Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 4
ОБЛІКОВИЙ ПІДРОЗДІЛ УСТАНОВИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ЙОГО РОБОТИ
Основні терміни і поняття: організаційна структура бух галтерії: лінійна, лінійно-штабна, комбінована; організа- ційні регламенти: робочі інструкції, положення; головний бухгалтер: його права та обов’язки; організація роботи го ловного бухгалтера; принципи, елементи організації праці працівників бухгалтерії; ергономічне забезпечення та його організація; соціальне забезпечення та його організація.
4.1. Організаційна побудова бухгалтерії як окремої ділянки бюджетних установ
Під організаційною побудовою апарату бухгалтерії розуміють внутрішні логічно-послідовні зв’язки у структурі зазначеного підрозділу установи (організації). Структура бухгалтерії залежить від багатьох факторів, до яких належать:
характер діяльності;
обсяги діяльності установи;
організаційна форма бухгалтерського обліку, що прийнята установою;
чисельність персоналу установи;
рівень автоматизації бухгалтерського обліку тощо.
Відповідно до встановлених варіантів сукупності зазначених факторів розрізняють три види організаційних структур:
лінійну;
лінійно-штабну;
комбіновану.
Лінійний тип організаційної структури передбачає пряме підпорядкування працівників бухгалтерської служби її керівникові — головному бухгалтерові. При цьому апарат бухгалтерської служби поділяється на групи обліку відповідно до основних об’єктів обліку (рис. 4.1). У разі лінійного типу організаційної структури на наведеній схемі можна також виокремити ланцюжок заступника головного бухгалтера (з питань планово-фінан сової діяльності; методології обліку та його організації тощо) зі збереженням повної підпорядкованості головному бухгалтерові. Цей тип організаційної структури характерний для бюджетних установ і організацій з незначним обсягом діяльності та чисельністю працівників апарату бухгалтерії до 15 осіб.
Рис. 4.1. Лінійна організаційна структура апарату центральної бухгалтерії медичного закладу
Лінійно-штатна організаційна структура бухгалтерської служби характеризується наявністю проміжних ланок — секторів, які поєднують у собі групи. Механізм регламентації роботи за зазначеним варіантом описується схемою:
Головний бухгалтер → Керівник сектора → Керівник облікової групи.
Керівники секторів є заступниками головного бухгалтера. Як правило, у межах бухгалтерської служби бюджетних установ формуються розрахунковий грошовий і матеріальний сектори, а в межах кожного з них утворюються відповідні групи (рис. 4.2). Цей тип організаційної структури характерний для порівняно великих бухгалтерських служб, чисельність працівників яких становить від 25 до 30 осіб.
Комбінований тип організаційної побудови апарату бухгалтерії полягає в поєднанні багатоступінчастих та прямих зв’язків у структурі апарату. Характерним для цього варіанта є значний обсяг роботи бухгалтерської служби з розширенням сфери її повноважень і функцій. Комбінований тип застосовується в міністерствах, відомствах, інших органах центральної виконавчої влади. За таких умов об’єктивно логічною є передача частини прав голов ного бухгалтера заступникам чи керівникам секторів.
Рис. 4.2. Схема лінійно-штатного типу організаційної структури бухгалтерії вищого навчального закладу
Вибираючи той чи інший тип організаційних структур, потрібно сформувати коло вимог, яким має відповідати побудова апарату бухгалтерії. До загальних вимог належать такі:
узгодженість та оперативний зв’язок між бухгалтерією та структурними підрозділами і окремими виконавцями;
оптимальна внутрішня робота бухгалтерської служби в часі і та просторі;
якісне обслуговування установи (організації) в цілому та керівних структур зокрема.
Формування структурних зв’язків бухгалтерської служби є одним із найважливіших напрямків організації роботи апарату бухгалтерії. Зазначений процес починається з розробки та затвердження системи посад за штатним розкладом. Установлюючи посадовий склад працівників бюджетних установ, керуються штатними нормативами, що діють у відповідній галузі. При цьому остаточне визначення складу будь-якого структурного підрозділу бюджетної установи перебуває у віданні бухгалтерської служби вищої організації, яка й затверджує кошторис доходів та видатків разом із штатним розкладом установи. Кількість штатних одиниць залежить від обсягів діяльності установи та від можливості відповідного бюджету забезпечити заплановані кошторисом її видатки. При цьому в умовах суворого режиму економії бюджетних коштів саме цей фактор відіграє вирішальну роль у визначенні складу штатних одиниць установ і організацій, що отримують асигнування з бюджету. Під впливом зазначених факторів питання формування складу та системи посад зводиться до максимальної їх оптимізації. За цих умов важливого значення набувають питання раціонального поділу обов’язків чи професійного поділу праці, кооперування праці та інших заходів з організації роботи апарату бухгалтерії.
4.2. Принципи, вимоги та елементи організації праці працівників бухгалтерської служби
Бюджетні установи як суб’єкти господарювання, що виконують чимало соціальних функцій, за своєю внутрішньою структурою являють собою складний господарський механізм. Реалізація покладених на них завдань можлива за умов постійних зв’язків між ланцюжками чи структурними підрозділами та налагодженої системи управління. Важливу роль у зазначеному механізмі відіграє обліковий процес, який, з одного боку, поєднує в собі складові цього механізму на рівні суцільного збирання інформаційних даних, а з іншого — у результаті процесу обробки облікової інформації забезпечує керівництво установи (на виході із системи бухгалтерського обліку) інформацією, необхідною для прийняття управлінських рішень. А оскільки здійснення облікового процесу, навіть за умов максимальної його автоматизації, неможливе без праці виконавців облікових функцій — працівників бухгалтерської служби та окремих уповноважених осіб інших структурних підрозділів, питання організації цієї праці постає як головне.
Зазначимо, що праця виконавців облікових функцій, безумовно, має свої особливості. Насамперед це високий інформативний рівень, локальний характер праці щодо простору, суцільність виконуваних функціональних обов’язків тощо. З огляду на сказане можна виокремити основні принципи, яким має відповідати організація праці у сфері бухгалтерського обліку:
науковість (використання напрацювань науки і практики щодо організації діяльності даної категорії працівників);
суцільність (постійні пошуки шляхів удосконалення організації праці);
комплексність (застосування комплексу організаційних, техніко-економічних, санітарно-гігієнічних, психологічних та інших заходів);
плановість (проектування комплексу заходів щодо організації праці).
Відповідно до наведених принципів виокремлюють елементи організації праці, чи заходи, що забезпечують їх реалізацію:
чітке адресне керівництво процесом організації праці;
професійна спеціалізація праці;
кооперування праці;
нормування праці;
наявність концепції мотивації праці.
Як уже зазначалося, питання організації бухгалтерського обліку перебувають у віданні головного бухгалтера. В окремих випадках керівник бухгалтерського підрозділу може передавати зазначені функції заступникові. Здійснивши поділ всієї системи організаційних заходів за видами — організація технології облікового процесу, організація забезпечення облікового процесу, організація роботи апарату бухгалтерії, організація розвитку бухгалтерського обліку, головний бухгалтер може передати окремі повноваження кожному із заступників, зберігши за собою загальне керівництво. У будь-якому з обраних варіантів запорукою реалізації визначеної системи заходів є чітка адресність щодо функцій з їх виконання.
Посадова особа, що несе відповідальність за організацію праці в бухгалтерському підрозділі, має відповідати певним вимогам:
користуватись авторитетом серед колег;
мати високий рівень професійної підготовки;
володіти навичками та знаннями щодо управління персоналом, робочим часовим навантаженням та іншими напрямками організації праці;
постійно підвищувати професійний рівень і вивчати й застосовувати передовий досвід міжнародної та вітчизняної практики, результати сучасних наукових досліджень.
До обов’язків такої посадової особи належать:
визначення розподілу функцій щодо працівників бухгалтерської служби;
установлення рівнів кооперування праці;
аналіз трудового процесу і витрат робочого часу;
нормування праці працівників бухгалтерської служби;
оптимізація чисельності персоналу бухгалтерської служби;
розробка робочих організаційних регламентів (положення про бухгалтерію, сектор, групу; посадових інструкцій);
вироблення механізму добору кандидатів на працевлаштування;
розробка концепції мотивації праці;
організація соціального забезпечення;
організація ергономічного забезпечення.
Робота бухгалтерської служби починається з її комплектації. Вакансії робочих місць за відповідного обсягу роботи потребують заповнення. Процес приймання на роботу передбачає деталізацію вимог до вакантної посади (рахівник, обліковець, старший бухгалтер, старший економіст, керівник групи, сектора, головний бухгалтер, заступник головного бухгалтера) і до кандидатури на її отримання, добір кандидатів і приймання.
Деталізація вимог до вакантної посади по суті відбиває положення посадової інструкції. Формуючи ці вимоги, варто виокремити обов’язки чи функції посадових осіб, кваліфікаційні вимоги та спектр професійних навичок і знань. За наявності кандидатур на певну посаду слід упевнитись, що вони фактично відповідають вимогам, які висуває установа чи організація. Добір кандидатур здійснюється одним з таких методів:
співбесідою;
анкетуванням;
тестуванням;
комбінованим.
Анкета, як і тести, має бути підготовлена посадовою особою, що відповідає за організацію бухгалтерського обліку в установі, за участю керівників відповідних груп обліку. Анкети і тести можуть бути різними і містити від 10 до 50 позицій (запитань чи тестів). За наявності багатьох кандидатур зазначені методи є доволі ефективними й економічними, оскільки дають змогу швидко окреслити коло потенційних працівників.
Як правило, після анкетування чи тестування кандидат на посаду проходить співбесіду, яка являє собою обмін інформацією між представниками бухгалтерської служби (посадової особи, що відповідає за організацію бухгалтерського обліку, та керівника групи за відповідним напрямом обліку, де є вакантна посада) та кандидатом на працевлаштування. У процесі співбесіди представники бухгалтерської служби мають визначити:
здібності кандидата (чи здатний кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації);
мотивацію кандидата (чи налаштований кандидат успішно працювати на посаді, у відділі, в організації).
Оцінити кандидата потрібно відразу після співбесіди.
Для забезпечення бухгалтерської служби кваліфікованими кадрами головний бухгалтер чи його заступник має установити зв’язок з профільними навчальними закладами різних рівнів акредитації. Підготовкою майбутніх фахівців до праці в кожній бюджетній установі чи організації стає проведення виробничої практики на її базі.
Професійний поділ праці чи спеціалізація передбачає ідентифікацію конкретних функцій щодо відповідних виконавців. Спеціалізація є засобом поліпшеного виконання роботи стосовно якісних і кількісних характеристик процесу за однакових витрат праці.
Щодо процесу бухгалтерського обліку спеціалізація визначає:
поділ праці за напрямками обліку;
поділ праці за видами робіт.
Перший поділ передбачає виокремлення оптимальної кількості напрямків обліку, до яких, як зазначалося, відносять:
облік доходів загального фонду;
облік доходів спеціального фонду;
облік грошових коштів;
облік розрахунків з дебіторами та кредиторами;
облік розрахунків з працівниками, службовцями;
облік розрахунків зі стипендіатами;
облік запасів;
облік необоротних активів тощо.
Зазначені напрямки перетворюються на умовно самостійні складові процесу облікових робіт, які впливають на формування внутрішньої структури бухгалтерської служби, оскільки на основі визначеного кола напрямків обліку формуються групи, сектори, відділи як горизонтальні утворення апарату бухгалтерії.
На практиці сектори є первинними горизонтальними ланцюжками й утвореннями 1-го рівня. У практиці бюджетних бухгалтерій виокремлюють від 2 до 5 секторів (розрахунковий, матеріальний, фінансовий тощо). Групи, сформовані всередині секторів, провадять облік за конкретними напрямками. При цьому одній групі може відповідати один (у разі багатьох і регулярних операцій) чи кілька напрямків.
Поділ праці за видами робіт здійснюється як за горизонтальними рівневими структурами бухгалтерської служби, так і по вертикалі. Згідно із загальною схемою технології облікового процесу, а отже, виділення відповідних операцій, здійснюється поділ бухгалтерської праці всередині елементарних (нижчих) структурних ланцюжків (груп). Зазначений поділ відбувається за кваліфікаційними характеристиками працівників: складність робіт має бути зіставлена з рівнем знань і навичок чи кваліфікаційною категорією працівника. Коли йдеться про поділ видів робіт, потрібно враховувати індивідуальні особливості працівника, рівень його інформативної грамотності тощо. Чітке дотримання адресності виконання відповідних робіт по горизонталі сприятиме подальшому вдосконаленню професійного рів ня працівників.
Поділ праці по вертикалі передбачає визначення обсягу та видів робіт для середньої первісної ланки керівної структури (керівників груп, секторів) та вищої ланки (головного бухгалтера, головного економіста, заступників головного бухгалтера). Оскільки рух облікової інформації по вертикалі здійснюється переважно знизу вгору з тенденцією до узагальнення, рівень керівництва визначає рівень узагальнення. Так, керівники груп можуть фіксувати інформацію в меморіальних ордерах на основі даних первинного обліку, попередньо перевірених, прийнятих і оброблених технічними виконавцями — рахівниками, розрахунковцями, обліковцями та ін. Керівники секторів чи заступники головного бухгалтера готують звітність до соціальних фондів, органів казначейства, податкових органів, вищих структур за відповідними топологічними напрямками. Головний бухгалтер, здійснюючи загальне керівництво, як правило, відповідає за ведення книги «Журнал-Головна» та готує окремі звітні форми.
Згадаймо, що бухгалтерський облік як у часі, так і у просторі має всі характерні особливості процесу, а тому спеціалізація праці потребує її подальшого кооперування. Кооперування полягає у встановленні взаємозв’язків між окремими виконавцями та їх групами, що зайняті виконанням окремих, але пов’язаних між собою процесів. Зауважимо, що чим глибший рівень спеціалізації застосовується в тій чи іншій організаційній структурі, тим ширша сфера кооперування, оскільки більша кількість безпосередніх виконавців потребують логічного взаємопогодження чи об’єднання.
Щодо бухгалтерської праці завдання кооперування полягає в поєднанні трудових зусиль працівників, які виконують облікові функції. При цьому відповідно до виокремлення двох категорій виконавців, зайнятих у обліковому процесі, — працівників облікової служби та працівників інших структурних підрозділів, які виконують окремі облікові операції, розглядають такі організаційні рівні кооперування праці:
внутрішній, що полягає у встановленні зв’язків між працівниками бухгалтерської служби та її ланками;
зовнішній, що передбачає кооперування праці працівників інших структурних підрозділів та апарату бухгалтерії.
З приводу форм кооперування облікової праці зауважимо, що оскільки спеціалазація, чи поділ праці, є первинною серед форм організації праці облікових працівників, може йтися лише про складну кооперацію.
Кооперування праці дає змогу підтримувати в роботі узгодження між індивідуальними і колективними виконавцями облікових функцій, забезпечувати безперервність процесу бухгалтерського обліку, якісність і своєчасність надання відповідної інфор маційної бази для прийняття управлінських рішень, а також скорочувати трудові витрати, що, у свою чергу, забезпечує оптимальне використання облікових кадрів.
Для визначення обсягів облікових робіт згідно з чисельністю працюючих в цілому і за секторами, групами використовують систему норм і розрахункових показників. Зазначена система норм базується на трьох методах аналізу трудового процесу і затрат робочого часу.
Експертний метод оцінювання трудомісткості робіт — експертизу проводить спеціальна комісія у складі висококваліфікованих спеціалістів з бухгалтерського обліку, планування і фінансів.
Дослідно-статистичний метод — дослідження полягає в порівнянні трудомісткості аналогічних робіт на основі статистичних даних з індивідуальних планів (завдань працівників бухгалтерської служби).
Розрахунково-аналітичний метод — аналізуються дані щодо використання робочого часу, здобутих безпосереднім вимірюванням чи моментними спостереженнями (фотографія, фотохронометраж, хронометраж).
Розрахункові показники мають забезпечити відшукання оптимальних конкретних значень трудомісткості, чисельності тощо. Чинну систему норм, яку було розроблено в 1970-х роках, можна поділити на три групи:
норми та показники, використовувані для впровадження поділу праці;
норми та показники, використовувані для кооперування праці;
норми та показники визначення чисельності облікового складу персоналу.
Норми поділу праці.
1. Норма обслуговування — кількість одиниць, об’єктів, що їх обслуговує один працівник (група працівників):
Ноб = 9450 / Нч.о, (3.1)
де 9450 — місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв;
Нч.о — норма часу на один об’єкт обслуговування,
Нч.о = Чс.о ((Чп.з.в /100), (3.2)
де Чс.о — сумарний оперативний час на обслуговування одного об’єкта;
Чп.з.в — час на підготовчо-заключні роботи, організаційно-тех нічне обслуговування робочого місця, відпочинок, особисті потреби, що визначається як частка (у відсотках) оперативного часу (у типових нормах на зазначені види робіт на особистий час відводиться до 9 % оперативного часу, з них 4,2 % — на відпочинок).
2. Норма чисельності працівників за підрозділами (визначає оптимальний склад груп бухгалтерського апарату):
Нчис = Дп · Нч.д / 9450, (3.3)
де Дп — середньомісячна кількість первинних документів;
Нч.д — норма часу на один первинний документ;
9450 — місячний фонд робочого часу одного облікового працівника, хв.
Зазначений норматив використовується для груп обліку матеріалів, обліку медикаментів і продуктів харчування, необоротних активів тощо.
Для групи обліку розрахунків із заробітної плати і обліку робочого часу рекомендовано використовувати такий показник:
(3.4)
де Чв, Чп — чисельність працівників відповідно з відрядною і погодинною системою оплати праці;
Но.в, Но.п — норма обслуговування працівників відповідно з відрядною і погодинною системою оплати праці.
Зауважимо, що норми часу на обробку одного документа та норми обслуговування працівників мають визначатись з огляду на ступінь автоматизації робіт чи обсяг робіт, що передаються на машинну обробку.
Норма часу на обробку одного документа, %:
(3.5)
де Ч1, Ч2 — трудомісткість робіт, що їх виконує бухгалтерія за місяць відповідно вручну і за допомогою ПК.
Норми кооперації праці.
1. Норма співвідношення — кількість працівників певної кваліфікації, яка припадає на одного працівника іншої кваліфікації. Як правило, на одного бухгалтера-економіста з вищою освітою (магістр) має припадати не менш як 4—6 бухгалтерів із середньою спеціальною освітою (бакалавр).
2. Норма керованості — оптимальна кількість працівників з погляду керування ними. Норма керованості встановлюється відповідно для головного бухгалтера, завідуючого сектором, керівника групи. Нормою керованості для головного бухгалтера є кількість завідувачів секторів чи керівників груп за відсутності такої ланки як сектор, для завідувачів секторів — кількість керівників групи тощо. Кількість підпорядкованих, що визначається як оптимальна, становить від 6 до 10 осіб.
Норми та показники визначення чисельності бухгалтерії.
1. Загальна штатна чисельність працівників бухгалтерії (оптимальна кількість працівників бухгалтерської служби):
(3.6)
де Тз — загальна трудомісткість робіт, виконуваних бухгалтерією;
Фк — корисний фонд робочого часу одного працівника на рік (1910 год);
Кн — коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників (відпустка, хвороба),
. (3.7)
Загальна трудомісткість:
(3.8)
де Зч — затрати часу на відповідний напрямок обліку, охоплений нормативами;
і — кількість видів виконаних робіт, і = 1, …, n;
Кт — коефіцієнт, який враховує трудомісткість робіт, що мають разовий характер і не охоплені нормативами.
Затрати часу на відповідний напрямок обліку обчислюють за формулою:
(3.9)
де Нч — норма часу, Vі — обсяг роботи і-го виду, що виконується впродовж року.
Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з бухгалтерського обліку і фінансової діяльності щодо бюджетних установ в розрізі напрямків обліку наведено в дод. 5.
4.3. Організація роботи головного бухгалтера
Бюджетні установи відповідно до статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» мають право самостійного вибору форми організації бухгалтерського обліку (див. дод. 1). Практика діяльності бюджетних установ показує, що в бюджетних установах використовуються форми централізованої чи центральної бухгалтерії. В обох варіантах обліковий апарат бухгалтерії має керівника — головного бухгалтера.
Головний бухгалтер призначається та звільняється з посади керівником установи (для централізованих бухгалтерій — керівником управлінь, відділів освіти, культури тощо). У своїй роботі як керівник одного зі структурних підрозділів установи він підпорядковується безпосередньо керівникові цієї установи. Діяльність головного бухгалтера регулюється Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Постановою Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545-ХІІ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства СРСР», Положенням про головних бухгалтерів, затвердженим Постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 р. № 59. На посаду головного бухгалтера рекомендовано приймати особу, що має вищу освіту відповідної спеціалізації та стаж роботи за спеціальністю не менш як 5 років.
Працівник розпочинає свою діяльність на посаді головного бухгалтера з прийняття документів бухгалтерської служби за актом приймання-передачі. Факт затвердження акта попереднім і новим головним бухгалтером є підставою для взяття відповідальності як за прийняті носії облікової інформації, так і складені головним бухгалтером в даний момент і в майбутньому. Інакше відповідальність за офіційно не прийняту бухгалтерську документацію на підставі статті 9 пункту 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та пункту 6 Положення про головних бухгалтерів несе попередній головний бухгалтер, що склав та підписав відповідні носії облікової інформації.
Функції головного бухгалтера такі:
загальне керівництво процесом бухгалтерського обліку;
організація бухгалтерського обліку, контролю та аналізу;
керівництво структурним підрозділом;
підготовка прийняття управлінських рішень на керівному рівні установи чи організації.
Відповідно до зазначених функцій у процесі своєї діяльності головний бухгалтер має забезпечувати:
своєчасне вироблення та реалізацію облікової політики установи (за всіма її складовими);
законність, своєчасність і правильність оформлення носіїв облікової інформації;
повноту обліку коштів загального та спеціального фондів;
достовірність обліку витрат та видатків, обліку виконання кошторису доходів і видатків установи;
точність обліку результатів виконання кошторису доходів і видатків установи;
правильність нарахування відповідних категорій виплат, утримань та нарахувань і своєчасність розрахунків з робітниками і службовцями, стипендіатами, позабюджетними соціальними фондами, з державним бюджетом тощо;
повноту обліку товарно-матеріальних цінностей та контроль за їх збереженням;
повноту та своєчасність розрахунків з дебіторами і кредиторами установи;
здійснення контрольної та аналітичної роботи господарської діяльності установи чи організації;
повноту, достовірність та своєчасність інформаційної бази облікових даних для прийняття управлінських рішень;
зберігання носіїв облікової інформації тощо;
зміцнення фінансової дисципліни.
За широкого спектра функцій і обов’язків головному бухгалтерові надаються права у частині:
встановлення посадових обов’язків для своїх підлеглих;
вимог до структурних підрозділів щодо дотримання порядку оформлення операцій і подання їх до бухгалтерії;
участі в прийомі, призначенні і переміщенні працівників бух галтерської служби та матеріально відповідальних осіб;
візування угод на отримання та відпуск товарно-матеріаль них цінностей, на виконані роботи, надані послуги, а також наказів про встановлення посадових окладів, надбавок до заробітної плати, преміювання тощо;
пропозицій до керівництва стосовно раціонального і ефективного використання коштів загального та спеціального фондів державного бюджету;
перевірки порядку приймання, оприбуткування і витрачання товарно-матеріальних цінностей у структурних підрозділах.
Головний бухгалтер несе відповідальність за неправильне ведення бухгалтерського обліку, що призвело до викривлення звітності; несвоєчасність і неправильність проведення звірок операцій за поточними, реєстраційними та особовими рахунками, а також за розрахунками з дебіторами і кредиторами; оформлення операцій із закупівлі товарно-матеріальних цінностей без проведення тендерних торгів; порушення порядку списання з бухгалтерського балансу нестач, дебіторської заборгованості, інших втрат та товарно-матеріальних цінностей; складання недостовірної бухгалтерської звітності; прийняття до виконання і оформлення документів за операціями, що суперечать установленому порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей; інші порушення положень і інструкцій з бухгалтерського обліку.
Як уже зазначалось, головний бухгалтер повністю підпорядковується керівникові установи чи організації. Проте в разі виникнення розбіжностей між головним бухгалтером і керівником установи (організації) конфліктну ситуацію розв’язує керівник вищої організації (розпорядник коштів вищого рівня). Так, голов ному бухгалтерові забороняється приймати до виконання і оформлення документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо. У разі отримання від керівника установи письмового розпорядження на виконання подальших дій щодо зазначеного носія інформації головний бухгалтер письмово доводить до керівника ступінь протизаконності таких операцій. Отримане головним бухгалтером повторне письмове розпорядження є підставою для здійснення операцій, відповідальність за які несе керівник установи безпосередньо. Факт прийняття відповідного рішення за зазначеною ситуацією керівник установи доводить до відома керівника вищої установи, який і розглядає конфлікт.
Так само, як і керівник установи, головний бухгалтер несе відповідальність за порушення правил і положень, що регламентують фінансово-господарську діяльність, а також за порушення термінів подання бухгалтерської звітності до відповідних органів. Аби запобігти порушенням зазначених обов’язків головного бухгалтера, трудового режиму установи, зловживанням і т. ін., передбачено систему заходів, що охоплює розглянуті далі види відповідальності.
1. Дисциплінарна — форма впливу на порушників трудової дисципліни. Порядок застосування цього виду відповідальності регулюється безпосередньо статтями 147—157 Кодексу законів про працю в Україні та Типовими правилами внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, організацій, установ, затверджених Державним Комітетом праці СРСР від 20.07.84 № 213. Вирізняють такі стягнення в межах цього виду відповідальності:
зауваження;
догана;
сувора догана;
переведення на нижчу посаду зі зменшенням заробітної плати;
звільнення.
2. Матеріальні зобов’язання працівника, що обіймає посаду головного бухгалтера, — відшкодувати збитки, завдані установі чи організації в результаті порушення покладених на нього трудових обов’язків. Така відповідальність виникає після спричинення збитку незалежно від притягнення до інших видів відповідальності. Основні умови реалізації матеріальної відповідальнос ті регулюються розділом ІХ Кодексу законів про працю в Україні «Гарантії при покладенні на працівників матеріальної відповідальності за шкоду, заподіяну підприємству, установі чи організації».
3. Адміністративна відповідальність — результат протиправних дій (чи бездіяльності), які зазіхають на громадський порядок, власність, права і свободи громадян, на встановлений порядок управління адміністративного правопорушення.
Щодо головного бухгалтера під категорію адміністративних правопорушень підпадають такі їх види:
порушення законодавства у фінансовій сфері;
порушення законодавства про бюджетну систему;
ухилення від реєстрації в органах пенсійного забезпечення та інших позабюджетних соціальних фондах платників обов’яз кових страхових внесків, а також порушення порядку обчислення і сплати внесків;
ухилення від сплати податків, заниження суми податкових зборів, інших платежів, приховування об’єктів оподаткування тощо.
Порядок та умови застосування адміністративної відповідальності регулюються Кодексом України про адміністративні правопорушення, розділ 12 «Адміністративні правопорушення в галузі торгівлі, громадського харчування, сфері послуг, у галузі фінансів і підприємницької діяльності», розділ 15 «Адміністративні правопорушення, що зазіхають на встановлений порядок управління» та Законом України «Про державну податкову службу» від 04.12.90 № 509-ХІІ. Основним видом стягнень щодо порушень у сфері фінансово-господарської діяльності є штраф.
4. Кримінальна відповідальність настає після вчинення особою дії, яка містить у своєму складі кримінальний злочин. До таких дій відносять:
безпідставну невиплату заробітної плати, стипендії, пенсії чи інших виплат, установлених законом, більш ніж за один місяць;
привласнення чи розтрату майна, коштів;
значну майнову шкоду;
незаконні дії з документом на переказ;
порушення законодавства про бюджетну систему;
ухилення від сплати податків, зборів, інших обов’язкових платежів.
Основними видами стягнення в разі цього виду відповідальності є штраф, звільнення із забороною обіймати посаду головного бухгалтера, арешт, конфіскація майна. Порядок покарання та механізм визначення кримінальної відповідальності регулює Кримінальний кодекс України (розділ V «Злочини проти виборчих, трудових та інших особистих прав, свобод людини і громадянина», розділ VІ «Злочин проти власності», розділ VІІ «Злочин у сфері господарської діяльності»). Зауважимо, що звільнення з посади не є підставою для припинення накладених стягнень та не позбавляє від відповідальності за скоєні протиправні дії.
Оскільки до функціональних обов’язків головного бухгалтера нале жить не лише керівництво обліковим процесом в установі, а й керівниц тво підрозділом — колективом людей, головний бухгалтер повинен:
мати широке загальне уявлення про стан справ за межами свого підрозділу, усвідомлювати сутність процесів у суспільстві та робочому колективі і бути здатним гнучко на них реагувати;
творчо підходити до справи і вміти мотивувати дії власні та персоналу;
бути схильним і здатним до творчої співпраці на всіх рівнях;
уміти планувати, виконувати плани, а також аналізувати й оцінювати здобуті результати;
бути здатним приймати оперативні та зважені рішення;
готовим до розробки програми розвитку відділу та його персоналу.
4.4. Розробки організаційних регламентів
Функціонування апарату бухгалтерії як самостійного структурного підрозділу регламентується відповідними нормативними документами, що визначають сукупність правил стосовно порядку його діяльності. Зазначені нормативні документи називаються організаційними регламентами. До їхнього складу належать: По ложення про бухгалтерію (дод. 6), посадові інструкції, графіки, операційні інструкції, програми управління, регламенти робочого дня і т. ін. З огляду на велику кількість складових організаційних регламентів потрібно їх класифікувати. Розглядають, зокрема, чотири класифікаційні ознаки та відповідні до них групи регламентів (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Класифікація організаційних регламентів з бухгалтерського обліку
За обов’язковістю застосування:
обов’язкові для застосування — нормативно-інструктивний матеріал з питань бухгалтерського обліку;
рекомендовані для застосування — інструктивний матеріал з питань автоматизації обліку.
За обсягом охоплення:
індивідуальні — інструкції з питань бухгалтерського обліку бюджетних установ; посадові інструкції працівників бухгалтерської служби;
загальні — типові інструкції з питань бухгалтерського обліку — Положення про бухгалтерію.
За об’єктом впливу:
застосовувані в обліковому процесі — методичні документи з питань бухгалтерського обліку;
застосовувані в аналітичному процесі — методичні та організаційні матеріали з питань аналізу;
застосовувані в організації технології бухгалтерського обліку — організаційні документи з питань бухгалтерського обліку;
застосовувані у процесі управління бухгалтерією — положення, посадові інструкції тощо;
застосовувані бухгалтерським підрозділом у процесі автоматизованої обробки інформації.
За полем розробки:
регламенти, що їх готують і доводять до установи ззовні директивні органи — нормативно-інструктивні матеріали з питань бухгалтерського обліку;
регламенти, що їх формують в установі, — Положення про бухгалтерію, посадові інструкції тощо.
Чимало організаційних регламентів бюджетні установи, зокрема їхні бухгалтерські підрозділи, складають чи розробляють самостійно.
Розробляючи організаційні регламенти, керуються певною системою принципів:
раціональності — закріплення оптимального варіанта положення, вибраного з усіх можливих;
конкретності — відображення не загальних позицій, а конкретних специфічних моментів щодо організації та методики обліку бухгалтерського підрозділу даної галузевої бюджетної установи чи організації;
чіткості — визначення конкретних позицій положення та їх докладне тлумачення;
науковості — напрацювання має ґрунтуватись на результатах сучасних наукових досліджень та передовій практиці.
Рис. 4.4. Взаємозв’язок рівнів управління організаційної структури
Організаційні регламенти з упорядкування процесу праці в бухгалтерській службі та облікового процесу можна поділити за рівнями, або ланцюжками, організаційної структури апарату бухгалтерії. Відповідно формують:
Положення про бухгалтерію установи (дод. 6);
Положення про сектор (відділ, групу) бухгалтерської служби установи;
Посадову інструкцію (дод. 7А; 7Б);
Робочу інструкцію касира (дод. 7Б).
Під положенням загалом розуміють правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки та організацію роботи установи, структурного підрозділу. Спільним для положень усіх зазначених категорій є таке:
функціональні обов’язки;
права і повноваження;
відповідальність.
Положення про бухгалтерію є організаційно-розпорядчим документом безстрокового зберігання, а тому його складання потребує значної відповідальності. Положення розробляють на основі типових загальногалузевих положень про відділи управління. Зазначений вид організаційного регламенту має таку структуру:
загальні положення;
мета і завдання діяльності бухгалтерського підрозділу;
функції бухгалтерського підрозділу;
права і обов’язки;
взаємовідносини (службові зв’язки) бухгалтерії з іншими підрозділами;
відповідальність;
організація роботи.
Розділ «Загальні положення» рекомендується починати із загального визначення бухгалтерського обліку. Другим пунктом закріплюються метод ведення бухгалтерського обліку та організаційна форма бухгалтерського обліку в даній установі. Третій пункт наголошує, що чисельність і штати бухгалтерської служби визначаються штатним розкладом організації чи установи.
Зауважимо, що з огляду на тривалість дії Положення не завжди доцільно зазначати конкретну кількість працівників чи посад, що входять до штату бухгалтерської служби на момент складання Положення. У разі доволі стійкої тенденції до постійного складу бухгалтерії наступний пункт містить перелік усіх штатних посад. Передостаннім пунктом характеризується нормативно-правова база діяльності бухгалтерської служби — подається перелік законодавчо-нормативних актів, якими керується у своїй роботі відповідний структурний підрозділ. Останнім пунктом визначається керівник підрозділу, порядок його призначення і звільнення, а також порядок тимчасового його заміщення.
Розділ «Мета і завдання діяльності бухгалтерської служби» формується на основі ст. 3 розд. 1 «Мета бухгалтерського обліку та фінансової звітності» Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», а також на поданих у навчальній і науковій спеціалізованій літературі визначеннях цих понять.
Розділ «Функції бухгалтерського підрозділу» містить докладний перелік усіх робіт, що їх виконує бухгалтерський підрозділ. Зазначений розділ містить як загальні уніфіковані положення (обов’язко вість застосування затверджених уніфікованих форм, своєчасність і якісність складання первинних облікових документів та відбиття даних первинного обліку в облікових реєстрах, забезпечення зберігання носіїв облікової інформації, здійснення заходів з підвищення рівня автоматизації облікових робіт), так і специфічні положення стосовно ведення бухгалтерського обліку за його напрямом, що характерний для бухгалтерського обліку в бюджетних установах згідно з галузевою особливістю даної установи.
Наступний розділ — «Права і обов’язки» — визначає повноваження працівників бухгалтерії щодо виконання покладених на них функцій. До обов’язкової інформації належать пункти про право вимагати від структурних підрозділів і посадових осіб своєчасного (відповідно до графіків) подання необхідних документів, а також відмовитися прийняти до виконання неправильно оформлені документи тощо.
Характеристика відповідальності може міститися в самостійному розділі, а може бути подана в попередньому розділі. У розділі «Взаємовідносини» подається докладна інформація про характер зв’язків бухгалтерії зі структурними підрозділами бюджетної установи.
Останній розділ — «Організація роботи» — містить пунк ти про регламентацію роботи бухгалтерії, режим її роботи та умови реорганізації чи ліквідації цієї служби.
Положення про бухгалтерську службу готує головний бухгалтер, оформлюючи на відповідному бланку, а затверджує керівник установи. Положення про сектор, групу бухгалтерської служби розробляють керівники відповідних структурних підрозділів бухгалтерії за схемою, аналогічною викладеній попередньо. Затверджує ці положення головний бухгалтер, а далі вони під розписку доводяться до працівників бухгалтерської служби.
Посадова інструкція співробітників бухгалтерії складається після Положення про бухгалтерію, коли виконано розрахунки щодо чисельності і посадового складу бухгалтерії. Посадова інструкція являє собою нормативний документ, в якому визначено функції, обов’язки, права, відповідальність і взаємовідносини працівника з рештою співробітників установи. На кожного працівника має бути складено посадову інструкцію. Укладаючи посадові інструкції, керуються класифікатором професій ДК.003.-5, затвердженим Наказом Державного комітету України зі стандартизації, метрології та сертифікації «Про затвердження Державного класифікатора України» № 257 від 27.07.95 та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників.
Посадова інструкція має такі (орієнтовно) розділи:
загальні положення;
функції;
посадові обов’язки;
права;
відповідальність;
взаємовідносини за посадою;
організація роботи та відповідні критерії її оцінювання.
Розділ «Загальні положення» містить, як правило, інформацію про посаду, підпорядкованість, вимоги до освітнього рівня, практичного досвіду роботи за спеціальністю, порядок призначення і звільнення та перелік нормативних актів, якими керується працівник у своїй роботі.
У розділі «Функції» подається інформація про основні напрямки діяльності. Розділ «Посадові обов’язки» розкриває сутність попереднього розділу, под...
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора