Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕССАМИ
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Інформаційна безпека
Кафедра:
Автоматика і телемеханіка
Інформація про роботу
Рік:
2006
Тип роботи:
Методичні вказівки
Предмет:
Документаційне забезпечення робіт, пов'язаних з захистом інформації з обмеженим доступом
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА”
УПРАВЛІННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕССАМИ
Методичні вказівки
до проведення практичних(семінарських) занять з дисципліни “Документаційне забезпечення робіт, пов’язаних з захистом інформації з обмеженим доступом” для студентів базового напрямку 6.1601 “Інформаційна безпека”.
Затверджено
на засіданні кафедри “Автоматика і телемеханіка”
Протокол № ___ від ___.___.2005 р.
Львів - 2006
Мета проведення практичних занять – прищеплення студентам вміння керувати процесами документаційного забезпечення, що містять інформацію з обмеженим доступом, на різних етапах діловодного процесу при розв’язанні завдань за фахом.
Практичні заняття проводяться згідно навчального розкладу на протязі VIII семестру.
До початку проведення занять студент повинен вивчити методичні вказівки, ознайомитись з літературою, яка має відношення до конкретної теми та підготувати коротенький виступ.
Ступінь підготовки студента перевіряється викладачем. З метою самоконтролю, рекомендується відповісти на запитання, які наводяться в кінці кожної теми. Студент який отримав незадовільну оцінку під час проведення занять до до заліку не допускається.
Семестрові практичні оцінюються в 100 балів.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
В методичних вказівках розглядається порядок ведення загального діловодства - приймання, реєстрації, обліку, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та “Таємно”. Питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності (діловодство) завжди були важливими в роботі органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації . Від організації діловодства залежить не тільки рівень роботи підрозділів та їх оперативність але й діяльність усієї установи загалом. Особливості сучасного діловодства полягають насамперед, у переведенні його на державну мову, застосуванні автоматизованої системи для оброблення та друкування документів, необхідність дотримання вимог державних стандартів.
Документи фіксують і передають інформацію, підтверджують її достовірність та об’єктивність. Вони виконують офіційну, ділову і оперативну функції.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В установах визначають конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ і є необхідний та достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження
Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на
неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
Органи виконавчої влади здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування між собою державною мовою.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою
друкарської та розмножувальної оргтехніки;
- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, рисунки,
малюнки, мапи, схеми тощо;
- фото - і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кінематографії. Це кіно - і
фотоплівки, фотокартки;
фотодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозаписування і відтворюють звукову
інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).
Оформляють документи на папері, магнітних носіях тощо.
Є такі види документів:
за найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила тощо;
за походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності;
за місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи);
за змістом: організаційно-розпорядчі. Організаційні (положення, статути, інструкції тощо), розпорядчі (постанови, розпорядження, рішення, вказівки тощо), інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, плани робот, звіти, доповіді тощо);
за формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій;
за строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником);
за напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку;
за стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу);
за строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання;
за технікою відтворення: відтворені рукописними, друкарськими засобами та із застосуванням автоматизованої системи.
Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування”).
Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять:
- відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу;
- з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію;
- з грифом “особливої важливості”, “цілком таємно”, установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.20003 № 1561-12.
Тема 1 . СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Мета заняття – оволодіти навичкою складання службових документів.
Загальні теоретичні відомості.
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між установами. На них припадає чимала частина вхідної та вихідної документації.
Є різні види службових листів: супровідні, листи - повідомлення, листи-підтвердження, інформаційні, рекламні, листи-запрошення, листи-нагадування, гарантійні, листи прохання, ініціативні, листи відповіді тощо.
Листуючись з установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг).
Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завірений печаткою.
Копія – точне відтворення оригіналу.
Службові листи можуть бути відтворені рукописними, друкованими засобами та із застосуванням автоматизованої системи для обробки інформації з обмеженим доступом.
Для друку службових листів використовуються бланки установи і папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм).
Друкування службових листів на бланках та папері довільної форми не дозволяється.
На практиці бланки та аркуші службових листів повинні мати такі поля:
ліве – 35 мм (для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в засобах
зберігання);
верхнє – не менше 10 мм (для проставлення сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5);
праве – не менше 8 мм (для збереження тексту листа);
нижнє – для формату А4 (210х297 мм) – 19 мм, для формату А 5 (148х210 мм) – 16 мм (для
нанесення реквізитів 29, 30, 31).
На бланку друкується тільки перша сторінка листа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст службового листа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Під час оформлення службових листів на кількох сторінках друга та наступні сторінки повинні нумеруватися.
Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.
Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складні частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Відмітка про додаток”, “Гриф погодження” відокремлюють один від одного 1,5…2 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1
освіти і науки України
2
(Підпис) (Розшифрування підпису)
1,5
Дата
Тексти службових листів, надрукованих на папері форматом А4 (210х297 мм), друкують через півтора міжрядкового інтервалу, а форматом А5 (148х210 мм) – через один міжрядковий інтервал.
За режимом доступу службові листи поділяються на відкриті листи та листи з обмеженим доступом (службові листи, що мають ступені секретності “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно” та конфіденційна інформація, що є власністю держави, і якій надається гриф обмеження доступу “Для службового користування”);
На кожному надрукованому примірнику проекту службового листа з грифом секретності проставляється у правому куті верхнього поля першої сторінки гриф секретності, дата та строк засекречування, підпис, його розшифрування та посаду особи, яка надала зазначений гриф, а також посилання на відповідний пункт (статтю) Зводу відомостей, що становлять державну таємницю.
Звід відомостей, що становлять державну таємницю – акт, в якому зведено переліки відомостей, що згідно з рішеннями державних експертів з питань таємниць становлять державну таємницю у визначених Законом України “Про державну таємницю” сферах.
Перелік посад, які дають право посадовим особам надавати матеріальним носіям секретної інформації грифи секретності, затверджує керівник установи, що проводить діяльність, пов’язану з державною таємницею.
Строк, протягом якого діє рішення про віднесення інформації до державної таємниці, не може перевищувати для інформації із ступенем секретності “особливої важливості” – 30 років, для інформації “цілком таємно” – 10 років, для інформації “таємно” – 5 років.
Інформація вважається такою, що належить до категорії конфіденційної, з моменту прийняття рішення про це її власником чи уповноваженою ним особою. Володіння, користування або розпорядження інформацією на законних підставах особою, яка не є власником такої інформації, не дає їй права встановлювати або змінювати режим доступу до цієї інформації, якщо зазначена особа окремо не уповноважена на це власником інформації.
Віднесення інформації до категорії конфіденційної є доцільним, якщо несанкціонований доступ до неї може завдати шкоди інтересам її власника або іншим особам, а також якщо не існує іншого способу захисту такої інформації. Інформація, віднесена до категорії конфіденційної, вважається конфіденційною безстроково, якщо термін дії обмеження доступу до неї не визначений власником такої інформації або обмеження доступу до зазначеної інформації не зняті у встановленому порядку.
Потреба надання грифа “Для службового користування” визначається на підставі переліків, що розробляють і вводять в дію органи державної влади, органи місцевого самоврядування, які утворюють або володіють, користуються чи розпоряджаються цими відомостями.
Якщо треба, у державних установах, зважаючи на особливості їхньої діяльності, розробляють та за погодженням з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, до сфери управління яких вони належать, вводиться в дію перелік конкретних видів документів у відповідній сфері діяльності.
На документах у правому верхньому куту першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляють гриф “Для службового користування” і номер примірника.
Наприклад:
Для службового користування
Прим. №
Якщо гриф неможливо нанести безпосередньо на матеріальний носій інформації, він має бути наведений в супровідних документах.
Якщо необхідно розробити службовий документ з грифом секретності необхідно пам’ятати:
службові документи з грифом секретності розробляються при необхідності.
категорично забороняється розробляти службові документи з грифом секретності і робити записи секретної інформації в особистих зошитах (блокнотах);
службові документи з грифом секретності виконуються у службових приміщеннях і тільки на папері, взятому на облік в режимно-секретному органі. Для цього виконавець зобов`язаний одержати в режимно-секретному органі робочий зошит (спецблокнот), машинний носій інформації (дискету), виконати чернетку документа з грифом секретності, а в разі виконання його на окремих аркушах або формах, вони спочатку, до внесення записів, беруться на облік в режимно-секретному підрозділі;
текст службового документа з грифом секретності повинен містити мінімум секретної інформації, викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об`єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження;
визначити та поставити на аркуші реквізити документа: гриф секретності, дату та строк засекречування, підпис, його розшифрування та посаду особи, яка надала зазначений гриф, а також посилання на відповідний пункт (статтю) Зводу відомостей, що становлять державну таємницю;
забороняється надання грифа секретності матеріальним носіям іншої таємної інформації, які не становлять державної таємниці, або конфіденційної інформації;
не допускається необґрунтоване зниження або завищення грифа секретності;
забороняється передавати та приймати документи з грифом секретності без підпису за їх отримання або передачу та без дати;
друкуйте службові документи з грифом секретності тільки в об’ємі необхідному для розсилки;
знищення службових документів з грифом секретності, їх чернеток та зайвих примірників виконуються тільки за участю працівників режимно-секретного підрозділу;
під час виконання документа з грифом секретності необхідно виключити можливість перегляду їх сторонніми особами. Під час перерви здати документи до режимно - секретного органу або покласти до сейфу (металевої шафи), що зачиняється та опечатується. Після виконання документа з грифом секретності або закінчення робочого дня, здайте його до режимно-секретного підрозділу.
Службовий лист повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.
Реквізити службового листа:
11 – дата (проставляється у день підписання листа);
12 – індекс (проставляється у день підписання листа);
13 – посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
15 – гриф обмеження доступу до документа (проставляється у разі потреби);
16- адресат;
18 – резолюція;
19 – заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату А4 (210х297 мм) невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 (148х210 мм) заголовок до тексту не наводиться);
20 – позначка про контроль;
21 – текст;
22 – позначка про наявність додатків;
23 – підпис;
24 – гриф погодження;
25 – візи(оформляються на примірнику адресата);
26 – відбиток печатки (проставляється у разі потреби);
28 – позначка про виконавця;
29 – позначка про виконання документа і направлення його до справи;
30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 – позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).
Датою службового документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим засобом.
Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад 12 січня 2005 року слід писати: 12.01.05.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 3 квітня 2002 року слід писати: 03.04.05.
Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження.
Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч.
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, які реєструються і відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, гриф тощо. Якщо реєструється документ з ступенем секретності “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно” або з грифом “Для службового користування” тоді до індексу відповідно додається позначка "ОВ", "ЦТ", "Т" та “ДСК”.
Наприклад:
415/14/27 (415 – порядковий реєстраційний номер документа, 14 – індекс справи за номенклатурою справ, 27 – підрозділ).
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а якщо є мережа – центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей. У разі часткової автоматизації пошукових операцій треба поєднувати традиційну та автоматизовану системи реєстрації та пошуків.
Зазвичай пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. У користувача має бути можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.
Резолюція пишеться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш (бланк) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. У разі коли доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.
Заголовок до тексту, незалежно від виду документа, повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким та ємним, точно передавати зміст тексту.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Про взяття документа на контроль – на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово “Контроль” або літера “К” (проставляється штамп “К”).
Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольних документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів;
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів;
повідомлення про хід і підсумки виконання документів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
За автоматизованої форми контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видами документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.
Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль. При цьому на документі і реєстраційно-контрольних картках робиться помітка про зняття з контролю.
Щоб прискорити виконання службових листів та правильно формувати справи у кожному листі має бути одне питання.
Текст листа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.
Зазвичай тексти листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання, а в другій – висновки, пропозиції, рішення або прохання.
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання службового листа або лист загалом. Про додатки зазначають у тексті або після тексту листа перед підписом. Назва додатка у тексті службового листа має відповідати назві самого додатка.
Якщо службовий лист має додаток, то під текстом з нового рядка вказується скорочене найменування кожного додатку (якщо про це не згадується у тексті листа), його реєстраційний номер, номер примірника, що додається, гриф секретності та кількість аркушів.
Наприклад:
Додаток: Акт перевірки від 24.08.05 за №102, прим №1, “таємно”, на 5 арк.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:
Додаток: Акт перевірки від 02.02.05 за №102, прим. №1, “таємно”, на 5 арк. і додаток до нього таблиці вимірів, прим. №1, “ДСК”, на 16 арк.
Кожний додаток до службового листа з грифом секретності повинен мати окрему нумерацію аркушів.
При великій кількості додатків на них складається окремий список (опис) із зазначенням необхідних реквізитів тих документів, які до нього входять, а в листі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до списку (опису) № __ на __ арк.
У реквізитах “Підпис”, “Гриф затвердження” та “Гриф погодження” повинні бути зазначені фактична посада особи, що підписала, затвердила або погодила документ, її ініціали та прізвище.
Підпис - обов’язковий реквізит будь-якого документа, він засвідчує законність його. Ставиться підпис на знак потвердження, засвідчення чого-небудь.
Документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписують лише керівник установи або його заступники, відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються установам галузі, підписують керівник, його заступник, а також керівники структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.
Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, розшифрування підпису.
Документи підписує, зазвичай, одна особа; якщо ж за зміст документа відповідальні кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – дві або більше осіб. Причому їх підписи розміщуються один за одним відповідно до посади.
Якщо треба оцінити доцільність документа, його обґрунтованість та встановити відповідність законодавству, погоджують проект документа. Це роблять посадові особи, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, як в установі із структурними підрозділами (внутрішнє погодження), так і за її межами (зовнішнє погодження). Посадова особа візує проект документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. Якщо треба, зазначають найменування посади цієї особи.
Наприклад:
Начальник юридичного відділу
(Підпис) (Розшифрування підпису)
Дата
Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша, і на зворотному, якщо місця для неї на лицьовому боці не вистачає.
Візи проставляють на примірниках документів, що залишаються в установі.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку за такою формою:
Начальник технічного відділу
(Підпис) (Розшифрування підпису)
Зауваження і пропозиції додаються
Дата
Про зауваження обов’язково доповідають особі, яка підписує документ.
Печатку, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (не гербова), ставлять на копіях документів, що надсилають в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Печатку треба проставляти так, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа виконавець пише (слова “До справи” і номер справи, в якій документ буде зберігатися, коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, посада, підпис, ініціали та прізвище виконавця, дата направлення документа до справи).
Відмітка “До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
Про перенесення даних на машинний носій – на нижньому правому полі першого аркуша документа слова “Перенесено на машинний носій” (дата перенесення, номер масиву, підпис особи відповідальної за перенесення даних).
Кожен документ без грифа обмеження має бути з відміткою про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначають на лицьовій або зворотній стороні останнього аркуша документа.
Наприклад:
Петренко 234 45 56
Якщо треба, під прізвищем виконавця документа і номером його телефону зазначають індекс друкарки (перші літери імені та прізвища, кількість надрукованих примірників і дата друкування).
Петренко 234 45 56
НС 2 15.01.05.
На останній сторінки кожного примірника службового листа з грифом “Для службового користування” зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, друкарки, дату друкування документа і номер службового телефону виконавця.
Наприклад:
Надрук. 2 прим.
Вик. Римаренко 444 44 49
Друк. Колосова
05.01.05
Надруковані і підписані документи з грифом “Для службового користування” разом з їх чернетками та варіантами передають для реєстрації працівникові, який веде їх реєстрацію. Чернетки і варіанти знищують виконавець і працівник який веде реєстрацію, про що на копії вихідного документа робиться запис: “Чернетки і варіанти знищені. Дата (число, місяць рік). Підписи”.
На останній сторінки кожного примірника надрукованого проекту службового листа з грифом секретності вказується: реєстраційний номер, кількість надрукованих примірників, з чого друкувався проект документа, список адресатів, прізвище виконавця, прізвище особи, яка друкувала, дата друкування та номер телефону виконавця.
Зразок 1
№ 1451/т
Надрук. 1 прим..
Робочий зошит № 3
Вик. Л. Бондаренко
Друк. О. Вовченко
10.01.05
тел. 456-78-90
Зразок 2
№ 873/т
Надрук. 2 прим.
Робочий зошит №3
Прим. № 1 – адресату
Прим. № 2 – до справи
Вик. Л. Бондаренко
Друк. О. Вовченко
20.01.05
тел.223-45-78
Зразок 3
№ 876/т
Надрук. 5 прим.
Робочий зошит №3
Прим. № 1 – МВС
Прим. № ……
Прим. № 5 – до справи
Вик. Л. Бондаренко
Друк. О. Вовченко
20.01.05
тел.223-45-78
Зразок 4 (при шести і більше примірників)
На примірнику, що залишається в справі
№1590/т
Надрук. 10 прим.
Робочий зошит № 3
Згідно з реєстром розсилки
Вик. Л. Бондаренко
Друк. О. Вовченко
30.01.05
Тел.456-98-09
На інших примірниках
№ 1590/т
Вик. Л. Бондаренко
Друк. О. Вовченко
30.01.05
Тел.456-98-09
Реєстраційний номер проставляється на лицьовому боці кожного аркуша листа, крім останнього.
Копіюванням вважається:
розмноження вхідних документів поточного року;
вхідних, підготовлених документів за минулі роки; всіх документів, що знаходяться на зберіганні.
Копію документа виготовляють рукописним, друкувальним засобами або з застосуванням автоматизованої системи та засобами оперативної поліграфії обладнаними технічними засобами захисту інформації. Під час виготовлення копії рукописним і друкувальними засобами текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчуються підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.
Відмітка “Копія” зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа. На витягах з документів після назви документа пишеться слово “Витяг”.
Напис про засвідчення документа складається зі слова “Згідно”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставлення її нижче реквізиту “Підпис”.
Наприклад:
Згідно
Інженер з режиму секретності (Підпис) (Розшифрування підпису)
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.
Наприклад:
Дата, індекс
--------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------
Начальник відділу (Підпис) (Розшифрування підпису)
Згідно
Інженер з режиму секретності (Підпис) (Розшифрування підпису)
Дата
На копіях вихідних документів можуть бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
В реєстраційних журналах або картках та на документах з грифом секретності, з яких виготовляється копія, робиться позначка про те, скільки примірників копій знято, з яких номерів аркушів, розділів чи пунктів документа і в якій кількості примірників зроблено витяги, а також – за якими номерами обліковані копії чи витяги.
Зразок 5 (з матеріалу знято копію в одному примірнику)
На оригіналі:
Відмітка друкарки
Знято копію в 1 прим.
Друк. Вовченко
10.01.05
№ 1456/т
На оригіналі:
Відмітка виконавця
Копія відправлена до МЗС
за вих. № 012 від 11.01.05
Фахівець РСО Підпис (Розшифровка підпису)
Зразок 6 ( витяг у 2 примірниках, кожен - за своїм номером)
На оригіналі:
Відмітка друкарки
№ 1549, 1550
Друк. 2 витяги
п.3,4 та 8, 9 в 1 прим кожний
Друк.. Вовченко
10.01.05
На оригіналі:
Відмітка виконавця
Витяг відправлено згідно з листом № 42
від 01.01.05
№ 1549 – Мінфін
№ 1550 – МЗС
Фахівець РСО
Підпис (Розшифрування підпису)
На витязі
№ 1550
Друк. 1 прим.
10.01.05
№ 1549
Друк. 1 прим.
10.01.05
Зразок 7 ( витяг в 2 примірниках по одному питанні)
На оригіналі
Відмітка друкарки
№ 1553
Друк. Витяг в 2 прим. По п.3.
Друк. Вовченко
17.01.05.
На оригіналі
Відмітка виконавця
Витяг № 1553 відправлений за
Вих. № 012 від 18.01.05
Прим. № 1 – Мінфін
Прим. № 2 – МЗС
Фахівець РСО
Підпис (Розшифрування підпису)
На витягу
№ 1553
Друк. 2 прим.
17.01.05
Нумерація додатково розмножених примірників документа продовжують від останнього номера раніше врахованих його примірників. Якщо виготовлено копії документів, що надійшли з інших установ вже з номером примірника, то нумерація додатково розмножених примірників цих документів робиться через косу риску, де у чисельнику зазначається номер примірника, з якого робиться копія, а у знаменнику – черговий номер додатково розмножених примірників документа.
Листи-відповіді – це службові листи, в котрих дають відповідь на інший лист. Текст таких листів має бути чітким та конкретним.
Інформаційні листи – це службові листи, в котрих адресат інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило адресат пропонує свої вироби або послуги.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (уточнити строк виконання, пояснити причину затримання тощо).
Рекламні листи – це такі службові листи, в яких містяться детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, або спонукати їх скористуватися запрошенням.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресатові.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписує керівник і головний бухгалтер установи.
Листи-підтвердження – це службові листи, в котрих підтверджується той чи інший факт.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення строку виконання якихось завдань, зобов’язань, проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів.
Список рекомендованої літератури:
Закон України “Про державну таємницю” із змінами: від 21.10.99 № 1079-XІV // Відомості Верховної Ради України. – 1999.– № 49. Ст. 428.
Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави. Затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 № 1893. Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – Ст. 1764.
Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.97, № 1153. // Офіційний вісник України. – 1997. – № 43. – Ст. 50.
Тема 2. СКЛАДАННЯ НОМЕНКЛАТУРИ І ФОРМУВАННЯ СПРАВ.
Мета заняття – оволодіти навичкою складання номенклатури і формування справ.
Загальні теоретичні відомості.
Номенклатура справ це обов’язковий для кожної установи документ, який складається щоб створити єдину систему формування справ, забезпечити їх облік, швидко розшукати за його змістом та видом, відібрати документи на державне зберігання у процесі діловодства.
Є три види номенклатури справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною системою індексації кожної справи, і є нормативним актом.
Типова номенклатура справ для установ окремого регіону розробляється відповідним місцевим органом виконавчої влади, погоджується з експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву, затверджується керівником установи та державного архіву і підлягає державній реєстрації в місцевому органі Міністерства юстиції України.
Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Примірна номенклатура справ розробляється міністерствами іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади, погоджується з Центральною експертно-перевірочною комісією Держкомархіву або експертно-перевірочною комісією відповідного державного архіву і затверджується керівництвом установи-автора.
Типові і примірні номенклатури справ розробляють вищі установи для мережі установ, що належать до сфери їх управління і використовуються цими установами як посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
Навіть маючи типову чи примірну номенклатуру справ, кожна установа обов’язково має індивідуальну номенклатуру справ. Зазвичай, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатури справ структурних підрозділів.
Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, залучаючи фахівців, обов’язково погоджує її керівник архівного підрозділу установи. Керівник структурного підрозділу підписує номенклатуру.
Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбиранні на державне зберігання є “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів”.
Номенклатуру справ структурного підрозділу складають на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.
Заголовки справи складаються з:
назви виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази, протоколи);
найменування установи та її структурного підрозділу, що є автором документа;
найменування установи та її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи;
короткого змісту документів справи;
найменування регіону або країни, з якими пов’язаний зміст документів справи;
дата періоду до якого належать документи справи;
вказівки на наявні...
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора