Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Звіт до самостійної роботи №1
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет водного господарства та природокористування
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Кафедра менеджменту
Інформація про роботу
Рік:
2010
Тип роботи:
Звіт
Предмет:
Інші
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Міністерство освіти і науки України
Національний університет водного господарства та природокористування
Кафедра менеджменту
Звіт до самостійної роботи №1
1.У чому суть проблеми? Згрупуйте виявлені в організації проблеми за їх функціональною приналежністю. Які управлінські упущення призвели до її виникнення?
Проаналізувавши дану ситуацію можна виявити ряд суттєвих проблем. Керівником підприємства не було сформовано загальну програму для організації конференції, саме за якою відбувався хід подій, не було визначено ряд завдань, цілей. Адже саме від правильної постановки цілей, їх ясності, чіткості, зрозумілості буде залежати кінцевий результат. Через це на підприємстві виникнули певні конфліктні ситуації.
Наступним не прорахованим етапом було ігнорування програми дій, тобто фактично не було встановлено пріоритетних напрямків роботи команди відносно конкретної цілі. Причинами цього було неналежне адміністрування «соціального» організму, що виражалось також через відсутність точно визначених повноважень виконавців заходу, ясно і чітко сформованих рішень, відсутність заохочення відповідальності і ініціативи, а також загального контролю за результатами роботи.
2. Опишіть зміст складових адміністративної функції у підготовці конференції.
Так, дана ситуація виникла на підприємстві, через порушення однієї із шести функцій управління підприємством за Анрі Файолем, а саме функції адміністрування. Виконання цієї функції потребує виконання таких дій як: передбачення, організацію, розпорядництво, узгодження і контроль. В наведеній ситуації ці дії не виконувалися.
Ціллю передбачення є підготовка і опис майбутнього стану, який формується у програмі дій, що охоплює всі операції підприємства у тривалих і коротких періодах. На даному підприємстві ця складова не мала місце. Оскільки керівник лише зазначив, що підготовка до конференції буде здійснюватися власними силами і призначив відповідальну особу.
Організація. Організувати підприємство – означає забезпечити його всім необхідним для роботи: матеріалами, устаткуванням, капіталами, персоналом. Забезпечений необхідними матеріальними ресурсами персонал, має бути здатний виконати всі операції, властиві підприємству.
Було призначено відповідальну особу, її помічника, а решту поінформували про необхідність допомоги у підготовці до конференції.
Розпорядництво. Завдання розпорядництва – задіяти побудований соціальний організм. Найефективніше використати підлеглих функціонерів в інтересах підприємства загалом.
Воно звелося до того, Ольга за допомогою Віри розподілила обов’язки та завдання. Також на організацію конференції не вистачало працівників, і ще спочатку потрібно було подбати про залучення всіх, а особливо компетентних в питаннях конференції осіб, наприклад, таких як Оксана, яка раніше працювала у відділі по роботі з представництвами, що прямо стосується конференції. Відмовивши на прохання Ольги про допомогу, Оксана, в принципі, поступила справедливо, тому що вона не зобов’язана тратити свій вільний час на роботу, якщо вищим керівництвом раніше не було обумовлено про її участь в підготовці до конференції.
Узгодження має своєю метою надати можливість кожному елементу соціального організму виконувати свою окрему роль в узгодженні з іншими елементами, тобто колектив має працювати як єдине ціле. Для організації такої об’єднаної цілеспрямованої праці як у Ольги так і тим більше у її помічника офіс-менеджера Віри не було досвіду. Через що в період підготовки в офісі був хаос, хоча бачачи це, Ольга вважала, що це лише на перший погляд і всі сумлінно виконують свої обов’язки.
Також не менш важливою складовою адміністративної функції є контроль. Мета контролю полягає в перевірці, чи все виконується згідно з прийнятою програмою, відданими наказами і встановленими принципами. З «адміністративного» погляду контроль має засвідчити, що програма існує, застосовується, підтримуються на потрібному рівні; що «соціальний» організм у належному стані, розпорядництво здійснюється згідно з прийнятими принципами, адміністративні вказівки виконані, і все правильно функціонує. Контроль за підготовкою до конференції також ніким не проводився, тому що фактично контролювати хаос не зміг би ніхто, ні Віра, ні Ольга, ні директор. Не кажучи вже про директора, навіть Ольга, яка безпосередньо роздавала обов’язки між працівниками не контролювала за перебігом та терміном виконання роботи.
3.Опишіть зміст адміністрування соціального організму організації. Які зміни керівництву компанії слід здійснити? Що необхідно оцінювати і контролювати для уникнення подібних ситуацій? Ваше бачення?
Отож, причиною конфлікту є порушення функції адміністрування, однак однозначно не можна сказати хто винен, адже воно не є ні винятковим привілеєм, ні особистим обов’язком начальника чи керівників організації; це функція, що розподіляється, як і інші основні функції, між головою і членами соціального організму.
Також можна сказати, що для успішної організації необхідно: щоб існувало і щоденно велося вивчення сучасного стану підприємства і його можливого майбуття, має бути програма дій; звіти про операції (доповіді); протоколи нарад, – чого в даному випадку не відмічається.
Для успішного проведення будь-якого разового заходу також мають бути дотримані всі складові адміністрування. Це виражається в складанні регламенту.
Будь-які разові заходи проводяться за умови коли вони певним чином відповідають цілям організації. Таким чином перед проведенням разового заходу визначається його мета, головні завдання, які він покликаний вирішити, та обирається сам вид разового заходу.
Проведення разового заходу затверджується керівництвом. Воно ж скликає нараду з питань проведення разового заходу. На нараді призначається відповідальна особа та її заступник, висловлюються вимоги та пропозиції до проведення разового заходу. Встановлюються критерії оцінки результатів заходу. Визначаються документи, які мають бути сформовані в процесі підготовки заходу(програма дій, звіти про операції (доповіді), протоколи нарад).
Відповідальна особа складає план (програму дій) та кошторис підготовки та проведення разового заходу і подає його для узгодження керівництву. Узгоджується час потрібний на підготовку, кількість залучених осіб, необхідні матеріальні та фінансові ресурси ( кошторис заходу), форма та порядок поточної звітності і контролю. Визначається необхідність звільнення залучених осіб від виконання поточних обов’язків та встановлення ненормованого робочого дня. Вирішується питання чи потрібно і якщо потрібно, то на яких умовах залучати осіб ззовні організації.
Тому оскільки головною причиною виникнення ситуації було відсутність програми проведення конференції, то перш за все, директору потрібно її сформулювати та визначити відповідальну та компетентну особу, яка донесе ціль до виконавців та буде безпосередньо займатись проведенням заходу. Тобто в принципі потрібно сформувати програму дій, а саме чітку лінію поведінки, якої треба дотримуватись, окреслити послідовність етапів, які потрібно пройти, засоби, які доведеться використовувати та способи досягнення бажаного результату. Адже, знаючи програму дій та свої можливості працівники будуть чітко виконувати поставлені перед ними обов’язки.
СТАНДАРТ ПІДПРИЄМСТВА
СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ
Проведення конференції
Редакція 1
Дата впровадження: 28. 01. 2010
Керівник підприємства
Директор з людських ресурсів
ПОГОДЖЕНО:
Заступник директора з комерції
Адміністратор проектів
Керівник служби якості
Юрисконсульт
1. ЦІЛЬ ТА ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ.
1.1. Ціль – встановлення вимог до організації конференції з метою забезпечення ефективного її проведення.
1.2. Галузь використання – узгодження та проведення робіт по організації та проведенню конференції.
2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ.
2.1. ISO 9000:2000. Система менеджменту якості. Головні положення і словник.
2.2. ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги.
2.3. Настанова якості.
- СТП 4.2.-01 «Управління документацією».
2.4. Технічні вимоги.
2.5. Методичні вимоги.
2.6. Організаційні карти.
3. ПОЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ.
СУЯ – система управління якістю.
СТП – стандарт підприємства.
ВП – виробничий план.
4. ОПИС ВИКОНАННЯ.
4.1. Власником процесу «Проведення конференції» є директор з людських ресурсів:
Власник процесу має повноваження:
- Розробити програму дій щодо проведення конференції.
Планування, організація, аналіз і контроль роботи персоналу щодо якості підготовки та проведення, відповідно до встановлених вимог.
Координувати розробку проектних рішень що стосуються організації і проведення одноразових урочистих заходів.
Розглядати дії щодо впорядкування і розвитку джерел вхідної інформації про вимоги споживачів з метою задоволення їх потреб.
Надавати пропозиції щодо поліпшення процесу «Проведення конференції».
Власник процесу несе відповідальність за:
розробка проекту організації та проведення конференції з врахуванням можливостей підприємства і вимог споживача;
залучення до проведення конференції висококваліфікованого персоналу;
своєчасність виконання поставлених вищим керівництвом задач;
розробку і виконання заходів, спрямованих на покращення протікання процесу;
прийняття рішень з питань, що стосуються його компетенції.
4.2. Модель процесу «Проведення конференції».
Модель процесу «Проведення конференції» наведена у додатку 1.
4.2.1. Вихідні потоки:
Вихідний потік
Процес-споживач
Форма передачі вихідного потоку
Відповідальний за приймання
Вимоги споживачів
Визначення та аналіз встановлених вимог
Звіти про процес
Керівник проекту
Інформація про стан процесу
Визначення та аналіз встановлених вимог
Дані про протікання заходу
Керівник підприємства
4.2.2. Вхідні потоки.
Вхідний потік
Процес-постачальник
Форма отримання вхідного потоку
Відповідальний за передачу
Інформація про потреби споживачів
Визначення та аналіз поставлених вимог
Звіти про дослідження вимог споживачів
Відділ маркетингу
4.2.3. Ресурси процесу:
- підготовлений персонал;
- бюджет;
- оргтехніка, канцтовари, приміщення;
- довідкова література.
4.3. Опис виконання процесу.
Процес «Проведення конференції» складається з етапів:
планування проведення одноразових заходів;
аналізування попередньо проведення одноразових заходів;
розробка проекту проведення одноразових заходів;
затвердження проекту;
розподіл обов’язків між персоналом;
управління змінами в проекті;
проведення заходу.
4.3.1. Планування проведення конференції.
Планування конференції проводиться відповідно до затвердженого стандарту та правил етики бізнесу.
4.3.2. Аналізування попередньо проведених конференцій.
На основі отриманих матеріалів щодо результатів проведення конференцій і отриманої інформації щодо вимог споживачів проводиться розгляд можливості виконання робіт, термін їх виконання, обумовлюються умови виконання робіт.
4.3.3. Розробка проекту проведення конференцій.
Проект проведення відповідних заходів розробляється у письмовому вигляді з графіками робіт на основі планування та аналізу проведених заходів.
4.3.4. Затвердження проекту проведення конференцій.
Затвердження проекту проведення конференцій здійснюється для забезпечення заходу вимогам, що встановлені споживачами.
4.3.5.Розподіл обов’язків між персоналом.
Розподіл обов’язків відбувається у межах їх можливостей, компетенції. Персоналу чітко пояснюється що вони повинні робити, у які строки та як їх перевірятимуть.
4.3.6. Управління змінами в проекті.
Зміна проекту проводиться шляхом заміни частини проекту, яка не відповідає вимогам на нову скориговану відповідно до вимог зацікавлених сторін.
Відповідальність за внесення змін в усі примірники проекту несе куратор замовлення.
4.4. Вимірювання та моніторинг.
4.4.1. Критерії оцінки процесу та способи вимірювання.
Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії:
кількість виявлених помилок;
кількість змін у проекті;
кількість слабких місць у проекті;
кількість відхилень;
використання резерву часу.
4.4.2. Періодичність вимірювань.
Періодичність розрахунку критеріїв оцінки – щоденно.
4.4.3. Форма запису результатів вимірювання.
Результати вносяться в щоденний звіт про виконання плану робіт по підготовці заходу. За результатами оцінки визначаються коригувальні і запобіжні дії, що направлені на вдосконалення проекту.
03.01.2013 16:01-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора