Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 9
ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ ГРОШОВИХ КОШТІВ І РОЗРАХУНКІВ
Основні терміни і поняття: організація обліку грошових коштів у касі; організація обліку грошових коштів на поточних та реєстраційних рахунках; організація обліку розрахунків із дебіторами; організація обліку розрахунків із кредиторами.
9.1. Основи організації обліку грошових коштів і розрахунків
Бюджетні установи у процесі здійснення господарської діяльності залучаються в загальну систему дебіторсько-кредитор ських розрахунків, яка склалася нині у вітчизняній економіці зокрема та у світовій економічній моделі в цілому. Зазначені розрахунки здійснюються двома методами: безготівковим і готівковим. У процесі проведення готівкових розрахунків відбувається зміна активів, зокрема у частині грошових коштів установи — тих, що перебувають на її особових, реєстраційних та поточних рахунках та тих, що зберігаються в касі установи. Отже, об’єкта ми організації обліку грошових коштів і розрахунків виступають:
облік грошових коштів у касі установи;
облік грошових коштів установи, що перебувають на рахунках в органах казначейства чи установах банків;
облік розрахунків з дебіторами;
облік розрахунків з кредиторами.
Загальні основні завдання організації обліку грошових коштів і розрахунків такі:
формування оптимального механізму реалізації порядку збереження грошових коштів установи;
створення раціонального режиму дебіторсько-кредиторських відносин з юридичними і фізичними особами;
розробка і впровадження моделі руху інформаційних потоків за зазначеними напрямами потреб (зовнішніх і внутрішніх) з метою прийняття управлінських рішень.
До поля нормативної бази, що регулює розглядувані напрями обліку, належать:
Закон України від 5.04.01 № 2346 «Про платіжні системи та переказ грошей в Україні»;
Постанова Національного банку України від 19.02.01 № 72 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні»;
Постанова Правління Національного банку України від 26.03.98 № 119 «Про затвердження Правил використання готівкової іноземної валюти на території України»;
Постанова Національного банку України від 18.12.98 № 527 «Про затвердження Інструкції про відкриття банками рахунків у національній та іноземних валютах»;
Постанова НБУ від 19.02.01 № 69 «Про затвердження Інструкції про організацію роботи готівкового обігу установами банків України»;
Указ Президента України від 12.06.95 № 436/95 «Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки»;
Наказ Державного казначейства України від 09.04.97 № 32 «Про затвердження Інструкції про відкриття реєстраційних рахунків органами Державного казначейства України»;
Постанова Правління Національного банку України від 29.03.01 № 135 «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті»;
Наказ Державного казначейства України від 22.01.01 № 3 «Про затвердження Порядку касового виконання державного бюджету за видатками»;
Наказ Державного казначейства України від 10.08.01 № 140 «Про затвердження Порядку виконання державного бюджету за видатками за умов функціонування внутрішньої платіжної системи»;
Наказ Державного казначейства України від 30.06.01 № 134 «Про готівкове обслуговування комерційними банками бюджетних коштів»;
Наказ Міністерства фінансів України від 13.09.98 № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон»;
Наказ Міністерства фінансів України, Головного Управління Державного казначейства України від 10.12.99 № 114 «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ»;
Наказ Державного казначейства України від 10.04.2000 № 61 «Про затвердження Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ»;
Наказ Міністерства статистики України від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій»;
Лист Державного казначейства України від 12.08.02 № 07-06/1401/-7171 «Про порядок відображення в бухгалтерському обліку і звітності бюджетних установ розрахунків, проведених згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 11.07.02 № 961»;
Наказ Міністерства фінансів України від 15.05.012 № 319 «Про затвердження Порядку призупинення бюджетних асигнувань»;
Наказ Державного казначейства України від 19.10.2000 № 103 «Про затвердження Порядку обліку зобов’язань розпорядників коштів бюджету в органах Державного казначейства».
9.2. Організація обліку грошових коштів у касі
Організація обліку готівкових грошових коштів є досить складним напрямком, оскільки охоплює найбільшу кількість складових. Зокрема, до етапів організації зазначеного об’єкта належать:
визначення нормативної бази;
організація кадрового добору касирів установи;
організація матеріальної відповідальності;
організація збереження готівкових коштів у касі установи;
організація доставки готівкових коштів до каси;
організація визначення розрахункових показників ліміту каси;
організація облікових номенклатур;
організація вибору носіїв облікової інформації;
організація руху носіїв облікової інформації.
Організація кадрового добору працівників на посаду касира передбачає вироблення критеріїв, за якими здійснюватиметься добір. Формуючи головні вимоги до такого працівника, потрібно брати до уваги таке:
віковий ценз (оскільки особа, що обіймає посаду касира, несе повну матеріальну відповідальність, яка визначається в письмовій формі, претендент на посаду повинен мати повні вісімнадцять років);
професійні обмеження (кандидатові бажано мати досвід облікової роботи і роботи з грошима);
правові обмеження (з огляду на перебування посади касира в колі повної матеріальної відповідальності виключається можливість прийому на роботу особи, що за судовим вироком позбавлена права обіймати посаду касира).
Бажаним є також наявність постійної прописки за місцем проживання в даному населеному пункті. Ознайомлюючись із біографією кандидата, варто уважно вивчити його трудову діяльність. Організація матеріальної відповідальності передбачає детальний інструктаж щодо матеріальної, адміністративної та кримінальної відповідальності, яку несе касир (про що докладно йшлося раніше) і настання якої спричиняє застосування штрафних санкцій щодо установи (табл. 9.1) та підписання угоди про повну матеріальну відповідальність.
На відміну від перших двох напрямів організації обліку готівкових коштів, відповідальність за які несуть відповідні працівники бухгалтерської служби, наступні два перебувають у віданні адміністрації установи. Так, касове приміщення має бути розташоване в зоні розташування бухгалтерської служби. Кімната, відведена під касу, має бути обладнана відповідним чином, зокрема на вікна встановлено залізні грати, вхідні двері оббиті металевими листами чи виготовлені з металу та оснащені надійними замками. У цій кімнаті має бути встановлено сигналізацію, обладнано вікно для здійснення виплат касиром та отримання коштів працівниками. У приміщенні каси має бути сейф (бажано з двома замками), в якому зберігатимуться готівкові та інші грошові кошти і документи. Ключі від сейфа під розписку передаються касиру, а дублікат зберігається у головного бухгалтера в сейфі.
Доставка готівкових грошей до каси залежить від обсягу готівкових оборотів і може бути здійснена:
власними силами установи;
службою інкасації уповноваженої установи банку;
Державною службою охорони при Міністерстві внутрішніх справ України.
У разі організації доставки готівкових коштів власними силами адміністрація установи має забезпечити касирові транспорт та супровід (працівник установи — шофер, молодший касир, інша посадова особа). Якщо обсяг готівкових коштів є досить вагомим, для доставки готівки залучають спеціальні інкасаторські служби, з якими на початку року адміністрація має укласти угоди. У разі не виконання зазначених вимог з організації, збереження та доставки готівкових коштів касир має право вимагати їх повної реалізації. Відповідальність за крадіжки та втрати готівкових грошових коштів, що понесені в результаті відсутності належних умов їх схоронності під час транспортування та зберігання, які мали бути забезпечені керівництвом установи, повністю лягає на останніх відповідно до чинного законодавства України.
Таблиця 9.1
ПЕРЕЛІК ШТРАФНИХ І ФІНАНСОВИХ САНКЦІЙ, ЩО НАКЛАДАЮТЬСЯ НА УСТАНОВУ ЗА ПОРУШЕННЯ КАСОВОЇ ДИСЦИПЛІНИ
№ з/п
Вид порушення
Форма штрафних та фінансових санкцій
1
Перевищення встановленого ліміту залишків готівки в касі
Штраф у двократно му розмірі сум виявленої понадлімітної готівки за кожний день
2
Неповне, несвоєчасне оприбуткування чи обґрунтування у касах готівки
Штраф у п’ятикрат ному розмірі неоп рибуткованої суми
3
Витрачання готівки з виручки від реалізації робіт, послуг, продукції та інших касових надходжень на виплати, що пов’язані з оплатою праці (за винятком екстрених невідкладних обставин — соціальних виплат громадянам на поховання, допомоги при народженні дитини, одиноким та ба гатодітним матерям, на лікування в разі хвороби, компенсації особам, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи, за наявності податкової заборгованості)
Штраф у розмірі здійснення виплат
4
Перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також видача під звіт готівкових коштів без повного звітування щодо раніше виданих коштів
Штраф у розмірі 25 % виданих під звіт сум
5
Проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджував би оплату покупцем готівкових коштів
Штраф у розмірі сплачених коштів
6
Використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням
Штраф у розмірі ви траченої готівки
Організація визначення розрахункового показника ліміту каси передбачає проведення підготовчих організаційних робіт з установлення розміру готівки, що може залишитись у касі установи на кінець робочого дня. Нагадаємо, що ліміт каси встановлюється бюджетним установам установами банків та органами Державного казначейства, які їх обслуговують. Ліміт каси встановлюється щорічно на підставі заявки-розрахунку, яка подається до відповідної обслуговуючої установи у двох примірниках. Для підготовки показників щодо ліміту каси проводиться ретельне вивчення касових оборотів за будь-які три місяці минулого року за такими складовими:
готівковою виручкою (надходження до кас установи або організації, крім сум, одержаних з установ банків чи органів казначейства);
виплати готівкові на різні потреби (крім виплат, пов’яза них з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів). На основі зазначених показників здійснюється розрахунок таких похідних показників:
середньоденної виручки (сума готівкової виручки, поділена на кількість робочих днів установи чи організації за ці три місяці);
середньоденна видача готівки (сума готівкових виплат, поділена на кількість робочих днів установи впродовж розглядуваних трьох місяців).
Знайдені показники є основою при визначенні розміру ліміту каси. Коли планують збільшити ліміт каси порівняно з розрахунковою сумою, готують окремі цифрові розрахункові та текстові обґрунтування на здійснення останніх дій, які додаються до заявки-розрахункау. Обґрунтування має містити чіткий перелік подій, які потенційно вимагатимуть збільшення ліміту каси, та розрахунок щодо впливу кожної з них на загальне збільшення.
Організація облікових номенклатур за напрямом «Облік готівкових грошових коштів» здійснюється традиційно за двома трансакціями:
внесення грошових коштів в касу установи;
видача грошових коштів із каси установи.
Організація носіїв облікової інформації щодо їх вибору регулюється Наказом Міністерства статистики від 15.02.96 № 51 «Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій». Відповідно до зазначеного нормативного документа до первинних носіїв обліку готівкових коштів відносять:
прибутковий касовий ордер (ф. КО-1);
видатковий касовий ордер (ф. КО-2);
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (КО-3, КО-3а);
Касову книгу (ф. КО-4);
Книгу обліку прийнятих та виданих касиром грошей (ф. КО-5, ф. 440).
Прибутковий касовий ордер використовується для оформлення надходження готівки до каси. Він складається з двох частин — власне касового ордера та квитанції і крім загальних реквізитів містить такі власні:
номер документа;
дата складання;
кореспондуючий рахунок;
код аналітичного рахунка;
код цільового призначення;
прізвище, ім’я, по батькові особи, що вносить готівкові кошти до каси.
Окрім того, прибутковий касовий ордер містить інформацію щодо підстави отримання готівкових коштів касою. Аналогічні реквізити містить видатковий касовий ордер за винятком двох останніх, які логічно замінюються на прізвище, ім’я, по батькові особи, що отримує кошти із каси, та підстави отримання останніх. Касові ордери виписує працівник бухгалтерії та підписує головний бухгалтер, а далі вони передаються до каси для здійснення відповідних видатково-прибуткових операцій.
Інформація щодо виписаних касових ордерів фіксується в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів за такими позиціями:
дата;
номер документа;
сума;
примітка.
Для ведення загальної реєстрації касових ордерів заводиться форма КО-3а, для цільової функціональної реєстрації на рік відкриваються два журнали за формою КО-3.
Касова книга застосовується для визначення загальних готівкових оборотів за день та виведення залишку готівкових коштів на кінець робочого дня. До початку здійснення записів касова книга відповідним чином оформлюється: сторінки нумеруються, книга брошурується, на останній сторінці вказується загальна кількість сторінок, яка засвідчується підписом керівника та головного бухгалтера. У книзі фіксується інформація за функціональними реквізитами касових ордерів (номер документа, від кого отримано чи кому видано, номер кореспондуючого рахунка, сума), джерело надходження коштів та за власними розрахунковими реквізитами касової книги (разом за день; залишок на кінець дня; зокрема на зарплату). Кожний аркуш складається з двох частин: першого примірника звіту та відривного звіту, який отримується заповненням аркуша у складеному вигляді з лицьового боку під копіювальний папір. Касовий звіт складається наприкінці робочого дня і разом з виправдовувальними документами його копія передається до бухгалтерії для здійснення записів у меморіальному ордері № 1.
Книга обліку прийнятих та виданих касиром грошей використовується у великих бюджетних установах, у практиці яких застосовується форма організації виплат заробітної плати чи стипендій через довірених осіб або за наявності кількох касирів у касі установи.
В книзі фіксується:
дата операції;
залишок готівки у касира на початок дня;
сума, видана касирові;
підпис касира про отримання;
отримані суми за день прибутковими операціями;
сума, здана касиром старшому касирові;
підпис старшого касира про отримання грошей;
залишок готівки на кінець дня.
Наприкінці робочого дня касир зобов’язаний скласти звіт за готівковими оборотами і здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касирові під розписку у книзі обліку прийнятих та виданих касиром грошей.
Крім зазначених носіїв облікової інформації щодо бюджетних установ для досягнення вищого рівня аналітичності облікової інформації до складу загальних облікових носіїв Наказом Державного казначейства України від 6.10.2000 № 100 введено картку аналітичного обліку готівкових операцій. У картці крім загальної інформації відображається на основі звітів касира сума залишку на кінець місяця, дня, готівкові видатки та надходження впродовж кожного дня та залишки на його кінець за фондами, коди економічної класифікації та коди програмної класифікації. Картка аналітичного обліку готівкових коштів відкривається щомісячно за кожною установою. Організація руху носіїв облікової інформації здійснюється відповідно до схеми, наведеної на рис. 9.1.
Рис. 9.1. Рух облікової інформації з обліку касових операцій
9.3. Організація обліку грошових коштів на поточних і реєстраційних рахунках
Більшість грошових активів бюджетних установ, як і більшості суб’єктів господарювання — юридичних осіб, зберігаються на рахунках у фінансових установах. Організація обліку грошових коштів на рахунках поточних реєстраційних та особових передбачає проведення заходів за такими напрямами:
визначення нормативної бази;
організація відкриття рахунків в установах банків та органах казначейства;
організація своєчасного здійснення операцій за грошовими коштами на рахунках організацій;
організація облікових номенклатур;
організація вибору носіїв облікової інформації;
організація руху носіїв облікової інформації.
Бюджетні установи залежно від методу фінансового забезпечення їх діяльності можуть мати реєстраційні (особові) або / і поточні рахунки.
Поточні рахунки відкриваються в установах уповноважених банків, бюджетним установам відповідно до Інструкції про порядок відкриття та використання рахунків у національній та іноземній валюті. Для відкриття поточних рахунків головний бухгалтер установи готує і подає до відповідної установи банку такий пакет документів:
заяву на відкриття рахунка встановленого зразка, яку підписує керівник та головний бухгалтер;
копію належним чином зареєстрованого статуту (положення), засвідчену нотаріально чи органом, який реєструє. Положення, які затверджуються постановами Кабінету Міністрів України чи указами Президента України, нотаріального засвідчення не потребують. Установи та організації, які діють на підставі законів, статути (положення) не подають;
копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік, засвідчену податковим органом, нотаріально або уповноваженим працівником банку:
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до чинного законодавства чи установчих документів підприємства надано право розпорядження рахунком та підписання розрахункових документів, завірену нотаріально або вищою організацією в установленому порядку. У картку включається також зразок відбитка печатки установи;
довідку про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України;
копію довідки про внесення підприємства до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України, засвідчену нотаріально або органом, що видав довідку;
копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію підприємства у Фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України як платника соціальних страхових внесків, засвідчену нотаріально або органом, що його видав, чи уповноваженим працівником банку.
Військові частини, установи, підприємства й організації Збройних Сил України, Служби безпеки України, Державного комітету у справах охорони державного кордону України, Міністерства внутрішніх справ України, Управління державної охорони Украї ни та інших органів виконавчої влади, які мають у своєму підпорядкуванні військові формування (далі — військові частини (установи), можуть мати в установах банків такі рахунки:
поточні в разі здійснення військовою частиною (установою) господарської діяльності;
поточні бюджетні для готівкових виплат.
Коли відкривається поточний рахунок, подається пакет зазначених документів із заміною статуту на копію свідоцтва про державну реєстрацію в органах виконавчої влади, уповноважених здійснювати державну реєстрацію, засвідчену нотаріально чи останнім органом.
Відкриття поточного бюджетного рахунка здійснюється установою банку на підставі наданого військовою частиною (установою) дозволу на відкриття рахунка і підтвердження дозволу, одер жаного установою банку безпосередньо від фінансового органу, що виділяє бюджетні кошти, а також заяви про відкриття рахунка і картки зі зразками підписів та відбитком печатки. Дозволи на відкриття рахунків складаються на бланках, виготовлених у друкарнях, із захисною сіткою і оснащених централізованою нумерацією, підписуються двома особами і засвідчуються відбитком пачатки розпорядника бюджетних коштів. Бланк дозволу складається з чотирьох частин: дозволу, підтвердження дозволу, пові- домлення і корінця.
Дозвіл на відкриття рахунка фінансовим органом відповідного розпорядника бюджетних коштів видається тій військовій частині, установі, підприємству чи організації, якій повинен відкриватися рахунок. Одночасно фінансовий орган розпорядника бюджетних коштів надсилає через спеціальний зв’язок чи рекомен дованим листом установі банку, в якій має бути відкритий рахунок, підтвердження дозволу на відкриття рахунка разом із примірником повідомлення про відкриття рахунка установою банку.
Якщо військова частина (установа) має таке ж найменування, що й розпорядник бюджетних коштів, який фінансує військову частину (установу), то дозвіл на відкриття рахунка цій військовій частині (установі) має бути виданий тим самим фінансовим органом, який видав дозвіл розпорядникові бюджетних коштів, що фінансує військову частину (установу).
Зразки підписів надаються установі банку на картці встановленої форми у двох примірниках за підписами командира (начальника) — перший підпис і начальника фінансового органу (головного чи старшого бухгалтера) — другий підпис. Картка має містити зразок відбитка гербової печатки військової частини, установи чи організації, якій відкривається рахунок. Використання печаток, призначених для спеціальних цілей (для пакетів, перепусток тощо), неприпустиме. Зразок відбитка гербової печатки є одночасно підтвердженням підписів службових осіб власника рахунка. Якщо власник рахунка не має гербової печатки, то картка зі зразками підписів має бути засвідчена підписами і відбитком гербової печатки вищої організації.
Якщо в установі банку відкриті два рахунки під одним і тим самим найменуванням військової частини чи установи, то в картки зі зразками підписів і відбитком печатки за обома рахунками включається один і той самий зразок відбитка гербової печатки, що присвоєний цій військовій частині або установі.
Дозвіл на відкриття рахунка, заява на відкриття рахунка і картки зі зразками підписів і відбитком печатки подаються в установу банку тією службовою особою військової частини, установи чи організації, якій надано право першого чи другого підпису на грошових документах за цим рахунком. Особа, яка подає в установу банку зазначені документи, пред’являє своє посвідчення, паспорт чи документ, що його заміняє. Термін дії поточних рахунків, відкритих уповноваженими установами банків, постійний.
При підлеглості бюджетних установ щодо методу фінансового забезпечення органам Державного казначейства, вищевказаним суб’єктам господарювання відкриваються реєстраційні рахунки розпорядників коштів у відповідних органах казначейства. Для здійснення вказаної операції головним бухгалтером готується такий пакет документів, який надалі передається до районного чи міського відділення Державного казначейства (за місцезнаходженням установи):
заяву на відкриття рахунка в системі органів Державного казначейства, підписану керівником та головним бухгалтером;
довідку про внесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України із зазначенням ідентифікаційного коду;
копію затвердженого положення або статуту про установу, підприємство, організацію, засвідчену вищою установою або нотаріально;
доведений до розпорядника коштів поквартальний обсяг асигнувань, що передбачений у бюджеті України, з розподілом по розділах, главах, параграфах і статтях бюджетної класифікації;
затверджений кошторис доходів і видатків із поквартальним розподілом;
картку зі зразками підписів осіб, яким відповідно до законодавства України надано право розпорядження рахунком і підписування платіжних та інших розрахункових документів, та відбитка печатки;
звіт про виконання кошторису видатків установи (ф. 2) на дату закриття фінансування на поточні бюджетні рахунки в установі уповноваженого банку;
витяг з особової картки розпорядника коштів (у випадках зміни адреси та органу Державного казначейства).
Реєстраційні рахунки відкриваються на один бюджетний рік і щорічно поновлюються.
З метою регулювання правовідносин, пов’язаних із виконанням державного бюджету, органи Державного казначейства укла дають договори з розпорядниками бюджетних коштів, на підставі яких здійснюють їх розрахункове обслуговування відповідно до встановлених лімітів та затвердженого кошторису доходів і видат ків (дод. 11).
Важливими питаннями за даним напрямом організації обліку грошових коштів на поточних та реєстраційних рахунках, що потребують врегулювання з боку головного бухгалтера установи та уповноваженої установи банку чи органами Державного казначейства під час проведення описаної процедури відкриття рахунків, виступають також:
домовленість про терміни отримання виписок за рахунками (щоденно, раз на три дні, раз на тиждень);
доведення до відома зазначених установ головним бухгалтером бюджетної установи прізвища, імені, по батькові працівника, який буде здійснювати операції за рахунками установи, з забезпеченням останнього довіреністю на проведення даних операцій;
домовленість з банком щодо графіка здійснення операцій, термінів здачі готівкової виручки;
вирішення способу інкасації і доставки готівкових коштів із установи до банку та навпаки.
Організація своєчасного здійснення операцій за грошовими коштами вимагає визначення основного складу видатково-при буткових операцій, до яких належать:
отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів;
отримання готівкових коштів з рахунка до каси установи;
перерахування коштів з рахунка за товари, послуги, роботи, надані установі.
Організація забезпечення отримання установою асигнувань з Державного або місцевих бюджетів передбачає безумовне виконання таких вимог з боку розпорядника коштів в особі головного бухгалтера:
своєчасне складання та передача до розгляду кошторису установи та плану асигнувань головним розпорядником коштів;
своєчасне і повне подання пакета звітності про виконання бюджету;
повнота і своєчасність відображення всіх фактів господарської діяльності в системі первинного, поточного та підсумкового етапів бухгалтерського обліку;
чітка організація внутрішнього контролю за використанням бюджетних коштів;
дотримання порядку перерахування зазначених коштів;
достовірність даних звітів та інформації про виконання бюджету;
дотримання розпорядниками бюджетних коштів вимог щодо прийняття ними бюджетних зобов’язань;
цільове використання коштів.
Реалізація зазначених положень в межах діяльності установи в цілому та роботі бухгалтерської служби зокрема надасть можливість безперебійного отримання коштів із загального фонду Державного та місцевих бюджетів відповідно.
Організація оптимального регламенту отримання готівкових коштів установи з її реєстраційних і/або поточних рахунків можливе за виконання таких умов:
дотримання правил оформлення грошового чека з обов’язко вим чітким формуванням суті операції вказаного цільового направлення коштів;
своєчасного подання до уповноваженої установи банку календаря видачі заробітної плати, до якого установа включає основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати;
повноти розрахунку та своєчасного подання (за 55 днів до початку кварталу) до органів Державного казначейства касової заявки для отримання готівки;
своєчасності надання належним чином оформленої заявки на виплату готівки з вказівкою ПІБ матеріально відповідальної особи, яка отримуватиме готівкові кошти, та її паспортних даних; суми прибуткового податку з громадян, суми нарахувань до соціальних фондів, інші податки і обов’язкові платежі, які утримуються та нараховуються на фонд заробітної плати; суми до видачі, мети використання коштів та коду бюджетної класифікації видатків з доданням необхідних супроводжувальних документів (платіжних доручень на перерахування зборів і платежів).
Установлення чіткого порядку перерахування грошових коштів з рахунка установи — споживача товарів, послуг, робіт можливе в разі вирішення таких завдань:
своєчасне укладання та передача для затвердження кошторисів і планів асигнувань установи;
повне висвітлення інформації при складанні Реєстру зобов’язань розпорядника коштів бюджету, Реєстру фінансових зобов’язань розпорядників коштів бюджету та Довідки про суми фінансових зобов’язань, повне їх оформлення та своєчасне подання до органів Державного казначейства;
підготовка та подання разом з вказаними інформаційно-довідковими документами відповідного пакета виправдовувальних документів;
дотримання принципу цільового використання бюджетних коштів;
своєчасне подання установою фінансової звітності про виконання кошторисів доходів і видатків та використання бюджетних коштів;
суворе дотримання фінансової дисципліни та економії бюджетних коштів.
Щоб забезпечити виконання даних організаційних процедур, потрібні чіткий розподіл функціональних обов’язків щодо реалізації останніх та розроблена система внутрішнього поточного контролю.
Організація облікових номенклатур за даним напрямом здійснюються відповідно до загальної методики з виокремленням розглянутих далі трансакцій як об’єктів обліку.
У частині поповнення грошових коштів на рахунках:
отримано асигнування головним розпорядником коштів / розпорядником коштів другого рівня із загального фонду для переведення підвідомчим установам;
отримано асигнування із загального фонду розпорядником коштів для проведення видатків установи;
отримано на поточний, реєстраційний спеціальні рахунки установи кошти, що надійшли від реалізації необоротних активів та інших матеріальних цінностей;
отримано на поточний, реєстраційний спеціальний рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги, отриманих за іншими джерелами власних надходжень, для обліку депозитних сум, з каси установи;
отримано короткостроковий кредит в банку;
надійшли кошти на поточний, реєстраційний спеціальний рахунок для обліку коштів, отриманих як плата за послуги, отриманих за іншими джерелами власних надходжень; інших надходжень спеціального фонду від платників та інших дебіторів і кредиторів у порядку безготівкових платежів;
надійшли аванси від замовників за договорами на виконання науково-дослідних робіт;
надійшли суми від замовника на оплату рахунків за виконані установою НДР за договорами;
надійшли кошти від реалізації продукції та виробів, підсобних сільськогосподарських (навчальних) господарств та виробничих (навчальних) майстерень та ін.
У частині використання грошових коштів, які знаходяться на рахунках установи:
переведено кошти розпорядником коштів вищого рівня розпорядникам коштів нижчого рівня;
відкликано кошти розпорядниками вищого рівня;
перераховано згідно з угодою;
суми постачальникам за матеріальні цінності в порядку планових платежів;
перераховано кошти постачальникам згідно з пред’явленими рахунками за матеріальні цінності попередньою оплатою;
перераховано кошти постачальникам згідно з пред’явленими документами за матеріальні цінності після надходження останніх;
перераховано кошти в оплату видатків (комунальних, електроносіїв, за замовлення транспорту тощо);
отримано в банку чекову книжку;
повернуто депозитні суми з рахунків установи;
видано з рахунків до каси установи грошові кошти на її потреби (виплата заробітної плати і стипендій, виплата авансу на відрядження, господарські потреби тощо);
перераховано з рахунків суми внесків за розрахунками з страхування та Пенсійним фондом;
перераховано з рахунків установи суми утриманих податків, відповідно до чинного законодавства;
перераховано з поточного реєстраційного рахунка організаціями за виконані ними замовлення для науково-дослідних і конструкторських робіт;
перераховано з поточного, спеціального, реєстраційного рахунків для обліку коштів, отриманих як плата за послуги спільним виконавцям.
Організація вибору носіїв облікової інформації регулюється постановою Правління Національного банку України «Про затвердження Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті», Наказом Державного казначейства України «Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ і порядку їх складання» та Наказом ГУДКУ «Про затвердження Порядку складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ».
Відповідно до зазначених нормативних документів основними платіжними документами, через які здійснюється зарахування або списання грошових коштів з рахунків, виступають:
меморіальний ордер;
платіжне доручення;
платіжна вимога-доручення;
платіжна вимога;
розрахунковий чек;
акредитив.
Найпоширенішим із перелічених платіжних документів у використанні щодо бюджетних установ є платіжне доручення, що являє собою розрахунковий документ з письмовим дорученням платника обслуговуючому банку при списанні зі свого рахунка зазначеної суми коштів перерахування їх на рахунок одержувача. Платіжне доручення містить такі реквізити:
номер;
дату операції;
платник;
код платника;
банк платника;
код банку-платника;
рахунок № (платника);
сума;
одержувач;
код (одержувача);
банк одержувача;
код банку-одержувача;
рахунок № (одержувача);
призначення платежу.
Платіжне доручення готується на підставі супровідних документів (рахунків, рахунків-фактур, накладних, товарно-транс портних накладних, трудових угод, договорів на виконання робіт, акти виконання робіт, тендерна документація, договори про закупівлю тощо) працівником розрахункового сектора бухгалтерії і вважається оформленим за умов заповнення всіх реквізитів та наявності на першому примірнику підписів відповідальних осіб (осіб, що мають право першого підпису) та відбитка печатки. Платіжне доручення складається не менш ніж у двох примірниках. Разом із вищепереліченими супровідними документами платіжні доручення подаються до відповідних територіальних органів Державного казначейства для перевірки (для всіх розпоряд ників коштів) та оплати (для всіх розпорядників коштів) та оплати (для розпорядників коштів, що переведені на казначейське виконання кошторисів видатків). Платіжне доручення дійсне протягом 10 днів.
Загальну схему руху платіжного доручення грошових коштів на рахунках установи подано на рис. 9.2.
Рис. 9.2. Схема руху облікової інформації за напрямом обліку грошових коштів на поточних, реєстраційних рахунках
9.4. Організація обліку розрахунків з іншими дебіторами
У процесі здійснення господарської діяльності бюджетні установи вступають у фінансово-майнові відносини, в результаті яких утворюється дебіторська заборгованість — сума боргів, що належать установі чи організації, від юридичних або фізичних осіб. До основних категорій дебіторів бюджетних установ відносяться:
підзвітні особи;
особи, що відшкодовують збитки, завдані установі;
постачальники в порядку планових платежів;
інші постачальники, розрахунки з якими даруються за принципом авансових платежів.
Відповідно до означених напрямів обліку виокремлюють напрями організації обліку розрахунків з іншими дебіторами.
Організація обліку розрахунків з підзвітними особами передбачає виконання таких завдань:
визначення кола штатних посад, які мають право отримувати кошти під звіт;
встановлення ліміту підзвітних сум до отримання щодо кожного структурного підрозділу установи;
організація розрахунку підзвітної суми;
визначення механізму видачі грошей під звіт та порядку звітування за витраченими підзвітними коштами.
Установлення переліку посад, які мають право отримувати кошти під звіт, здійснюється на основі розгляду штатного розкладу з урахуванням мети витрачання та запланованих заходів на рік. До напрямів витрачання підзвітних коштів належать господарські видатки, видатки на відрядження та видатки на наукові експедиції. Заходи, що враховуються як потенційне першоджерело утворення зазначених видатків, включають конференції різного рівня (міжнародні та всеукраїнські), наукові експедиції за планами робіт науково-дослідних установ, стажування за кордоном, вивчення досвіду організації роботи установ аналогічного профілю за кордоном, участь у семінарах, нарадах тощо. Розглядаючи процедуру визначення переліку посад в контексті даних положень, варто звернути увагу на пріоритетність вищого рівня кваліфікаційних характеристик та можливість підвищення останньої в результаті участі умовної посадової особи у вищевказаних заходах. Відповідно до вказаного потенційними до включення у перелік посадами виступають:
керівник установи та його заступники (службові відрядження для участі у нарадах вищого рівня; вивчення досвіду управління та організації роботи установ аналітичного профілю тощо);
головний бухгалтер та його заступники (службові відрядження з метою участі в семінарських заняттях; надання звітності головними розпорядниками коштів тощо);
провідні спеціалісти установи за профілем (наукові відрядження для участі в конференціях, наукових експедиціях; стажування за кордоном);
заступники керівників структурних підрозділів з господарських питань, експедитори (для здійснення закупівель окремих матеріальних запасів; службові відрядження з доставки товарно-матеріальних цінностей в установу).
Визначення ліміту підзвітних сум до отримання в розрізі структурних підрозділів передбачає вивчення потреб в останніх з урахуванням запланованих заходів щодо кожного структурного підрозділу. Ліміт підзвітних сум встановлюється на певний період, як правило, на квартал. За основу розрахунку беруться умовно відомі суми за відрядженнями, кількість відряджень та осіб, обсяг необоротних матеріальних запасів, що будуть придбані через підзвітних осіб.
Організація розрахунку авансової суми передбачає організацію роботи бухгалтера, що здійснює дану операцію в частині:
забезпечення інструктивними матеріалами, головним з яких є Наказ Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах Украї ни та за кордон»;
розробки робочої інструкції на основі вказаного нормативного документа;
забезпечення інформацією щодо вартості квитків на транспорті за маршрутом до місця прибуття та найму житла;
забезпечення інформацією про цінові межі на відповідну категорію матеріальних запасів, що плануються до придбання.
Механізм видачі грошей під звіт та звітування за результатом їх витрачання регулюється в цілому Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні. Відповідно до зазначеного документа видача готівки із каси установи під звіт здійснюється за умов повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше отриманими нею підзвітними сумами. Видача підзвітних сум проводиться касиром на основі виписаного бухгалтерією видаткового ордера, який, в свою чергу, складається на підставі наказів про відрядження чи розпоряджень за результатами проведених видатків по звітним коштам. Відповідна особа подає до бухгалтерії авансовий звіт за витраченими сумами з доданням оригіналів усіх виправдовувальних документів (рахунків, проїзних квитків, квитанцій, посвідчення про відрядження тощо). Звіт подається разом із невикористаним залишком готівки у такі терміни:
упродовж трьох днів після повернення з відрядження;
упродовж наступного робочого дня після отримання готівкових коштів під звіт на господарські потреби.
За отриманими авансовими звітами та виправдовувальними документами бухгалтер після перевірки достовірності останніх та доцільності видатків здійснює розрахунок суми до відшкодування, яка заноситься в авансовий звіт. Авансовий звіт візується керівником, після чого здійснюється кінцевий розрахунок з підзвітною особою. Нагадаємо, що відповідно до ст. 127 Кодексу зако нів про працю в разі несвоєчасного повернення грошового авансу підзвітною особою керівник установи має право не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, встановленого для повернення сум невитрачених авансів, видати наказ (розпорядження) про утримання означеної суми із зарплати працівника за умов прийняття аргументації підстав та розміру утримань останнім.
Організація розрахунків з підзвітними особами охоплює також традиційні для організації технології облікового процесу напрями:
організацію облікових номенклатур, основними з яких виступають видача готівкових коштів під звіт; повернення сум невитрачених авансів; утримання із заробітної плати суми невикористаного авансу;
організацію вибору носіїв облікової інформації, коло яких окреслено вищевказаними нормативними документами;
організацію руху носіїв облікової інфор...
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора