Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 3
ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ
Основні терміни і поняття: облікова номенклатура; організація облікових номенклатур; реквізит; первинні документи; облікові реєстри; рух носіїв облікової інформації; організація руху носіїв облікової інформації; оперограма; доку ментограма; графік руху носіїв облікової інформації; поточний і постійний архів; організація роботи архіву.
3.1. Організація облікових номенклатур
Облікова інформація має доволі складну структуру, а тому у спеціалізованій літературі пропонуються кілька варіантів її класифікації за різними істотними ознаками. Отже, з огляду на таку багатозначність облікова інформація, безперечно, потребує організації.
Як уже зазначалося в розд. 2, облікова інформація не є хаотичним потоком у межах облікової системи. Вона рухається і видозмінюється за встановленою схемою: «вхід до системи—система—вихід із системи». Якість цього руху та його швидкість залежать від того, наскільки ретельно виконано підготовчі роботи з упорядкування вхідної інформації, проектування раціонального проходження інформації через систему та групування інформації на виході із системи згідно з її споживачами.
Ідеться про інформацію стосовно об’єктів обліку, їхнього стану, форми та функціонування, руху і т. ін. Такі дані, подані у вигляді переліку, називають обліковою номенклатурою. Зрозуміло, що виконання поставлених щойно завдань можливе лише за умови певної організації сукупності облікових інформаційних даних, які стосуються господарських фактів і операцій, тобто організації облікових номенклатур.
Облікові номенклатури, формуючись під впливом господарської діяльності суб’єкта господарювання, характеризують об’єкти обліку. Тому для подальшого викладу є сенс пригадати із курсу «Бухгалтерський облік в бюджетних установах» склад головних об’єктів бухгалтерського обліку виконання кошторису. До них, зокрема, належать:
доходи загального фонду;
доходи спеціального фонду;
грошові кошти (безготівкові, готівкові);
видатки (касові і фактичні; із загального та спеціального фондів);
розрахунки з дебіторами і кредиторами (передусім — розрахунки з оплати праці, зі стипендіальних виплат, з постачальниками і підрядчиками, з іншими кредиторами та дебіторами);
інші зобов’язання (довгострокові і короткострокові);
необоротні активи (основні засоби; інші необоротні матеріальні активи; нематеріальні активи);
матеріальні запаси (виробничі запаси; тварини на вирощуванні і відгодівлі; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали й продукти харчування; готова продукція; продукція сільськогосподарського виробництва);
капітал бюджетних установ (фонд у необоротних активах; фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах; результат виконання кошторису).
Зауважимо, що класифікація облікових номенклатур за об’єк тами обліку є початком їх організації. Очевидно, що в установах, які впродовж певного часу здійснюють господарську діяльність, проблем з формулюванням такої класифікації не виникає. Новоствореним установам доцільно з метою відповідного групування облікових номенклатур скористатися інструктивними матеріалами стосовно порядку відбиття господарських операцій бюджетних установ і організацій у системі плану рахунків бухгалтерського обліку.
Наступний крок — характеристика та розробка облікових номенклатур за об’єктами обліку. Відповідно до цього визначається шлях руху та обробки інформації від входу в систему до виходу її із системи.
Згадаймо, що весь процес бухгалтерського обліку поділяється на три етапи: первинного, поточного та підсумкового обліку. Оскільки облікові інформаційні потоки проходять усі зазначені етапи, потрібно ідентифікувати облікові номенклатури для кожного з етапів. При цьому, щоб досягти повноти, а також конкретизувати адресність та призначення облікової інформації, варто окремо деталізувати кожний етап.
Етап первинного обліку
Пункт «складові характеристики облікової номенклатури». Зазначені дані потрібні як для формування повноцінної достатньої загальної характеристики облікової номенклатури, так і для проектування нових форм документації. Фактично цим пунктом визначаються майбутні реквізити конкретної інформаційної сукупності. Як відомо з курсу «Теорії бухгалтерського обліку», реквізит — це мінімальна структурна одиниця, достатня для повної характеристики предмета. Мінімальність реквізиту означає, що його не можна і не доцільно далі подрібнювати. Реквізити поділяють на реквізити-ознаки (номер документа, назва запасів, необоротних активів, кредиторів, дебіторів і т. ін.) та реквізити-основи (кількість товарно-матеріальних цінностей, ціна, сума і т. ін.).
Пункт «причина виникнення факту». Ця інформація характеризує джерело надходження інформаційних потоків та причину їх виникнення. Під джерелами інформаційних потоків тут потрібно розуміти контрагентів фінансово-господарських відносин (установи), що викликали зазначену операцію. Визначаючи суб’єктів таких відносин, користуються традиційною схемою (рис. 3.1). Під обставинами, унаслідок яких утворилися зазначені інформаційні потоки, розуміють причину виникнення операції. Це може бути, скажімо, придбання товарно-матеріальних цінностей, настання терміну нарахування та виплати заробітної плати, стипендій, вибуття товарно-матеріальних цінностей, необхідність здійснення господарських видатків, видатків на відрядження, виявлення під час інвентаризації надлишків чи нестачі товарно-матеріальних цінностей і т. ін.
Рис. 3.1. Суб’єкти фінансово-господарських відносин бюджетних установ
Пункт «документи, в яких фіксується факт господарської операції». Тут містяться дані стосовно первинної документації, тобто такої, в якій вперше з’являється інформація про відповідну трансакцію. Це, наприклад, рахунки-фактури, товарно-транспорт ні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-забірні картки, акт приймання—передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу і т. ін.
Пункт «завдання, в яких використовується дана інформація». Такі завдання визначаються відповідно до напрямків бухгалтерського обліку, в яких відбивається відповідна операція. Так, придбання медикаментів у порядку планових платежів безпосередньо стосується таких напрямів бухгалтерського обліку:
облік медикаментів і перев’язувальних засобів;
облік розрахунків у порядку касових платежів;
облік касових видатків.
Водночас у разі отримання медикаментів у порядку гуманітар ної допомоги виконуються такі завдання:
облік медикаментів та перев’язувальних засобів;
облік доходів бюджетних установ.
Етап поточного обліку
Пункт «облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку». Визначається сукупність відомостей, нагромаджувальних відомостей, карток, книг та інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку.
Пункт «реквізити облікових реєстрів». Це також важлива характеристика облікових номенклатур поточного обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри являють собою певний вид носіїв облікової інформації, призначених для систематизації та нагромадження інформації первинних документів, для відбиття на рахунках бухгалтерського обліку та звітності.
Етап підсумкового обліку
Пункт «форми і найменування звітності, в яких відбиваються дані інформаційні потоки» (розшифровує номенклатуру звітних форм, які визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності і містять як окремі показники, так і загальнофункціонально призначені для відбиття відповідних напрямків обліку). Зауважимо, що для загальних звітних форм (баланс виконання кошторису доходів і видатків, звіт про виконання кошторису доходів і видатків) доцільно вказувати рядок, де має бути відбито зазначену інформацію.
Таблиця 3.1
ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК ГРОШОВИХ КОШТІВ НА СПЕЦІАЛЬНИХ РЕЄСТРАЦІЙНИХ РАХУНКАХ»
№ з/п
Облікова номенклатура
Первинний облік
Складові характеристики
Причини виникнення факту
Документи, в яких фік суються факти господарської діяльності
Завдання, в яких використовуються інформаційні дані
якісні
кількісні
1
Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок плата за навчання у вищому навчальному закладі безготівковим перерахуванням
( Від кого ( Кому ( Дата ( Номер рахунка ( Підстави
( Сума
Укладання контракту на навчання студентів
Платіжне доручення; виписка з рахунка
Облік операцій з власними надходженнями; облік розрахунків з дебіторами
2
Внесено кошти, що надійшли як плата за навчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи
( Від кого ( Кому ( Дата ( Номер рахунка ( Підстави
( Сума
Укладання контракту на навчання
Квитанція об’яви на внесення готівки; виписка з рахунка; видатковий касовий ордер
Облік операцій з власними надходженнями; облік касових операцій
Закінчення табл. 3.1
№ з/п
Облікова номенклатура
Поточний облік
Облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку
Реквізити облікових реєстрів
1
Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок пла та за навчання у вищому навчальному закладі безготівковим перерахуванням
Загальні реквізити МО
( Назва установи ( Місяць та рік складання ( Код за ДКУД
( Ідентифікаційний код за ЄДРПОУ ( номер запису
Меморіальний ордер № 3
( Дата виписки органу Держказначейства (установи банку) ( дебет субрахунка _____ ( кредит субрахунка _____
( залишок на початок місяця ( залишок на кінець місяця ( сума оборотів за МО ( усього
Меморіальний ордер № 4
( КЕКВ ( назва організації, установи, дата, номер документа ( залишок на початок місяця за субрахунком 364 ( дебет субрахунка 364, дата, номер документа, коррахунок — сума, інші записи
( кредит субрахунка 364, дата, номер документа, кор. субрахунок — сума, інші записи ( залишок на кінець місяця за субрахунком 364 ( сума оборотів за МО ( усього
2
Внесено кошти, що надійшли як плата за навчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи
Меморіальний ордер № 1
( Дата звіту касира ( дебет субрахунка _____ ( кредит субрахунка _____ ( усього
( залишок на кінець місяця ( залишок на початок місяця ( сума оборотів за МО
Меморіальний ордер № 3
( Дата виписки органу Держказначейства (установи банку) ( дебет субрахунка _____ ( кредит субрахунка _____
( залишок на початок місяця ( залишок на кінець місяця ( сума оборотів за МО ( усього
Касова книга
( Номер документа ( залишок на початок дня ( від кого одержано або кому видано ( номер коррахунка
( прибуток ( видаток ( разом за день ( залишок на кінець дня ( у т. ч. на зарплату
Картка аналітичного обліку готівкових операцій
( КФК вид спеціального фонду ( КЕКВ ( залишок на початок місяця
( надходження, видаток, залишок на кінець дня ( усього
№ з/п
Облікова номенклатура
Підсумковий облік
Форми звітності, які містять інформацію щодо облікових номенклатур
Користувачі інформації
Завдання, в яких використовуються інформаційні дані
1
Надійшла на спеціальний реєстраційний рахунок плата за навчання у вищому навчальному зак ладі безготівковим перерахуванням
ф. № 4-1 мд (мм); ф. № 4-1 кд (км); ф. № 4; Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги, що надаються бюджетними установами; ф. № 7 мд (мм); ф. № 7 кд (км), ф. № 7; Звіт про заборгованість бюджетних установ
Міністерство освіти і науки; управління Державного казначейства України; головний бухгалтер установи; керівник установи (ректор ВНЗ)
Контроль за виконанням кошторису установи в частині спеціального фонду; планування заходів та видатків спеціального фонду установи на майбутній рік
2
Внесено кошти, що надійшли як плата за на вчання до каси вищого навчального закладу, на спеціальний реєстраційний рахунок установи
ф. № 4-1 мд (мм); ф. № 4-1 кд (км); ф. № 4
Міністерство освіти і науки; управління Державного казначейства України; головний бухгалтер установи; керівник установи (ректор ВНЗ)
Контроль за виконанням кошторису установи в частині спеціального фонду; планування заходів та видатків спеціального фонду установи на майбутній рік
Пункт «користувачі інформації». Визначається коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, які використовують інформаційні дані, що їх містять відповідні форми звітності.
Пункт «завдання, в яких використовуються дані» (його бажано включати до організації облікових номенклатур). Окреслюються сфери управлінської діяльності (як на мікро-, так і на макрорівні), для яких відповідні підсумкові показники обліку становлять інформаційне забезпечення.
Організація облікових номенклатур реалізується за допомогою такого графічного методичного прийому, як таблиця (табл. 3.1). Зауважимо, що організація облікових номенклатур зводиться, по суті, до ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації. Це пояснюється тим, що інформація фінансово-господарської сфери набуває статусу об’єкта, а отже, і юридичної сили із занесенням її у відповідний носій. Тому організація облікових номенклатур є основою організації носіїв інформації.
3.2. Організація носіїв облікової інформації
Із курсу «Теорії бухгалтерського обліку» відомо, що під носієм облікової інформації розуміють матеріальний об’єкт, призначений для запису, передавання та зберігання облікової інформації. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виокремлюють три види носіїв облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерську звітність (рис. 3.2).
Рис. 3.2. Характеристика етапів бухгалтерського обліку через носії облікової інформації
Кожний з видів носіїв облікової інформації об’єднує під від повідною назвою багато різноманітних документів, облікових ре єстрів та звітних форм. Максимально повне вивчення переліче них носіїв інформаційних даних за наявного їх розмаїття можли ве за допомогою класифікації. Отож звернімося до класифікації — одного з методів пізнання та дослідження об’єктів, сутність якого полягає в поділі на класи за спільними ознаками розглядуваних об’єктів і закономірними зв’язками між ними (носії інформації підсумкового етапу бухгалтерського обліку розглядаються в розд. 10).
Рис. 3.3. Класифікація бухгалтерських документів
Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволу адміністрації (власника) на їх проведення. У спеціалізованій літературі існує чимало класифікацій первинних документів, причому кількість класифікаційних ознак коливається від 3 до 7. Загалом налічується 10 класифікаційних ознак. Оскільки докладну характеристику кожного з утворюваних класів подано в курсі «Теорії бухгалтерського обліку», обмежимось схемою основних класифікаційних зв’язків первинних документів (рис. 3.3).
Облікові реєстри — це носії інформації спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, узятих до обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними (рис. 3.4), причому у спеціалізованій літературі можна знайти від 4 до 8 класифікаційних ознак реєстрів бухгалтерського обліку.
Організація фіксування облікової інформації у відповідних носіях передбачає кілька етапів:
вибір і групування форм носіїв облікової інформації;
організацію носіїв облікової інформації;
складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.
Вибір носіїв облікової інформації здебільшого зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Щодо діяльності бюджетних установ це такі нормативні документи:
Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління Національного банку України від 12.02.2001 № 72.
Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Правління Національного банку України від 29.03.2001 № 132.
Наказ Держказначейства України «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів», та складання Інструкції, затвердженої наказом Держказначейства від 02.12.97 № 125.
Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Держкзначейства від 18.12.2000 № 130.
Рис. 3.4. Класифікація облікових реєстрів
Порядок складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ, затверджений Наказом Державного казначейства від 06.10.2000 № 100.
Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм бланків суворої звітності і введення їх у дію» від 11.03.96 № 67.
Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.95 № 277.
Наказ Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями» від 22.05.96 № 144.
Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.08.2000 № 68.
Інші нормативні акти.
Зазначені нормативні акти містять повну інформацію щодо характеристик відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків — форми бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило, натурального розміру, та опису процедури фіксації інформації.
Зауважимо, що відповідно до таких нормативних актів, як:
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 № 88 (дод. 2);
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-ХІV (дод. 1),
як первинні документи, так і облікові реєстри можуть бути складені на паперових або машинних носіях; у разі, якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю потребам установи, зазначені суб’єкти господарювання можуть розробляти власні носії облікової інформації.
Відповідно до цього постає проблема розробки форм носіїв інформації, яку буде розглянуто далі. Для оптимізації та упорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах і організаціях застосовують табель форм первинних документів та облікових реєстрів і альбом форм паперових носіїв облікової інформації.
Табель форм первинних документів та облікових реєстрів являє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб’єктом господарювання у процесі бухгалтерського обліку, із докладною характеристикою їх параметрів. Табель форм — це таблиця, в якій стосовно кожного з носіїв інформації подаються такі відомості:
найменування форми;
код форми;
яким нормативним документом введена;
періодичність складання;
особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації;
адресність погодження носія інформації (у разі потреби);
порядок підписання;
порядок затвердження;
проставлення печатки;
місце зберігання;
строки зберігання.
Табель форм носіїв інформації є, по суті, довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і у складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.
Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій являє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб’єкта господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. Альбом є, по суті, додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформації містить:
титульну сторінку;
перелік носіїв інформації; зразки носіїв інформації;
вказівки щодо їх заповнення.
Формування пакета носіїв облікової інформації здійснюється згідно з напрямками бухгалтерського обліку (див. розд. 1).
Зразки носіїв інформації подаються в альбомі у вигляді віддрукованих примірників, оформлених належним чином. Вказівки з оформлення є конспективними фрагментами інструкції зі складання того чи іншого носія облікової інформації, що містять головні її положення.
Організація фіксування інформації в носіях облікової інформації первинного і поточного етапів охоплює кілька технологічних процесів руху та обробки:
складання первинних документів (вимірювання та фіксування);
приймання документів та їх перевірку;
обробку первинних документів;
перенесення інформації до облікових реєстрів.
Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми варто розуміти комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її відтворення. Для визначення інструментів організації згадаймо кожний із послідовних етапів.
Складання первинних документів відповідно до діючої нормативної бази має відбуватись у момент здійснення операції, в окремих випадках — безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих, так і типових для бюджетних установ і організацій. Записи в первинних документах виконуються темним чорнилом чи пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів і т. ін. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає документ, може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампа, символа чи іншим механічним або електронним способом. У разі механізованого варіанта складання документів (за допомогою обчислювальної техніки чи інших засобів оргтехніки) підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.
Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських опе рацій, їх виконання всіма структурними підрозділами покладено на керівника установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до завдання і вимог щодо складання первинних документів можна визначити організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксування інформації в носіях це такі заходи:
чіткий поділ функціональних обов’язків працівників, зайнятих у процесі документування господарських операцій;
забезпечення відповідного рівня кваліфікації працівників, зайнятих обліковою працею, розробкою інструкцій зі складання первинних документів, проведенням інструктажу, забезпеченням працівників інструктивними матеріалами з укладання первинної документації;
визначення реальних нормативів часу з операцій документування;
розробка графіка документообороту та його чітке дотримання;
забезпечення працівників необхідними засобами вимірювальної, обчислювальної та організаційної техніки;
забезпечення працівників, що виконують облікові функції, необхідною кількістю етапів первинної документації.
Наступний етап — приймання та перевірка первинних документів — характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні документи передаються до бухгалтерії відповідно до встановлених у графіках документообороту строків. Усі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов’язковій перевірці. Перевірка первинних документів тра диційно поділяється на такі види:
за формою;
за змістом.
Кожний із видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так, перевірка за формою передбачає:
формальну перевірку — носії облікової інформації мають бути складені за формою, визначеною наведеними раніше нор мативними актами згідно з усіма реквізитами та вимогами до оформлення;
експертну перевірку — первинний документ перевіряється на автентичність, установлюється дійсність підписів осіб, що складали документ, реальність реквізитів та записів;
арифметичну перевірку — первинний документ перевіряється на правильність наявних у ньому арифметичних підрахунків.
Перевірка за змістом охоплює:
економічну перевірку — за кожним документом визначається економічна доцільність проведення господарської операції. Зауважимо, що цей вид перевірки стосується попереднього контролю, який здійснюється головним бухгалтером під час візування угод, наказів, підписання касових та банківських документів;
правову перевірку — кожна з господарських операцій має відповідати нормативно-правовій базі, яка регулює фінансово-господарську діяльність установи чи організації;
перевірку законності — відображені в первинних документах операції мають здійснюватись за дозволом керівника установи та головного бухгалтера, посадових осіб, що визначають і здійснюють керівництво фінансово-господарським життям суб’єк та господарювання;
логічну перевірку — зафіксовані в первинному документі кількісні показники перевіряються на предмет логічного зв’язку з відповідними показниками.
Первинні документи, що відбивають операції, які суперечать законодавству, а також встановленому порядку приймання, зберігання та використання грошових коштів, товарно-матеріаль них та інших цінностей, не приймаються до виконання. Такі документи передаються головному бухгалтерові установи чи організації для прийняття певного рішення та вжиття відповідних заходів.
Забезпечення раціональної організації цього етапу фіксування інформації в первинних документах і облікових реєстрах потребує постановки і розв’язання таких завдань:
технічного забезпечення праці працівників бухгалтерської служби на основі ПК;
формування та постійного оновлення довідкової нормативної бази з питань бухгалтерського обліку;
створення за допомогою технічних засобів бази ідентифікаційних ознак (підписів, кодів) осіб, які за своїми функціональними обов’язками беруть участь в обліковому процесі;
утворення мережі мобільного зв’язку між бухгалтерією і структурними підрозділами з використанням ПК і засобів електронної пошти.
Останній етап документування — обробка первинних документів — є також складним за технологією і охоплює такі операції:
таксування первинних документів;
групування показників первинних документів;
контирування первинних документів.
Таксування, або розцінювання, являє собою визначення грошової оцінки господарської операції, що зафіксована в первинних документах, приведенням натуральних і трудових вимірників до узагальненого грошового. Необхідність проведення такої процедури зумовлена тим, що значна частина первинної документації, що передається до бухгалтерії, не містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій (накладні, забірні картки і т. ін.). Під час таксування в документах фіксується ціна і сума:
щодо натурального вимірника визначається добуток ціни за одиницю на кількість товарно-матеріальних цінностей (у метрах, кілограмах тощо);
щодо трудового вимірника визначається добуток кількості одиниць відпрацьованого часу (робочий день, година, хвилина) та вартості одиниці даного часу.
Групування передбачає сортування первинних документів за змістом господарських операцій, об’єднання їх у групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мета групування — уникнути громіздкості бухгалтерського обліку завдяки підготовці зведених даних щодо його об’єктів.
Процедура контирування являє собою визначення і фіксування кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій здійснюється в бік деталізації: спочатку на рівні синтетичних рахунків, потім — аналітичних. Після ідентифікації господарських операцій проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою — на першому документі або в кінці зведеного документа.
Усі зазначені технологічні операції процесу обробки даних первинного обліку становлять підготовчий етап подальших записів у носії інформації поточного обліку — облікові реєстри. Згідно з цим посилюється потреба в оптимізації процесу щодо чіткості та якості виконуваних робіт. Отже, до заходів з організації обробки первинних документів належать такі:
забезпечення працівників бухгалтерії сучасною обчислюваль ною технікою;
використання під час групування документів допоміжних засобів класифікації (кольорові затискачі чи канцелярські скріпки і т. ін.) документів за відповідними ознаками;
розробка облікових номенклатур та доведення їх до працівників бухгалтерської служби, що здійснюють обробку первинної документації для використання;
забезпечення зазначених працівників розробленими типовими проведеннями щодо операцій за відповідними напрямками обліку.
Наступним етапом фіксування інформації в носіях інформації є перенесення інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому вже опрацьовані документи підлягають відмічанню в установленому порядку:
за ручного варіанта обробки — заноситься дата запису в обліковий реєстр;
за механізованого варіанта обробки — відбиток штампа оператора, який відповідає за обробку документів.
Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру надходження первинних документів до місця обробки відповідно до графіка документообороту. Зауважимо, що порядок запису господарських операцій передбачає різні підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах аналітичного обліку, а потім — синтетичного і навпаки. Для забезпечення якісної і достовірної реєстрації потрібно передбачити таку систему організаційних заходів:
автоматизацію процесу облікової реєстрації;
дотримання термінів графіка документообороту та інструкцій зі складання носіїв облікової інформації;
удосконалення системи реєстрів облікової інформації з можливим поєднанням синтетичного та аналітичного обліку.
Важливим організаційним моментом щодо фіксування інформації в носіях облікової інформації є розробка робочих інструкцій щодо їх складання. За функціональним призначенням вони є додат ковим довідковим інформаційним матеріалом, який разом з обліковими номенклатурами та графіками документообігу становлять повний пакет інструментів організації носіїв облікової інформації.
Робоча інструкція містить вказівки щодо порядку складання кожного носія облікової інформації за виконавцями. Здебільшого зразок правильно оформленого документа додається до інструкції або в ній вказується сторінка альбому форм носіїв облікової інформації, на якій розміщено відповідний документ чи реєстрацію обліку. Робоча інструкція визначає:
виконавців окремих операцій;
види операцій за кожним із виконавців;
складові кожної операції — складання, прийняття, перевірки, обробка документів, перенесення інформації.
Розробка робочих інструкцій є особливо необхідною в умовах часткової чи обмеженої автоматизації облікового процесу. Зауважимо, що саме так можна схарактеризувати стан і ступінь оснащеності його засобами комп’ютерної техніки. Робочі інструкції не варто підміняти усним інструктажем з огляду на притаманну йому ірраціональність чи витягами з інструкцій керівних органів, оскільки вони надто загальні. Розроблені в належному порядку робочі інструкції розмножуються і надаються кожному з виконавців функцій за відповідними носіями облікової інформації. Для узагальнення процесу розробки робочих інструкцій носіїв облікової інформації контрольні їх примірники включаються до складу альбома форм носіїв облікової інформації у формі останнього розділу.
3.3. Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації
Як зазначалося раніше у цьому розділі, установи та організації, відповідно до чинної нормативної бази мають право в разі потреби розробити власні форми носіїв облікової інформації. При цьому утворені її носії мають відповідати певним вимогам:
текстова частина має подаватися українською мовою або в разі перекладу її іноземною мовою бути за логікою ідентичною оригіналові;
форми, документи та реєстри мають відповідати принципам юридичної сили і доказовості.
Крім зазначених вимог можна назвати низку умов, яких бажано додержувати установам і організаціям:
для виготовлення носіїв облікової інформації використовувати встановлені стандартами формати паперу;
максимально пристосувати носії до обробки їх за допомогою технічних засобів організаційної техніки;
забезпечити логічну стрункість набору показників кожної форми;
оптимально деталізувати інформацію на її носіях та розмежувати поля основної і додаткової інформації.
Процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на розглянуті далі етапи:
1. Визначення основних характеристик майбутньої форми.
Цей етап передбачає ідентифікацію носія інформації за такими ознаками:
напрямками бухгалтерського обліку (облік доходів і видатків, облік розрахунків, облік грошових коштів, облік товарно-матеріальних цінностей);
характером та призначенням (відповідно до класифікацій документів і облікових реєстрів);
рухом носія облікової інформації у часі й просторі;
виконавцями операцій з обробки носіїв;
способом відбиття господарських операцій;
кількістю примірників (відповідно до споживачів уміщеної на носіях інформації).
2. Вибір необхідних інформаційних даних.
Інформацію, що її містить форма майбутнього документа чи ре- єстра, можна поділити на обов’язкові та додаткові дані. Обов’язкові дані, що надають відповідному носієві облікові інформації юридичної сили і забезпечують його доказовість, називаються реквізитами.
Реквізити згідно з різними класифікаційними ознаками також поділяють на групи:
1. За ступенем спеціалізації:
обов’язкові загальні;
загальні;
спеціальні.
2. За призначенням:
групувальні;
довідкові;
кількісні;
вартісні.
До обов’язкових загальних реквізитів відповідно до Закону Украї ни «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку щодо первинних документів належать:
назва документа (форми);
дата і місце складання;
назва підприємства (установи), від імені якого складено документ;
зміст та обсяги господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Загальні реквізити облікових реєстрів мають містити такі дані:
назву форми;
період реєстрації господарської операції;
прізвища і підписи осіб чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у складанні реєстрів.
До спеціальних реквізитів належать дані, які неодмінно мають бути наведені щодо окремих господарських операцій. Наприклад стосовно платіжного доручення спеціальними реквізитами є код банку, код одержувача, код платника, підпис банку; стосовно заявки на видачу готівки — номер реєстраційного (спеціального) рахунка; код бюджетної класифікації; період, за який складено розрахункову відомість, штамп казначея тощо.
Згідно з другою класифікаційною ознакою — призначенням — утворюються, як уже зазначалося, чотири групи реквізитів, що містять, скажімо, таку інформацію:
номенклатурний та інвентарний номери, вид операції, номер рахунка, код економічної класифікації видатків бюджету — групувальні реквізити;
назву установи, номер носія облікової інформації, період, на який виписується документ чи складається реєстр, код функціональної і відомчої класифікації — довідкові реквізити;
одиницю виміру, ліміт, дату видачі, норму зносу — кількісні реквізити;
одиницю, вартість, знос (у гривнях), суму платежу — вартісні реквізити.
Як ще одну класифікаційну ознаку беруть ступінь обробки, виокремлюючи такі групи:
реквізити, які обробляють (кількість, ціна, вартість, сума тощо);
реквізити, які не обробляють (підпис, назва установи).
Додаткові дані не мають обов’язкового характеру, а їх наявність і обсяг залежать від завдань, що їх ставлять перед носієм облікової інформації розробники.
3. Попереднє проектування зон розміщення інформації.
На цьому етапі відповідні групи реквізитів розміщують на носії облікової інформації, дбаючи про виконання умов-рекоменда цій, які передбачають:
відповідність внутрішній побудові технології облікового про цесу (реквізити, що їх заповнює і обробляє одна особа, розміщуються поряд);
логічну залежність (графи реквізитів, між якими є арифметична та логічна залежність, розміщуються поряд);
пристосованість до автоматичного способу обробки (послідовність розміщення реквізитів має бути такою, яку передбачено для введення в ПК);
зручність розміщення (реквізити мають бути розміщені так, щоб забезпечувалась зручність записів);
легкість читання (розмір і формат реквізитів мають відповідати певним вимогам).
4. Вибір форм розміщення реквізитів у зоні.
Цей етап полягає в розгляді принципових особливостей кожної з форм щодо конкретного носія облікової інформації. Застосовують такі форми розміщення реквізитів:
анкетну — поле носія інформації умовно поділяють на дві частини, при цьому ліва призначена для розміщення реквізитів, а права — для запису вміщуваних у конкретному реквізиті даних і відповідей;
зональну — носій інформації поділяється на зони горизонтальними і вертикальними лініями;
табличну — поле носія інформації являє собою таблицю з графами по вертикалі і горизонталі;
комбіновану — поєднуються дві і більше перелічених форм розміщення реквізитів.
5. Монтаж форми носія інформації.
Повністю компонуються елементи інформації: остаточно фор муються групи реквізитів (за поданими щойно рекомендаціями), комплектуються поля зон (із утворених груп реквізитів), а також остаточно формуються поля зон у носії облікової інформації.
6. Обчислення загальної площі та вибір формату.
На цьому етапі передбачено:
визначити площу аркуша майбутнього носія інформації;
забрати стандарт бланка.
Щоб обчислити площу аркуша, визначають основні виміри поля носія інформації — довжину і ширину. Обчислюючи ширину, визначають кількість знаків у реквізитах, показниках, додаткових даних і кількість знаків у рядку, що відповідає певному реквізиту щодо заповнення. При цьому потрібно враховувати, що на кожний знак (буква, цифра, розділовий знак, пробіл) відводиться не менш як 3 мм по горизонталі з додаванням до сформованого рядка по 15—20 мм на лівому полі і 10 мм на правому полі. Довжина, у свою чергу, складається із суми добутку кількості рядків і ширини площі цих рядків (для кожного рядка відводять від 3 до 10 мм по вертикалі залежно від умов складання носія облікової інформації та його характеру) та додаткових припусків: 10—15 мм на нижнє, 10 мм — на верхнє поле.
Визначивши площу аркуша, переходять до вибору стандарту бланка. Зауважимо, що йдеться не про будь-який можливий вільний формат, а саме про стандарт. Такий підхід пояснюється впровадженням ще на початку минулого століття унифікованих форматів паперу.
Усі розміри форматів прийняті Міжнародною організацією зі стандартизації і закріплені стандартом 216 : 1975. «Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда А и В». Згідно з положеннями зазначеного стандарту кожному формату паперу відповідає певний шифр, що складається з двох знаків:
літери (А чи В);
цифри (числовий ряд цілих чисел від 1 і далі).
Вітчизняні носії інформації загалом та носії облікової інформації зокрема складаються на папері формату А (табл. 3.2).
Таблиця 3.2
СТАНДАРТИ АРКУШІВ ФОРМАТУ А
Шифр стандарту
Розміри, мм
Приклад носія інформації
А 1
576 ( 812
Газетний аркуш
А 2
408 ( 576
Половина газетного аркуша
А 3
288 ( 407
Меморіальний ордер
А4
203 ( 288
Бланк угоди на виконання робіт, послуг
А5
144 ( 203
Платіжне доручення
А6
101 ( 144
Видатковий касовий ордер
А7
72 ( 101
Квитанція до прибуткового касового ордера
При цьому найчастіше використовуються формати А3, А4, А5.
7. Креслення та подальше редагування ескізу носія інформації.
Цей етап
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора