Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Вимоги до ведення загального діловодства
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Автоматики та телемеханіки
Інформація про роботу
Рік:
2006
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Організація та проведення робіт пов’язаних із захистом інформації
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Міністерство освіти України
Державний Університет" Львівська політехніка"
Конспект лекції з курсу " Організація та проведення робіт, пов'язаних з захистом
інформації з обмеженим доступом", для базового напряму 6.1601
тема: " Вимоги до ведення загального діловодства ".
Затверджено на
Засіданні кафедри
"Автоматики та телемеханіки"
протокол № від__________2005 р.
м. Львів Львівська політехніка
2006 р.
Час: 6 г.
Питання лекції :
1. Складання та оформлення документів
2. Порядок оброблення та надсилання вхідних документів
3. Організація контролю за виконанням документів
4. Складання номенклатури і формування справ
5. Підготовка справ до зберігання та використання
6. Оформлення документів про відрядження
7. Механізація і автоматизація діловодних процесів
Література:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153
" Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах,
інших центральних органів виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ".
Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893
" Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційна інформацію".
ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА
Усі документи, що надходять до установи, у тому числі з грифом «Для службового користування» або створені за допомогою автоматизованої системи, приймає канцелярія.
Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи.
У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто».Конверти (пакети) зберігають і додають до документів у разі, коли лише за конвертом можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті(пакеті).
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені) або надіслані не за адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові. Без реєстрації неможливо забезпечити облік,зберігання, контроль виконання, пошук документів з метою довідково-інформаційної роботи і оперативного використання наявної в документах інформації. Метою реєстрації документів є облік і контроль, а також забезпечення схоронності документів. Крім того, реєструючи документ, фіксують
його отримання і відправлення, тим самим юридично підтверджується факт його наявності.
Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий облік) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований облік).
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а підготовлений документ – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструють закони України, акти та кореспонден-цію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи щодо основної діяльності: про прийняття, переве-дення,звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження працівників, рішення колегії установи, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Під час реєстрації документ дістає реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і додають індекси за номенклатурою справ, питанням
діяльності, кореспондентами тощо. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500…600 документів на рік.
Зазвичай довідкова картка складається з двох частин: невиконані та виконані документи. Перша - частина картки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями,кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картки використовується для пошуків
виконаних документів з певних питань.
Автоматизовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів,обладнаних автоматизованою системою. Запис роблять з реєстраційно-контрольної картки, що має обов’язкові реквізити, які забезпечують сполучність програмних і технічних засобів, або шляхом
прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа;автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа –для тих, що надійшли) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс
документа-відповіді). Склад обов’язкових реквізитів, якщо треба, може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а якщо є мережа – центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей. У разі часткової автоматизації пошукових операцій треба поєднувати традиційну та автоматизовану системи реєстрації та пошуків. Зазвичай пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. У користувача має бути можливість одержати інформацію за всіма або кількома
реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті,що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям. Попередньо розглядають документи в день одержання або першого
робочого дня, якщо вони надійшли у неробочий час. Доручення вищої установи розглядають негайно.
Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, необхідно підготувати довідки по документах, що мають посилання на номери інших документів, подати їх керівникові. Щоб забезпечити ритмічність роботи, канцелярія за погодженням з керівництвом установи і структурних підрозділів розробляють графік доставки кореспонденцій керівництву і структурним підрозділам.
Складання та оформлення документів
Для друку службових документів треба використовувати бланки установи і папір форматів А3(297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Друкування документів на бланках та папері довільної форми не дозволяється.
Бланки виготовляють згідно з вимогами державних стандартів,обов’язково враховуючи таке: встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (листи належать до основних засобів обміну інформацією між установами. Є різні види листів:
- інформаційні (в котрих адресат інформує адресата про якісь факти чи заходи),
супровідні (в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа),
листи-відповіді ( в яких дають відповідь на лист),
листи-запрошення (в яких адресатові пропонується взяти участь в якихось заходах),
листи-повідомлення (в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт),
листи-нагадування ( в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів),
гарантійні (в яких гарантується виконання чогось) тощо;
Бланки кожного виду треба виготовляти з кутовим (обов’язкові реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша) або поздовжнім обов’язкові реквізити розташовуються вздовж верхньої частини аркуша) розміщенням реквізитів;
Бланки виготовляють друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;
Бланки та аркуші документів повинні мають такі поля (це площа призначена для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок, зображень):
- ліве – 20…35 мм (для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також нанесення позначки про контроль);
- праве – не менше як 8 мм (це резерв, залишений для збереження тексту документа);
- верхнє – не менше як 10 мм (призначено для позначення номерів сторінок, а також зображення Державного герба, коду установи, коду документа, грифа обмеження доступу до документа) ;
- нижнє – для формату А4 (210х297 мм) – 19 мм, для формату А5 (148х210 мм) – 16 мм (для нанесення відмітки про виконання документа і направлення його до справи, відмітки про перенесення даних на машинний носій та відмітки про надходження документа).
Якщо документ оформляється і на звороті аркуша, то ліве і праве поле відповідно міняються місцями (ліве – не менш як 8 мм, праве – 20…35 мм), а верхнє і нижнє – залишаються без змін.
Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені кількох установ, оформляють не на бланках.
Щоб прискорити виконання документів та правильно формувати справи у кожному документі (окрім протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнювальних документів) має бути одне питання. Текст документа містить певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Оформляють його у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Зазвичай тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну результативну частину.
Наприклад:
наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.
Форму таблиці використовують у разі цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Матеріал у таблиці систематизований. Табличні тексти використовують у планових,звітно-статистичних,фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.
Таблиця складається з таких реквізитів:
- номера;
- назви;
- заголовної частини, яка розміщується вгорі;
- основної частини, що містять графи і рядки.
Примітки виносять в окрему графу або за межі таблиці.
Таблиця 1.1
Назва таблиці
Головка
Заголовок граф
Підзаголовок граф
Рядки(горизонтальні рядки)
Боковик
(графи для заголовків,рядків)
Графи (колонки)
Горизонтальні та вертикальні лінії, які розмежовують рядки таблиці, а також лінії зліва, справа і знизу, що обмежують таблицю, можна не проводити, якщо це не утруднює користування таблицею.Таблицю слід розташовувати безпосередньо після тексту, у якому вона згадується вперше, або на наступній сторінці. На всі таблиці мають бути посилання в тексті.
Таблиці слід нумерувати арабськими цифрами, незалежно від їх кількості, порядковою нумерацією в межах розділу, за винятком таблиць, що наводяться у додатках.
Номер таблиці складається з номера розділу і порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою.
Наприклад:
Таблиця 2.1 – перша таблиця другого розділу.
Таблиця може мати назву, яку друкують малими літерами (крім першої великої) і вміщують над таблицею. Назва має бути стислою і відбивати зміст таблиці. Якщо рядки або графи таблиці виходять за межі формату сторінки, таблицю поділяють на частини, розміщуючи одну частину під одною, або поруч, або переносячи частину таблиці на наступну сторінку, повторюючи в кожній частині таблиці її головку і боковик.
Поділяючи таблицю на частини, можна її головку або боковик заміняти відповідно до номерів граф чи рядків, нумеруючи їх арабськими цифрами у першій частині таблиці. Слово "Таблиця 1.1" вказують один раз справа над першою частиною таблиці, над іншими частинами пишуть: "Продовження таблиці 1.1" із зазначенням номера таблиці.
Заголовки граф таблиці починаються з великої літери, а підзаголовки – з малої, якщо вони складають одне речення із заголовком. Підзаголовки, що мають самостійне значення, пишуться з великої літери.
У кінці заголовків і підзаголовків таблиць крапка не ставиться. Заголовки і підзаголовки граф указуються в однині. У таблицях і анкетах, призначених для обробки за допомогою автоматизованої системи, об’єкти,
ознаки та їх показники, якщо треба, кодують.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 (210х297 мм) змістова частина яких має вигляд табличної форми, допускається розміщення реквізитів паралельно довгій стороні аркуша.
Службовий документ, що складається в установі, обов’язково має реквізити і стабільний порядок їх розміщення:
найменування установи – автора документа, код установи, код форми документа,
назва виду документа (не зазначається на листах),
дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи,
позначка про виконання документа і направлення його до справи.
Реквізити організаційно-розпорядчих документів:
1. Державний герб України (порядок використання визначається законом).
2. Емблема підприємства, установи, організації.
3. Зображення нагород.
4. Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
6. Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчоївлади.
7. Найменування підприємства, установи, організації.
8. Найменування структурного підрозділу.
9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на дату та індекс вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документів.
16. Адресат.
17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатків.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25. Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця і номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.
31. Відмітка про надходження документа.
Реквізити бувають: обов’язкові і змінні.
Обов’язкові реквізити наносять, коли виготовляють бланк документа або уніфіковану форму, а змінні – під час його складання.
Під час підготовки та оформлення документа склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його обробка.Кожний із реквізитів має свою довжину. Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Зображення Державного герба України на бланках з кутовим і повздовжнім розташуваннямреквізитів уміщують на верхньому полі бланка посередині реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.Емблема підприємства, установи, організації розташовується на рівні найменування підприємства, установи, організації.Допускається розміщення зображення нагород на площі, що відводиться для найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади, який, відповідно, розташовують нижче від зображення нагород. На бланках для листів код підприємства, установи, організації (ідентифікаційний код) за Українським класіфікатором підприємстві організацій (УКПО) додають до індексу підприємства зв'язку,
поштової і телеграфної адреси, номера телефону, номера телетайпа (абонентського телеграфу), номера рахунку в банку.
Український класифікатор підприємств і організацій (УКПО) – система збирання, накопичення та оброблення даних про підприємства та організації всіх форм власності, а також їхні відокремлені підрозділи.
Код форми документа зазначають згідно з Українським класифікатором управлінської документації (УКУД), який створено для: ідентифікації уніфікованої форми документа, його обліку і систематизації; контролю складу та змісту уніфікованої форми документа у кожному класідокументації; встановлення єдиної системи позначень документів, що входять до уніфікованої системи документації; забезпечення автоматизованого пошуку і оброблення інформації із застосуванням автоматизованої системи та прогресивних інформаційних технологій.
Ідентифікація уніфікованої форми документа здійснюється за допомогою ієрархічної класифікації за трьома ступенями. Кодове позначення кожної форми, внесеної до класифікатора, складається із семи арабських цифр (клас форми – дві арабські цифри, підклас форми – дві арабські цифри,реєстраційний номер форми – три арабські цифри).Уніфіковані форми організаційно-розпорядчої документації входять до Українського класифікатора управлінської документації як самостійний клас і охоплюють в основному всі управлінські завдання.
Наприклад:
Реєстраційно-контрольна картка – 0202053
Доповідна записка – 0204003
Пояснювальна записка – 0204004
Найменування установи має відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли його офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщують слідом за повним.
Назву виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) зазначають на бланку друкарським способом, вона має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа – це короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і
точно передавати зміст тексту.Заголовок має грамотно узгоджуватися з назвою документа і відповідати на запитання "про що?", "чого?".
Наприклад:
Наказ (про що?) про створення установи;
Протокол (чого?) засідання вченої ради.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Текст документа, надрукований на папері формату А5 (148х210 мм), дозволяється подавати без заголовка.
Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
У багатосторінкових документах відмітка про наявність додатків, підпис, гриф погодження, візи,печатка, відмітка про засвідчення копій, прізвище виконавця і номер його телефону, відмітка про виконання документа і направлення його до справи, відмітка про перенесення даних на машинний
носій і відмітка про надходження документа проставляють на останньому аркуші.
Усі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання; для документа, який приймає колегіальний орган, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, слід оформляти цифровим способом.
Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число,місяць, рік.
Наприклад:
12 грудня 2002 року слід писати: 12.12.02.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0.
Наприклад:
1 грудня 2004 року слід написати: 01.12.04.
У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру,застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2005 року.
Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, у момент підписання або затвердження.
У реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження» та «Гриф погодження» слід зазначити фактичну посаду особи, що підписала, затвердила або погодила документ, її ініціали та прізвище.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його датупроставляють нижче підпису ліворуч.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації, вони вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, які реєструють, і відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Складові частини індексу розміщують у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструють, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, гриф обмеження доступу тощо.
Індекс спільного нормативно-правового акта має складатися з індексів установ, які видали його, і записується через косу риску.
Складові частини індексів відокремлюють одну від одної косою рискою.
Наприклад:
415/14/27 (415 – порядковий реєстраційний номер документа, 14 – індекс справи за номенклатурою справ, 27 – підрозділ).
Якщо треба оцінити доцільність документа, його обґрунтованість та встановити відповідність законодавству, погоджують проект документа. Це роблять посадові особи, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, як в установі із структурними
підрозділами (внутрішнє погодження), так і за її межами (зовнішнє погодження). Посадова особа візує проект документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. Якщо треба, зазначають найменування посади цієї особи.
Наприклад:
Начальник юридичного відділу,(Підпис) Макар І. В., Дата
Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша, і на зворотному, якщо місця для неї на лицьовому боці не вистачає.
Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються в установі.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:
Наприклад
Начальник технічного відділу
(Підпис) Комар С. Т.
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Про зауваження обов’язково доповідають особі, яка підписує документ.
Працівники юридичної служби установи перевіряють проекти нормативно-правових актів установи на відповідність їх законодавству і візують їх на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Він включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проект документа
(включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник Міністра
освіти і науки України
(Підпис) Коваленко М. М.
Дата
Якщо проект документа погоджується з колегіальним органом, то гриф погодження оформляють
таким чином:
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної
комісії України
Дата, №
Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складають «Аркуш погодження», про що роблять відмітку в самому документі на місці грифа погодження. Аркуш погодження оформляють за
такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади
(Підпис) Стернюк В.В.
Дата
Найменування посади
(Підпис) Романенко П. Л.
Дата
Засвідчують документи, підписуючи, затверджуючи їх та проставляючи печатку.
Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступники, відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються установам галузі, підписують керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, розшифрування підпису.
У разі надсилання документа одночасно кільком установам, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилають засвідчені канцелярією примірники.
Документи підписує, зазвичай, одна особа; якщо ж за зміст документа відповідальні кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – дві або більше осіб. Причому їх підписи розміщуються один за одним відповідно до посади.
Наприклад:
Ректор Університету (Підпис) Ваврин Л. Т.
Головний бухгалтер (Підпис) Захар М. В.
Якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакові посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.
Наприклад:
Заступник Міністра
освіти і науки України
(Підпис) Розумний В. А.
Заступник Міністра
Фінансів України
(Підпис) Василенко І. П.
Документи колегіальних органів підписують голова засідання колегіального органу і секретар.
Наприклад:
Голова комісії (Підпис) Петрів М. І.
Секретар комісії (Підпис) Решетило В. С.
Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, її прізвище (виправлення вносять чорнилами або друкують).
Наприклад:
«в.о.», «Заст.».
Не допускається підписання документа з прийменником «За» або написання косої риски перед найменуванням посади.
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
Підлягають затвердженню:
- акти (перевірок і ревізій, списання, експертиз, передачі справ, ліквідації установ, прийому закінчених будівельних об’єктів);
- завдання (на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт,технічні, на проектування об’єктів, технічних споруд тощо);
- кошториси витрат (на підготовку та освоєння виробництва нових виробів, на капітальне будівництво тощо);
- звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо);
- нормативи (технологічного проектування, витрат матеріалів тощо);
- переліки (типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо);
- плани ( науково-дослідних робіт, впровадження нової техніки тощо);
- програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо);
розцінки на виконання робіт.
Затверджують документ за допомогою грифа затвердження або видання розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, тощо) мають затверджуватись відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр освіти і науки України
(Підпис) Шевченко Л. Т
Дата
Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається такий гриф такої форми:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
освіти і науки України
25.05.03 № 123
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факти витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи треба завіряти гербовою печаткою.
Гербову печатку ставлять також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях,дорученнях.
Печатку, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (не гербова), ставлять на копіях документів, що надсилають в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Якщо документ адресують установі або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їх найменування подають у називному відмінку.
Наприклад:
Міністерство освіти і науки
України
Головне управління освіти
Якщо документ надсилають посадовій особі, найменування установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.
Наприклад:
Міністерство освіти і науки
України
Управління справами
Головному спеціалістові
Матусевичу А. В.
Якщо документ адресують керівникові установи або його заступникові найменування установи входить до складу найменування посади адресата.
Наприклад:
Наприклад:
Ректорові Університету
п. Кириленку В. Р.
Якщо треба, у реквізиті «Адресат» можна зазначати почесне звання та вчений ступінь.
Якщо документ адресують багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено.
Наприклад:
Генеральним директорам
Виробничих об’єднань,
Директорам установ
Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого,третього, четвертого адресатів не ставлять. Якщо документ надсилають більше як чотирьом адресатам складають список на розсильну документацію і на кожному документі зазначають тільки
одного адресата.
До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи мають відповідати правилам користування поштовим зв’язком.Повну адресу зазначають, якщо документ надсилають разовим кореспондентам.
Наприклад:
Редакція журналу «ПІК»
03058, Київ-58,
проспект Комарова, 1
Якщо документ надсилають громадянинові, спочатку зазначають поштову адресу, а потім прізвище та ініціали одержувача.
Наприклад:
04209, м. Київ-209,
Південна, 29, кв. 17
(Прізвище, ініціали)
Якщо документ надсилають органам законодавчої і виконавчої влади та постійним кореспондентам,їхню поштову адресу на документах не зазначають. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.
Резолюція – це напис керівника установи на документі, що містить вказівку щодо його виконання.
Зазвичай на документі має бути не більше однієї резолюції. Інші резолюції можливі тільки тоді, коли треба деталізувати порядок виконання документа.Резолюцію слід проставляти безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні
першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягаєповерненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш (бланк) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дають кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.
Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу.
На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис керівника, дата.
Під час проходження документа в установі обов’язково роблять такі помітки:
- про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи,дата надходження документа, індекс документа);
- про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишуть слово «Контроль» або літеру «К»;
- про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «До справи» і номер справи, у якій буде зберігатися, дата направлення документа до справи,найменування посади і підпис виконавця).
Наприклад:
До справи № 12/21
Питання вирішено позитивно
у телефонній розмові 12.10.04
Дата
Посада (Підпис) Нагірний В. А.
Відмітка «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено;
- про перенесення даних на машинний носій – на нижньому правому полі першого аркуша документа слова «Перенесено на машинний носій»(дата перенесення,номер масиву,підпис особи,відповідальної за перенесення даних)
Кожен документ без грифа обмеження має бути з відміткою про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначають на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петренко 234 45 56
Якщо треба, під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначають індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування).
Наприклад:
Петренко 234 45 56
НС 2 15.11.01.
Копію документів виготовляють і видають тільки з дозволу керівника установи або керівника відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори і
приватних нотаріусів).
Копія документа точно відтворює інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки чи частину їх. Копія документа виготовляється рукописним, друкарським способом або із застосуванням автоматизованої електронно-обчислювальної системи та засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і друкарським способом текст документа відт-ворюють повністю, включаючи елементи бланка, посадова особа засвідчує його підписом, підтверджуючи відповідність копії оригіналові.
Відмітку «Копія» зазначають у верхній правій частині лицьової сторони першого аркуша документа.
Напис про засвідчення документа складається зі слова «Згідно», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії яку проставляють нижче реквізиту «Підпис».
Наприклад:
Згідно
Інженер (Підпис) Зима В. Ю.
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються в справах, текст бланків не відтворюютьзазначають лише дату підписання документа та його реєстраційний індекс, посаду особи, яка засвідчила копію, її підпис та дату засвідчення.
Наприклад:
Дата, індекс
-------------------------------------------------------------------------
Начальник відділу (Підпис) Кусий Т. Г.
Згідно
Інженер (Підпис) Романенко В. І.
Дата
На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (не гербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. У копії документа мають бути всі виправлення,
зроблені в оригіналі.
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ загалом. Про додатки зазначають у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа має відповідати назві самого додатка. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
1. додатки, що затверджують або вводять у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
2. додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
3. додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки слід оформляти на стандартних аркушах з усіма необхідними для конкретного виду документа реквізитами.
У розпорядчому документі відомості про додатки зазначають у тексті.
Наприклад:
«Розробити і подати на затвердження план науково-дослідних робіт установи за формою,зазначеною у дод. 1».
Додатки до розпорядчого документа мають відмітку з поясненням до цього розпорядчого документа,його дату і номер. Відмітку роблять на верхньому полі першого аркуша додатка.
Наприклад:
Додаток
До наказу Національного
авіаційного університету
18.08.04 № 12
Якщо є кілька додатків, на них зазначають порядкові номери.
Наприклад:
Додаток 1, Додаток 2 тощо.
Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів мають підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про додатки до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляють у такому порядку:
- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітку про додатки оформляють за такою формою:
Наприклад:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;
- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту, зазначають кількість аркушів у кожному додатку та кількість їх примірників.
Наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання плану дослідних робіт за 1-й квартал 2002 р. на 12 арк. в 1 прим.
2. План дослідних робіт на 2-й квартал 2002 р. на 6 арк. в 1 прим.;
- якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про додаток оформляють так:
Наприклад:
Додаток: Висновок експертної комісії 23.01.02 № 5 і додатки до нього, всього 23 арк. у 3 прим.;
- якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначають;
- якщо додатків багато, на них складають опис, а в документі після тексту зазначають:
Наприклад:
Додаток: відповідно до опису на ____ арк.;
- якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітка про документ оформляють за формою:
Наприклад:
Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на першу адресу.
У друкарському підрозділі і структурних підрозділах друкують тільки службові документи.
Рукописи, що здають до друкарського підрозділу, мають бути написані розбірливо чорнилом або пастою темного кольору, ретельно вивірені та завізовані виконавцем та керівником структурного підрозділу.
Рукописи написані нечітко, кольоровим чорнилом, пастою або олівцем, до друку не приймають.
На рукописі виконавець зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, а також дату здачі матеріалів до друкарського підрозділу.
Тексти документів, надрукованих на папері форматом А4 (210х297 мм), друкують через півтора міжрядкового інтервалу, а форматом А5 (148х210 мм) – через один міжрядковий інтервал.
Тексти документів, що готують до видання, друкують через два міжрядкові інтервали.
Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складні частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про додаток», «Гриф погодження» відокремлюють один від одного 1,5…2 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1
освіти і науки України
2
(Підпис) Литвиненко С. М.
1,5
Дата
Реквізити документа відокремлюють один від одного 2… 3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініці...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора