Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 7
ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ПРАЦІ, ЗАРОБІТНОЇ ПЛАТИ ТА СТИПЕНДІЙ
Основні терміни і поняття: організація обліку особового складу працівників; організація обліку виробітку працівників; організація табельного обліку; організація обліку нарахуван ня та виплати заробітної плати; організація обліку стипендій.
7.1. Основні завдання обліку праці, заробітної плати і стипендій
Праця, заробітна плата, стипендії та розрахунки з їх приводу з робітниками, службовцями та стипендіатами є одним з найважливіших об’єктів обліку бюджетних установ. На користь цього свідчить і питома вага коду економічної класифікації видатків 1110 «Оплата праці працівників бюджетних установ» в загальній структурі видатків установ і організацій — від 60 до 80 відсотків. Вочевидь, організація обліку за зазначеним напрямом є важливим завданням щодо кожної бюджетної установи і організації. Організація обліку праці, заробітної плати та стипендій має забезпечити:
точність, достовірність надходження інформації щодо працівників;
безперервність інформаційних потоків між структурними підрозділами і бухгалтерією установи щодо праці;
своєчасність обробки первинних документів з обліку праці і виробітку;
повноту облікової реєстрації;
своєчасність нарахувань і виплат заробітної плати та стипендій.
Перелічені завдання вирішуються в розрізі таких складових організації обліку:
організації обліку особового складу працівників;
організація обліку виробітку;
організація обліку нарахування заробітної плати;
організація обліку стипендії.
Нормативна база, що регулює організацію та методику обліку заробітної плати, містить значний (з огляду на галузеві особливості) перелік:
Конституція України від 28.06.1996 № 254 к/96-ВР;
Кодекс Законів про працю України від 10.12.1971;
Закон України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР (108/95-ВР);
Закон України «Про охорону праці» від 14.10.1992 № 2694-ХІІ;
Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності» від 23.09.1999 № 1105-ХІV;
Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття» від 02.03.2000 № 1533-ІІІ;
Закон України «Про розмір внесків на деякі види загальнообов’язкового державного соціального страхування» від 11.01.2001 № 2213-ІІІ;
Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням» від 18.01.2001 № 2240-ІІІ;
Постанова Правління Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійного захворювання в Україні;
Про затвердження Положення про обчислення середньої заробітної плати для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, від 01.11.2001 № 43;
Постанова Правління Фонду соцстрахування від нещасних випадків «Про затвердження Порядку виплати допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю до відновлення працездатності або встановлення інвалідності» від 01.11.2001 № 44;
Лист Мінпраці і соціальної політики України «Щодо обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням» від 15.11.2001 № 20-442;
Лист Мінпраці і соціальної політики України «Щодо розрахунку страхових виплат» від 07.12.2001 № 20-502;
Постанова Кабінету Міністрів від 31.01.2001 № 74 «Про умови оплати праці працівників бюджетних науково-дослідних установ і організацій та інших наукових установ Національної академії наук (зі змінами і доповненнями)»;
Постанова КМ від 24.12.2001 № 1730 «Про затвердження посадових окладів послів України та постійних представників України при міжнародних організаціях»;
Постанова КМ від 19.12.2001 № 1708 «Про умови оплати праці працівників апарату президії галузевих академій наук»;
Постанова КМ від 17.11. 2001 № 1539 «Про впорядкування умов оплати праці працівників пожежної охорони Міністерства внутрішніх справ»;
Постанова КМ від 16.10.2001 № 1398 «Про умови оплати праці працівників Управління адміністративних будинків Господарського управління Секретаріату Кабміну України»;
Постанова КМ від 21.08.2001 № 1096 «Про умови оплати праці працівників Національної комісії з радіаційного захисту населення»;
Постанова КМ України від 8.05.2001 № 488 «Про умови оплати праці працівників президії Національної академії наук та її апарату»;
Постанова КМ України від 13.12.99 № 2288 «Про впорядкування умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади місцевого самоврядування та їх виконавчих органів, органів прокуратури, судів і інших органів»;
Постанова КМ від 7.02.2001 № 134 «Про впорядкування умов оплати праці працівників установ, закладів та організацій окремих галузей бюджетної сфери»;
Постанова КМ від 22.05.2000 № 829 «Про грошове забезпечення військовослужбовців»;
Наказ Міністерства освіти і науки від 29.03.2001 № 161 «Про затвердження розмірів посадових окладів (ставок, заробітної плати) працівників навчальних закладів, установ освіти та наукових установ»;
Наказ Міністерства культури і мистецтв України від 19.04.2001 № 205 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних науково-дослідних установ Міністерства культури і мистецтв України»;
Наказ Міністерства аграрної політики України від 07.03.2001 № 46 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних організацій, що обслуговують сільське господарство»;
Наказ Державного комітету України з питань фізичної культури і спорту «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджет них закладів, закладів та організацій фізичної культури і спорту»;
Наказ Міністерства праці та соціальної політики України та Міністерства охорони здоров’я від 06.04.2001 № 161/137 «Про впорядкування та затвердження Умов оплати праці працівників закладів охорони здоров’я та установ соціального захисту населення»;
Наказ Міністерства культури і мистецтв України від 19.04.2001 № 204 «Про впорядкування умов оплати праці працівників бюджетних установ, закладів та організацій культури»;
Наказ Державного комітету архівів України від 05.05.2001 № 37 «Про впорядкування умов оплати праці працівників архівних установ»;
Наказ Міністерства статистики України від 22.05.96 № 144 «Про затвердження типових форм обліку по розрахунках з робітниками і службовцями по заробітній платі»;
Наказ Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253 «Про затвердження типових форм первинного обліку» та інші.
7.2. Організація обліку особового складу працівників
Облік особового складу працівників є одним з інформаційних джерел збереження бухгалтерського обліку заробітної плати та відповідних розрахунків. Зазначений вид обліку перебуває у віданні відділу кадрів і охоплює облік осіб, що приймаються на роботу, облік поточного особового складу та облік осіб, що звільняються з відповідної посади. Своєчасність надання відомостей щодо кадрових змін та пересувань безпосередньо впливає на якість обліку нарахування та розрахунків із заробітної плати. Водночас чіткість бухгалтерського обліку зазначеного напрямку є результатом продуманої класифікаційної системи обліку особового складу. Отже, варто говорити про організацію обліку особового складу працівників установи чи організації як складову організації бухгалтерського обліку заробітної плати.
Організація обліку особового складу здійснюється за такими напрямками:
визначення нормативної бази;
визначення складу та чисельності працівників;
розробка класифікаційної системи щодо особового складу;
організація носіїв інформації щодо обліку особового складу працівників.
До інструктивної бази належать такі нормативні документи:
Наказ Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253 «Про затвердження типових форм первинного обліку»;
Наказ Міністерства фінансів України від 28.01.02 № 57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету».
Згадаймо, що загальна чисельність працівників бюджетних установ встановлюється штатним розкладом, затвердженим разом з іншими документами щодо виконання бюджету у 2002 році, Наказом Міністерства фінансів від 28.01.02 № 57. Штатний розклад бюджетної установи являє собою затверджений вищою установою перелік найменувань посад постійних співробітників із зазначенням кількості однойменних посад (вакансій) та посадових окладів за структурними підрозділами установи. Штатний розклад є підґрунтям для складання та подальшого затвердження кошторисів бюджетних установ. Штатний розклад складає керівник планово-фінансового відділу на основі штатних нормативів, які являють собою встановлену кількість посад різних категорій працівників стосовно окремих категорій масових закладів, видів закладів охорони здоров’я, освіти, культури тощо. Кількість вакансій за типовими штатами тієї чи іншої категорії установи залежить від показників обсягів діяльності останніх (для лікарень — кількість ліжок, ліжкоднів; для амбулаторно-поліклінічних закладів — кількість відвідувань хворих, кількість хворих, кількість приміщень, площ приміщень; для шкіл — типи шкіл, кількість класів, для вищих навчальних закладів — видів останніх тощо). Штатні нормативи та типові штати для бюджетних установ розробляються і затверджуються відповідними галузевими міністерствами. Фактична штатна чисельність не повинна перевищувати кількості штатних посад за штатним розкладом установи.
Прийом на роботу до бюджетних установ здійснюється за наявності вільних робочих місць. Зарахування працівника до штатів установи супроводжується присвоєнням йому табельного номера, який являє собою кодифікований символ ідентифікації зазначеної особи як працівника конкретної установи. Табельні номери розробляє відділ кадрів установи. Присвоєння табельних номерів може здійснюватись як за категорією персоналу (основні працівники; допоміжний персонал; адміністративно-господарський; мо лодший обслуговуючий), так і за приналежністю до структурного підрозділу. У процесі розробки табельних номерів кожній категорії працівників чи кожному структурному підрозділові виділяється відповідна серія табельних номерів (ректорат — № 1—20; факультет економіки та управління — № 21—220; факультет маркетингу — № 221—370; факультет інформаційних систем і технологій — № 371—450 і т. ін.).
Надалі табельний номер працівника фіксується в усіх первинних і зведених документах з обліку особового складу, праці, заробітної плати. В разі звільнення чи переведення працівника до іншого підрозділу його номер залишається вільним три роки.
До носіїв обліку особового складу працівників, які виступають носіями інформації щодо первинного етапу бухгалтерського обліку, відносять:
наказ про прийом на роботу ф. П-1;
наказ про переведення на іншу роботу (ф. П-5);
наказ про переведення на іншу посаду (форма вільна);
наказ про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8).
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу (ф. П-1) застосовується для обліку прийнятих на роботу, заповнюється у відділі кадрів на всіх працівників. Укладений та завізований начальником відділу кадрів або особою, відповідальною за прийняття на роботу, проект наказу в необхідних випадках є направленням на переговори і перепусткою у структурних підрозділах для ознайомлення з умовами роботи. Керівник структурного підрозділу робить висновок про можливість зарахування: з відміткою у проекті наказу (ким може бути прийнятий на роботу той, хто наймається; з яким окладом і тривалість строку випробування). Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі необхідності медичного огляду, відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інші відмітки проставляються на зворотному боці форми.
Проект наказу по прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад, візується у відповідній службі підприємства (організації) для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюються за штатним розписом. Підписаний керівником підприємства (організації) наказ (розпорядження) оголошується працівникові під розписку.
На підставі підписаного наказу відділ кадрів заповнює документ первинного обліку ф. П-2 «Особова картка» і робить відповідні записи у трудовій книжці. Один примірник наказу передається до бухгалтерії для відкриття особового рахунка.
Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (ф. П-5) застосовується при оформленні переведення працівника із одного структурного підрозділу до іншого. Заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках. Наказ (розпорядження) завізовує начальник структурного підрозділу попереднього і нового місця роботи та підписує керівник організації чи установи. Один примірник зберігається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії для проведення відповідних записів у особовому рахунку.
Наказ про переведення на іншу посаду має вільну форму і застосовується при переведенні працівника на іншу посаду. Порядок його оформлення аналогічний порядку щодо попереднього наказу.
Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту) (ф. П-8) використовується при звільненні працівників, заповнюється працівником відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищим органом. Підписується керівником структурного підрозділу та керівником організації чи установи. Один лишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. На підставі наказу (розпорядження) про припинення трудового договору бухгалтерія робить розрахунок із працівником.
Перелічені носії інформації щодо обліку особового складу в день їх оформлення повинні бути передані працівником відділу кадрів до відповідного сектора (групи) бухгалтерської служби для здійснення перевірки та фіксації даних у реєстрах аналітичного і синтетичного обліку.
7.3. Організація обліку виробітку працівників
Іншим першоджерелом бухгалтерського обліку заробітної плати та розрахунків щодо неї є облік виробітку працівників. Зазначений вид обліку має забезпечувати облікову підсистему інформацією про кількість відпрацьованих одиниць роботи (днів, годин, об’єктів тощо) щодо кожного з працівників.
Організація обліку виробітку працівників передбачає:
визначення нормативної бази;
організацію обліку виробітку у структурних підрозділах;
організацію носіїв інформації щодо обліку виробітку.
Основним нормативним документом щодо обліку виробітку працівників є Наказ Міністерства статистики від 09.10.95 № 283. Відповідно до даного нормативного акта функції по здійсненню обліку використання робочого часу та розрахунку покладено на уповноважених на це посадових осіб структурних підрозділів уста нови. Зазначена посадова особа має бути проінструктована щодо порядку ведення табельного обліку. Перш за все, до її відома доводяться нормативи тривалості робочого часу, які відповідно до ст. 50 Кодексу законів про працю в Україні встановлено в межах робочого тижня, тривалість якого має не перевищувати 40 год.
Відповідно до ст. 51 Кодексу законів про працю України встановлюється скорочена тривалість робочого часу для окремих категорій працівників — учителів, викладачів, лікарів та ін. Так, педагогічне навантаження працівника дошкільного навчального закладу незалежно від підпорядкування, типу і форми власності відповідно до Закону України «Про дошкільну освіту» від 11.07.2001 № 2628-ІІІ становить:
Вихователя групи компенсуючого типу
— 25 год;
Соціального педагога
— 40 год;
Практичного психолога
— 40 год.
Практичного психолога дошкільного навчального закладу (ясел-садка)
Компенсуючого типу
— 20 год.
Музичного керівника
— 24 год;
Інструктора з фізкультури
— 30 год.
Вчителя-дефектолога, вчителя
Логопеда
— 20 год;
Вихователя-методиста, на тиждень, що відповідає тарифній ставці.
— 36 год.
Навантаження викладачів закладів вищої освіти відповідно до Закону України про вищу освіту від 17.01.02 № 2984-ІІІ встановлено відповідно в межах:
— науково-педагогічним працівникам — 900 годин на рік;
— педагогічним працівникам — 720 годин на рік.
Законом України «Про загальну середню освіту» від 13.05.99 № 651-ХІV визначено 18-годинний робочий тиждень для педагогічних працівників середніх освітніх закладів. Регламентується згідно з законодавством робочий день медичних працівників закладів охорони здоров’я. Так, лікар-стоматолог має 32-годинний робочий тиждень, лікар-терапевт — 37-годинний робочий тиждень і т. ін.
У цілому норма тривалості робочого часу на 2003 рік розрахована за календарем п’ятиденного робочого тижня з двома вихідними днями (субота та неділя). Відповідно до листа Міністерства праці та соціальної політики України та Державного департаменту нагляду за додержанням законодавства про працю від 06.11.2002 № 010—1135 «Про норму тривалості робочого часу на 2003 рік» зазначений норматив становив:
при 40-годинному робочому тижні
— 2002 год;
при 39-годинному робочому тижні
— 1957,8 год;
при 38,5-годинному робочому тижні
— 1932,7 год;
при 36-годинному робочому тижні
— 1807,2 год;
при 33-годинному робочому тижні
— 1656,6 год;
при 30-годинному робочому тижні
— 1506,0 год;
при 24-годинному робочому тижні
— 1204,8 год;
при 18-годинному робочому тижні
— 903,6 год.
Другим пунктом в інструктажі посадової особи має бути вказівка з ведення табельного обліку. Основним реєстром обліку виробітку та використання робочого часу щодо бюджетних установ є табель використання робочого часу ф. П-14, який являє собою спеціальний іменний список працівників підрозділу установи чи організації, призначений для фіксації інформації про використання робочого часу працівників в розрізі підрозділу, табельного номера посади за днями місяця.
Рис. 7.1. Схема руху облікової інформації щодо обліку робочого часу
Табель відкривається за 2—3 дні до початку розрахункового періоду на підставі табелю минулого місяця. Записи в табель робляться на підставі належним чином оформленим документом обліку особового складу. Табель заповнюється в частині іменного списку працюючих в порядку табельних номерів, категорій працюючих чи алфавітному порядку.
Облік з’явлень на роботу і використання робочого часу може здійснюватись двома способами:
методом суцільної реєстрації (щоденна відмітка всіх прибулих, не прибулих, тих, хто запізнився, тощо);
методом за відхиленнями (здійсненням записів за умов наявності відхилень — хвороб, прогулів, запізнень тощо).
За методом суцільної реєстрації в табелі проставляється кількість годин роботи, відсутності, запізнення з паралельним проставленням кодового позначення (Р — робочий час, ПР — прогул, Х — хвороба, В — відпустка, ЗП — запізнення, ВС — вихідні та святкові дні). За методом відхилень записи вносяться лише про відхилення, робочі часи не відмічаються. Якщо протягом місяця не було жодних відхилень, в табелі проставляються лише вихідні і святкові дні. Слід звернути увагу на те, що дані про хворобу вносяться лише на підставі відповідним чином оформленого листка непрацездатності. Наприкінці місяця особа, яка веде табель, визначає загальну кількість днів відпрацьованих, днів неявок і невідпрацьованих днів і проставляє у відповідні графи табелю. Після зазначеної процедури табель підписується табельником та візується керівником структурного підрозділу. В день кінцевого оформлення табелю він передається разом з підтверджувальними чи виправдовувальними документами до бухгалтерії для здійснення відповідних розрахунків. Викладена методика табельного обліку є загальною при обліку виробітку та використання робочого часу при погодинній формі оплати праці.
Щодо оплати праці окремих категорій працівників бюджетних установ (працівників молочних кухонь, зубопротезних відділень, робітників ремонтних груп та ін.) застосовується механізм відрядної форми. В цьому разі основним документом з обліку виробітку виступає наряд на відрядну роботу (ф. П-40, яка оформлюється бухгалтерією відповідно до виду праці (колективна чи одно осібна), видів робіт (протезування, ремонт приміщень тощо), кількості часу (зміна, кілька днів, місяць), видів об’єктів (одного пацієнта, один ремонтний об’єкт, одну особу, що обслуговується, тощо).
7.4. Організація обліку нарахування та виплати заробітної плати
Наступним етапом в організації обліку праці і заробітної плати є організація обліку нарахування та виплати заробітної плати, яка являє собою систему заходів по забезпеченню якісного, достовірного та своєчасного нарахування заробітної плати в бухгал терії установи. Зазначений етап організації передбачає:
визначення нормативної бази;
організацію нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу та нарахування заробітної плати;
організація обліку розрахунків з працівниками та виплати заробітної плати;
організація носіїв облікової інформації.
До нормативної бази належать перелічені в підрозд. 7.1 законодавчі, інструктивні та інші нормативні документи.
Організація нагромадження інформації щодо виробітку та використання робочого часу має здійснюватися відповідно до графіка руху носіїв первинної інформації — табелів, нарядів тощо. В установлені строки працівники відповідних структурних підрозділів, на яких покладено виконання облікових функцій щодо виробітку та використання робочого часу, передають до бухгалтерії первинні документи. Бухгалтер розрахункового сектора, групи розрахунків із заробітної плати приймає зазначені документи, перевіряє їх і комплектує у визначеному порядку. Прийняті до обробки зазначені документи разом з наказами, актами тощо слугують основою для здійснення розрахунку заробітної плати. При відпрацюванні раціонального механізму нагромадження інформації щодо виробітку важливим напрямком виступає організація роботи тарифікаційної комісії. Нагадаємо, що розмір ставок заробітної плати (посадових окладів), а також надбавок до них в окремих галузях бюджетної сфери (охорони здоров’я, освіти, культури) визначається за результатами щорічної тарифікації. Тарифікація проводиться постійно діючою комісією, що утворюється наказом керівника установи, до складу якої входять:
керівник установи або його заступник (голова комісії);
головний бухгалтер;
інспектор відділу кадрів;
начальник планово-економічного відділу;
представник профспілкової організації;
інші посадові особи.
У своїй роботі тарифікаційна комісія керується чинними умовами оплати праці й іншими нормативними актами (перелік наведено в підрозд. 7.1). Порядок роботи тарифікаційної комісії визначається її головою, при цьому слід виділити такі напрямки:
визначення термінів роботи комісії та часового регламенту;
відповідальність за безпосереднє складання тарифікаційних списків;
оформлення результатів тарифікаційної комісії.
Терміни проведення тарифікації залежать від галузевої належності установи. Так, тарифікація в установах закладів освіти проводиться станом на 1 вересня, в установах охорони здоров’я та культури — на 1 січня до моменту затвердження кошторису доходів і видатків. Так, установлюючи часовий регламент роботи комісії (конкретні дати і часи роботи), потрібно враховувати ступінь навантаження членів комісії з виконання основних посадових функцій. Регламент роботи комісії має бути вчасно доведений до членів комісії. Робота комісії починається з ретельного вивчення інформації щодо особового складу на предмет стажу роботи, освіти, категорії, яка має бути підтверджена відповідними документами (атестатами, дипломами, наказами, звітами тощо). Результати роботи комісії відповідальна особа — член комісії, відображає у вигляді тарифікаційних списків установи. Тари фікаційні списки підписуються членами комісії, затверджуються керівником, надалі визначають розмір посадових окладів працівників установи на рік.
Розміри ставок встановлюються на підставі указаних докумен тів—тарифікаційних списків, протоколів тарифікаційної комісії, штатного розкладу, документів про підтвердження категорії тощо. Для забезпечення якісного і точного відображення фактичних даних щодо розподілу заробітної плати останні мають бути згруповані в окремі папки з послідовністю розміщення стосовно структурних підрозділів.
Приступаючи до нарахування заробітної плати, бухгалтер ретельно вивчає вищевказані документи для запобігання спотворення реальних результатів праці. Після зазначеної процедури працівник бухгалтерії здійснює нарахування заробітної плати, фіксуючи інформацію у відповідних носіях (особових рахунках, розрахунково-платіжних відомостях; розрахункових відомостях). Відповідно до трьох варіантів розрахунків із робітниками і службовцями з приводу заробітної плати виділяють такі варіанти здійснення нарахувань:
за допомогою особових рахунків і розрахунково-платіжних відомостей;
за допомогою розрахункових відомостей;
за допомогою розрахунку заробітної плати.
Особовий рахунок (форми П-54, П-54а) використовується для акумуляції інформації про заробітну плату кожного працівника установи. На підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і вищевказаних документів на різні види виплат дані щодо кожного працівника фіксуються щомісячно в його особовому рахунку. Окрім зазначеної інформації в особовому рахунку здійснюється фіксація утримань, відрахувань та внесків із заробітної плати. В особовому рахунку також відмічається сума заборгованості працівників установи. Основні реквізити особового рахунка такі:
ідентифікаційний код працівника;
категорія персоналу;
назва структурного підрозділу;
сімейний стан;
дата виходу на роботу.
В особовий рахунок вноситься інформація про відпустки та переміщення працівника. Особовий рахунок має характер накопичувального реєстру і відкривається на рік. На підставі даних минулого місяця, що внесені в особовий рахунок, та даних первинного обліку поточного місяця формується розрахунково-пла тіжна відомість ф. П-49.
Даний реєстр має комбінований характер, оскільки містить інформацію як щодо розрахунку заробітної плати (рядки «Нараховано до виплати», «Утримано та враховано», «Заборгованість за працівником», «Сума заробітної плати» тощо), так і стосовно її виплати (рядок «Разом до видачі», «розписка в отриманні»). Відомості складаються за обслуговуваними бюджетними установами та структурними підрозділами в двох примірниках (під копірку), причому платіжним документом є перший примірник.
У разі застосування для розрахунку заробітної плати розрахункової відомості ф. П-51 особовий рахунок не ведеться. Зазначений реєстр обліку складається в одному примірнику в розрізі працівників структурного підрозділу та класифікаційних характеристик установ, що обслуговуються централізованою бухгалте- рією, за статтями:
нараховано за видами оплат;
утримано та враховано;
заборгованість працівника;
сума до видачі.
Окрім перелічених основних статей розрахункова відомість має особисту інформацію про кожного працівника, занесену у відомість (дата народження, сімейний стан, кількість дітей та утриманців), яка тим чи іншим чином впливає на визначення розміру суми до видачі. При відрядній формі оплати праці, що супроводжується великою кількістю первинних документів щодо обліку виробітку, як у першому варіанті, підрахунок заробітку виконується в накопичувальній картці (форми П-55, П-56), де фіксуються види робіт, номер наряду та інша інформація щодо виробітку. За третім варіантом розрахунок по заробітній платі здійснюється у спеціальному аркуші, що має назву «Розрахунок заробітної плати» (ф. П-52). За значена форма складається щомісяця на кожного працівника установи у двох примірниках за статтями:
нараховано за видами заробітної плати;
утримано за видами утримань, включаючи аванс за 1-шу половину місяця;
сума до видачі.
Один примірник розрахунку заробітної плати залишається в бухгалтерії, другий передається працівникові установи під час виплати заробітної плати. На основі даних ф. П-52 складається платіжна відомість (ф. П-53).
Механізм організації розрахунків із заробітної плати залежить від форми, яку обрала дана бюджетна установа. Сьогодні застосовують дві форми розрахунків:
через касу установи;
через уповноважену установу банку.
При цьому видача коштів із каси бухгалтерії може бути здійснена в індивідуальному порядку чи через уповноважену особу структурного підрозділу. В разі, якщо виплата коштів здійснюється через касу установи, слід чітко дотримуватись встановленого графіка виплат. Щодо кожного структурного підрозділу чи установи, що обслуговується, така чітка регламентація допоможе уникнути зайвих витрат часу працівників останніх в цілому та каси зокрема. Більш раціональним способом у зв’язку з цим є виплата заробітної плати через довірених осіб, з якими укладається угода від особи керівника на виконання зазначених функцій. Працівники бухгалтерії повинні провести повний інструктаж щодо матеріальної й інших видів відповідальності зазначених працівників і порядку організації виплат у структурному підрозділі. Так, доставка коштів у структурний підроз діл має здійснюватись відповідальною особою у супроводі одного з працівників. Виплата коштів має здійснюватись в ізольованому приміщенні, де одночасно мають бути присутні лише особа, що здійснює виплати, та особа, яка отримує кошти. Зберігаються кошти до виплати в металевому сейфі зазначеного приміщення, ключ від якого мають уповноважена особа структурного підрозділу та його керівник. Виплата коштів здійснюється в певні періоди часу, з урахуванням основної діяльності працівника, упродовж трьох днів, після чого уповноважена особа оформлює платіжні документи і передає їх, разом із сумою невиплаченої заробітної плати, до каси бюджетної установи. Для оформлення розрахунків із заробітної плати використовуються вже відомі форми П-49 та П-53.
Організації виплати коштів по заробітній платі через установи банку передує вибір кандидатури банківської установи (при цьому відповідно до листа Держказначейства України від 10.01.2002 № 19-091/25-258 цей вибір не регулюється органами Державного казначейства). При зазначеній формі виплати заробітної плати працівникам після укладання індивідуальних угод на відкриття карткового рахунка видається один примірник угоди, дебетна картка, цифровий код до неї та правила користування дебетною карткою. Важливим є наочний інструктаж працівників установи щодо користування пластиковою карткою та ознайомлення з принципом роботи банківського автомата, який мають провести працівники бухгалтерії установи. Відповідно до графіка руху носіїв інформації працівники отримують розрахунковий листок чи розрахунок отриманої по картці заробітної плати.
Рис. 7.2. Схема руху облікової інформації з обліку нарахування заробітної плати
На підставі розрахункових документів, оформлених відповідним чином, оформлюється головний реєстр синтетичного обліку щодо напрямку обліку заробітної плати і розрахунків з її приводу — зведення розрахункових відомостей із заробітної плати і стипендій ф. № 405 — меморіальний ордер № 5. До меморіального ордера додаються всі документи, які є підставою для нарахування заробітної плати (табелі використання робочого часу, витяги з наказів про зарахування працівників, їх звільнення та ін.). Записи в ордері систематизуються за функціональною класифікацією та найменуванням установ, що обслуговуються. У разі нарахування заробітної плати за рахунок коштів спеціального фонду вони систематизуються і за видами коштів спеціального фонду.
Дані розрахунково-платіжних відомостей за коштами спеціального фонду записуються до ф. № 405 після виведення підсумку за коштами загального фонду.
На суму нарахованої заробітної плати нараховуються внески на обов’язкове пенсійне та соціальне страхування.
У кінці місяця підбиваються підсумки за меморіальним ордером, меморіальний ордер підписується виконавцем, особою, що перевірила меморіальний ордер, та головним бухгалтером, а одержані дані, у вигляді відповідної кореспонденції рахунків, записуються до книги «Журнал-Головна».
Розробка облікових номенклатур за даним напрямом здійснюється в розрізі переліку:
нараховано зарплату;
нараховано інші види додаткових виплат;
утримано із заробітної плати збори і платежі;
виплачено заробітну плату.
7.5. Організація обліку стипендій
Окремою статтею видатків бюджетних установ, що має код 1342 за економічною класифікацією видатків бюджету, є стипендії. Зазначений напрямок видатків є характерним для закладів освіти і науки.
Виокремлюючи такий напрямок організації бухгалтерського обліку, як організація обліку стипендій, слід вказати на значну подібність заходів з удосконалення та забезпечення облікового процесу на цій ділянці із системою заходів щодо організації бухгалтерського обліку заробітної плати. Організація обліку стипендій охоплює:
визначення нормативної бази;
організацію обліку особового складу студентів та інших стипендіатів;
організацію обліку результатів сесії та призначення стипендій;
організацію обліку нарахування стипендій та розрахунків по її виплаті;
організацію облікових номенклатур;
організацію вибору носіїв інформації;
організацію руху носіїв облікової інформації.
Основними нормативними документами з обліку стипендій є:
Порядок призначення, виплати та розмірів стипендіального забезпечення учнів, студентів, курсантів, слухачів, клінічних ординаторів, аспірантів і докторантів, затверджений Наказом Кабінету Міністрів України від 8.08.01 № 950;
Указ Президента України «Про додаткові заходи щодо підтримки молодих вчених» від 9.04.02 № 315/2002;
Розпорядження Президента України «Про призначення стипендій ім. Тараса Шевченка учням загальноосвітніх навчальних закладів» від 15.08.01 № 203/2001-РП;
Указ Президента України «Про Порядок призначення стипендій імені Тараса Шевченка учням середніх загальноосвітніх навчальних закладів» від 9.11.2000 № 1216/2000.
До основних нормативних актів також належать галузеві накази про призначення стипендій Президента України, Верховної Ради України, іменних стипендій тощо на відповідні семестри.
Функції обліку особового складу студентів та інших стипендіатів покладено на студентський відділ кадрів, науковий відділ, відділ докторантури та аспірантури. Відповідно до результатів вступних іспитів абітурієнти зараховуються до складу студентів першого курсу. Студентам на момент 1 вересня присвоюється кодове цифрове чи цифрово-буквене позначення, яке виконує роль, аналогічну табельному номерові. Зазначений кодовий знак закріплюється за студентом на весь час його навчання і фіксується у студентському квитку, заліковій книжці й у всіх первинних документах з обліку стипендій. Зарахування до аспірантури та докторантури також супроводжується присвоєнням аспірантові чи докторантові відповідного кодового позначення відділом науки чи відділом аспірантури і докторантури. Підставою для зарахування студентів, аспірантів та докторантів виступають накази ректора навчального закладу (директора) про зарахування до складу студентів, аспірантів, докторантів відповідного переліку осіб. Подальший рух особового складу студентів, аспірантів, докторантів також здійснюється відповідно до наказів керівника навчального чи наукового закладу.
Функції з обліку результатів екзаменаційної сесії покладено на деканати навчальних закладів. Зазначені структурні підрозділи акумулюють інформацію щодо оцінок, отриманих студентами під час екзаменаційної сесії за кожним навчальним предметом, у вигляді відомостей на здачу іспитів та заліків. Деканати повинні організувати роботу таким чином, аби впродовж двох днів після закінчення екзаменаційної сесії підготувати матеріали для переда чі. Для цього потрібно чітко встановити термін здачі викладачами відомостей на іспит чи залік.
Після обробки інформації й узагальнення її у вигляді відомостей результатів екзаменаційної сесії (з визначенням середнього балу) по навчальних групах деканати передають зазначені накопичувальні документи для вирішення питань призначення чи позбавлення стипендій до стипендіальної комісії. Стипендіальна комісія формується наказом ректора в складі:
керівника установи;
деканів (завідувачів відділень);
представників профспілкової організації;
бухгалтера розрахункового сектора (групи розрахунків зі стипендіатами).
Комісія після розгляду документів щодо призначення стипендій формує реєстр учнів, студентів, курсантів, яким призначається стипендія. Він затверджується наказом керівника навчального закладу. Зазначений пакет документів передається до розрахункового відділу бухгалтерії для нарахування стипендії. Стипендії докторантам і аспірантам призначаються наказом ректора, директора за поданням наукової частини.
Організація обліку нарахування стипендій та розрахунків за нею здійснюється за схемою, аналогічною до схеми організації обліку нарахування заробітної плати та розрахунків по ній, а тому зупинимось лише на основних моментах та особливостях.
Нарахування стипендії здійснюється за вищевказаними документами, які у встановлені терміни, відповідно до графіка руху носіїв облікової інформації надходять до бухгалтерії. Бухгалтер розрахункового сектора здійснює розрахунок стипендії складанням розрахунко вих чи розрахунково-платіжних документів за групами. Виплати студентських стипендій на практиці здійснюються двома способами:
через касу навчального закладу;
через уповноважені установу банку (платіжною карткою).
Отримання коштів через касу установи здійснюється в особовому порядку та через фінансових старост, при цьому другий варіант є більш раціональним, оскільки дає змогу істотно скоротити витрати робочого часу. Заслуговує на увагу також установлен ня чіткого часового терміну видачі стипендій. Нагадаємо, що отримання стипендій фінансовим старостою відбувається за довіреністю групи, яка складається студентами групи на відповідний семестр і завіряється деканом факультету. Уповноважена особа групи має бути поінформована про ступінь та міру відповідальності та порядок здійснення розрахунково-платіжних операцій. За зазначеним документом фінансовий староста отримує платіжні документи, про отримання яких він робить відмітку в журналі реєстрації виданих розрахунково-платіжних документів і сум коштів до виплати. Після видачі сум стипендії, оформлення документів представник групи передає розрахунково-платіжну документацію з залишком коштів до розрахункового сектора установи.
Таблиця 7.1
ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКОВИХ НОМЕНКЛАТУР ЗА НАПРЯМКОМ «ОБЛІК СТИПЕНДІЙ ТА РОЗРАХУНКІВ ЗА НЕЮ»
№ з/п
Облікова номенклатура
Первинний облік
Складові характеристики
Причина виникнення факту
Документи, в яких фіксуються факти господарської діяльності
Завдання, в яких використовуються інформаційні дані
якісні
кількісні
1
Нараховано стипендію
Кодовий знак
прізвище, ім’я, по батькові
факультет
група
курс
Сума нарахована
сума до виплати
утримана сума
Результати екзаменаційної сесії; зарахування в аспірантуру чи докторантуру
Відомості результатів екзаменаційних сесій
наказ про призначення стипендій
розрахунково-платіжна відомість
наказ про зарахування до аспірантури та докторантури
облік нарахування стипендій
облік фактичних видатків установи
2
Виплачено стипендію
Те саме
Те саме
Нарахування стипендії
Розрахунково-платіжна відомість
Видатковий касовий ордер
Облік розрахунків за стипендіями
Облік касових операцій
Закінчення табл. 7.1
№ з/п
Облікова номенкла- тура
Поточний облік
Підсумковий облік
Облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку
Спеціальні реквізити облікових реєстрів
Форми звітності, які містять інформацію щодо облікових номенклатур
Користувачі інформації
Завдання, в яких використовуються інформаційні дані
1
Нараховано стипендію
Меморіальний ордер № 5
Номер відомості
нарахована стипендія
утримано
сума до видачі
борг працівникам
нараховано внесків
КФКВ
вид коштів
Ф. 1 Баланс
Ф. 2 «Звіт про виконання кошторису доходів і видатків установи за загальним фондом»
Ф. 4-1 «Звіт про надходження і використання коштів, отриманих як плата за послуги»
Міністерство освіти і науки; управління Державного казначейства; головний бухгалтер; керівник (ректор) ВНЗ
Контроль за здійсненням фактичних видатків за КЕКВ 1342; контроль за нарахуванням стипендій; аналіз касових і фактичних видатків за КЕКФ 1342; планування видатків за КЕКВ 1342
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора