Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Для службового користування
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Автоматики та телемеханіки
Інформація про роботу
Рік:
2006
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Організація та проведення робіт пов’язаних із захистом інформації
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Міністерство освіти України
Державний Університет" Львівська політехніка"
Конспект лекції з курсу " Організація та проведення робіт, пов'язаних з захистом
інформації з обмеженим доступом", для базового напряму 6.1601
тема: " Ведення документів, що містять конфіденційну інформацію
з грифом " Для службового користування ".
Затверджено на
Засіданні кафедри
"Автоматики та телемеханіки"
протокол № від__________2005 р.
м. Львів Львівська політехніка
2006 р.
Час: 6 г.
Питання лекції :
Приймання, розгляд і реєстрація документів
Розмноження і розсилання ( відправлення ) документів
Формування виконаних документів у справи
Використання документів
Зняття грифу
Відбір документів для зберігання
Знищення документів
Забезпечення схоронності документів
Література:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153
" Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах,
інших центральних органів виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ".
Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893
" Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційна інформацію".
ВЕДЕННЯ ДОКУМЕНТІВ, ЩО МІСТЯТЬ КОНФІДЕНЦІЙНУ ІНФОРМАЦІЮ З ГРИФОМ “ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ”
Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації.
Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку.
Обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті:
з наступного дня після закінчення терміну дії обмеження доступу до інформації, що визначений власником такої інформації;
з моменту прийняття відповідного рішення власником такої інформації;
з моменту оприлюднення за згодою власника;
з моменту надходження інформації до загальнодоступних баз даних за згодою її власника.
Потреба надання грифа “Для службового користування” визначається на підставі переліків, що розробляють і вводять в дію органи державної влади, органи місцевого самоврядування, які утворюють або володіють, користуються чи розпоряджаються цими відомостями.
Якщо треба, у державних установах, зважаючи на особливості їхньої діяльності, розробляють та за погодженням з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, до сфери управління яких вони належать, вводиться в дію перелік конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.
Не може бути віднесена до категорії конфіденційної:
інформація, яка належить до категорії таємної, відповідно до Закону України “Про державну таємницю”;
інформація, приховування якої загрожує безпеці, життю та здоров’ю людей;
інформація про стан довкілля, екологічної безпеки та захворюваності населення, якість харчових продуктів та предметів побуту, життєвий рівень населення, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, соціально-демографічні показники, стан освіти та культури, стан правопорядку;
інформація про злочини та інші правопорушення, неправомірні дії органів державної влади, органів місцевого самоврядування та посадових осіб;
інформація, яка відповідно до законів України та міжнародних договорів України не може бути віднесена до конфіденційної.
На документах у правому верхньому куту першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляють гриф “Для службового користування” і номер примірника.
Наприклад:
Для службового користування
Прим. №
Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах.
Виконавці, які працюють з документами з грифом “Для службового користування”, обов’язково ознайомлюються під розписку із Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
Виконавцям, допущеним до роботи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.
Про факти втрати документів з грифом “Для службового користування” або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново повідомляють керівника установи, керівників режимно-секретного органу та канцелярії.
Для розслідування факту втрати документів з грифом “Для службового користування” або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом керівника установи призначається комісія, висновок якої затверджує керівник установи.
Вартість інформації визначається:
витратами на одержання та формування інформації;
потенціальними витратами на відновлення інформації в разі її знищення або пошкодження;
потенціальними збитками від порушення встановленого режиму доступу до інформації;
витратами на забезпечення належного рівня безпеки інформації;
актуальністю інформації та зацікавленістю в її одержанні третіх осіб.
Відповідні записи про втрачені документи вносять в облікові форми на підставі акта комісії, який затверджує керівник установи.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх керівником установи передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.
За порушення, що призвели до розголошення інформації “Для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом “Для службового користування” винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.
Приймання, розгляд і реєстрація документів
Документи з грифом “Для службового користування”, що надходять до установи, зокрема документи, створені за допомогою автоматизованої електронно-обчислювальної системи приймає і розкриває у канцелярії працівник, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документа, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них складається акт у 2-х примірниках, один з яких надсилають відправнику для надіслання документів, яких не вистачає.
Документи з грифом “Для службового користування”, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилають адресатові.
У разі надходження документів з грифом “Для службового користування” у неробочий час вони приймаються черговим працівником, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до канцелярії.
Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом “Для службового користування”. Їх обліковують за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників, при цьому до реєстраційного номера додається позначка "ДСК" .
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Облік документів та видань з грифом “Для службового користування” ведуть у журналі обліку документів та видань з грифом “Для службового користування” або на картці обліку документів та видань з грифом “Для службового користування” зазвичай окремо від обліку іншої кореспонденції.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” ведуть окремо від обліку паперових носіїв інформації у журналі обліку магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” або на картці обліку магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”.
Сторінки журналів реєстрації документів треба пронумерувати, прошнурувати та опечатати. На останній обліченій сторінці роблять запис про кількість сторінок у журналі, який підписує працівник канцелярії та завіряє печаткою “Для пакетів”.
Якщо обсяг документів і магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” незначний, дозволяється вести їх облік разом з іншою документацією. При цьому на картці або в журналі до реєстраційного номера додається позначка “ДСК”.
Проходження документів і магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” слід своєчасно відображати на картках або в журналах.
На кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” проставляють штамп, у якому зазначають найменування установи, реєстраційний номер документа з позначкою “ДСК” та дату його надходження.
Тираж видань з грифом “Для службового користування”, одержаний для розсилання, реєструється за одним вихідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом “Для службового користування”.
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номерами цього документа (видання), про що роблять позначку на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірника, що був розмножений раніше.
Розмноження і розсилання (відправлення) документів
Розмножують документи з грифом “Для службового користування” у друкарні або на розмножувальних апаратах з дозволу керівника установи (структурного підрозділу) за підписаним ним замовленням на розмножувальну роботу під контролем канцелярії. Для розмноження документів використовують техніку, що обладнана технічними засобами захисту інформації.
Відповідальність за випуск документів з грифом “Для службового користування”, що тиражуються, несуть керівники установи (структурних підрозділів), у яких вони тиражуються.
Документи з грифом “Для службового користування”, одержані від сторонніх установ, можуть бути розмножені тільки за їхньою згодою.
Облік розмножених документів ведуть за кількістю їх примірників.
У друкарнях та в підрозділах розмножувальної техніки облік документів з грифом “Для службового користування”, що розмножують у незначному обсязі, можна робити в одному журналі разом з іншими документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка “ДСК”.
Друкують документи з грифом “Для службового користування” у друкарському підрозділі установи. Друкування дозволяється також у структурних підрозділах під відповідальність їх керівників. При друкуванні документів до реєстраційного номера документа додається позначка “ДСК”.
Виписки з документів з грифом “Для службового користування” працівники установи, де перебувають документи, роблять з дозволу керівника установи (структурного підрозділу).
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначають кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.
Наприклад:
Надрук. 2 прим.
Вик. Примаченко
Друк. Колосова
05.07.01
444 44 49
Надруковані й підписані документи з грифом “Для службового користування” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові канцелярії, який веде їх облік. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник канцелярії, про що на копії вихідного документа робиться запис: “Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи”.
Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому вигляді, в яких містяться відомості про документи з грифом “Для службового користування”, випускають з аналогічним грифом.
Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що містять відомості обмеженого поширення, обліковують і зберігають як несекретні матеріали.
Факт вилучення карток і сторінок засвідчують підписами двоє виконавців на обкладинці цих видань.
Пересилають документи з грифом “Для службового користування” до інших установ рекомендованими або цінними поштовими відправленнями, а також кур’єрами установ.
Доставляють документи представники інших організацій на підставі письмового доручення.
Документи, справи і видання з грифом “Для службового користування”, що розсилаються, слід вкладати у конверти або упаковувати, щоб виключити можливість доступу до них.
На пакеті або конверті зазначають адресу і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з позначкою “ДСК”.
На пакетах або конвертах з грифом “Для службового користування” забороняється зазначати прізвища і посади керівників установ (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.
Формування виконаних документів у справи
Документи з грифом “Для службового користування” після їх виконання формують у справи. Порядок формування цих справ передбачається зведеними номенклатурами справ установи. У номенклатуру справ в обов’язковому порядку включають всі довідкові та реєстраційні картки і журнали на документи з грифом "Для службового користування".
Документи з грифом “Для службового користування” залежно від виробничої потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими документами з того самого питання.
Якщо в установі створюється велика кількість однакових видів документів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом “Для службового користування” та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в грифі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами з грифом “Для службового користування” додається позначка “ДСК”.
Якщо документ з грифом “Для службового користування” додається до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставлять позначку “ДСК”, а до номенклатури справ вносять відповідні зміни.
В установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “Для службового користування” загальною номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляють позначку “ЕК” (експертна комісія).
Після закінчення діловодного року справи “Документи з грифом “Для службового користування” переглядають постійні члени експертної комісії установи та у разі потреби приймають рішення про переоформлення документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формують в окрему справу, якій надають окремий заголовок і яку додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишають у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі документи з грифом “Для службового користування” містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переоформлятися. Термін зберігання такої справи встановлюють відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка “ЕК” у графі номенклатури справ “Термін зберігання” закреслюють і зазначають уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.
Справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “Для службового користування”, слід віднести до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і на титульному аркуші цих справ також проставляють гриф “Для службового користування”, а в загальну номенклатуру справ вносять відповідні уточнення.
У справах з документами з грифом “Для службового користування” мають бути внутрішні описи.
Використання документів
Для роботи із справами з грифом “Для службового користування” допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими з канцелярією, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях керівника установи (структурного підрозділу).
Працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом “Для службового користування”, визначає керівник установи.
Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “Для службового користування” для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах тощо.
Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку здійснюють лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.
Представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “Для службового користування” з дозволу керівників установ (структурних підрозділів), у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту установи, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом “Для службового користування”, що містять відомості обмеженого поширення, роблять у зошитах, які мають аналогічний гриф, і після закінчення роботи надсилають на адресу установи, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом “Для службового користування”.
Видання з грифом “Для службового користування” включають тільки у службові каталоги. Забороняється включати такі видання у відкриті каталоги та бібліографічні покажчики.
Громадянам України видання з грифом “Для службового користування” в масових бібліотеках видають за письмовими клопотаннями керівників установ, у яких працюють ці громадяни, із зазначенням теми роботи. Ці дозволи дійсні протягом року.
У відомчих бібліотеках закритого типу видання з грифом “Для службового користування” видають:
співробітникам цієї установи – за списками, які затверджує керівник установи (структурного підрозділу), або за його письмовим дозволом;
співробітникам інших установ – за письмовим зверненням цих установ та з письмового дозволу керівника установи (структурного підрозділу), що зберігає ці видання.
Видання з грифом “Для службового користування” з письмового дозволу керівника установи можуть видавати за міжбібліотечним абонементом на підставі письмових запитів керівників установ, яким ці видання потрібні.
Справи і видання з грифом “Для службового користування” видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються з грифом “Для службового користування”.
Іноземні громадяни та особи без громадянства ознайомлюються з документами з грифом “Для службового користування” у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 22 травня 1996 р. № 558.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом “Для службового користування” та передання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовими дозволами керівників установ, які надали зазначеним документам гриф “Для службового користування”.
Такі документи попередньо розглядають експертні комісії, які приймають письмові рішення про доцільність передавання або можливість зняття грифа “Для службового користування”, якщо на момент ознайомлення або передавання відомостей, що містяться у документах, втратили первісне значення.
Якщо в документах з грифом “Для службового користування” містяться відомості, що належать до компетенції інших установ, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації можливе лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон видання з грифом “Для службового користування” у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.
Зняття грифу
Забезпечення скасування грифу обмеження доступу покладається на особу, яка надала зазначений гриф відповідному матеріальному носієві конфіденційної інформації, або на її правонаступнику.
Рішення про зняття грифу “Для службового користування” приймається експертною комісією установи – автора документа (видання) чи правонаступника. До складу комісії включають представників канцелярії, режимно-секретного органу та інших структурних підрозділів установи.
Рішення комісії оформляють актом, що складають за довільною формою, його обов’язково затверджує керівник установи. В акті перелічують заголовки та номери за описами справ, з яких знімають гриф “Для службового користування”.
Про зняття грифу обмеження доступу повідомляють усі установи, яким був надісланий цей документ (видання).
Гриф “Для службового користування” погашають штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифу.
Відбір документів для зберігання
Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом “Для службового користування”, розгляд і затвердження її результатів здійснюють відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльність експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853.
Справи із структурних підрозділів до архівного підрозділу установи передають в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом “Для службового користування”, включають в опис справ постійного зберігання разом з іншими справами, що містять відкриту інформацію постійного зберігання.
На справах з документами, що мають гриф “Для службового користування” з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися їхню передачу до архівного підрозділу здійснюють за номенклатурами справ.
Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ) здійснюють згідно з правилами, встановленими Держкомархівом України.
Знищення документів
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “Для службового користування”, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню разом з іншими справами, які не мають грифа обмеження доступу, відібраними для знищення. При цьому у графі “Заголовок справ” після номерів цих справ проставляють відмітку “ДСК”.
Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “Для службового користування” перед тим як здавати на переробку як макулатуру, треба обов’язково подрібнюють до стану, що унеможливлює прочитання їх.
Після знищення матеріалів з грифом “Для службового користування” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) роблять відмітку "Знищено. Акт №___ від (число, місяць, рік)".
Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищують без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.
Забезпечення схоронності документів
Документи з грифом “Для службового користування” слід зберігати у службових приміщеннях і бібліотеках у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються. Забороняється зберігати такі документи у підсобних фондах бібліотек.
Справи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи, підлягають поверненню у канцелярію або архівний підрозділ того самого дня.
Окремі справи з грифом “Для службового користування” з дозволу керівника канцелярії або архівного підрозділу установи можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умов повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Документи з грифом “Для службового користування” передавати іншим співробітникам можна тільки через канцелярію, архівний підрозділ або бібліотеку.
Забороняється вилучати із справ або переміщати документи з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без дозволу канцелярії. Про всі проведені вилучення або переміщення документів роблять відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.
Забороняється виносити документи з грифом “Для службового користування” за межі службових приміщень установи.
Якщо треба, керівник установи (структурного підрозділу) може дозволити виконавцям або співробітникам канцелярії винести за межі службового приміщення установи документи з грифом “Для службового користування” для їх погодження, підписання тощо в установах, що знаходяться в межах одного населеного пункту.
Особам, відрядженим до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом “Для службового користування”. Ці матеріали слід заздалегідь надіслати на адресу установи за місцем відрядження працівника (вкладені у конверт або упаковані, щоб виключити можливість доступу до них).
В окремих випадках з дозволу керівника установи дозволяється перевозити документи з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту, якщо у складі групи не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.
У разі зміни працівника, відповідального за облік і зберігання документів (справ) з грифом “Для службового користування” складають за довільною формою акт приймання-передачі цих документів (справ), що затверджується керівником установи (структурного підрозділу).
Перевірка наявності документів з грифом “Для службового користування” здійснюється щорічно комісією, що призначається наказом керівника установи. До складу цієї комісії обов’язково включають особи, яким доручено облік і зберігання цих документів, а також працівник режимно-секретного органу.
У бібліотеках та архівних підрозділах, де зосереджено значна кількість документів з грифом “Для службового користування”, перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п’ять років.
Результати перевірки оформляються актом перевірки наявності та стану документів і справ.
Ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом " Для службового користування ". Запитання для самоконтролю:
З якого моменту інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної?
Коли віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним?
Коли інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково?
Коли обмеження доступу до інформації, що належить до категорії конфіденційної, вважаються такими, що зняті?
На підставі чого визначається потреба надання грифа “Для службового користування”?
Яка інформація не може бути віднесена до категорії конфіденційної?
Де і як на документах проставляють гриф “Для службового користування”?
Як виконавця допускають до роботи з документами, що мають гриф “Для службового користування”?
Як визначається вартість інформації з грифом “Для службового користування”?
Яка відповідальність за порушення, що призвели до розголошення інформації “Для службового користування”, втрати або незаконного знищення документів з грифом “Для службового користування”?
Приймання, розгляд і реєстрація документів.Запитання для самоконтролю
Що перевіряють у документах з грифом “Для службового користування”, що надходять до установи?
Що потрібно робити у разі відсутності у пакетах (конвертах) документів або додатків до них?
Хто і як у неробочий час приймає документи з грифом “Для службового користування”?
Як ведеться облік документів та видань з грифом “Для службового користування”?
Як ведуть облік магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”?
Яка позначка зазначається на кожному зареєстрованому документі, а також супроводжувальному листі до видання та магнітних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”?
Як обліковуються додатково розмножені примірники документа (видання)?
Розмноження і розсилання (відправлення) документів . Запитання для самоконтролю:
З дозволу кого розмножують документи з грифом “Для службового користування”?
Яку техніку використовують для розмноження документів?
Як ведуть облік розмножених документів?
Де дозволяється друкувати документи з грифом “Для службового користування”?
Як зробити виписку з документів з грифом “Для службового користування”?
Що зазначають на звороті останньої сторінки кожного примірника документа?
Як передають для реєстрації надруковані й підписані документи з грифом “Для службового користування”?
Як пересилають документи з грифом “Для службового користування” до інших установ?
Що забороняється зазначати на пакетах або конвертах з грифом “Для службового користування”?
Формування виконаних документів у справи. Запитання для самоконтролю:
Що в обов’язковому порядку включають у номенклатуру справ з грифом "Для службового користування"?
Як дозволяється формувати документи з грифом “Для службового користування” у справи?
Яка додається позначка до номера справи з документами з грифом “Для службового користування”?
Як в установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “Для службового користування” формувати документи у справи?
Куди віднести справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “Для службового користування”?
Використання документів. Запитання для самоконтролю:
Що в обов’язковому порядку включають у номенклатуру справ з грифом "Для службового користування"?
Як дозволяється формувати документи з грифом “Для службового користування” у справи?
Яка додається позначка до номера справи з документами з грифом “Для службового користування”?
Як в установах, у яких створюють незначну кількість документів з грифом “Для службового користування” формувати документи у справи?
Куди віднести справи з документами без грифа обмеження доступу, у яких накопичуються окремі документи з грифом “Для службового користування”?
Запитання для самоконтролю
Хто допускається для роботи із справами і документами з грифом “Для службового користування”
Де забороняється користуватися відомостями з документів з грифом “Для службового користування”?
Як представники інших установ допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом “Для службового користування”?
Де роблять виписки з документів і видань з грифом “Для службового користування”?
Кому і як можуть видавати видання з грифом “Для службового користування”?
Як здійснюють передачу конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв’язку?
Як здійснюють ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом “Для службового користування” та передавання їм таких матеріалів?
Зняття грифу . Запитання для самоконтролю:
На кого покладається забезпечення скасування грифа обмеження доступу?
Хто приймає рішення про зняття грифа “Для службового користування?
Як погашають гриф “Для службового користування?
Відбір документів для зберігання. Запитання для самоконтролю:
Відповідно до чого здійснюють розгляд і затвердження експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом “Для службового користування”?
У якому стані справи із структурних підрозділів передають до архівного підрозділу установи?
На які справи з документами, що мають гриф “Для службового користування” описи можуть не складатися.
За якими правилами здійснюють підготовку справ для архівного зберігання (оформлення опису справ і обкладинки, складання описів справ)?
Знищення документів. Запитання для самоконтролю
Як можуть оформлятися відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом “Для службового користування”, що не мають наукової та історико-культурної цінності та втратили практичне значення?
Що треба зробити з відібраними для знищення документами, справами і виданнями з грифом “Для службового користування” перед тим як здавати на переробку як макулатуру?
Коли роблять відмітку про знищення матеріалів з грифом “Для службового користування” в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання)?
Як знищують інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак?
Забезпечення схоронності документів. Запитання для самоконтролю:
Де зберігають документи з грифом “Для службового користування”?
Коли підлягають поверненню справи з грифом “Для службового користування”, видані для роботи?
Як робити вилучення або переміщення документів?
Як можна передавати документи з грифом “Для службового користування” іншим співробітникам?
Як робити вилучення або переміщення документів з грифом “Для службового користування”?
Як користуватися відрядженим до інших населених пунктів матеріалами з грифом “Для службового користування”?
Як робити перевірку наявності документів з грифом “Для службового користування”?
Як може здійснюватись перевірка наявності документів з грифом “Для службового користування” у бібліотеках та архівних підрозділах?
ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА
Усі документи, що надходять до установи, у тому числі з грифом «Для службового користування» або створені за допомогою автоматизованої системи, приймає канцелярія.
Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи.
У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис «Особисто».Конверти (пакети) зберігають і додають до документів у разі, коли лише за конвертом можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті(пакеті).
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені) або надіслані не за адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові. Без реєстрації неможливо забезпечити облік,зберігання, контроль виконання, пошук документів з метою довідково-інформаційної роботи і оперативного використання наявної в документах інформації. Метою реєстрації документів є облік і контроль, а також забезпечення схоронності документів. Крім того, реєструючи документ, фіксують
його отримання і відправлення, тим самим юридично підтверджується факт його наявності.
Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий облік) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований облік).
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а підготовлений документ – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструють закони України, акти та кореспонден-цію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи щодо основної діяльності: про прийняття, переве-дення,звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження працівників, рішення колегії установи, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Під час реєстрації документ дістає реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і додають індекси за номенклатурою справ, питанням
діяльності, кореспондентами тощо. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500…600 документів на рік.
Зазвичай довідкова картка складається з двох частин: невиконані та виконані документи. Перша - частина картки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями,кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картки використовується для пошуків
виконаних документів з певних питань.
Автоматизовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів,обладнаних автоматизованою системою. Запис роблять з реєстраційно-контрольної картки, що має обов’язкові реквізити, які забезпечують сполучність програмних і технічних засобів, або шляхом
прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа;автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа –для тих, що надійшли) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс
документа-відповіді). Склад обов’язкових реквізитів, якщо треба, може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а якщо є мережа – центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей. У разі часткової автоматизації пошукових операцій треба поєднувати традиційну та автоматизовану системи реєстрації та пошуків. Зазвичай пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. У користувача має бути можливість одержати інформацію за всіма або кількома
реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті,що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям. Попередньо розглядають документи в день одержання або першого
робочого дня, якщо вони надійшли у неробочий час. Доручення вищої установи розглядають негайно.
Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, необхідно підготувати довідки по документах, що мають посилання на номери інших документів, подати їх керівникові. Щоб забезпечити ритмічність роботи, канцелярія за погодженням з керівництвом установи і структурн...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора