Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Інформаційна безпека
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2010
Тип роботи:
Лекція
Предмет:
Діловодство
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
" ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА "
кафедра " Інформаційна безпека"
ЛЕКЦІЯ:
"Вимоги до ведення загального діловодства "
2010 р.
Питання лекції:
Вступ.
Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів;
- правила офрмлення постійних і змінних реквізитів організаційно-розпорядчих документів;
2. Основні види організаційно - розпорядчих документів ( довідка, доповідна записка, наказ, пояснювальна записка, акт, протокол ).
3. Ділове листування.
правила оформлення службових листів.
4. Складання номенклатури справ.
зведена номенклатура справ установи.
5. Формування й оформлення справ.
Висновки.
Час: 6 годин
Список рекомендованої літератури:
Законодавчі та нормативні акти:
- Постанова Верховної Ради України " Про Державний Герб України"// Відомості Верховної
Ради України. - 1992. - № 40. - Ст.592.
- Постанова Кабінету Міністрів України від травня 2004 року № 655 " Про затвердження
зразків та описів печатки, бланки і вивіски національного закладу( установи )".
- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153 " Про затвердження
Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах
виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої
влади" ( із змінами згідно до Постановами Кабінету Міністрів України № 1577 від
77 листопада 2001 р., № 1106 від 17 липня 2003 р., № 1173 від 28 липня 2003 р.).
Стандарти і класифікатори:
- ДСТУ 4163-2003 р. Державна уніфікована система документації . Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. Видання офіційне. - К.:Держстандарт України, 2003. - 21 с.
Література:
- С.М. Головань, В.Б. Дудикевич, В.С. Зачипило, Л.Т. Пархуць, В.О. Хорошко , Л.М. Щербак
Документаційне забезпечення робіт із захисту інформації з обмеженим доступом,
Підручник.- Львів : Видавництво Національний університет " Львівська політехніка," 2005 .
288с.
- А.Н. Діденко Сучасне діловодство. Навч. Посібник. - 4-е вид. - Київ; Либідь, 204. - 384 с.
- Кірічок О.Г., Корбутяк В.І., Процюк В.К., Дубич К.В. Документовання у менеджменті:
Підручник: Вид. 2-ге, перероб. - Київ: Центр навчальної літератури, 2005. - 216 с.
Гончарова Н.І.Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник. - К.:
Центр навчальної літератури, 2006. - 260 с.
Вступ
Важливою галуззю діяльності суспільства є ділова сфера, яка полягає у встановленні партнерських контактів між закладами, установами, підприємствами, а також у налагоджуванні приватних стосунків між людьми. Така діяльність реалізується за допомогою документів - носіїв відповідної інформації. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою з погляду технології процес отримання, обробки і передачі інформації. Переважна частина інформації, яка використовується в управлінні фіксується. Це обов"язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в в сучасних умовах отрумувати, зберігати і передавати інформацію можна лише зафіксувавши її попередньо.
Особливості сучасного діловодства, насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп"ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.
Дотримання стандартів із діловодства в практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, опрацювання й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ - це свідчення культури виконавця.
В лекції узагальнено й систематизовано теоритичний матеріал із діловодства і на конкретних прикладах показано, як правильно скласти й оформити той чи інший документ. На основі чинних державних стандартів подано правила складання та оформлення службових документів, порядок ведення загального діловодства - приймання, реєстрації, облік, передання на розгляд керівництву та виконавцям, відправлення, зберігання, видачі, перевірки наявності та знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави і яка має гриф обмеження доступу “Для службового користування” та “Таємно”.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставою для прийняття розпорядчих документів в установах є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження
Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених
на неї завдань і функцій;
- потреба у правовому регулюванні діяльності.
Діловодство- це діяльність, яка охопляє питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.
Документ ( з лат. "спосіб доказу", " повчальний приклад ") - це матеріальний об"єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведенному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу ( ДСТУ 2732-94" Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення ").
Класифікація документів - це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками схожості і відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмету чи до напрямку діяльності людини. Документи класифікуються за такими ознаками:
спосіб фіксації інформації; зміст; назва; вид; складність; місце складання; термін
виконання; походження; гласність; юридична сила; стадія виготовлення; термін
зберігання; рід діяльності та ін.
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
письмові, до яких належать усі рукописні і друковані документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів. Це графіки, рисунки, малюнки, мапи, схеми тощо;
фото - і кінодокументи – такі, що створені способом фотографування і кінематографії. Це кіно - і фотоплівки, фотокартки;
фотодокументи – такі, що створюються за допомогою звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення нарад, семінарів, засідань тощо).
Оформляють документи на папері,магнітних носіях тощо.
За змістом документи поділяють на:
організаційно-розпорядчі;
фінансово-розрахункові;
постачально-збутові та ін.
Організаційно-розпорядчі документи - це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Документи, які належать до організаційно-розпорядчих документів, можна умовно поділити на такі групи:
організаційні ( положення, інструкції, правила; статути тощо );
розпорядчі ( постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);
довідково-інформаційні ( довідки, протоколи, акти, службові листи, звіти, доповіді тощо);
з кадрових питань ( заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки тощо);
особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення тощо ).
За видами документи поділяють на : типові, трафаретні, індивідуальні.
Типові що розробляються вищими органами влади для підвідомчих організацій з однородними функціями й мають обов"язковий характер. Трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом : незмінювавана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи тепер найпоширеніші, оскільке на їх складання та опрацюванні економиться час. Індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні записки, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо.
За найменуванням: накази, положення, протоколи, листи, телеграми, довідки, інструкції, правила.
За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові документи готують установи та службові особи, які їх представляють. Особисті документи – окремі особи поза сферою їх службової діяльності.
За місцем походження: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, чинні лише в установі, де їх складено і не виходять за її межі. До зовнішніх – ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами (вхідні і вихідні документи).
За формою: стандартні (типові) та індивідуальні (нестандартні). Стандартні – це документи, які мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов'язковими правилами (типові листи, інструкції, положення). Індивідуальні документи створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
За строками виконання: звичайні і термінові (з позначкою “Терміново” і ті, що виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником).
За напрямком: вхідні, вихідні та інвентарного обліку.
За стадіями створення: оригінали, копії. Листуючись з установами у справах, завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Копія – документ в якому точно відтворено інформацію документа, а також усі його зовнішні ознаки або частину їх, і відповідним чином оформлено. Є такі види копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір), витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена) і дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу);
За строками зберігання: документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років) зберігання;
За юридичною силою : справжні ( істинні) та фальшиві ( підроблені ). Справжні документи готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з
будь- яких причин. Фальшиві в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.
Документи, які видають на підставі розпорядчих документів вищої установи, обов’язково мають посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Закон України “Про інформацію”, визначив режим доступу до інформації, поділивши її на відкриту та інформацію з обмеженим доступом, яка за своїм правовим режимом поділяється на конфіденційну та таємну (документи, що мають ступені секретності: “особливої важливості”, “цілком таємно”, “таємно”, та конфіденційна інформація, що є власністю держави і має гриф обмеження доступу “Для службового користування”).
Порядок одержання, використання, поширення, зберігання та знищення документів, які містять:
відкриту інформацію, визначають державні стандарти, індивідуальні інструкції з діловодства в установах, що регламентують правила створення та оформлення документів. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе керівник установи. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів та інструкцій з діловодства установ покладається на управління справами, загальний відділ, канцелярію або секретаря (далі – канцелярія). В установах, їх структурних підрозділах, у яких за штатним розписом не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота покладається на спеціально призначену для цього особу;
з грифом “Для службового користування”, установлює Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року № 1893. Робота з документами, що мають гриф “Для службового користування”, покладається на канцелярію;
з грифом “особливої важливості”, “цілком таємно”, “ таємно”, установлює “Порядок організації та забезпечення режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях”, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 02.10.20003 № 1561-12.
Контролюють нерозголошення відомостей, що містяться в документах з грифом “Для службового користування”, режимно-секретні органи установ.
Проектування і виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів
Всі службові документи повинні оформлюватись на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов"язковим додержанням таких правил:
встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік не перевищує 200 одиниць;
бланки кожного виду повинні виготовляться на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів ( реквізит - обов"язковий інформаційний елемент, властивий певному документу).
Кутове розташування реквізитів вважається більш економічним з точки зору корисного використання робочої поверхні аркуша. Вся постійна інформація на такому бланку зосереджується ліворуч від нульового положення, тобто від краю лівого берега.
Поздовжнє розташування реквізитів заголовної частини продовжується до меж правого берега. Реквізити розміщуються у встановлених межах з припущенням + 3 мм
реквізити заголовка розміщуються центрованим ( початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі ) або прапоровим ( кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі ) способом;
бланки повинні виготовлятись друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравих тонів;
Такі технічні обмеження дозволяють розробити єдині підходи до загального вигляду офіційних бланків, основними з яких є :
загальний бланк;
бланк конкретного документу;
бланк листа;
Таким чином, бланк документа - це стандартний аркуш з попередньо відтвореною на ньому постійною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для внесення змінної інформації.
Бланки заповнюють конкретними відомостями. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.
Як правило, загальний бланк документа розробляється і тиражується в кожній установі в кількості достатній для оформлення більшості управлінських документів. На основі загального бланку установи та організації можуть розроблені бланки конкретних видів документів.
Бланк національного закладу (установи виготовляється на аркуші форматом А4 ( 210х297 міліметрів ) і Ф5 (148х210 міліметрів) Такі формати документів найбільш поширені, що відповідає міжнародним правилам, а також можливостям технічних приладів, традиційно використовуваних у сфері управління. Корисна площа стандартного аркуша передбачає умовний на активну зону і береги (поля ). Активна зона заповнюється інформацією, яка потребує швидкого і безперешкодного сприймання візуально або технічним пристроєм.
Берег ( поле )- це вільна площа документа від зовнішнього краю аркуша до реквізиту. Для управлінських документів встановлені такі береги (поля):
лівий берег - 30 міліметрів ( призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для зберігання
документа в технічних засобах ) ;
правий берег - 10 міліметрів ( це резерв, залишений задля збереження тексту документа );
верхний берег - 20 міліметрів ( призначено для проставлення сорінок, нанесення реквізитів 1,4,5 );
нижній берег - 20 міліметрів ( для нанесення реквізитів 29, 30, 31).
Згідно з Постанова Кабінету Міністрів України від 22 травня 2004 р. № 655" Про затвердження зразків та описів печатки, бланка і вивіски національного закладу (установи)" має друкуватись на аркуші формат А4( 210х297 ), посередині аркуша вгорі розміщується зображення малого Державного Герба України (тризуба) завширшки 12 міліметрів, завтовшки 17 міліметрів, під яким центровим способом розміщується напис " Україна " , нижче - повне найменування центрального органа виконавчої влади, до сфери якого належить національний заклад ( установа ), найменування національного закладу ( установи ).
Напис " Україна " виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 12 прописним, напівжирним. Написи найменувань центрального органа виконавчої влади та національного закладу виконується шрифтом академічної гарнітури, кеглем 14 прописним , напівжирним.
Під текстом зазначається індекс підприємства зв"язку, поштова адреса та номер телефону національного закладу( установи ) ( шрифт літературної гарнітури, кегль 10 рядковий, світлий).
Написи відокремлюються від чистого поля аркуша двома рисками - спочатку жирною, нижче тонкою. Під рисками у лівому верхньому кутку чистого поля аркуша розміщуються два рядки для дати та індексу вхідного документа, а також для посилання на індекс і дату вхідного документа. Відстань від верхнього обрізу аркуша до двох рисок повинна становити не більш ніж 70 міліметрів. Виготовлені бланки установи обліковуються, а їх використання підлягає суворому контролю. З метою такого контролю на нижньому березі із зворотної сторони аркуша бланку проставляють порядковий номер документа друкованим способом або за допомогою механічного нумератора. (Приклад 1 )
Розширення ділових партнерських зв"язків з іншими державами обумовлює необхідність виготовлення бланків, надрукованих двома мовами: державною та відповідно іноземною. Вміщення на бланку інформація викладається спочатку державною мовою і після цього дублюється іноземною з повторенням кожного реквізиту. Для таких бланків передбачено ріжкове розташування реківзитів: ліворуч розміщуються реквізити українськлю мовою, праворуч іноземною. (Приклад 2 )
УКРАЇНА
МІНІСТЕРСТВО ЕКОНОМІКИ Генеральному директору
УКРАЇНИ Московского станко-
КИЇВСЬКЕ ВИРОБНИЧЕ строительного завода ОБ"ЄДНАННЯ "АГАТ " им. В.П. Михайловского
вул. Миру, 19, м. Київ, 02990; г-ну Закревскому В.С.
тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40
УКРАИНА ул. Янтарная, 23/5 МИНИСТЕРСТВО ЕКОНОМИКИ г. Москва ,123837
УКРАИНИ
КИЕВСКОЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ "АГАТ"
ул. Мира, 19,г. Киев, 02990;
тел. 435-55-67, факс 044 645-55-40
____ №_________ на №________________
Правила оформлення постійних і змінних реквізитів
організаційно-розпорядчих документів
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка. ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити ( ДСТУ 2732-94). Державним стандартом України 4163 - 2003 "Державна система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" визначена максимальна кількість реквізитів, здатних задовольнити укладачів організаційно-розпорядчих документів з будь-яких питань. На
сьогодні ця кількість складає 32 реквізити.
1 - Державний герб України, герб Автономної Республіки Крим, герби міст України;
2 - емблема організації, або товарний знак;
- зображення нагород;
- коди організації;
- код форми документа; постіні
- найменування організації вищого рівня;
- найменування організації;
- найменування структурного підрозділу організації;
- довідкові дані про організацію;
- назва виду документа;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- посилання на реєстраційний індекс і дату;
- місце складання або видання;
- гриф обмеження доступу до документа;
- адресат;
- гриф затвердження документа;
- резолюція;
- заголовок до тексту;
- відмітка про контроль; змінні
- текст документа;
- відмітка про наявність документа;змінні
- підпис;
- гриф погодження документа;
- візи погодження документів;
- печатка; відбиток печатки;
- відмітка про засвідчення копій;
- прізвище виконавця,, номер його телефону;
- відмітка про виконання документа і направлення його до справи;
- відмітка про створення документа в електронній формі;
- відмітка про надходження документа до організації;
– запис про державну реєстрацію.
Такий перелік реквізитів є результатом узагальнення багаторічного досвіду управлінської діяльності і обумовлений необхідностю інтеграції у світову систему обміну управлінською інформацією. В управлінській діяльності не існує такого виду організаційно - розпорядчого документа, в якому всі реквізити використовувались однозначно. Цей перелік є максимальним і воднораз універсальним, оскільки, оскільки для кожного виду документа ( наказ, протокол, вказівка і т.д. ) добираються реквізити, які відрізняють один документ від іншого залежно від константації або директивного прийняття ним тих чи інших управлінських рішень. Схема розташування реквізитів і маж зон на форматі А4 кутового і повздовжнього бланку подано на прикладах 3, 4. Виходячи з цього, реквізити можна поділити на постійні та змінні.
Постійні реквізити складають заготовочну частину документа і, як правило, довгий час можуть бути незмінними ( наприклад, назва установи, емблема, довідкові дані тощо), використовуючись при виготовленні бланків, штампів, печаток.
Змінні реквізити ( підпис, текст, дата тощо ) оформлюють у кожному конкретному випадку, відповідно до конкретних завдань управління і в залежності від обраної форми чи виду документа
( акт, наказ, рішення та т.ін. ).
Існують певні правила, що визначають інформаційну насиченість, регламентують стилістику і
граматику постійних реквізитів організаційно - розпорядчих документів.
1. Державний герб - виконується на бланках документів відповідно до Положення про Державний ГербУкраїни та Герб Автономної Республіки Крим ( Постанова Верховної Ради України " Про державний Герб України" ), на верхньому березі документа. Зображення державного герба в центрі аркуша передбачене для бланків із продовжнім розташуванням реквізитів і двомовних бланків. Ліворуч державний герб розміщується на бланках ріжкового зразка. Діаментр зображення не повинен переввищувати 17 мм.
2. Зображення емблеми організації або товарного знака. Емблемою організації може бути знак обслуговання, призначений для розрізнення фірм, товаровиробників, юридичних осіб і т.ін. Емблема повинна бути зареєстрована у відповідному повноважному органі і має відповідати вимогам Закону України " Про охорону прав на знаки для товарів і послуг ", прийнятого Верховною Радою України 15 грудня 1993 р. Товарний знак ( емблема ) реєструється на ім"я організації чи юридичної особи, що здійснює підприємницьку діяльність, іпідтверджується посвідченням або свдотством, яке містить зображення знака з тестовим супроводом, що пояснює символічний зміст його складових або цілого зображення. На бланках установ недержавної власності, які не містять зображення державного герба, емблему доцільно розміщувати на верхньому березі документа. Розміри емблеми, в залежності від їх розташування, можуть коливатися від 17 до 22 у діаметрі, а колірна гама має відповідати натуральним кольорам засвідченого зразка емблеми.
3. Зображення нагород. Зображення нагород на бланках документів регулюються чинним законодавством країни. Вони розміщуються на лівому березі бланку. Відомості про наявність нагород вміщуються на бланку один раз: у вигляді зображення або в письмовій форм, наприклад:
ОРДЕНА ЯРОСЛАВА МУДРОГО
Центр досліджень науково-технічного розвитку
або
Центр досліджень
науково-технічного розвитку
4. Код організації. Проставляється у верхньому правому ріжку документа відповідно доЄдиного державного реєстра підприємств і організацій України ( ЄДРПОУ). Кожній організації, що функціонує в Україні, присвоюється код, який складається з семизначного числа і в певних ситуаціях може виступати його довідковим кодом замість адреси.
5. Код форми документа по загальному класифікатору управлінської документації ( ЗКУД ) залежить від виду конкретного документа і має таку структуру:
ХХ Х Х ХХ Х Х
захисний код
порядковий номер форми
код назви документа
код управлінського завдання
код підсистеми документації
код системи документації
Назва організації вищого рівня. Якщо установа має галузеву чи функціональну підпорядкованість із чітко визначеною структурою, то її бланк обов"язково повинен містити назву установи вищого рівня, наприклад:
МІНІСТЕРСТВО ПРОМИСЛОВОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
або ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ
У бланках організацій, підпорядкованих одночасно двом органам державного управління або органу державного управління і громадській організації, вказуються обидва ці органи, як організації вищого рівня, наприклад:
КИЇВСЬКА ДЕРЖАВНА МІСЬКА АДМІНІСТРАЦІЯ ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ КУЛЬТУРИ І МІСТЕЦТВ
7. Назва організації. Назва організації, яка виступає автором документа, повинна відповідати назві, зазначенній в статутних документах. Вона відтворюється повністю жирним шрифтом літературною або художньою гарнітурою, наприклад:
ГОЛОВНЕ УПРАВЛІННЯ ДЕРЖАВНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА УКРАЇНИ
у ЛЬВІВСЬКІЙ ОБЛАСТІ
або
ДЕРЖАВНА КОМПАНІЯ З ЕКСПОТУ ТА ІМПОРТУ ПРОДУКЦІЇ І ПОСЛУГ
ВІЙСЬКОВОГО ТА СПЕЦІАЛЬНОГО ПРИЗНАЧЕННЯ
8. Назва структурного підрозділу організації. Установи підприємства і організації, що складаються з багатьох структурних підрозділів і виконують широке коло завдань, згідно із статутними документами мають право вступати в самостійні ділові стосунки з іншими установами або партнерами. Для прискорення процесу укладання відповідних угод, за рішенням організацій або керівництва вищого рівня, можуть бути виготовлені окремі бланки її структурних підрозділів, територіальних відділень, філій або окремих посадових осіб, наприклад:
НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ НАУК УКРАЇНИ ПРЕЗИДІЯ АКАДЕМІК - ЕКСПЕРТ
9. Довідкові дані про організацію. Містять поштову адресу та інші відомості зокрема номери телефонів, факсів, телексів, адреси електронної пошти. Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Довідкові дані про установу набираються шрифтом висотою від 6-12 кеглів. Цей реквізит зазначається лише на бланках листів, наприклад:
пр. Перемоги, 30, м. Київ,01201, Україна
т. 223-45-34, т.факс 221-90-23, рах. у київському банку "Сяйво", № 546123456", МФО 1563456
10. Назва виду документа ( наказ, розпорядження, рішення ) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким іємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен грамотично узгоджуватись з назвою документа, формуватись за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання " про що ?", " чого ? ". Наприклад : наказ ( про що ? ) про створення установи; протокол ( чого ? ) засідання експертної комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень, листів
11. Дата документа. Дата документа є обов"язковим елементом засвідчення або фіксування фактів і подій у процесі їх докуметовання. Дата пов"язує документ з певним відрізком часу, відзначаючи початок або завершення дії, вказуючи на час прийняття або виконання рішення. Цей реквізит проставляється нижче назви документа, поряд із реєстраційним індексом, у спеціально відведеному місці. Дата вказується арабськими цифрами і розміщується в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. ( наприклад : 21.08.2007 або 21.08.07 ). У нормативно правових актах і фінансових документах використовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати ( 12 вересня 2007 р.). Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. ( 3 квітня 2072 року слід писати: 03.04.07 ). Датою службового документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження. Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Обов"язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов"язані з їх проходженням та виконанням ( резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи ).
Таким чином, дата документа є його обов"язковим реквізитом, обумовленим юридичною вимогою, і виступає основною пошуковою ознакою, використовучись при посиланні на документ разом з його назвою і реєстраційним номером.
12. Реєстраційний номер документа. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, які реєструються і відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
Складові частини індексу відокремлюються одна від одної косою рискою та розміщуються у такому порядку: порядковий реєстраційний номер у межах групи документів, що реєструються, індекси за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців, наприклад:
415/14/27
415 – порядковий реєстраційний номер документа,
14 – індекс справи за номенклатурою справ,в якій знаходиться документ;
27 – підрозділ.
13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь. Цей реквізит розташований у бланковій частині документа нижче реєстраційного, на спеціально відведоному місці, наприклад:
на № 18-13/07 від 09.07.07
14. Місце складання або видання включає в себе назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ, наприклад: м. Львів
15. Гриф обмеження доступу до документа визначає коло осіб, яким дозволено доступ до ознайомлення із змістом документа і позначається:
- не для друку;
комерційна таємниця;
для службового користування;
таємно, цілком таємно, особливої важливості.
Роставляється безпосередньо на документах у верхній частині праворуч без лапок друкованим способом або за допомогою відповідного штампу.
16. Адресат. На багатьох видах службових документів ( листах,доповідних записках, довідках, вказівках ) проставляється назва адресата, тобто установи або особи, якій вони направляються, тому даний реквізит повинен містити сукупність точних і повних даних, на основі яких документ може бути доставлений за призначенням. Цей реквізит може містити таку максимальну кількість елементів:
назва організації - адресата ( у називному відмінку );
назва структурного підрозділу ( у називному відмінку );
назва посади одержувача ( у давальному відмінку );
прізвище та ініціали ( у давальному відмінку );
поштова адреса.
Кожна із зазначених складових друкується з нового рядка на відстані 2 міжрядкових інтервалів. Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 80 мм і заходити на праву межу текстового берега. Розділові знакизнаки ( коми і крапки не ставляться ).
У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Державне казначейство України
Фінансово-економічне управління
або
Міністерство охорони здоров"я України
Головне лікувальне управління
У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до складу назви посади адресата, наприклад:
Президенту Української спілки
промисловців і підприємців
Діденко М.К.
Якщо документ надсилається багатьом однорідним організаціям , адресат може зазначатись узагальнено, наприклад:
Директорам обласних
Державних архівів,
міст Києва і Секастополя
Якщо документ надсилається фізичній особі, то зазначається її ім"я, по батькові і прізвище в називному відмінку, після чого вказується адреса. В разі потреби до прізвища адресата можуть додаватись почесні звання, вчені ступені тощо, наприклад:
Народному артисту України
Гриб Івану Семеновичу
вул. Левицького, 9 кв. 5
м. Київ, 01001, Україна
17. Гриф затвердження документа. Затвердження документа є одним із способів його юридичного посилення або засвідчення. Засвідчення оригіналів управлінських документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження і проставлення печатки. Документи затверджуються післяїх підписання. Затвердженню підлягають не всі документи, що створюються в в межах установи. Факт затвердження має своєю метою санкціонувати зміст документа або поширити ( спрямувати його дію на певне коло установ, організацій тощо). Перелік документів, які мають обов"язково затверджуватися, встановлюється в кожній установі, організації у відповідності з її повноваженнями і конкретними управлінськими завданнями. Такий перлік складається згідно з Примірним переліком ( Постанова Кабінету Міністрів України від 17.10.1997р № 1153 . Додаток 12 до п.4.6.10 ) з урахуванням традіций документування управлінської діяльності в певній установі. Гриф затвердження складається з таких основних елементів:
слово ЗАТВЕРДЖУЮ ( без лапок ) , назва посади, особистий підпис посадової особи, що затверджує документ, її ініціали і призвище, дата затвердження, наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міністр фінансів України
( підпис ) А.К. Маршук
27. 07. 2007
Якщо документ затверджується окремим нормативним актом ( постановою, наказом, рішенням тощо ), то гриф затвердження має такі елементи : слово ЗАТВЕРДЖЕНО ( без лапок ), назва нормактивного документа в називному відмінку, наприклад
ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Ректора університету
Від 30.07.2007. № 45
При необхідності додаткового засвідчення орігіналу документа або засвідченні спільних документів на гриф затвердження може ставитись відбиток печатки відповідної організації.
18. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа.При складанні тексту резолюції необхідно дотримуватись такої схеми:
Резолюція пишеться безпосередньо на документі, нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на зворотній стороні першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається у разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці, такий аркуш ( бланк ) із резолюцією слід обліковувати разом з документом як додаток.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата, наприклад :
Навроцькому В.В.
Прошу підготувати проект програми
комп"ютерного забезпечення документообігу
до 20.
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора