретна інформація) – вид таємної інформації, що охоплює відомості у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, розголошення яких може завдати шкоди національній безпеці України та які визнані в порядку, встановленому Законом України “Про державну таємницю”, державною таємницею і підлягають охороні державою;
державний експерт з питань таємниць – посадова особа, уповноважена визначати відповідно до вимог Закону України “Про державну таємницю”, чи є інформація державною таємницею у сфері оборони, економіки, науки і техніки, зовнішніх відносин, державної безпеки та охорони правопорядку, замінювати ступінь секретності цієї інформації та розсекречувати її;
директивний документ – документ, що містить обов'язкові до виконання вказівки вищих органів;
діловодство – діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності;
документація – сукупність документів з певного предмета;
документ – матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Під документом слід розуміти матеріальний об’єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі;
довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти та різні обставини діяльності установи;
документообіг – 1) – рух документів в установі з моменту їхнього одержання чи створення до завершення виконання чи відправлення; 2) – кількість вхідних, внутрішніх і вихідних документів установи за визначений період часу;
досьє – документи, що відносяться до якої-небудь справи.
допуск до державної таємниці – оформлення права громадянина на доступ до секретної інформації;
доступ до державної таємниці – надання уповноваженою посадовою особою дозволу громадянину на ознайомлення з конкретною секретною інформацією та провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, або ознайомлення з конкретною секретною інформацією та провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею, цією посадовою особою відповідно до її службових повноважень;
друк глибокий – спосіб друку, при якому зображення передається на папір заглибленими елементами друкарської форми. До глибокого друку належать рекельний глибокий друк, металографія та геліогравюра. Під час рекельного друку (який переважно іменують просто “глибоким”) фарба наноситься на всю поверхню друкарської форми, вкриваючи пробільні і друкуючі елементи (і заповнюючи заглиблення), а потім ракелем (тонкою сталевою пластиною із загостреним лезом) фарбу знімають з пробільних елементів, папір щільно притискують до форми і фарба з заглиблених друкуючих елементів переходить на нього;
(друк) способи друку – способи одержання зображення (відбитків), тотожного оригіналові, шляхом передачі під тиском фарби з друкарської форми на папір. Розрізняють, в залежності від розташування друкуючих і пробільних (не друкуючих) елементів, 3 основні види друку: високий, глибокий і плоский;
друк офсетний – один з видів плоского друку. Базується на принципі передачі фарби з друкарської форми на папір через еластичну проміжну поверхню, тобто фарба з друкарської форми потрапляє на циліндр, обтягнутий, приміром, гумою (зараз ці функції виконує офсетне полотнище), а вже звідси переносяться на папір. Друкарські форми спрацьовуються менше, що дозволяє друкувати великі тиражі зі значною швидкістю. Багатоколірні зображення передаються в чотири-вісім фарб;
друкований знак – елементарне графічне зображення тексту (літера, цифра, розділовий математичний чи інший знак) і кожний проміжок між словами;
дублетний документ – один з екземплярів розмноженого документа;
дублікат – екземпляр документа, складений замість відсутнього оригіналу і, що має однакову з ним юридичну силу;
електронне видання – опрацьований редакцією й випущений у світ твір або документ, фізичною формою існування якого є або магнітний (магнітна стрічка, магнітний диск), або оптичний (оптичний диск), або магнітний носій інформації, або поєднання цих носіїв з іншими носіями інформації (наприклад, з папером) і для повного або часткового відтворення інформації якого обов’язково використовується електронний пристрій. Вихідні відомості електронних видань повинні містити інформацію про тип носія, фізичний формат запису, операційну систему, обсяг запису (у мегабайтах);
жирний шрифт – шрифт з найтовстішими штрихами, який серед зразків цього ж кегля дає найчорніший відбиток (внутрішньолітерний просвіт вужчий від товщини основного штриха);
журнал реєстрації – упорядкована сукупність реєстраційних записів, кожен з яких заноситься за фактом здійснення події;
захист інформації в автоматизованій системі – діяльність, яка спрямована на забезпечення безпеки оброблюваної в автоматизованій системі інформації та автоматизованої системи в цілому, і дозволяє запобігти або ускладнити можливість реалізації загроз, а також знизити величину потенційних збитків внаслідок реалізації загроз;
заява – документ, що містить прохання чи пропозицію особи (осіб) установі чи посадовій особі, наприклад, про прийом на роботу, про надання відпустки і тощо;
засекречування матеріальних носіїв інформації – введення у встановленому законодавством порядку обмежень на поширення та доступ до конкретної секретної інформації шляхом надання відповідного грифа секретності документам, виробам або іншим матеріальним носіям цієї інформації;
звід відомостей, що становлять державну таємницю – акт, в якому зведено переліки відомостей, що згідно з рішеннями державних експертів з питань таємниць становлять державну таємницю у сферах визначених Законом України “Про державну таємницю”;
звіт – документ, що містить відомості про підготовку, проведення і підсумки виконання планів, завдань, відряджень і інших заходів, що представляється установі вищого рівня чи посадовій особі;
індекси – умовні позначки, що надаються документам у процесі обліку (реєстрації) і виконання;
індекс справи – порядковий номер справи за номенклатурою й умовна позначка структурної одиниці установи, що проставляються на обкладинці справи;
індексація – проставлення індексів;
інструкція – це документ, яким визначаються правила, що регулюють організаційні, технологічні, науково-технічні та інші спеціальні аспекти діяльності установи (їхніх підрозділів та служб);
кегель – розмір шрифту в друкарських пунктах, який визначається відстанню між верхньою і нижньою гранями літери, тобто включає висоту літери і заплечиків;
книга – книжкове видання обсягом понад 48 сторінок;
книжкове видання – видання у вигляді блока скріплених у корінці аркушів друкованого матеріалу будь-якого формату в обкладинці чи оправі;
конфіденційна інформація – це відомості, які знаходяться у володінні, користуванні або розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюються за їхнім бажанням відповідно до передбачених ними умов;
криптографічний захист інформації з обмеженим доступом – вид захисту, що реалізується шляхом перетворення інформації з використанням спеціальних даних (ключових даних) з метою приховування (або відновлення) змісту інформації, підтвердження її справедливості, цілісності, авторства тощо;
копія – точне відтворення оригіналу;
літографія – найстаріший вид плоского друку. В його основі – властивість літографського каменю по-різному сприймати жир і воду. На шліфовану поверхню каменю жирною літографською тушшю або спеціальним літографським олівцем наносять малюнок, після чого камінь обробляють розчином азотної кислоти. Місця, де була туш, стають друкуючими елементами, а місця, витравлені кислотою, – пробілами. За допомогою спеціального переробного паперу малюнок розмножують у необхідній кількості. Тепер замість каменю застосовують цинкові або алюмінієві пластинки;
лист – узагальнене найменування різних по змісту документів, що є способом спілкування між установами, приватними особами;
листівка (буклет) – книжкове видання обсягом до 4 сторінок;
лікарська таємниця – це вид таємної інформації, який охоплює відомості про стан здоров’я, медичне обстеження, огляд та їх результати, інтимну та сімейну сторони життя громадян, а також анонімність донора;
матеріальні носії інформації – матеріальні об’єкти, зокрема фізичні поля, у яких відомості відображено у вигляді текстів, знаків, символів, образів, сигналів, технічних рішень, процесів тощо;
металографія – один з видів глибокого друку. Друкарською формою тут є гравюра на металі. Відбитки виготовляються чіткими, високохудожніми;
наказ – це правовий акт, що його видає керівник установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних і оперативних завдань, які поставлено перед даною установою;
напівжирний шрифт – шрифт зі збільшеною товщиною штрихів, який серед зразків цього ж кегля дає середній відбиток між світлим і жирним (відношення внутрішньо-літерного просвіту до товщини основного штриха коливається від 1:1 до 1:1,5);
номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, близькі за змістом і належністю, із зазначенням терміну їх зберігання;
номенклатура посад – визначений керівником установи перелік посад працівників, які підлягають оформленню на допуск до державної таємниці для роботи з інформацією, що має ступені секретності “особливої важливості”, “цілком таємно” та “таємно”;
номер вхідного листа – реєстраційний номер документа, що проставляється адресатом;
номер вихідного листа – реєстраційний номер документа, що проставляється відправником;
нормативні документи – документи, в яких встановлюються будь-які правила, норми;
опис – юридично оформлений перелік документів;
оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і, якщо треба, завірений печаткою;
оригінал документа – 1) документ офіційного походження в остаточній редакції, засвідчений відповідним чином. 2) рукопис;
охорона державної таємниці – комплекс організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-розшукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення секретної інформації та втрати її матеріальних носіїв;
папір – матеріал, що одержують після просушування особливої паперової маси у вигляді тонкого аркуша.
За станом поверхні відрізняють: папір звичайний – має поверхню без покриття, тобто вона може бути шорсткою, поруватою (губчастою), машинної плавкості (сатинованою); крейдовий, хромовий папір для художнього друку – має облагороджену поверхню, вкриту шаром казеїну, каоліну або крейди, з виразною глянцевою або ж матовою структурою.
За товщиною відрізняють: напівкартон – товщиною більше 0,13 мм; грубий папір – товщиною 0,1…0,13 мм; папір середньої товщини – 0,07…0,1 мм; тонкий папір – товщиною 0,05…0,07 мм; шовковий папір – дуже тонкий і легкий; цигарковий папір;
папір конвертовий – узагальнена назва різних видів паперу, що спеціально використовується для друкування поштових конвертів (серед них: білий з сіруватим відтінком – офсетний № 2 та яскраво-білий поліпшеної якості – конвертний білий);
підпис – обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Ставиться підпис на знак підтвердження, засвідчення чого-небудь;
підпис на документі – підпис посадової особи чи автора документа, що засвідчує дійсність чи завіряє копію документа;
положення – 1) правовий акт, що встановлює основні правила організації і діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ нижчого рівня, організацій і підприємств. 2) звід правил, що регулюють визначену галузь державного управління, політичного, суспільного, культурного чи господарського життя;
проект документа – попередній варіант документа, призначений для розгляду;
протокол – документ, що містить послідовний запис ходу обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів;
професійна таємниця – це вид таємної інформації, який охоплює відомості, надані органові державної влади у зв’язку з виконанням покладених на нього функцій, якщо розголошення таких відомостей заборонене законом, що визначає статус відповідного органа державної влади, і вони не належать до інших передбачених законом видів таємної інформації або інформації про особу;
примірник – кожна самостійна одиниця видавничої продукції (наприклад, одна книга, одна брошура, один номер журналу);
протокол – це документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях інших засіданнях колегіальних органів;
реєстрація – послуга, що забезпечує збирання і аналіз інформації щодо використання користувачем та процесами функцій і об’єктів, контрольованих комплексом засобів захисту;
реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження його шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ;
режим доступу до інформації з обмеженим доступом – передбачений законами та іншими нормативно-правовими актами порядок одержання, використання, поширення та зберігання інформації. За режимом доступу інформація поділяється на відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом;
режим секретності – встановлений згідно з вимогами Закону України “Про державну таємницю“ та інших, виданих відповідно до нього нормативно-правових актів, єдиний порядок забезпечення охорони державної таємниці;
резолюція – записана на документі вказівка керівника установи щодо виконання документа;
реферат – короткий письмовий виклад першоджерела;
рішення – 1) правовий акт, прийнятий з метою рішення найбільш важливих питань. Рішеннями іменуються також спільні акти, видавані декількома неоднорідними органами – колегіальними і діючими на основі єдиноначальності, державними органами і громадськими організаціями і тощо. 2) документ, що містить висновок суду чи арбітражу за результатами розбору цивільної справи в суді чи спірного питання в арбітражі. 3) резолюція зборів, наради і тощо;
розпорядчі документи – документи, у яких фіксується рішення в установі адміністративних і організаційних питань;
розпорядження – 1) правовий акт, видаваний одноосібно керівником, з метою рішення оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб і громадян. 2) вказівка;
реквізити – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили;
розсекречування матеріальних носіїв секретної інформації – зняття в установленому законодавством порядку обмежень на поширення та доступ до конкретної секретної інформації шляхом скасування раніше наданого грифу секретності документам, виробам або іншим матеріальним носіям цієї інформації;
секретне діловодство – діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами, що мають гриф секретності в процесі управлінської діяльності;
службова таємниця – це вид таємної інформації, який створюється в процесі поточної діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій і який охоплює відомості в сфері управління, внутрішньої та зовнішньої політики держави, економіки та фінансів, банківської діяльності, науки й техніки, зовнішніх відносин, охорони здоров’я, а також відомості у сфері оборони, державної політики, охорони правопорядку та в інших сферах державної діяльності, що не становлять інших видів таємної інформації, розголошення якої може завдати шкоди інтересам держави та суспільства;
справа – це сукупність документів або документи які стосуються одного питання чи дільниці діяльності й уміщені в окрему обкладинку;
статут – це юридичний акт, яким оформляється утворення установи, визначаються її структура, функції, правовий статус, взаємовідносини з іншими установами тощо;
ступінь секретності (“особливої важливості”, “цілком таємно“, “таємно”) – категорія, яка характеризує важливість секретної інформації, ступінь обмеження доступу до неї та рівень її охорони державою;
таємна інформація – містить відомості, які становлять державну або іншу передбачену законом таємницю (службова, військова, банківська, професійна, лікарська, адвокатська таємниця і таємниця страхування, листування, телефонних розмов і телеграфної та іншої кореспонденції, усиновлення, нотаріальних дій та інша таємна інформація, яка може бути визначена законами України), розголошення якої завдає шкоди особі, суспільству і державі;
таємниця листування, телефонних розмов і телеграфної та іншої кореспонденції – це вид таємної інформації, який охоплює відомості, що передаються засобами зв’язку шляхом листування, телефонних розмов, телеграфної та іншої кореспонденції;
таємниця нотаріальних дій – це інформація про нотаріальні дії, вчинені за зверненнями юридичних осіб та громадян або їхніх законних представників;
таємниця страхування – це вид таємної інформації, який охоплює відомості про страхувальника та його майновий стан;
таємниця усиновлення – це вид таємної інформації, який охоплює відомості про те, що усиновителі не є кровними батьками усиновленого;
технічний захист інформації з обмеженим доступом – вид захисту, спрямований на забезпечення інженерно-технічними заходами конфіденційності, цілісності та унеможливлення блокування інформації;
установа вищого рівня – установа, яка реалізує державну політику у відповідній сфері діяльності, керує дорученими сферами управління та координує діяльність підпорядкованих установ, що входять до сфери її управління;
фізична особа – громадянин, що є учасником цивільних правовідносин (носієм цивільних прав і обов'язків);
формування справи – це визначення належності документів до певної справи і систематизація документів усередині справи;
шрифт – друкарський комплект літер для відтворення алфавіту, розділових, математичних та інших знаків;
юридична особа – установа, підприємство чи організація, що виступають в якості самостійного носія цивільних прав і обов'язків.
1.2. КОРОТКИЙ ІСТОРИЧНИЙ НАРИС
Із давніх часів люди намагалися передавати свої знання та вміння із покоління в покоління. Спочатку з’явилися наскальні зображення, потім берестяні листи, пергамент, а в XV столітті пергамент витіснив папір. Первісно папір виготовляли із ганчірок, а чорнила із солей заліза та дубильних речовин, добутих з чорнильних горішків – наростів на дубових листях. Поєднання залізистих чорнил і паперу виготовленого із ганчірок робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи того періоду, які зберігаються в архівах, достатньо розбірливо читаються.
Інструментом письма на папері служили гусячі пера, заточені особливим чином, а саме заточування вимагало значного уміння. Кращими вважались пера із лівого крила гусака. Гусячі пера застосовувались до другої половини XIX століття, незважаючи на те, що металеві пера з’явились на початку століття. Написаний гусячим пером текст посипався дрібним кварцовим піском.
Вже в V столітті до нашої ери давньоримський плебс вимагав ведення чітких „писаних” законів. Створення зафіксованих на пергаменті законів та правил було також головною вимогою середньовічного виховання. Коли з’явились закони, від діловодства вимагалась абсолютна точність формулювання і знання форми викладення, інакше документ втрачав чинність.
Існують два поняття – документообіг та діловодство. Слід відмітити, що поняття діловодство (цей термін з’явився в другій половині XVIII століття) позначало діяльність, якою займалась не тільки і не стільки канцелярія, скільки весь апарат установи в цілому. Термін „діловодство” походить від словосполучення слів „ведення діл”, а під „ділом” в той час розумілась не папка з документами, як в сучасному діловодному значенні цього слова, а розгляд і вирішення питання: ведення справ – це не що інше, як вирішення справи. Оскільки всяке вирішення передбачає його письмову фіксацію на всіх стадіях, то природно, діловодство розумілось і як „правила, якими канцелярія керувалась у складанні доповідних записок, журналів, актів, і виконання паперів взагалі”. Документообіг – переміщення (рух) документів в установі з моменту їх отримання чи створення і до завершення виконання чи відправки.
Історично, діловодство в різних країнах складалось по різному.
Радянська система діловодства характеризувалась вертикальною направленістю. Всі вхідні документи, після реєстрації направляютьсь на розгляд керівникові установи. Керівником документи розглядаються і накладається резолюція, в якій вказується відповідальний виконавець. Далі документ береться на контроль (при необхідності) в підрозділі діловодства (де відомо, у кого знаходиться документ на виконанні та коли він буде виконаний) і передається відповідальному виконавцю, котрий або виконує документ, або направляє його на виконання своїм підлеглим, таким чином на документі з’являються додаткові резолюції, рухаючись все нижче і нижче, доки не дійде до виконання. Після того як проект документа розроблений, він робить зворотній шлях, знизу до самого верху, доки проект не стане документом та набуває юридичної сили.
Західне діловодство має горизонтальну схему. Це коли отримані документи направляються виконавцю без доповіді „вгору”.
Слово „документ” походить від латинського „documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII – на початку XVIII століття і означало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій – тобто мали юридичну силу. Слово документ витіснило із ужитку власне українські – грамота, лист.
У сучасній українській мові слово документ означає:
діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось (диплом про освіту, заповіт тощо);
офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);
історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);
матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі у часі та просторі (фотоплівка, перфокарта тощо).
Таким чином, документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву функцію.
Документ – це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні та реальні пропозиції, вказівки. У найширшому значенні слово документ сьогодні визначається як спосіб закріплення різними засобами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документами ще називають будь-які офіційні свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
Документ має правове та господарське значення, зокрема може служити письмовим доказом, а також надає можливість відтворювати факти діяльності установи.
Науково-технічний прогрес не стоїть на місці і з його розвитком процес діловодства автоматизується. Спочатку, з появою механічних і електричних друкарських машинок, а пізніше автоматизованих систем, які стали незамінним помічником, та з кожним днем вони все глибше і глибше впроваджується в наше життя, роблячи його яскравішим та цікавішим.
Діловодство України починає свою історію з діловодства Київської Русі потім його замінює актове, приказне, колежське, міністерське, радянське і сучасне діловодство.
Діловодство в Київській Русі
Після створення древньоруської держави письменність стала необхідною для ведення листування з іншими державами, а також для укладання міждержавних договорів. В умовах формування київського суспільства виникла необхідність у складанні заповітів, записах про борги, укладання торгових контрактів, написах на возах про їх призначення тощо. Важливі документи древньоруські князі зберігали краще ніж коштовності. Відомо, що в добу Ярослава Мудрого збірник найбільш давніх грамот і договорів Русі зберігалися в Михайлівському боковому вівтарю Софіївського собору. Одним з найбільш відомих сховищ документів є також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем з Чернігівщини преподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.
Із-за пожеж, княжих міжусобиць, монголо-татарської навали більша частина пам’яток древньоруських часів загинула. До нашого часу дійшли лише окремі пам’ятки. Серед цих документів найбільш древні рукописні книги „Остромирово Евангелие” 1056-1057 рр. та „Сборник Святослава” 1073 и 1076 рр. твори оригінальної древньоруської літератури „Поучение к братии” єпіскопа Луки, „Слово о законе и благодати” першого нашого митрополита Іларіона, „Житие Бориса и Глеба” тощо. Всі вони на сьогоднішній день є не тільки пам’ятниками письменності і літератури, але й документами тієї епохи.
Одним з древніх та важливих документальних норм права є „Правда Русская” або за прийнятою в науці назвою, „Русская правда” (термін „правда” тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лише численні (близько 300) списки (копії), із котрих найбільш стародавні датуються XIII століттям.
Важливим документом тієї епохи були „княжі устави” і „уроки”, а також церковні устави. Княжі устави були направлені на доповнення чи укріплення внутрішніх державних норм та порядків, як наприклад, „Устав Владимира Мономаха”, який став доповненням та частиною „Русской правди”. Під „уроками” слід розуміти постанови князів фінансового характеру про податки. Церковні устави мали на меті упорядкувати правове положення церкви у державі, а також церковні суди та забезпечити церкву матеріально. Збереглись церковні устави князів Владимира і Ярослава. Перший відомий в копії XIII століття, другий – XIV століття.
Найбільш важливим історичним документом є „Повесть временных лет”, яка дійшла до нас не в оригіналі, а в більш пізніх списках. Одним з них є Лаврентіевський список, названий по імені монаха Лаврентія, котрий склав його в 1377 р., та Іпатьевський список (від Іпатьевського монастиря в Костромі, де він був знайден), датований початком XV століття в цьому літопису знаходяться відомості про перші міждержавні акти – договорах Русі з Візантіею (угода 907 і 911 рр. князя Олега, 947 р. – князя Ігоря та 971 р. – князя Святослава).
Актове діловодство
Як форма ведення діловодства актові книги почали застосовуватися на теренах західних слов’янських земель вже в XIII столітті
Актові книги з’явились в результаті діяльності гродських (польське grod – фортеця) і земських судів. На землях Правобережної України, яка входила до складу Великого Князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI сторіччя здійснювалась старостами і воєводами. Згідно Першому Литовському Уставу 1529 р. гродський суд вів староста у кожній волості воєводства від імені князя Литовського.
У зв’язку з необґрунтовано завищеною вартістю цього судового процесу у 1564 р. була проведена судова реформа, згідно з якою уся територія Князівства була розділена на волості з чітким визначенням кордонів. У кожній волості діяли по три судових установи: бродський, земський і підкоморний суди.
Земський суд складався із судді, підсудка, писаря і вибирався поміщиками. Поміщики мали право вибирати по чотири „електа” (кандидата) ...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора