Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 3. ОРГАНІЗАЦІЯ ТЕХНОЛОГІЇ ОБЛІКОВОГО ПРОЦЕСУ
Основні терміни і поняття: облікова номенклатера;організація облікових номенклатур; реквізит; первинні документи; облікові реєстри; рух носіїв облікової інформації; організація руху носіїв облікової інформації;оперограма; документограма; графік руху носіїв облікової інформації;поточний і постійний архів ; організація роботи архіву
3.1. Організація облікових номенклатур.
Облікова інформація має досить складну структуру, а тому в спеціалізованій літературі існує декілька варіантів її класифікації. Очевидно, що значна кількість класифікаційних ознак, що мають право на існування. Отже вищевказана її багатозначність, потребує організації облікової інформації.
Згадаймо з розділу 2, що облікова інформація не є хаотичним потоком в межах облікової системи. Вона рухається і видозмінюється за встановленою схемою “вхід до системи - система - вихід із системи”. Якість цього руху та його швидкість залежить від підготовчих робіт по упорядкуванню вхідної інформації, проектування раціонального проходження інформації через систему та групування інформації на виході із системи в розрізі її споживачів.
Мова йдеться про інформацію щодо об’єктів в обліку їх стан, форми і функціонування, рух і т.п. Такі дні, представлені у вигляді переліку мають назву облікової номенклатури. Зрозуміло, що вирішення поставлених вище завдань можливе за умов організації сукупності облікових інформаційних даних щодо господарських фактів і операцій, тобто організації облікових номенклатур.
Облікові номенклатури формуються під впливом господарської діяльності суб’єкту господарювання. Оскільки вони характеризують об’єкти обліку, згадаймо із курсу “Бухгалтерський облік в бюджетних установах" склад об’єктів бухгалтерського обліку виконання кошторису. Зокрема до них відносяться:
доходи загального фонду;
доходи спеціального фонду;
грошові кошти (безготівкові, готівкові);
видатки ( в розрізі касових і фактичних; видатків із загального та спеціального фондів);
розрахунки з дебіторами і кредиторами (серед яких слід виділити розрахунки з оплати праці, зі стипендіальних виплат, з постачальниками і підрядчиками, з іншими кредиторами та дебіторами);
інші зобов’язання ( довгострокові і короткострокові );
необоротні активи ( основні засобі; інші необоротні матеріальні активі; нематеріальні активи );
матеріальні запаси ( виробничі запаси; тварини на вирощуванні і відгодівлі; малоцінні та швидкозношувані предмети; матеріали і продукти харчування; готова продукція; продукція сільськогосподарського виробництва );
капітал бюджетних установ ( фонд у необоротних активах; фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах; результат виконання кошторису ).
Відмітимо, що класифікація облікових номенклатур за об’єктами обліку є початком їх організації. Очевидно, що в установах, які впродовж певного часу здійснюють господарську діяльність, не виникає проблем з формулюванням такої класифікації. Новоствореним установам раціонально користуватись як основою для розробки групувань облікових номенклатур інструктивними матеріалами по порядку відображення господарських операцій бюджетних установ і організацій в системі плану рахунків бухгалтерського обліку.
Наступний крок - характеристика та розробки облікових номенклатур за об’єктами обліку. Відповідно до цього визначається шлях руху та обробки інформації від входу в систему до виходу її із системи.
Згадаймо, що весь процес бухгалтерського обліку поділяється на етапи первинного, поточного та підсумкового обліку. Оскільки облікові інформаційні потоки проходять по всім зазначеним етапам, слід ідентифікувати облікові номенклатури щоджо кожного з етапів. При цьому, для повноти, конкретизації адресності та призначення облікової інформації слід виділяти відповідно:
На стадії первинного обліку:
пункт “складові характеристики облікової номенклатури” (зазначені дані необхідні як для формування повноцінної достатньої загальної характеристики облікової номенклатури, так і для проектування нових форм документації. Фактично даним пунктом ми визначаємо майбутні реквізити конкретної інформаційної сукупності. Згадаймо, із курсу “Теорії бухгалтерського обліку”, що реквізит є мінімальною структурною одиницею, що є обов’язковими для повної характеристики предмету. Поняття мінімальність реквізиту слід розуміти як відсутність можливості і доцільності подальшого його поділу. В цілому реквізити поділяються на реквізити - ознаки (№ документа, назва запасів, необоротних активів, кредиторів, дебіторів і т.п.) та реквізити - основи (кількість товарно-матеріальних цінностей, ціна, сума і т.п).
пункт “причина виникнення факту” (зазначена інформація характеризує джерело надходження інформаційних потоків та причину їх виникнення. Під джерелами інформаційних потоків в даному випадку слід розуміти контрагентів фінансово-господарських відносин (установи), що призвели до зазначеної операції. При визначенні суб’єктів зазначених відносин слід користуватись традиційною схемою (рис.3.1). В свою чергу під обставинами, що спричинила утворення зазначених інформаційних потоків слід розуміти причину, виникнення операції. До них відносять придбання товарно-матеріальних цінностей, настання терміну нарахування та виплати заробітної плати, стипендій, вибуття товарно-матеріальних цінностей, необхідність здійснення господарських видатків, видатків на відрядження, виявлення під час інвентаризації надлишків чи нестачі товарно-матеріальних цінностей і т.п.)
пункт “документи в яких фіксується факт господарської операції” (включають в себе дані щодо первинної документації, в якій вперше з’являється інформація щодо даної трансакції. До них відносять рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, накладні-вимоги, прибуткові та видаткові ордери, лімітно-заборні картки, акт приймання-передачі, акти списання, табель обліку використаного робочого часу” і т.п.)
пункт “задачі, в яких використовується дана інформація” (визначаються відповідно до напрямків бухгалтерського обліку, в яких знаходять відображення відповідної операції. Так, придбання медикаментів в порядку планових платежів має безпосереднє відношення до таких напрямків бухгалтерського обліку:
облік медикаментів і перев’язувальних засобів;
облік розрахунків в порядку касових платежів;
облік касових видатків.
В той же час отримання медикаментів в порядку гуманітарної допомоги відображається в колі завдань:
обліку медикаментів та перев’язувальних засобів;
обліку доходів бюджетних установ.)
На стадії поточного обліку:
пункт “облікові реєстри, в яких фіксуються дані первинного обліку” (визначають коло відомостей, накопичувальних відомостей, карток, книг і інших носіїв інформації поточного етапу бухгалтерського обліку);
пункт “реквізити облікових реєстрів” є також важливою характеристикою облікових номенклатур поточного обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри, що уявляють собою певний вид носіїв облікової інформації, призначених для систематизації і накопичення інформації первинних документів, для відображення на рахунках бухгалтерського обліку і звітності.
На стадії підсумкового обліку.
пункт “форми і найменування звітності, в яких знаходять відображення дані інформаційні потоки” ( розшифровує номенклатуру звітних форм, що визначаються в єдиній системі даних про майновий і фінансовий стан організації, про результати її діяльності, які містять як окремі показники, так і загально функціонально призначені для відображення відповідних напрямків обліку. Зауважимо, що для загальних звітних форм (баланс виконання кошторису доходів і видатків, звіт про виконання кошторису доходів і видатків) доречно вказувати строку, де зазначена інформація має бути відображена;
пункт “користувачі інформації” (визначає коло внутрішніх і зовнішніх споживачів, що використовують інформаційні дані, які містять у собі відповідні форми звітності.)
бажано включати до організації облікових номенклату пункт “завдання в яких використовуються дані” окреслює сфери управлінської діяльності як на мікро-, так і на макрорівнях, для яких відповідні підсумкові показники обліку слугують інформаційним забезпеченням.
Організація облікових номенклатур реалізується за допомогою такого підвиду графічного методичного прийому як таблиця (табл.3.1). Відмітимо, що організації облікових номенклатур в своїй основі в більшому ступені зводиться від ідентифікації певних інформаційних полів щодо відповідних носіїв інформації. Це пов’язано з тим, що інформація фінансово-господарської сфери набуває статусу об’єкту, а отже і юридичної сили, при занесенні її у відповідний носій. Отже, організація облікових номенклатур виступає основою організації носіїв інформації.
3.2. Організація носіїв облікової інформації.
Із курсу “Теорії бухгалтерського обліку” відомо, що під носіями облікової інформації розуміють матеріальний об’єкт, що призначений для запису, передачі і зберігання облікової інформації. Відповідно до етапів бухгалтерського обліку виділяють три види носіїв облікової інформації: первинні документи, облікові реєстри та бухгалтерську звітність (рис.3.2).
Рис.3.2. Характеристика етапів бухгалтерського обліку через носії облікової інформації
Кожний з видів носіїв облікової інформації об’єднує відповідною назвою значну кількість різноманітних документів, облікових реєстрів та звітних форм. Максимально повне вивчення перерахованих носіїв інформаційних даних при існуючому розмаїтті, можливе в розрізі класифікації. Отож, звернемося до класифікації, як одного із методів пізнання та дослідження об’єктів, сутність якого полягає у поділі на класи загальних ознак вищевказаних об’єктів і закономірних зв’язків між ними. Зауважимо, що питання носіїв інформації підсумкового етапу бухгалтерського обліку будуть розглянуті в розділі 10.
Під первинними документами розуміють письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, вимагаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. У спеціалізованій літературі існує значна кількість класифікацій первинних документів, при цьому кількість класифікаційних ознак коливається від 3 до 7 (табл.3.2.). Загальна кількість класифікаційних чи множина їх об’єднання налічує 10 ознак. Оскільки детальна характеристика кожного з угрупувань надавалась під час вивчення курсу “Теорії бухгалтерського обліку” нагадаймо її у вигляді схеми основних класифікаційних зв’язків первинних документів (рис.3.2.).
Облікові реєстри - це носії спеціального формату у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів, машинограм тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого нагромадження, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Як і первинні документи, облікові реєстри є досить різнорідними (рис 3.3), а в спеціалізованій літературі зустрічається від 4 до 8 класифікаційних ознак реєстрів бухгалтерського обліку (табл.3.3).
Організація фіксації облікової інформації у відповідних носіях включає декілька етапів:
вибір і групування форм носіїв облікової інформації;
організація носіїв облікової інформації;
складання робочих інструкцій до первинних документів та облікових реєстрів.
Вибір носіїв облікової інформації у більшості випадків зводиться до використання нормативно закріплених за відповідним напрямком обліку первинних документів чи реєстрів. Такими нормативними документами щодо діяльності бюджетних установ виступають:
Положення про порядок ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене Постановою Правління Національного банку України № 72 від 12.02.2001.
Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Правління Нацбанку України № 132 від 29.03.2001.
Наказ Держказначейства України типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам і організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів та з складання Інструкції затверджену наказом Держказначейства № 125 від 02.12.97.
Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджену Наказом Держкзначейств № 130 від 18.12.2000.
Порядок складання карток і книг аналітичного обліку бюджетних установ затверджена Наказом Державного Казначейства № 100 від 06.10.2000.
Наказ Міністерства статистики України “Про затвердження типових форм бланків суворої звітності і введення їх у дію” № 67 від 11.03.96.
Наказ Міністерства статистики України “Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу” № 277 від 27.10.95.
Наказ Міністерства статистики України “Про затвердження форм первинного обліку” № 144 від 22.05.96.
Наказ Міністерства статистики України “Про затвердження типових форм первинного обліку по розрахунках з робітниками і службовцями”.
Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання затверджена Наказом Державного казначейства № 68 від 27.08.2000 р.
Інші нормативні акти.
Зазначені нормативні акти містяь повну інформацію щодо характеристик відповідних носіїв облікової інформації у вигляді додатків - форми бланків первинної документації та облікових реєстрів, як правило, у повну величину та описом процедури фіксації інформації. Зауважимо, що відповідно до:
Положення про документальне забезпечення запасів у бухгалтерському обліку, затверджене Наказом Міністерства фінансів України № 88 від 24.05.95. (Додаток 2)
Закон України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність України” від 16.07.99 № 996-ХІУ (Додаток 1)
як первинні документи, так і облікові реєстри можуть бути складним на паперових або на машинних носіях; в разі, якщо типові чи уніфіковані документи і реєстри не відповідають повністю потребам установи, зазначені суб’єкти господарювання можуть розробляти носії облікової інформації.
Відповідно до цього виникає проблема розробки форм носіїв інформації, яка буде розглянута в окремому пункті. Для оптимізації та упорядкування роботи бухгалтерських працівників з носіями інформації в установах та організаціях застосовують табель форм первинних документів та облікових реєстрів та альбом форм паперових носіїв інформації.
Табель форм первинних документів і облікових реєстрів уявляє собою номенклатуру носіїв облікової інформації, що мають юридичну силу і використовуються суб”єктом господарювання в процесі бухгалтерського обліку, з детальною характеристикою їх параметрів. Табель форм має форму таблиці, в якій відображені наступні положення в розрізі кожного з носіїв інформації:
-найменування форми;
-код форми;
-яким нормативним документом введена;
-періодичність складання;
-особа, що здійснює оформлення (складання) носія інформації;
-адресність погодження носія інформації (в разі необхідності);
-порядок підписання;
- порядок затвердження;
- проставлення печатки;
- місце зберігання;
- строки зберігання.
Табель форм носіїв інформації по суті є довідником форм носіїв інформації. Він є нормативним документом і в складі наказу про облікову політику затверджується керівником установи.
Альбом форм носіїв облікової інформації установ і організацій уявляє собою сукупність уніфікованих форм носіїв облікової інформації, що використовуються в обліковому процесі даного суб”єкту господарювання відповідно до табеля форм носіїв облікової інформації. По суті, альбом форм є додатком до табеля форм носіїв облікової інформації і розробляється разом з ним. Альбом форм носіїв облікової інформапції складається з:
- титульної сторінки;
- переліку носіїв інформації; зразків носіїв інформації;
- вказівок по їх заповненню.
Формування пакету носіїв облікової інформації здійснюється в розрізі напрямків бухгалтерського обліку (розділ 1).
Зразки носіїв інформації представлені в альбом у вигляді віддрукованих типографським способом примірників, оформлених відповідним чином. Вказівки по оформленню виступають конспективними записами з інструкції по складанню того чи іншого носія облікової інформації, що містять основні чи найвагоміші її положення.
Організація фіксації інформації у носіях облікової інформації первинного і поточного етапу охоплює декілька технологічних етапів руху та обробки, а саме:
-складання первинних документів (вимірювання та фіксація даних);
-приймання документів та їх перевірка;
-обробка первинних документів;
-перенесення інформації до облікових реєстрів.
Під організацією зазначеної технологічно-процедурної схеми очевидно слід вбачати комплекс методів і засобів раціоналізації та оптимізації її відтворення. Для визначення інструментів організації згадаймо кожний з послідовних етапів.
Складання первинних документів, відповідно до діючої нормативної бази, повинно відбуватись в момент здійснення операції, в окремих випадках - безпосередньо після її закінчення. Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених нормативно для використання у відображенні фактів господарської діяльності як уніфікованих , так і типових для бюджетних установ і організацій. Записи у первинні документи здійснюються у темному кольорі чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів, і т.п. Вільні рядки в первинних документах підлягають обов’язковому прокресленню. Підпис особи, що складає може бути проставлений вручну особисто, за допомогою факсиміле, штампу, символу, чи іншим механічним або електронним способом посвідченням. При механізованому варіанті складання документів за допомогою обчислювальної техніки і інших засобів оргтехніки, підпис осіб замінюється паролем або іншим засобом авторизації.
Забезпечення фіксування фактів здійснення господарських операцій, їх виконання усіма структурними підрозділами покладено на керівника установи. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, своєчасну передачу їх для відображення в системі бухгалтерського обліку несуть особи, які склали і підписали зазначені документи. Відповідно до завдання і вимог щодо складання первинних документів, можливо визначити організаційні заходи. За зазначеним етапом фіксації іформації у носіях:
-чіткий розподіл функціональних обов’язків працівників, зайнятих в процесі документування господарських операцій;
-забезпечення відповідного рівня кваліфікації працівників, зайнятих обліковою працею шляхом розробки інструкцій по складанню первинних документів, проведення інструктажу забезпеченням працівників інструктивними матеріалами по укладанню первинної документації;
-визначення реальних нормаптивів часу по операціям документування;
-розробка графіку джокументообороту та його чітке дотримання;
-забезпечення працівників необхідними засобами вимірювальної, обчислювальної та організаційної техніки;
-забезпечення працівників, що виконують облікові функції необхідною кількістю етапів первинної документації.
Наступний етап - етап приймання та перевірки первинних докуметів характеризує надходження первинних документів до бухгалтерії. Первинні документи передаються у бухгалтерію відповідно до встановлених у графіках документообороту строків. Всі первинні документи, що надходять до бухгалтерії, підлягають обов’язковій перевірці. Перевірка первинних документів традиційно поділяється на такі види:
-за форомою;
-за змістом.
Кожний з видів перевірки поділяється на відповідні підвиди. Так, перевірка за формою включає:
-формальну перевірку: носії облікової інформації повинні бути складені за формою, визначеною вищевказаними нормативними актами в розрізі всіх реквізитів і вимог до оформлення;
-експертна перевірка: первинний документ перевіряється на автентичність і включає визначення дійсності підписів осіб, що складали документ, реальності реквізитів та записів;
-арифметичну перевірку: первинний документ перевіряється на правильність наявних у ньому арифметичних підрахунків;
Відповідно, перевірка за змістом поділяється на:
-економічну перевірку: за кожним документом визначається економічна доцільність проведення господарської операції. Відмітимо, що зазначений вид перевірки відноситься до попереднього контролю, який здійснюється головним бухгалтером при візуванні угод, наказів, підписанні касових та банківських документів;
-правова перевірка: кожна з господарських операцій має відповідати нормативно-правовій базі, яка регулює фінансово-господарську діяльність установи чи організації;
-перевірка законності: відображені у первинних документах операції повинні здійснюватись за дозволом керівника установи та головного бухгалтера, посадових осіб, що визначають та здійснюють керівництво фінансово-господарським життям суб’єкту господарювання;
-логічна перевірка: зафіксовані у первинному документі кількісні показники перевіряються на предмет логічного зв’язку з відповідними показниками. Не приймаються до виконання носії облікової інформації повинні бути складені за формою, визначеною вищевказаними нормативними актами.
Первинні документи, що відображають операції, які суперечать законодавству, а також встановленому порядку приймання, зберігання та використання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей не приймаюься до виконання. Такі документи передаються головному бухгалтеру установи чи організації для прийняття певного рішення та проведення відповідних заходів.
Забезпечення раціональної організації даного етапу фіксації інформації у первинних документах і облікових реєстрах потребує постановки і вирішення наступних завдань:
-технічне забезпечення праці працівників бухгалтерської служби на основі ПЕОМ;
-формування та постійне оновлення довідкової нормативної бази щодо питань бухгалтерського обліку;
-створення за допомогою технічних засобів бази ідентифікаційних ознак (підписів, кодів) осіб, що за функціональними обов’язками приймають участь в обліковому процесі;
-утворення мережі мобільного зв’язку між бухгалтерією і структурними підрозділами з використанням ПЕОМ і засобів електронної пошти.
Останній етап документування - обробки первинних документів - є також складним за технологією і включає операції:
-таксування первинних документів;
-групування показників первинних документів;
-контирування первинних документів.
Таксування або розцінювання уявляє собою визначення грошової оцінки господарської операції, що зафіксована в первинних документах, шляхом переведення натуральних та трудових вимірників у узагальнюючий грошовий. Необхідність проведення зазначеної процедури пов’язана з тим, що значна у частці первинної документації, що передається до бухгалтерії на містить інформації у грошовому виразі щодо господарських операцій (накладні, забірні картки і т.п.). При таксуванні в документах фіксується ціна і сума:
-щодо натурального вимірника визначається добуток ціни за одиницю на кількість товарно-матеріальних цінностей (м, кг і т.п.);
-щодо трудового вимірника визначається добуток кількості одиниць відпрацьованого часу (робочий день, година, хвилина) та вартості одиниці даного часу.
Групування передбачає сортування первинних документів за змістом господарських операцій, об’єднання їх у групи за певними ознаками і визначення загального підсумку. Мета групування - уникнення громіздкості бухгалтерського обліку шляхом підготовки зведених даних щодо його об’єктів.
Процедура контирування уявляє собою визначення і фіксацію кореспонденції рахунків за кожною конкретною господарською операцією, що відображена у первинному документі. Занесення сум господарських операцій здійснюється в бік деталізації: спочатку на рівні синтетичних рахунків, потім - аналітичних. Після ідентифікації господарських операцій проводиться узагальнення бухгалтерських проведень за кожною однорідною групою - на першому документі або в кінці зведеного документу.
В цілому зазначені технологічні операції процесу обробки даних первинного обліку виступають підготовчим етапом наступних записів у носії інформа поточного обліку - облікові реєстьри. Відповідно цьому, підвищується ступінь необхідності оптимізації процесу щодо чіткості та якості виконуваних робіт. Отож, до заходів по організації обробки первинних документів слід віднести:
-забезпечення працівників бухгалтерії сучасною обчислювальною технікою;
-використання при здійсненні групування документів допоміжних засобів класифікації (кольорові калятурні затискачі, кольорові канцелярські скрепки і т.п.) документів за відповідними ознаками;
-випрацювання облікових номенклатур та доведення їх до працівників бухгалтерської служби, що здійснюють обробку первинної документації для використання;
-забезпечення зазначених працівників розробленими типовими проведеннями щодо операцій за відповідними напрямками обліку.
Наступним етапом фіксації інформації у носіях інформації є перенесення інформації до облікових реєстрів. До облікових реєстрів інформація переноситься після перевірки та обробки первинних документів. При цьому, вже опрацьовані документи підлягають відмітці у встановленому порядку:
-при ручному варіанту обробки - дату запису в обліковий реєстр;
-при механізованому варіанту обробки - відтиск штампу оператора, що відповідає за їх обробку.
Перенесення інформації до облікових реєстрів здійснюється в міру надходження первинних документів до місця обробки, відповідно до графіку документооборту. Зауважимо, що порядок запису господарських операцій передбачає різні підходи: інформація може первинно бути зареєстрована в реєстрах аналітичного обліку, а потім синтетичного і навпаки . Для забезпечення якісної і достовірної реєстрації слід передбачити таку систему організаційних заходів:
-автоматизація процесу облікової реєстрації;
-дотримання термінів графіку документообороту та інструкцій по складанню носіїв облікової інформації;
-удосконалення системи рекєстрів облікової інформації з можливим поєднанням синтетичного та анілтичного обліку.
Важливим організаційним моментом щодо фіксації інформації в носіях облікової інформації є розробка робочих інструкцій до їх складання. За функціональним призначенням вони виступають додатковим довідним інформаційним матеріалом, який разом з обліковими номенклатурами та графіками документа обігу уявляють собою повний пакет інструментів організації носіїв облікової інформації.
Робоча інструкція складається з вказівок щодо порядку складання кожного носія облікової інформації в розрізі виконавців. Як правило зразок правильно оформленого документу додається до інструкції, чи в самій інструкції вказується сторінка альбому форм носіїв облікової інформації, на якій розміщено відповідний документ або реєстрація обліку. Робоча інструкція визначає такі моменти фіксації інформації:
-виконавці окремих операцій;
-види операцій в розрізі кожного з виконавців;
-складові кожної з операцій- складання, прийняття, перевірки, обробка документів, перенесення інформації).
Випрацювання робочих інструкцій є особливо необхідним в умовах часткової чи обмеженої автоматизації облікового процесу. Зауважимо, що саме так можна охарактеризувати стан та ступінь оснащення засобами комп’ютерної техінки. Робочі інструкції не слід підміняти усним інструктажем, в силу його природних властивих йому іраціональних якостей, чи витягами з інструкцій керівних органів, оскільки вони мають загальний характер. Розроблені у порядку робочі інструкції розмножуються і надаються кожному з виконавців функцій за відповідними носіями облікової інформації. Для узагальнення процесу випрацювання робочих інструкцій носіїв облікової інформації, їх контрольні екземпляри включаються до складу альбомів форм носіїв облікової інформації у формі останнього розділу.
3.3.Методика і техніка розробки форм носіїв облікової інформації
Як зазначалось у попередніх пунктах розділу, установи і організації, відповідно до діючої нормативної бази, мають право в разі виникнення такої необхідності, розробити власні форми носіїв облікової інформації. При цьому, утворені носії облікової інформації повинні відповідати певним вимогам:
-текстова частина повинна бути складена українською мовою чи в разі складання іноземною мовою, мати ідентично-логічний;
- форми, документи та реєстри мають відповідати принципам юридичної сили і доказовості.
Крім вищевказаних вимог, можна виділити ряд умов, дотримання яких є бажаним для установ та організацій;
- використання для виготовлення носіїв облікової інформації встановлених стандартів форматів паперу;
- максимальне пристосування носіїв для обробки їх за допомогою технічних засобів організаційної техніки;
- логічна компактність набору показників форми що відповідають певній;
- оптимальна деталізація інформації у носіях інформації та розмежування поля основної та додаткової інформації.
В цілому процес розробки носіїв облікової інформації можна поділити на наступні етапи:
1) визначення основних характеристик майбутньої форми. Зазначений етап передбачає ідентифікацію носія інформації в межах:
- напрямків бухгалтерського обліку (облік доходів і видатків, обліки розрахунків, облік грошових коштів, облік товарно-матеріальних цінностей);
- характеру та призначення відповідно до класифікацій документів та облікових реєстрів;
- руху носія облікової інформації в часі і просторі;
- виконавців операцій щодо обробки носіїв;
- способу відображення господарських операцій;
- кількості примірників відповідно до споживачів вказаної у носіях інформації.
2) вибір необхідних інформаційних даних. Інформацію, що містить форма майбутнього документа чи реєстра може поділена на обов’язкові та додаткові дані. Обов’язкові дані, що надають відповідному носію облікові інформації юридичну силу і забезпечують його доказовість, називаються реквізитами. Реквізити відповідно до різних класифікаційних ознак, слід поділяти:
за ступенем спеціалізації:
- загальні обов’язкові;
- спеціальні;
за призначенням:
- групувальні;
- довідкові;
- кількісні;
- якісні.
До обов’язкових загальних реквізитів відповідно до Закону України Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку щодо первинних документів відносяться:
- назва документа (форми);
- дата і місце складання;
- назва підприємства, установи від імені якого складено документ;
- зміст та обсяги господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Загальні реквізити облікових реєстрів визначені відповідно в межах такої групи:
- назва форми;
- період реєстрації господарської операції;
- прізвища і підписи осіб чи інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх складанні.
До спеціальних реквізитів відносять обов’язкові дані що повинні бути відображені щодо окремих господарських операцій. Так, прикладом спеціальних реквізитів відносно платіжного доручення виступають - код банку, код одержувача, код платника, підпис банку; відносно заявки на видачу готівки - номер реєстраційного (спеціального) рахунку; код бюджетної класифікації; період за який складено розрахункову відомість, штамп казначея тощо.
Відповідно до другої класифікаційної ознаки - за призначенням - та виділених груп реквізитів в її межах, прикладами кожної з них можуть виступати:
- номенклатурний та інвентарний номери, вид операції, номер рахунку, код економічної класифікації вдатків бюджету - групувальні реквізити;
- назва установи, номер носія облікової інформації, період на який виписується документ чи який склада реєстр, код функціональної і відомчої класифікації - довідкові реквізити;
- одиниці виміру, ліміт, дата видачі, норма зносу - кількісні реквізити;
- одиницю, вартість, знос у грн., сума платежу - вартісні реквізити.
Ще одною класифікаційною ознакою виділяють ступінь обробки і виокремлюють такі групи:
- реквізити, що обробляють (кількість, ціна, вартість, сума тощо);
- реквізити, які не обробляють (підпис, назва установи).
Додаткові дані не мають обов’язкового характеру, а їх обсяг, зокрема та наявність в цілому, залежать від завдань, які ставлять перед носієм облікової інформації розробники.
попереднє проектування зон розміщення інформації. По суті цей етап полягає у розміщенні відповідних груп реквізитів у носії облікової інформації. При цьому слід враховувати такі умови-рекомендації
- відповідність внутрішній побудові облікового процесу (реквізити, що заповнюються і обробляються однією особою, слід розташовувати поряд);
- логічна залежність (графи реквізитів, що знаходяться в арифметичній і логічній залежності, розташовувати поряд);
- пристосування до автоматичного способу обробки (послідовність розміщення реквізитів має бути такою, яка передбачкена для введення в ЕОМ);
- зручність розташування (реквізити повинні бути розташовані так, щоб забезпечувати зручність записів);
- легкість читання (розмір та формат реквізитів повинен відповідати відповідним вимогам).
4) вибір форм розміщення реквізитів у зоні. Даний етап полягає у розгляді принципових особливостей кожної з форм щодо конкретного носія облікової інформації. Виокремлюють такі форми розміщення реквізитів:
- анкетна: за цією формою поле носія інформації умовно ділиться на 2 частини, при цьому ліва частина призначена для розміщення реквізитів, а права - для запису відповідних до конкретного реквізиту даних та відповідей;
- зональна: відповідно до зазначеної форми носій інформації поділяється на зони горизонтальними і вертикальними лініями;
- таблична: за даною формою поле носія інформації уявляє собою таблицю з графами по вертикалі і горизонталі;
- комбінована: базується на поєднанні двох і більше перерахованих принципів розміщення реквізитів.
5) монтаж форми носія інформації. Він полягає у повному компонуванні елементів інформації, а саме: у кінцевому формуванні реквізитів у групи, за перерахованими вище рекомендаціями, подальше комплектація полів зон - із утворених груп реквізитів, та кінцеве формування полів зон у носій облікової інформації;
6) розрахунок загальної площі та вибір формату. Зазначений етап передбачає:
- визначення площі аркуша майбутнього носія інформації;
- вибір стандарту бланку.
Визначення площі аркуша полягає в вимірюванні і арифметичному визначенні основних вимірників поля носія інформації - довжини і ширини. Розрахунок шириниполягає у встановленні кількості знапків у реквізитах, показниках, додатковихз даних і кількість знаків у рядку, що відпровідає певному реквізиту щодо заповнення. При цьому, слід враховувати, що на кожний знак ( буква, цифра, розділовий знак, прогалину) відводиться не менше 3 мм по горизонталі з додаванням до сформованого рядка по 15-20 мм на лівому полі і 10 мм на правому полі.
Довжина, в свою чергу, складається із суми додатку кількості рядків і ширину площі цих рядків ( для кожного рядка відводять від 3 мм до 10 мм по вертикалі в залежності від умов складання носія облікової інформації та його характеру) та додаткових величин на нижнє поле -10-15 мм, на верхнє поле -
10 мм.
Після визначення площі аркушу переходять до вибору стандарту бланка. Звернемо увагу на те, що мова йдеться не про будь-який можливий вільний формат, а саме про стандарт. Такий підхід пояснюється запровадженням ще на початку минулого століття унифікованих форматів паперу.
Всі розміри форматів прийняті Міжнародною організацією по стандартизації і закріплені стандартом 216 : 1975 “Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы ряда Аи В”.
Згідно з положеннями зазначеного стандарту кожному формату паперу відповідає певний шифр, що складається з двох знаків:
літери (А чи В)
цифри (числовий ряд цілих чисел від 1 і далі).
Вітчизняні носії інформації в цілому, носії облікової інформації, зокрема, складаються на форматі А (табл.3.4).
Стандарти аркушів формату А
Табл.3.4
Шифр стандартуРозмір (мм2)Приклад носія інформаціїА 1576 х 812Газетний аркушА 2408 х 576Половина газетного аркушаА 3288 х 407Меморіальний ордерА4 203 х 288Бланк угоди на виконання робіт, послугА5144 х 203Платіжне дорученняА6101 х 144Видатковий касовий ордерА7 72 х 101Квитанція до прибуткового касового ордеру
При цьому, як правило, найчастіше використовуються формати А3, А4, А5.
7) креслення тап подальше редагування ескізу носія інформації. Даний етап є передостаннім в процесі розробки форм носіїв інформації і полягає в унаочненні всіх попередніх етапів на паперовому аркушу та корегуванні, отриманого попереднього варіанту розробляємого носія облікової інформації;
8) остаточне оформлення . Етап прийняття та затвердження носія інформації як форми до використання у внітрішньогосподарському документообігу установи чи організації.
3.4. Організація забезпечення носіями облікової інформації.
Одним із складових організації забезпечення бухгалтерського обліку є вищевказаний напрямок. Існує декілька джерел забезпечення організації чи установи носіями облікової інформації, які залежать від способів обробки інформації, а саме:
При ручному:
- централізоване постачання. При даному варіанті установи і організації отримують бланки від вищестоячої організації (міністерства, відомства) за такою схемою: установи і організації формують заявку на форми носіїв інформації і передають до вищестоячих установ чи організацій; зазначені установи акамулюють інформації щодо кожної з підвідомчих установ і формують загальне централізоване замовлення, яке і передається до типографії підприємства “Банковидав” Держкомстату України. Виконане замовлення надходиь до вищестоячої установи, яка, відповідно до попередньо згрупованої інформації, здійснює розподіл бланків.
- закупівля через мережу магазинів та зазначене джерело можливо виокремити як допоміжне, оскільки до магазинів надходять окремі форми типових документів: прибуткові і видаткові касові ордери, платіжні доручення, авансовий звіт і т.п. Тобто потреба у носіях інформації може задовольнятись через дане джерело в обмеженому обсязі. Більш раціональним є в даному випадку придбання бланків у спеціалізованих пунктах дрібнооптової торгівлі підприємств "Бланковидаву" Державного комітету України.
- виготовлення типографським способом. Даний варіант передбачає встановлення безпосередніх зв’язків з типографіями і розміщення індивідуальних замовлень . Оскільки розмір такого замовлення незалежно від обсягів господарської діяльності установи, буде незначним, в порівнянні з централізованим замовленням, такий варіант забезпечення носіями безумовно програє варіанту централізованого постачання по економічності, однак має перевагу по мобільності.
- виготовлення форм носіїв облікової інформації за допомогою наявних засобів організаційної техніки, зокрема ксерокопіювальних апаратів. Ступінь залучення до забезпечення бланками документів та реєстрів даного способу залежить від рівня оснащення установи чи організації вищевказаними засобами, однак в будь-якому випадку, через наявність великої кількості форм стандарту А-3 і А-5 (згадаймо, що у стандартного листа паперу формат А-4) зазначений спосіб має обмежене використання.
-отримання бланків носіїв інформації через підписні спеціалізовані видання. Це джерело надходження стосується переважено забезпечення формами облікових реєстрів поточного і підсумкового обліку, оскільки в практику роботи бухгалтерських видань введено подання бланків даних носіїв облікової інформації в натуральному розмірі як складових інструктивних матеріалів на сторінках вищевказаних видань.
При автоматизованому:
- виготовлення форм за допомогою засобів комп’ютерної техніки. В даному варіанті установа чи організація, встановлюючи відповідний пакет програмного забезпечення облікового процесу, автоматично отримує у своє розпорядження, у вигляді підфункції даної програми, яка формалізується у пунктах головного меню (документи, меморіальні ордери, журнали-ордери, головна книга, Журнал-Головна кни...
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора