Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2000
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 6
ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ
Основні терміни і поняття: організація обліку надходження запасів; організація складського обліку; номенклатурний номер; організація розробки номенклатурних номерів; номенклатура-цінник; організація обліку наявності та руху запасів у бухгалтерії; організація обліку використання запасів.
6.1. Основи організації матеріальних запасів
Бюджетні установи у процесі своєї діяльності використовують чимало матеріальних цінностей короткострокового (упро довж одного року) споживання. Зазначена частка оборотних активів має матеріальну форму і називається запасами. Облік запасів є одним з основних напрямків обліку бюджетних установ і також потребує організації.
Організація бухгалтерського обліку запасів охоплює:
організацію надходження запасів;
організацію обліку наявності запасів;
організацію обліку використання та вибуття.
Щодо кожного з видів руху запасів організація має такі завдання:
прискорення документообігу завдяки обробці відповідних раціональних графіків та вибору оптимальних носіїв інформації;
правильне виконання належних дій відповідно до нормативної бази;
зберігання товарно-матеріальних цінностей, що належать до запасів завдяки розробці оптимальної номенклатури;
раціональне використання матеріальних запасів згідно з розробленими нормативами.
До нормативних актів, які регулюють питання обліку запасів та його організації, належать:
Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125;
Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства від 18.12.2000 № 130;
Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-про філактичних і інших бюджетних установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 05.05.83 № 530;
Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок коштів бюджету, затверджена Наказом від 02.06.87 № 747;
Порядок бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений Наказом від 12.01.00 № 12/4233 Міністерства фінансів України та Державного казначейства України;
Інструкція про порядок відбиття в обліку бюджетних установ операцій із централізованим постачанням матеріальних цінностей;
Положення про порядок створення та головної функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, затверджене Наказом Міністерства економіки України від 16.01.01 № 20/5211;
Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затверджений Постановою Кабінету Міністрів України від 22.01.96 № 116;
Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 5.09.2001 № 787/5978;
Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків і інших статей балансу, затверджену Наказом Міністерства фінансів України та Головним управлінням Державного казначейства України від 16.01.98 № 728/3168;
Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства від 27.07.00 № 68;
Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я України від 30.06.94 № 117.
6.2. Організація обліку придбання та надходження запасів
Організація обліку придбання та надходження здійснюється в таких напрямах:
визначення відповідної нормативної бази;
організація роботи з прийняття та перевірки запасів;
організація вибору носіїв інформації;
організація облікових номенклатур;
організація руху носіїв облікової інформації.
Нормативні акти, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів, перелічено в підрозд. 6.1, а тому зазначимо лише, що основними серед них є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.
Запаси можуть надходити до бюджетних установ шляхом:
придбання (централізованого постачання через тендерні угоди тощо, у порядку планових платежів);
внаслідок ліквідації основних засобів;
гуманітарної допомоги тощо;
виготовлення;
безкоштовної передачі.
Зауважимо, що придбання запасів, як і необоротних активів, регулюється Законом України «Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти» та іншими похідними від нього документами, про які йшлося в підрозд. 6.1. Отже, придбання запасів потребує утворення тендерної комісії та організації її роботи.
Так, придбані матеріальні запаси можуть бути передані установі:
на складі постачальника;
на складі бюджетної установи.
Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій з приймання зазначених матеріальних цінностей призначає експедитора, який їх приймає, перевіряє та доставляє на підставі довіреності. Прийняття запасів експедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор має перевірити запаси на предмет:
цілості — у разі, якщо запаси надходять у вигляді певних комплектів (пачки паперу, коробки з канцелярським приладдям, лікарськими засобами — пігулками чи ампулами тощо) стандарт них ємностей (банки з фарбою) і т. ін.;
фактичної відповідності даним первинних документів — за кількістю, масою, розміром;
якісної відповідності — запаси мають відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою.
У разі виявлення розбіжностей експедитор має повідомити про них постачальникові і вимагати заміни тих товарно-матері альних цінностей, що не відповідають зазначеним умовам. Якщо заміна неможлива, складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-мате ріальних цінностей в установу.
Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняттям на складі матеріально відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли, підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.
Якщо постачальник бере на себе функції з доставки товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів під час їх надходження. Приймання продуктів має здійснюватись за транспортними чи супровідними документами (рахунками-фактурами, товарно-транспортними накладними (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Від сутність зазначених первинних документів чи неповнота їх запов нення не є підставою для припинення приймання товарно-мате ріальних цінностей. Тоді складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей із зазначенням документів, яких бракує.
У процесі приймання матеріалів та інших запасів матеріально від повідальною особою — працівником складу — здійснюється перевірка цілості, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.
Перевірка цілості отриманих запасів полягає в установленні непошкодженості тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально відповідальна особа перевіряє їх кількість. Перевіряючи кількість місць (ящиків, мішків, в’язок, коробок, контейнерів, упаковок тощо), матеріально відповідальна особа простим підрахунком визначає загальну кількість кожного з найменувань. Перевірка маси отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (вагів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів). Перевірка якості зазначених товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознаками. Якщо виникають сумніви щодо доброякісності запасів, потрібно здійснити ретельнішу перевірку — за допомогою зовнішньої експертизи. Так, стосовно продуктів харчування експертизу проводить лабораторія санітарно-епіде міологічної станції.
Якщо під час приймання запасів виявлено нестачу чи невідповід ність стосовно кількості, матеріально відповідальна особа має при пинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами, і відразу викликати представника постачальника для складання акта приймання матеріалів ф. З-1. Представ ник постачальника повинен прибути до установи не пізніше як наступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання, зокрема, продуктів харчування, — упродовж чотирьох годин. Якщо представник не з’явився, акт складається у присутності незацікавленої організації.
Коли виявлено розбіжності між фактично отриманими запасами та даними супровідних документів, приймальна комісія у присутності завідуючого складом та представника постачальника складає акт ф. З-12, М-7. Запаси, що належать до продукції вироб ничих майстерень та сільськогосподарського виробництва, приймаються та оприбутковуються на складі на підставі прибуткового ордера ф. М-4 і актів приймання.
Запаси, що надходять до установи в порядку централізованого постачання, оприбутковуються звичайно. При цьому варто зазначити, що закупівельник і замовник — це різні установи. Установа-замовник на підставі надходження від установи-закупівель ника повідомлення про відправлення на її адресу матеріальних цінностей стежить за їх прибуттям. У разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх транспортування, про це потрібно повідомити установу-закупівельника для вжиття заходів та розшуку й доставки матеріальних цінностей.
Виробничі запаси, тварини на вирощуванні й відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали й продукти харчування, отримані установою як гуманітарна допомога, приймає комісія, створена наказом керівника установи, до складу якої неодмінно входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія на підставі огляду та експертного оцінювання складає акт, в якому зазначається найменування, кількість, вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види.
Матеріали, що отримані в результаті розбору необоротних активів і залишені у розпорядженні установи, надходять на склад за прибутковим ордером ф. М-4.
Вибір носіїв інформації щодо обліку надходження запасів полягає у визначенні щодо різних видів чи груп запасів первинних носіїв інформації, затверджених нормативною базою.
Так, під час приймання матеріальних запасів, за якими існують кількісні і якісні розбіжності з даними документів постачальника, складається акт про приймання матеріалів ф. З-1, який, крім загальних реквізитів, містить такі:
найменування запасів;
одиниця виміру;
номенклатурний номер;
кількість;
ціна;
сума;
код функціональної класифікації;
номер субрахунка, що кредитується.
Останні реквізити заповнюються в бухгалтерії. Крім того, комісія фіксує в акті інформацію про джерело утримання, матеріально відповідальну особу, вид операції. Акт складається у двох примірниках. Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасів підтверджується підписом матеріально відповідальної осо би, що прийняла їх на відповідальне збереження. Після оприбуткування запасів на складі матеріально відповідальна особа передає обидва примірники акта із супровідними документами постачальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий — для подання претензій постачальникові.
Дещо розширену інформацію містить акт про приймання матеріалів ф. М-7, рекомендований до використання та затверджений Наказом Міністерства статистики України від 21.06.96 № 193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів». Зазначений первинний документ містить інформацію про таке:
місце складання акта;
початок прийняття (год, хв);
закінчення прийняття (год, хв);
перелік супровідної транспортної документації, що додається до вантажу;
найменування та адресу відправника;
найменування та адресу одержувача;
найменування та адресу постачальника;
дату відправлення матеріальних запасів;
номер угоди;
дату та час прибуття, видачі вантажу перевізникові, розкриття транспортного засобу, доставки на склад.
В акті подається характеристика матеріальних запасів щодо кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Окремим пунктом фіксуються дані перевірки тари та власне матеріальних засобів. Крім того, виявлені розбіжності відображаються за видами (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Щодо ідентифікації прийнятих матеріальних запасів у межах уста нови в акті зазначаються склад, який приймає запаси, код поста чальника, номер супровідного документа, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.
Порядок складання акта ф. М-7 не відрізняється від наведеного за актом ф. З-1.
За фактом розбіжностей щодо якості під час приймання продуктів харчування складається окремий акт ф. 46-МЗ, затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 5.05.83 № 530. В акті зазначаються:
час і місце складання акта;
найменування установи охорони здоров’я;
прізвища і посади осіб, що беруть участь у взятті проб недоброякісних продуктів харчування;
найменування постачальника;
номер і дата супровідного документа, за яким надійшли недоброякісні продукти харчування;
спосіб відправлення продуктів харчування;
час прибуття вантажу;
час початку та закінчення прийняття продуктів харчування;
умови зберігання продуктів харчування.
Зауважимо, що недоброякісні продукти харчування, зазначені в акті, повертаються постачальникові разом із висновком лікаря чи санепідеміологічної станції про недоброякісність отриманих продуктів харчування.
Ще одним документом з оформлення надходження матеріальних запасів є прибутковий ордер ф. М-4. Цей первинний документ містить таку інформацію:
номер супровідного документа постачальника;
дата складання;
склад;
постачальник;
найменування, сорт, розмір, марка матеріальних цінностей;
номенклатурний номер;
одиниця виміру;
кількість;
ціна та сума;
номер паспорта (для матеріальних запасів, що містять дорогоцінні матеріал і каміння).
Прибутковий ордер в одному примірнику складає матеріально відповідальна особа в день надходження цінностей на склад.
Організація руху носіїв облікової інформації передбачає традиційну розробку облікових номенклатур за напрямком «Облік матеріальних запасів», підвид руху — надходження, до переліку яких належать:
придбані запаси;
отримані запаси як гуманітарна допомога;
оприбутковані лишки запасів, що були виявлені під час інвентаризації.
Рис. 6.1. Схема руху облікової інформації про надходження матеріальних запасів
Графіки документообігу розробляють за загальною методикою. Схему руху інформації у процесі обліку надходження матеріальних запасів зображено на рис. 6.1.
6.3. Організація складського обліку запасів
Облік запасів в установі здійснюється за двома складовими:
за місцем зберігання;
у бухгалтерії.
Облік, що здійснюється за місцем зберігання, називається складським обліком. Організація складського обліку передбачає:
визначення нормативної бази;
організацію матеріальної відповідальності;
організацію впорядкування та експлуатації приміщення для зберігання;
організацію предметного обліку та зберігання запасів;
вибір носіїв інформації;
організацію руху носіїв інформації.
До нормативних актів, що регулюють порядок організації зберігання запасів, належать:
Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України від 08.12.2000 № 125;
Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних і інших установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я від 05.05.83 № 530;
Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, затверджена Наказом Міністерства охорони здоров’я від 02.06.87 № 747;
Завідувач складу (аптеки) та комірники є матеріально відповідальними особами, а отже, їх призначають на посаду за погодженням з головним бухгалтером з одночасним підписанням трудової угоди та договору про повну матеріальну відповідальність. Порядок організації матеріальної відповідальності докладно розглянуто в розд. 5.
У бюджетних установах відповідно до видів матеріальних запасів варто відводити такі місця для зберігання:
склади (комори) — для сировини, малоцінних та швидкозношуваних предметів, матеріалів, готової продукції, продукції сільськогосподарського виробництва;
комори — для продуктів харчування;
аптеки — для медикаментів та перев’язувальних засобів;
спеціальні приміщення у структурних підрозділах — в кабінетах, відділеннях.
Організація роботи місць зберігання запасів починається із забезпечення належних умов зберігання, що мають відповідати категорії та виду запасів.
Склади (комори) мають мати постійний номер (шифр), який вказується у всіх первинних документах щодо руху запасів у межах складу і комори. Склади (комори) мають бути ізольовані від інших приміщень з метою запобігання несанкціонованому проникненню туди будь-яких осіб. Для забезпечення зберігання матеріальних запасів приміщення складу (комори) має бути оснащене охоронною та пожежною сигналізацією, вогнетривкими дверима з надійним замком, залізними гратами тощо. Для зберігання продуктів харчування відводиться окреме приміщення, яке має бути обладнане холодильним устаткуванням та вентиляційною системою. Місця зберігання мають також бути обладнані необхідними приладами для зважування, мірною тарою, інструментами та обладнанням для розкриття тари, при цьому для вимірювальних пристроїв та тари слід забезпечити періодичне переосвідчення та накладання клейма. На складі (коморі) повинен підтримуватись відповідний температурний та вологовий режими за допомогою необхідного устаткування (вентиляційних систем та систем кліматичного контролю). Лікарські засоби, медикаменти та перев’язувальні засоби, що надходять до закладів охорони здоров’я, мають зберігатись (за наявності такого структурного підрозділу) в аптеках зазначеного закладу. Порядок і організа ція експлуатації та упорядкування зазначених місць зберігання досить чітко регламентується. Так, упорядкування, склад і розміри приміщень для зберігання в аптечних закладах мають відповідати всім вимогам чинної нормативно-технічної документації (будівельні норми і правила, нормативна відомча документація). Приміщення для зберігання згідно з установленими нормами забезпечується охоронними та протипожежними засобами. У приміщеннях для зберігання має підтримуватися певна температура і вологість повітря, перевірка яких має здійснюватися не рідше як раз на добу. Для спостереження за цими параметрами складські приміщення необхідно забезпечити термометрами і гігрометрами, які кріпляться на внутрішніх стінах сховища подалі від нагрівальних приладів на висоті (1,5—1,7 м) від підлоги та на віддалі не менш як 3 м від дверей. У кожному відділі потрібно завести карту обліку температури та відносної вологості. Для підтримання чистоти повітря, передбаченої чинною нормативно-технічною документацією, приміщення слід обладнати механічною припливно-витяжною вентиляцією. У разі, коли неможливо обладнати приміщення для зберігання припливно-витяжною вентиляцією, рекомендується зробити кватирки, фрамуги, другі гратові двері й т. ін. На аптечних складах і в аптеках, розташованих у кліматичній зоні з великими відхиленнями від допустимих норм температури і відносної вологості повітря, приміщення для зберігання мають бути обладнані кондиціонерами.
Аптечні склади та аптеки обладнуються приладами центрального опалення. Не допускається опалення приміщень газовими приладами з відкритим полум’ям або електронагрівальними приладами з відкритою електроспіраллю. Приміщення для зберігання мають бути забезпечені необхідною кількістю стелажів, шаф, піддонів, підтоварників. Стелажі встановлюються так, аби вони розташовувалися на відстані 0,6—0,7 м від зовнішніх стін, не менш ніж 0,5 м від стелі та не менш ніж 0,25 м від підлоги. Стелажі щодо вікон мають бути розташовані так, щоб проходи були освітлені, а відстань між стелажами становила не менш як 0,75 м для забезпечення вільного доступу до товару.
Приміщення аптечних складів (баз) і аптек повинні утримуватися в чистоті, підлога приміщень періодично (але не рідше як один раз на день) прибирається вологим способом із застосуванням дозволених миючих засобів.
Лікувальні заклади, що не мають власної аптеки, отримують від госпрозрахункових аптек медичні засоби безпосередньо у відділення чи кабінети в межах встановленої поточної потреби. У відділенні має бути спеціальна кімната для зберігання медикаментів і лікарських засобів, обладнана системою охорони, металевими дверима та гратами на вікнах. Таке приміщення має бути забезпечене відповідними місцями для зберігання медичних запасів: холодильною камерою, шафами, стелажами тощо. Для підтримання оптимального мікроклімату у приміщенні має бути встановлено вентиляційну систему.
Одним із напрямків організації предметного обліку є розробка номенклатури груп запасів та номенклатури цінника.
Номенклатура груп запасів являє собою структурований перелік запасів, що використовуються в установі, організації (підприємстві). Номенклатура груп містить номенклатурний номер, найменування, одиницю виміру. Номенклатура-цінник — це номенклатурний реєстр, що містить перелік технічно правильних найменувань запасів, їх номенклатурний номер залежно від виду, сорту, марки чи розміру, технічну характеристику, облікову ціну.
Номенклатурний номер є кодом чи умовним позначенням щодо певного виду запасів. Він позначається в усіх первинних документах. Номенклатурні номери розробляються так само, як і інвентарні номери. Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ номенклатурний номер повинен мати сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий підгрупу, три останні — порядковий номер предметів у групі. Номенклатурні номери розробляються трьома методами, в основу яких покладено кодування за допомогою цифр, літер та комбіноване кодування.
Більш відомим є метод кодування на основі цифрових знаків. Згідно з цим методом номенклатура розробляється за серійною або десятковою системою. Якщо нумерація серійна, увесь перелік розбивається на групи за вибраними ознаками, у даному разі — за субрахунками. Залежно від специфіки діяльності бюджетної установи кожна група більшою чи меншою мірою наповнюється у процесі подальшого розподілу. Кожній із груп (матеріали для наукових, навчальних цілей; продукти харчування; медикаменти та перев’язувальні засоби тощо) відповідає серія номерів з розрахунками резерву вільних номерів для нових запасів, що їх установа отримає пізніше.
У разі десяткової системи нумерації відповідна кількість знаків відводиться для кожної групи, підгрупи і назви запасів.
Система, яку запроваджено в бюджетних установах, має серійно десятковий принцип побудови, оскільки групам матеріалів вже нормативно присвоєно серію номерів від 201 до 205, від 211 до 218; від 221 до 222, від 231 до 239 тощо). Підгрупі виділяється 10 знаків — від 0 до 9, а порядковий номер предмета у підгрупі може мати нумерацію від 1 до 999. Так, відповідно до наведеної в табл. 6.1 номенклатури, номенклатурний номер 2310001 ідентифікується з амонієм азотнокислим, оскільки код 231 (перші три цифри) означає належність предмета до групи матеріалів для навчальних, наукових та інших цілей, код 0 (четверта цифра) — належність до підгрупи реактивів і хімікатів, код 001 (три останні цифри) — порядковий номер предмета — за номенклатурою. Цифрове кодування доволі поширене на практиці. Метод кодування за допомогою літер застосовується порівняно рідко, оскільки накладає обмеження щодо кількості літер в алфавіті. Крім того, літерне кодування ускладнює пошук необхідного номенклатурного номера під час складання документів. За літерним методом назві запасів у кожній підгрупі присвоюється код, що складається із початкових літер назви того чи іншого предмета запасів. Так, умовний номенклатурний номер МУН ХААК відповідає амонію азотнокислому (МУН — матеріал на навчальні, наукові, інші цілі; Х — «хімікат»; ААК — амоніт азотнокислий).
Комбінований метод кодування поєднує ознаки двох попередніх, а саме: групу визначають цифрові коди серійні, підгрупу — літерний знак, порядковий номер у підгрупі визначається в межах від 001 до 999. Так, зазначений вид матеріалів — амоній азотнокислий — матиме номенклатурний номер 231Х001 (231 — код групи, Х — код підгрупи «хімікати», 001 — порядковий номер предмета в підгрупі).
Таблиця 6.1
ПРИКЛАД ЗАГАЛЬНОЇ НОМЕНКЛАТУРИ МАТЕРІАЛІВ ДЛЯ ВИЩИХ НАВЧАЛЬНИХ ЗАКЛАДІВ
Номер групи (шифр субрахунка)
Номер підгрупи
Назва підгрупи
Порядковий номер пред мета в підгрупі
Назва предмета
231
0
Реактиви і хімікати
001
Амоній азотнокислий
002
Амоній двовуглекислий
003
Амоній молібде нокислий
1
Скло і хімпосуд
… …
… …
2
Метали
… …
… …
3
Електроматеріали і радіоматеріали; радіолампи
… … …
… … …
4
Фотоприладдя
… …
… …
5
Папір для видання навчальних про грам, посібників та наукових робіт
… …
… …
6
Піддослідні тварини й інші матеріали для навчання та науково-дослідних робіт
… …
… …
7
Інші матеріали для навчальних і наукових цілей
… …
… …
234
0
Господарські матеріали
1
Канцелярські приладдя
2
Медикаменти і перев’язувальні за соби
3
Будівельні матеріали
…
…
4
Інші матеріали і приладдя
…
…
235
0
Паливо
1
Пальне
…
…
2
Мастильні матеріали
…
…
3
Інші матеріали
236
0
Банки скляні
…
…
1
Ящики
…
…
2
Пляшки
3
Інша тара
Практика показує, що оптимальним варіантом розробки номенклатурних номерів є саме метод комбінування, за яким досягається оптимізація кількості знаків номенклатурних номерів. Так, можливе скорочення з огляду на виокремлення додаткової кількості підгруп (за десятковою системою — 10, за літерним методом — до 30) порівняно із цифровим методом. До того ж порівняно з результатом літерного методу такий номер запам’ято вується значно легше.
Роботу з розробки номенклатурних номерів очолює працівник бухгалтерської служби (керівник групи, сектора тощо), залучаючи до цього спеціалістів інших структурних підрозділів, зокрема працівників складів (комор) тощо. Номенклатура предметів розробляється на кілька років. Розроблена номенклатура заноситься у спеціальну алфавітну книгу, яка має таку структуру:
перша сторінка містить дані про прийняту систему кодів та їх знаків, назви груп та підгруп ;
алфавітні сторінки містять розроблений номенклатурний цін ник, де за алфавітом подаються назви кожного виду запасів із подальшими атрибутами.
Для фіксування інформації згідно з послідовністю надходження запасів відкривають ще одну книгу — довідник, де кожній групі, підгрупі відповідає певний обсяг сторінок, який заповнюється в міру надходження матеріалів та інших запасів.
Для забезпечення оперативного порядку розміщення матеріальних запасів має бути розроблено загальну схему поділу приміщення на сектори чи секції, відповідно до якої приміщення складу (комори) поділяється на секції, у межах приміщення має бути відведено окремі площадки для зберігання матеріалів відкритого зберігання, а також ізольовані місця (секції) для зберігання небезпечних видів матеріальних запасів. Приміщення скла ду має бути забезпечене обладнанням для розміщення у вигляді стелажів, полиць, шаф, ящиків тощо. На місцях розташування матеріали та інші запаси поділяються за видами матеріальними ярликами, які містять інформацію про номенклатурний номер, його технічні характеристики та норми запасу.
Досить суворі вимоги висуваються до організації зберігання лікарських засобів та виробів медичного призначення, зокрема в аптеках. Так, лікарські засоби та вироби медичного призначення варто розташовувати на стелажах, у шафах, а при потребі — і на підлозі, попередньо підклавши піддон, підтоварник, спеціальну плитку. Не рекомендується розташовувати поруч лікарські засоби, співзвучні за назвою, лікарські засоби для внутрішнього вживання, сильнодіючі речовини, які сильно різняться вищими дозами, а також розташовувати в алфавітному порядку.
У приміщеннях зберігання лікарських засобів у суворій відповідності з токсикологічними групами мають розміщуватись окремо:
отруйні та наркотичні речовини;
сильнодіючі речовини;
лікарські препарати загального списку.
Лікарські засоби списків А і Б мають зберігатися згідно з чинними наказами:
відповідно до фармакологічних груп;
залежно від способу вживання (внутрішнє, зовнішнє);
лікарські засоби «ангро» відповідно до агрегатного стану (рідкі окремо від сипких, газоподібних та інших);
відповідно до фізико-хімічних властивостей лікарських засобів і впливу різних факторів зовнішнього середовища;
з урахуванням установлених термінів придатності для лікарських засобів;
з урахуванням характеру різних лікарських форм.
Вироби медичного призначення слід зберігати окремо за групами:
гумові вироби;
вироби з пластмас;
перев’язувальні засоби та допоміжні матеріали;
вироби медичної техніки.
У процесі зберігання потрібно проводити ретельні візуальні спостереження за станом тари, зовнішніми змінами лікарських засобів та виробів медичного призначення, оглядаючи їх не рідше як один раз на місяць. Якщо тару пошкоджено, необхідно негайно усунути її дефекти або вміст перекласти в іншу тару. У разі зовнішніх змін лікарських засобів проводиться контроль їх якості згідно з вимогами нормативно-технічних документів державної фармакопеї і визначається їх придатність до використання в установленому порядку. В приміщеннях зберігання, а також на території складу (бази) необхідно систематично вживати заходів щодо боротьби з гризунами, комахами та іншими шкідниками.
Усі лікарські засоби залежно від фізичних та фізико-хімічних властивостей, дії на них різноманітних факторів зовнішнього середовища поділяються на такі, які потребують захисту від впливу:
світла;
вологи;
випаровування;
підвищеної температури;
зниженої температури;
газів, що містяться в навколишньому середовищі.
Ще дві групи становлять такі засоби:
пахучі, барвні;
дезинфікуючі.
Лікарські засоби першої групи потрібно зберігати в тарі із світлозахисних матеріалів (скляній з оранжевого скла, металевій тарі, упаковці з алюмінієвої фольги або полімерних матеріалів, забарвлених у чорний, коричневий або оранжевий колір), у темно му приміщенні або в шафах, пофарбованих усередині чорною фарбою і зі щільно підігнаними дверцятами або в щільно збитих ящиках зі щільно припасованою кришкою. Для зберігання особливо чутливих до світла лікарських речовин (нітрат срібла, прозерин та ін.) скляну тару обклеюють чорним світлонепрониклим папером.
Лікарські засоби, які потребують захисту від дії атмосферних парів води, слід зберігати в прохолодному місці, у щільно запакованій тарі з матеріалів (скла, металу, алюмінієвої фольги), що є не проникними для парів води, у товстостінній пластмасовій тарі. Так, за рекомендаціями:
гіпс палени слід зберігати в добре закритій тарі (наприклад, у щільно збитих дерев’яних ящиках або бочках, бажано обкладених всередині поліетиленовою плівкою);
гірчицю в порошку — у герметично закритих бляшаних банках;
гірчичники — у пачках, упакованих у пергаментний папір або поліетиленову плівку, які вміщають у щільно закриту тару (наприклад, картонні коробки, обклеєні всередені полімерною плівкою).
Лікарські засоби слід зберігати у прохолодному місці, у герметично закритій тарі з не проникних для летких речовин матеріалів (скла, металу, алюмінієвої фольги). Застосування полімерної тари, упаковки та укупорювання допускається згідно з Державною фармакопеєю та іншою нормативно-технічною документацією.
Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії підвищеної температури, слід зберігати при кімнатній температурі (18— 20 (С) чи прохолодній (12—15 (С) температурі. В окремих випадках вимагається нижча температура зберігання, наприклад для АТФ (3—5 (С), що має бути вказано на етикетці або в інструкції до застосування препарату.
Засоби, що потребують захисту від дії зниженої температури, зберігаються при температурі, вищій від +10 (С, і в разі появи осаду витримують при кімнатній температурі, зливають і після певних процедур використовують.
Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії газів, слід зберігати в герметично закритій тарі з матеріалів, не проникних для газів, по змозі заповнених по самі вінця.
Ті засоби, які легко окислюються киснем повітря, слід зберігати в сухому приміщенні в скляній герметично закритій тарі, залитій парафіном.
Дезинфікуючі засоби (хлорамін Б та ін.) слід зберігати в герметично закритій тарі, у захищеному від світла місці в ізольованому приміщенні, подалі від приміщень для зберігання пластмасових, гумових та металевих виробів, приміщень для одержання очищеної води.
Перев’язувальні засоби зберігають у сухому провітрюваному приміщенні в шафах, ящиках, на стелажах та піддонах, які мають бути пофарбовані всередині світлою масляною фарбою та утримуватися в чистоті. Шафи, де зберігаються перев’язувальні матеріали, періодично протирають 0,2 %-м розчином хлораміну або хлорним вапном.
Стерильний перев’язувальний матеріал (бинти, марлеві серветки, вата) зберігають у заводській упаковці. Забороняється їх зберігання в первісній розкритій упаковці. Нестерильний перев’язувальний матеріал (вата, марля) зберігають упакованим у цупкий папір або в папках (мішках) на стелажах чи піддонах.
Відповідно до зазначених рекомендацій організовують зберігання лікарських засобів і у відділеннях, кабінетах.
Вибір носіїв інформації щодо організації складського обліку регулюється нормативними актами, які стосуються форм обліку та списання. Відповідно до них рекомендується використовувати такі форми:
книга складського обліку запасів (ф. З-9);
картка складського обліку матеріалів (ф. М-12);
книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку (ф. 6-МЗ);
книга обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях;
книга обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах (ф. 60-АП);
книга предметно-кількісного обліку аптечних запасів (ф. 8-МЗ).
Книга складського обліку запасів застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів. Книга ведеться матеріально відповідальними особами за такими характеристиками кожного найменування запасів:
склад;
стелаж:
поличка;
одиниця виміру;
ціна;
марка;
гатунок;
профіль;
розмір;
номенклатурний номер.
У книзі фіксується також інформація про рух запасів за номером документа, датою запису, порядковим номером запису, джерелом надходження і напрямком вибуття, надходження, витрачання, залишком. На останній, 95-й сторінці книги робляться поз начки працівника бухгалтерії про перевірку книги, що здійснюється не рідше як один раз на квартал.
Картка складського обліку матеріалів ф. М-12 подібна багато в чому до книги складського обліку.
Книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку, ф. 6-МЗ використовується для фіксування документів до оплати, отриманих аптекою медичного закладу. Завідувач аптеки робить після перевірки рахунків постачальників запис у зазначеному реєстрі обліку за номером і датою рахунка, сумою за рахунком з розбиттям її за видами лікарських засобів. Після заповнення всіх реквізитів книги рахунок передається до бухгалтерії з метою оплати з обо в’язковим підтвердженням факту передачі в книзі.
Книга обліку отруйних лікарських засобів у відділеннях та кабінетах лікувально-профілактичних установ застосовується для обліку однойменних засобів. Книга ведеться головною (старшою) медсестрою відділення. У книзі відображається інформація про кожне найменування лікарських засобів за видами руху:
оприбуткування (дата отримання, джерело надходження і номер документа, кількість);
витрачання (дата, номер історії хвороби, кількість, залишок).
Книга обліку наркотичних лікарських засобів у відділеннях і кабінетах також ведеться головною (старшою) медсестрою за найменуванням засобів і має майже таку саму структуру, як попередній реєстр. В обох книгах при відкритті мають бути пронумеровано сторінки. Книги прошиваються і завіряються підписом керівника установи.
Книга предметно-кількісного обліку лікарських засобів відкривається нумеруванням сторінок та засвідченням їх кількості головним бухгалтером. Вона призначена для обліку отруйних і наркотичних засобів в аптеках установ. Книга ведеться матеріально відповідальною особою за видами руху кожного найменування, фасування, лікарської форми, дозування. На кожний зазначений об’єкт предметно-кількісного обліку відкривається окре ма сторінка.
Рис. 6.2. Схема руху інформації у процесі обліку надходження матеріальних запасів на складі
Організація руху носіїв інформації починається з розробки облікової номенклатури та графіків руху документообігу (рис. 6.2) з подальшим забезпеченням останніми матеріально відповідальних осіб та проведенням докладного інструктажу щодо виконання заходів з раціоналізації руху носіїв облікової інформації.
6.4. Організація обліку у бухгалтерії наявності запасів
Організація бухгалтерського аналітичного обліку запасів передбачає розробку таких напрямків:
визначення нормативної бази;
організація приймання документів від матеріально відповідальних осіб;
організація контролю за збереженням запасів на складі та контролю за документальним оформленням операцій на складі;
організація переоцінки запасів;
організація носіїв облікової інформації.
Нормативна база за зазначеним напрямком та сама, про яку йшлося в попередньому розділі.
Як уже зазначалося, супровідні та транспортні документи постачальників після фіксування інформації у відділі постачання та реєстрації і перевірки даних у бухгалтерії передаються разом з матеріальними запасами матеріально відповідальним особам. Упродовж місяця матеріально відповідальна особа формує первинні документи з надходження запасів та складає реєстр приймання—здавання документів у двох примірниках, в якому фіксує рух матеріальних запасів згідно з інформацією про номер групи матеріалів чи номенклатурний номер, кількість документів, номери первинних документів. Зазначені носії інформації в установлені строки передаються до бухгалтерії для перевірки. Бухгалтерія в особі бухгалтера матеріального сектора приймає первинні документи, виконуючи:
перевірку правильності оформлення прибуткових ордерів;
звіряння запасів у прибуткових ордерах, актах на приймання запасів та транспортної і супровідної документації;
звіряння інформації, зареєстрованої в бухгалтерії, з переданими даними зі складу;
звіряння примірників накладних (вимог),
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора