Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2000
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Бухгалтерський облік
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
РОЗДІЛ 6. ОРГАНІЗАЦІЯ ОБЛІКУ МАТЕРІАЛЬНИХ ЗАПАСІВ
Основні терміни і поняття: організація обліку надходження запасів; організація складського обліку; номенклатурний номер; організація розробки номенклатурних номерів; номенклатура-цінник; організація обліку наявності та руху запасів у бухгалтерії; організація обліку використання запасів.
6.1. Основи організації матеріальних запасів
Бюджетні установи у процесі своєї діяльності використовують чимало значну кількість матеріальних цінностей короткострокового споживання (упродовж одного року). Зазначена частка оборотних активів має матеріальну форму і називається запасами. Облік запасів є одним з основних напрямків обліку бюджетних установ і також потребує організації.
До напрямків завдань організації бухгалтерського обліку запасів слід віднести такі:
організація надходження запасів;
організація обліку наявності запасів;
організація обліку використання та вибуття.
Завдання організації за кожним із видів руху запасів полягає:
прискоренні документообігу завдяки обробці раціональних графіків документообігу та вибору оптимальних носіїв інформації;
правильність виконання дій відповідно до нормативної бази;
зберігання товарно-матеріальних цінностей, що належать до запасів завдяки розробці оптимальної номенклатури;
раціональне використання матеріальних запасів на основі розробки нормативів.
До нормативних актів, які регулюють питання обліку запасів та його організації відносять:
Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства України № 125 від 08.12.2000.
Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ, затверджена Наказом Державного казначейства № 130 від 18.12.2000.
Інструкція з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних і інших бюджетних установах охорони здоров’я, затверджену Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР № 530 від 05.05.83.
Інструкція з обліку медикаментів, перев’язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров’я, що утримуються за рахунок коштів бюджету, затверджену Наказом № 747 від 02.06.87.
Порядок бухгалтерського обліку та звітності в бюджетних установах гуманітарної допомоги, затверджений Наказом № 12/4233 від 12.01.00 Міністерства фінансів України та Державного казначейства України;
Інструкцуія про порядок відображення в обліку бюджетних установ операцій з централізованим постачанням матеріальних цінностей;
Положення про порядок створення та головної функції тендерних комітетів щодо організації та здійснення процедур закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти затверддена Наказом Міністерства економіки України № 20/5211 від 16.01.01.
Порядком визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей, затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України № 116 від 22.01.96.
Типова Інструкція про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затверджена Наказом Державного Казначейства України та Міністерства економіки України № 787/5978 від 5.09.2001.
Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків і інших статей балансу, затверджену Наказом Міністерства фінансів України та Головним управлінням Державного казначейства України № 728/3168 від 16.01.98.
Інструкція про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання, затверджена Наказом Державного казначейства № 68 від 27.07.00.
Перелік лікарських засобів, що підлягають предметно-кількісному обліку в аптечних і лікувально-профілактичних закладах, затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я України № 117 від 30.06.94.
6.2.Організація обліку придбання надходження запасів
Організація обліку придбання та надходження передбачає окремі напрямки, до яких слід відносити:
визначення кола нормативної бази;
організація роботи по прийняттю та перевірці запасів;
організація вибору носіїв інформації;
організація облікових номенклатур;
організація руху носіїв облікової інформації.
Нормативні акти, які безпосередньо визначають організацію придбання, прийняття та надходження запасів визначені в межах попереднього пункту, а тому лише відмітимо, що основними серед них є Інструкція з обліку запасів бюджетних установ та Інструкція про складання типових форм обліку та списання запасів бюджетних установ.
Запаси можуть надходити до бюджетних установ шляхом:
придбання (шляхом централізованого постачання через тендерні угоди тощо, в порядку планових платежів);
внаслідок ліквідації основних засобів;
гуманітарної допомоги тощо;
виготовлення;
безкоштовної передачі.
Відмітимо, що придбання запасів, як і необоротних активів, регулюється Законом України “Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти” та іншими похідними від нього документами, що були вказані у попередній темі. Таким чином, придбання запасів потребує утворення тендерної комісії та організації її роботи.
Так, придбані матеріальні запаси, можуть бути передані установі двома шляхами:
на складі постачальника;
на складі бюджетної установи.
Якщо запаси отримуються на складі постачальника, бюджетна установа для виконання функцій по прийманню зазначених матеріальних цінностей виділяє експедитора, який здійснює прийняття, перевірку та доставку на підставі довіреності. Прийняття запасів екпедитором передбачає отримання вантажу для доставки. При цьому експедитор повинен здійснити перевірку запасів на предмет:
цілісності (в разі якщо запаси надходять в вигляді відповідним чином укомплектованих обсягів чи кількостей банок фарби, пакувань папіру, комплекстів канцелярського приладдя, пакувань лікарських засобів (пікулок чи ампул) тощо);
фактичної відповідності даним первинних документів (за кількістю, вагою, розміром);
якісної відповідності (запаси повинні відповідати тим якісним характеристикам, які були обумовлені тендерною угодою).
При виявленні розбіжностей експедитор має пред’явити останні постачальнику і вимагати заміни відповідних товарно-матеріальних цінностей, що не відповідають виреоченим умовам. В разі неможливості заміни складається додатковий акт. Експедитор несе повну матеріальну відповідальність за доставку товарно-матеріальних цінностей в установу.
Доставка матеріальних запасів до місця їх отримання супроводжується передачею експедитором зазначених цінностей на склад та їх прийняття на складі матеріально-відповідальною особою. На складі матеріальні запаси, що надійшли підлягають аналогічній перевірці, яку проводить особа, що приймає товарно-матеріальні цінності.
При прийнятті постачальником на себе функцій по доставці товарно-матеріальних запасів, організація здійснює ретельну перевірку зазначених предметів при їх надходженні. Приймання продуктів повинно здійснюватись по транспортним чи супровідним документам (рахункам-фактурам, товарно-транспортним накладним (форма № 1-ТН) тощо) перевізника чи відправника. Відсутність зазначених первинних документів чи неповнота їх заповнення не є підставою для припинення приймання товарно-матеріальних цінностей. В цьому випадку, складається акт про фактичну наявність товарно-матеріальних цінностей, що отримані, за вказівкою відсутніх документів.
При прийманні матеріалів і інших запасів, матеріально-відповідальною особою працівником складу – здійснюється перевірка цілісності, кількості та якості товарно-матеріальних цінностей.
При перевірці цілісності отриманих запасів перевіряється непошкодження тари чи пакування. Після суцільного перегляду товарно-матеріальних цінностей, що надійшли, матеріально-відповідальна особа приступає до перевірки кількості. При перевірці кількості місць (ящиків, мішків, зв’язок, коробок, контейнерів, пакувань тощо) матеріально-відповідальна особа шляхом простого рахування визначає загальну кількість, кожного з найменувань. Перевірка ваги отриманих запасів потребує відповідних вимірювальних приладів (важелів різної категорії, за допомогою яких здійснюється порівняння фактичних даних та даних первинних документів. Перевірка якості даних товарно-матеріальних цінностей здійснюється за зовнішніми ознакаи. В разі виникнення сумнівів щодо доброякісності запасів слід здійснити більш ретельну перевірку -–за допомогою зовнішньої експертизи. Так, за продуктами харчування експертиза проводиться лабораторією санітарно-епідеміалогічної станції.
В разі, якщо при прийманні запасів виявлено нестачу чи невідповідність кількості матеріально-відповідальна особа має припинити приймання, забезпечити зберігання запасів, не змішуючи їх з однорідними товарами і відразу визвати представника постачальника для складання акту приймання матеріалів ф. З-1. Представник постачальника повинен прибути до установи не пізніше наступного дня, а в разі приймання товарно-матеріальних цінностей, що мають обмежений термін зберігання, зокрема, продукти зарчування, упродовж чотирьох годин. В разі неявки представника, акт складається у присутності незацікавленої організації.
За фактом розбіжностей фактично отриманих запасів та даними супровідних документів складається акт ф. З-12, М-7, приймальною комісією, у присутності завідуючого складом та представника постачальника. Запаси, що відносяться до продукції виробничих майстерень та сільськогосподарського виробництва, приймаються та оприбутковуються на складі на підставі прибуткового ордера ф. М-4 та актів приймання.
Запаси, що надходять в установу в порядку централізованого постачання, оприбутковуються звичайно, при цьому слід вказати на те, що закупником і замовником є різні установи. Установа- замовник, на підставі надходження від установи-закупника, повідомлення про відправку на її адресу матеріальних цінностей, слідкує за їх прибуттям. У разі неодержання матеріальних цінностей за період, достатній для їх транспортування, про це повинно повідомляти установі-заступнику для вжиття заходів та розшуку та доставки матеріальних цінностей.
Виробничі запаси, тварини на відгодуванні і відгодівлі, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали і продукти харчування, отримані установою як гуманітарна допомога приймаються комісією, створеною наказом керівника установи, до складу якої обов’язково входять працівник бухгалтерії та представник організації вищого рівня. Комісія, за результатом огляду та проведення експертної оцінки, складає акт, в якому зазначається найменування, кількість, вартість отриманих матеріальних цінностей за ринковими вільними цінами на їх аналогічні види.
Матеріали, що отримані в результаті розбору необоротних активів і залишені у розпорядженні установи надходять на склад за прибутковим ордером ф. М-4.
Вибір носіїв інформації щодо обліку надходження запасів полягає у визначенні щодо різних видів чи груп запасів затверджених нормативною базою первинних носіїв інформації.
Так при прийнятті матеріальних запасів за якими існують кількісні і якісні розбіжності з даними документів постачальника, складається Акт про приймання матеріалів ф. З-1, який містить крім загальних реквізитів такі як:
найменування запасів;
олиниця виміру;
номенклатурний номер;
кількість;
ціна;
сума;
код функціональної класифікації;
номер субрахунку, що кредитується .
Останні реквізити заповнюють я в бухгалтерії. Крім того комісія фіксує в акті інформацію про джерело утримання матеріально-відповідальну особу, вид опкерації. Акт складається у двох примірниках,Факт приймання та оприбуткування матеріальних запасмів підтверджується підписом матеріально-відповідальної особи, що прийняла їх на віджповідальне збереєження. Після оприбуткування запасів на складі, матеріально-відповідальна особа передає обидва примірники акта з супровідними документами постачальника до бухгалтерії, де один примірник використовується для обліку прийнятих матеріальних запасів, а другий для направлення претензій постачальнику.
Дещо розширений склад інформації містить Акт про приймання матеріалів ф. М-7, що ркекомендований до використання та затвердджений Наказом Міністерства Статистики України № 193 від 21.06.96 “Про затвердження типрових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів”. Зазначений первинний документ містить інформацію про:
місце складання акту;
початок прийняття (год., хвил.);
закінчення прийняття (год., хвтл.);
перелік супровідної тап транспортної документпцівї, щододається до вантажу;
найменування та адреса відправника;
найменування та адреса одержувача;
найменування та адркесму постаіальникаа;
дату відправлення матеріальних запасів;
№ угоди;
дату та час прибуття, видачі вантажу перевізнику, розкриття транспортного засобу, доставки на склад.
В акті надається характеристика щодо матеріальних запасів в розрізі кількості місць, виду упаковки, найменування та маси продукції. Окремим пунктом фіксуються дані перевірки тари та власне матеріальних засобів. Крім того виявлені розбіжності відображаються в розрізі видів (нестача, брак, бій, пересортиця, надлишок). Щодо ідентифікації прийнятих матеріальних запасів в межах установи, в акті визначається склад, що приймає запаси, код постачальника, номер супровідного документу, сорт, номенклатурний номер, одиниця виміру.
Порядок складання акту ф. М-7 не відрізняється від наведеного за актом ф. З-1.
За фактом розбіжностей якості при прийманні продуктів харчування складається окремий акт ф. 46-ТЗ затверджений Наказом Міністерства охорони здоров’я СРСР від 5.05.83 № 530. В акті зазначаються:
час і місце складання акту;
найменування установи охорони здоров’я;
прізвище і посада осіб, що приймають участь в відборі проб недоброякісних продуктів харчування;
найменування постачальника;
номер і дата супровідного документа, за яким надійшли недоброякісні продукти харчування;
спосіб відправки продуктів харчування;
час прибуття вантажу;
час початку та закінчення прийняття продуктів харчування;
умови зберігання продуктів харчування.
Зауважимо, що недоброякісні продукти харчування, вказані у акті, повертаються постачальнику, разом з заключенням лікаря чи санепідеміологічної станції про недоброякісність отриманих продуктів харчування.
Ще одним документом по оформленню надходження матеріальних запасів виступає прибутковий ордер ф. М-4. Даний первинний документ містить інформацію такого складу:
номер супровідного документу постачальника;
дата складання;
склад;
постачальник;
найменування, сорт, розмір, марка, матеріальних цінностей;
номенклатурний номер;
одиниця виміру;
кількість;
ціна та сума;
номер паспорта (для матеріальних запасів, що містять дорогоцінні матеріал і каміння).
Прибутковий ордер в одному примірнику складається матеріально-відповідальною особою у день надходження цінностей на склад.
Організація руху носіїв облікової інформації передбачає традиційну розробку облікових номенклатур за напрямком облік матеріальних запасів підвид руху – надходження, та розробку графіків документообігу.
Схема руху інформації щодо обліку надходження матеріальних запасів зображена на рис. 6.1.
Рис. 6.1. Рух облікової інформації про надходження матеріальних запасів
Організація складського обліку запасів.
Облік запасів в установі здійснюється в розрізі двох складових:
за місцем зберігання;
в бухгалтерії.
Облік, що здійснюється за місцем зберігання має назву складського обліку. Організація складського обліку передбачає:
визначення нормативної бази;
організацію матеріальної відповідальності;
організації упорядкування і експлуатації приміщення для зберігання;
організації предметного обліку та зберігання запасів;
вибір носіїв інформації;
організація руху носіїв інформації.
До нормативних актів, що регулюють порядок організації зберігання запасів слід віднести:
Інструкція з обліку запасів бюджетних установ, затверджену Наказом Державного казначейства України № 125 від 08.12.2000.
Інструкцію з обліку продуктів харчування в лікувально-профілактичних і інших установах охорони здоров”я, затверджену Наказом Міністерства охорони здоров”я № 530 від 05.05.83 р.
Інструкцією з обліку медикаментів, перев”язувальних засобів і виробів медичного призначення в лікувально-профілактичних установах охорони здоров”я, затверджену Наказом Міністерства охорони здоров”я № 747 від 02.06.87.
Завідувач складу (аптеки) та комірники є матеріально-відповідальними особами, а отже дані особи призначаються на посаду за погодженням з головним бухгалтером, з паралельним підписанням трудової угоди та договору про повну матеріальну відповідальність. Порядок організації матеріальної відповідальності викладено детально в розділі 5.
В бюджетних установах слід виділяти, відповідно до видів матеріальних запасів такі місця зберігання:
склади (комори) (для сировини, малоцінних та швидкозношуваних предметів на складі, матеріали, готова продукція, продукція сільськогосподарського виробництва);
комори (для продуктів харчування);
аптеки (для медикаментів та перев”язувальних засобів);
спеціальні приміщення у структурних підрозділах (в кабінетах, відділеннях).
Організація роботи місць зберігання запасів починається з забезпечення відповідних умов зберігання, що відповідали б категорії та виду запасів.
Склад (комора) повинен мати постійний номер (шифр), який вказується у всіх первинних документах щодо руху запасів в межах складу і комори. Склад (комора) повинні бути ізольовані від інших приміщень з метою запобігання несанкціонованого проникнення осіб в вищевказані кімнати чи будівлі. Для забезпечення зберігання матеріальних запасів, приміщенння складу (комори) повинно бути оснащене охоронною та пожарними сигналізаціями, вогнетривкими дверима, з надійним замком, залізними гратами, тощо. Для зберігання продуктів харчування виділяється окреме приміщення, яке повинно бути обладнаним холодильним устаткуванням та вентиляційною системою. Місця зберігання повинні також бути обладнані необхідними ваговими приборами, мірною тарею, інструментами та обладнанням для розкриття тари, при цьому для вимірювальних пристроїв та тари слід забезпечити періодичне переосвідчення та клейміння. На складі (коморі) повинен підтримуватись відповідний температурний та влажністний режими за допомогою необхідного устаткування (вентиляційних систем та систем клімойконтролю). Лікарські засоби, медикаменти та перев’язувальні засоби, що надходять в заклади охорони здоров’я мають зберігатись, при наявності такого структурного підрозділу, в аптеках зазначеного закладу. Порядок та організація експлуатації та упорядкування зазначених місць зберігання досить чітко регламентується. Так, упорядкування, склад і розміри приміщень для зберігання в аптечних закладах повинні відповідати всім вимогам діючої нормативно-технічної документації (будівельні норми і правила, нормативна відомча документація). Примішення для зберігання згідно з встановленими нормами забезпечується охоронними та протипожежними засобами. В приміщеннях для зберігання повинна підтримуваться певна тесмпература і вологість повітря, періодичність перевірки яких здійснюється не рідше 1 разу на добу. Для спостереження за цими параметрами складські приміщення необіхдно забезпечить термометрами і гігрометрами, які кріпляться на внутрішніх стінах сховища віддлалік від нагрівальних приладів на висоті (1,5-1,7 м) від підлоги та віддалі не менш 3 м від дверей. В кожному відділі має бути заведена карта обліку температури та відносної вологості. Для підтримання чистоти повітря приміщення для забезпечення згідно з діючою нормативно-технічою документацією слід обладнати припливно-витяжною вентиляцією з механічним спонуканням. У випадку, коли неможливо обладнати приміщення для зберігання припливно-витяжною вентиляцією, рекомендуться зробити кватирки, фрамуги, другі гратові двері і таке інше. На аптечних складах і в аптеках, розташованих в кліматичній зоні з великими відхиленнями від допустимих норм температури і відносної вологості повітря, приміщння для зберігання повинні бути обладнані кондиціонерами.
Аптечні склади та аптеки обладнуються приладами центрального опалення. Не допускається опалення приміщень газовими приладами з відкритим полум’ям або електронагрівальними приладами з відкритою електроспіраллю. Приміщення для зберігання повинні бути забезпечені необхідною кількістю стелажів, шаф, піддонів, підтоварників. Встановлення стелажів здійснюється таким чином, щоб вони знаходились на відстані (0,6 – 0,7) м від зовнішніх стін, не менше ніж 0,5 м від стелі та не менш ніж 0,25 м від підлоги. Стелажі по відношенню до вікон повинні бути розташовані так, щоб проходи були освітлені, а відстань між стелажами становила не менш 0,75 м для забезпечення вільного доступу до товару.
Приміщення аптечних складів (баз) і аптек повинні утримуватися в чистоті, підлога приміщень періодично (але не рідше одного разу в день) прибирається вологим способом із застосуваням дозволених миючих засобів.
Лікувальні заклади, що не мають власної аптеки, отримують від госпрозрахункових аптек медичні засоби безпосередньо у відділення чи кабінети в межах встановленої поточної потреби. В відділенні має бути виділена кімната для зберігання медикаментів і лікарських засобів, обладнана системою охорони, металевими дверима та гратами на вікнах. Дане приміщення повинно бути забезпечено відповідними місцями для зберігання медичних запасів: холодильною камерою, шафами, стелажами тощо. Для забезпечення піддержання оптимального мікроклімату, в приміщенні повинна бути встановлена вентиляційна система.
Одним з напрямків організації предметного обліку є розробка номенклатури груп запасів та розробки номенклатури цінника.
Номенклатура груп запасів уявляє собою структорований перелік запасів, що використовується в установі, організації, підприємстві. Номенклатура груп містить номенклатурний номер, найменування, одиницю виміру. Номенклатура-цінник уявляє собою номенклатурний реєстр, що містить перелік клінічно вірних найменувань запасів, їх номенклатурний номер в залежності від виду, сорта, марки чи розміру, технічну характеристику, облікову ціну.
Номенклатурний номер є кодом чи умовним позначенням щодо певного виду запасів. Він позначається у всіх первинних документах. Номенклатурні номери розробляються як і інвентарні номери. Відповідно до Інструкції з обліку запасів бюджетних установ номенклатурний номер повинен мати сім знаків: перші три знаки означають субрахунок, четвертий підгрупу, три останні – порядковий номер предметів у групі. Розробка номенклатурних номерів здійснюється за трьома методами в основу яких покладено кодування за допомогою цифр, літер та комбіноване кодування.
Більш відомим є метод кодування на основі цифрових знаків. За таким методом номенклатура розробляється за серійною або десятковою системою. При серійній нумерації увесь перелік розбивається на групи за вибраними ознаками, в даному випадку – за субрахунками. В залежності від специфіки діяльності бюджетної установи відбувається наповнюваність тієї чи іншої групи при подальшому розподілі. Кожній із груп (матеріали для наукових, учбових цілей; продукти харчування; медикаменти і перев’язувальні засоби та інш) підходить серія номерів з розрахунками резерву вільних номерів для нових запасів, що будуть отримані установою пізніше.
При десятковій системі нумерації відповідне число знаків відводиться для кожної групи, підгрупи і назву запасів.
Система, яка запроваджена в бюджетних установах має серійно десятковий принцип побудови, оскільки групам матеріалів вже присвоєна нормативно серія номерів від 201 до 205, від 211 до 218; від 221 до 222, від 231 до 239 тощо). Підгрупі виділяється 10 знаків – від 0 до 9, а порядковий номер предмета у підгрупі може мати нумерацію від 1 до 999. Так, відповідно до наведеної у таблиціна 6.2. номенклатурі, номенклатурний номер 2310001 ідентифікується з амонієм азотнокислим, оскільки код 231 (перші три цифри) означає належність предмета до групи матеріалів для учбових, наукових і інших цілей, код 0 (четверта цифра) – належність до підгрупи реактивів і хімікатів, код 001 (три останні цифри) – порядковий номер предмету – за номенклатурою. Цифрове кодування є досить розповсюдженим до використання у практиці. Метод кодування за допомогою літер має досить рідке застосування оскільки є обмеженим кількістю літер в алфавіті. Крім того буквенне кодування ускладнює пошук необхідного номенклатурного номера при складанні документів. За літерним методом назві запасів у кожній підгрупі присвоюється код, що складається із початкових літер назви того чи іншого предмету запасів. Так умовний номенклатурний номер МУН ХААК відповідає амонію азотнокислому (МУН – матеріал на учбові наукові інші цілі; Х – “хімікат”; ААК – амонит азотнокислий).
Комбінований метод кодування поєднує ознаки двох попередніх, а саме: групу визначає цифрові коди серійні, підгрупу – літерний знак, порядковий номер у підгрупі – визначається в межах від 001 до 999. Так, вищевказаний вид матеріалів амоній азотнокислий буде мати номенклатурний номер 231Х001 (де 231 – код групи, Х – код підгрупи “хімікати”, 001 – порядковий номер предмета у підгрупі).
Табл. 6.2.
Приклад загальної номенклатури матеріалів для вищих навчальних закладів
№ групи (шифр субрахунку)
№ підгрупи
Назва підгрупи
Порядковий номер предмета у підгрупі
Назва предмета
231
0
Реактиви і хімікати
001
002
003
амоній азотнокислий
амоній двовуглекис-лий
амоній молібденокислий
1
Скло і хімпосуд
…
…
…
…
2
Метали
…
…
…
…
3
Електромате-ріали і радіомате-ріали;
радіолампи
…
…
…
…
…
…
4
Фотоприладдя
…
…
…
…
5
Папір для видання навчальних програм, посібників та наукових робіт
…
…
…
…
6
Піддослідні тварини та інші матеріали для навчальної мети та науково-дослідних робіт
…
…
…
…
7
Інші матеріали для учбових і наукових цілей
…
…
…
…
234
0
Господарські матеріали
1
Канцелярські приладдя
2
3
4
Медикаменти і перев”язуваль-ні засоби
Будівельні матеріали
Інші матеріали і приладдя
…
…
…
…
235
0
1
2
3
Паливо
Пальне
Мастильні матеріали
Інші матеріали
…
…
…
…
236
0
1
2
3
Банки скляні
Ящики
Пляшки
Інша тара
…
…
…
…
Практика свідчить, що оптимальним варіантом при розробці номенклатурних номерів є саме метод комбінування за яким досягається оптимізація кількості знаків номенклатурних номерів (можливе скорочення з огляду на виокремлення додаткової кількості підгруп за десятинною системою 10 підгруп, за літерним методом до 30 підгруп в порівнянні з цифровим методом, а в порівнянні з результатом літерного методу такий номер запам’ятовується значно легше.
Роботу над розробкою номенклатурних номерів очолює працівник бухгалтерської служби (керівник групи, сектору тощо), залучаючи до цього спеціалістів інших структурних підрозділів, зокрема працівників складів (комор) тощо. Номенклатура предметів розробляється на декілька років. Розроблена номенклатура заноситься в спеціальну алфавітну книгу, яка має таку структуру:
перша сторінка містить дані про прийняту систему кодів та їх знаків, назви груп та підгруп ;
алфавітні сторінки містять розроблений номенклатурний цінник, в якому по алфавіту відображаються назви кожного виду запасів із подальшими атрибутами.
Для фіксації інформації в розрізі послідовності надходження запасів, відкривають ще одну книгу – довідник, де для кожної групи, підгрупи відповідає певний обсяг сторінок, який заповнюється в міру надходжень матеріалів і інших запасів.
Для забезпечення оперативного порядку розміщення матеріальних запасів повинна бути випрацювана загальна схема поділу приміщення на сектори чи секції, відповідно до якої приміщення складу (комори) повинно бути поділено на секції, в межах приміщення мають бути виділені окремі площадки для зберігання матеріалів відкритого зберігання та виділено окремо ізольовані місця (секції) для зберігання небезпечних видів матеріальних запасів. Приміщення складу має бути забезпечене обладнанням для розміщення у вигляді стелажів, полиць, закромів, шаф, ящиків тощо. На місцях розташування матеріали та інші запаси відділяються за видами матеріальними ярликами, які містять інформацію про номенклатурний номер, його технічні характеристики та норми запасу.
Досить суворі вимоги висуваютья до організації зберігання лікарських засобів та виробів медичного призначення, зокрема в аптеках. Так, лікарські засоби та вироби медичного призначення слід розташовувати на стелажах, в шафах, а, при необхідності, на підлозі, попередньо підклавши піддон, підтоварник, спеціальну плитку. Не рекомендується розташовувати поруч лікарські засоби, співзвучні по назві, лікарські засоби для внутрішнього вживання сильнодіючі речовини, які сильно відрізняються вищими дозами, а також розташовувати в алфавітному порядку.
В приміщеннях зберігання лікарських засобів повинні розміщуватись окремо в суворій відповідності з токсикологічними групами:
-отруйні та наркотичні речовини;
-сильнодіючі речовини;
-лікарські препарати загального списку.
Лікарські засоби списків А і Б повинні зберігатися згідно з діючими наказами:
у відповідності з фармакологічними групами;
в залежності від способу вживання (внутрішнє, зовнішнє);
лікарські засоби “ангро” відповідно з агрегатним станом (рідкі окремо від сипучих, газоподібних і інших);
у відповідності з фізико-хімічними властивостями лікарських засобів і впливу різних факторів зовнішнього середовища;
з врахуванням установлених термінів придатності для лікарських засобів;
з врахуванням характеру різних лікарських форм.
Вироби медичного призначення слід зберігати окремо за групами:
гумові вироби;
вироби з пластмас;
перев’язочні засоби та допоміжні матеріали:
вироби медичної техніки.
В процесі зберігання слід проводити суцільний візуальний огляд за станом тари, зовнішніми змінами лікарських засобів та виробів медичного призначення не рідше одного разу в місяць. При пошкодженні тари необхідно негайно усунути її дефекти або вміст перекласти в іншу тару. У випадку зовнішніх змін лікарських засобів проводиться контроль їх якості згідно з вимогами державної фармакопеї нормативно-технічними докуметами і визначається їх придатність до використання в установленому порядку. В приміщеннях зберігання, а також на території складу (бази) необхідно систематично проводить заходи боротьби з гризунами, комахами та іншими шкідниками.
Всі лікарські засоби в залежності від фізичних та фізико-хімічних властивостей, дії на них різноманітних факторів зовнішнього середовища розподіляються на такі:
які вимагають захисту від світла;
які вимагають захисту від дії вологи;
які вимагають захисту від випаровування;
які вимагають захисту від дії підвищеної температури;
які вимагають захисту від пониженої температури;
які вимагають захисту від дії газів, що містяться в навколишньому середовищі;
пахучі, барвні;
дезинфікуючі засоби.
Лікарські засоби першої групи слід зберігати в тарі з світлозахисних матеріалів (скляній тарі оранжового скла, металічній тарі, упаковці з алюмінієвої фольги або полімерних матеріалів, забарвлених в чорний, коричневий або оранжевий колір), у темному приміщенні або в шафах, пофарбованих усередині чорною фарбою і з щільно підігнаними дверцями або в щільно збитих ящиках з щільно припасованою кришкою. Для зберігання особливо чутливих до світла лікарських речовин (нітрат срібла, прозерин та інші), скляну тару обклеюють чорним світлонепрониклим папером.
Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії атмосферних парів води, слід зберігати в прохолодному місці, в щільно запакованій тарі з матеріалів, що непроникливі для парів води (скла, металу, алюмінієвої фольги, товстостінній пластмасовій тарі. Так, за рекомкендаціями :
гіпс палени слід берегти в добре закритій тарі (наприклад, в щільно збитих дерев’яних ящиках або бочках, бажано обкладених всередині поліетиленовою плівкою);
гірчицю в порошку слід зберігати в герматично закритих бляшаних банках;
гірчичники зберігають в пачках, упакованих в пергаментний папір або поліетиленову плівку, які поміщають в щільно укупорену тару (наприклад, картонні коробки, обклеєні всередені полімерною плівкою).
Лікарські засоби слід зберігати в прохолодному місці, в герматично укупореній тарі з непроникливою для летких речовин матеріалів (скла, металу, алюмінієвої фольги). Застосування полімерної тари, упаковки та укупорювання допускається згідно з Державною фармаукопеєю та іншою нормативно-технічною документацією.
Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії підвищеної температури, слід зберігати при кімнатній температурі (18-20 град.С, прохолодній (12-15 град.С температурі). В окремих випадках вимагається більш низька температура зберігання (наприклад, для АТФ (3-5 град.С), що повинно бути вказано на етикетці або в інструкції до застосування препарату.
Засоби, що потребують захисту від дії пониженої температури зберігаються при температурі вищій +100С і при появі осаду витримують в кімнатній температурі, зливають і після певних процедур використовують.
Лікарські засоби, які вимагають захисту від дії газів, слід зберігати в герматично укупореній тарі з матеріалів, непрониклих для газів, по можливості заповнених по самі вінця.
Ті засоби, які легко окисляються киснем повітря, слід зберігати в сухому приміщенні в скляній тарі з герметичною укупоркою, залитою парафіном.
Дезинфікуючі засоби (хлорамін Б та інші) слід зберігати в герматично закупореній тарі, в захищеному від світла місці в ізольованому приміщенні, подалі від приміщень для зберігання пластмасових, гумових та металевих виробів, приміщень для одержання води очищеної.
Перев’язочні вироби зберігають в сухому провітрюваному приміщенні в шафах, ящиках, на стелажах та піддонах, які повинні бути пофарбовані всередені світлою масляною фарбою та утримуватися в чистоті. Шафи, де знаходяться перев’язочні матеріали, періодично протирають 0,2% розчиом хлораміну або хлорним вапном.
Стерильний перев’язочний матеріал (бинти, марлеві серветки, вата) зберігають в заводській упаковці. Забороняється їх зберігання в первісній розкритій упаковці. Нестирильний перев’язочний матеріал (вата, марля) зберігають упакованими в цупкий папір або в папках (мішках) на стелажах або піддонах.
Відповідно до зазначених рекомендацій організовують зберігання лікарських засобів і в відділеннях, кабінетах.
Вибір носіїв інформації щодо організації складського обліку регулюється нормативними актами щодо форм обліку та списання. Відповідно до них до використання рекомендуються наступні форми:
книга складського обліку запасів (ф. № 3-9);
картка складського обліку матеріалів (ф. № М-12);
книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку (6-МЗ);
книга обліку отруйних лікарських засобів в відділеннях;
книга обліку наркотичних лікарських засобів в відділеннях і кабінетах (ф.-60 АП);
книга предметно-кількісного обліку аптечних запасів (ф.8-МЗ).
Книга складського обліку запасів застосовується для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів. Книга ведетьсяматеріально-відповідаольними особами в розрізі таких характеристик кожного найменування запасів:
склад;
стелаж:
поличка;
одиниця виміру;
ціна;
марка;
гатунок;
профіль;
розмір;
номенклатурний номер.
В книзі також фіксується інформація про рух запасів в розрізі № документа, дати запису, порядкового номера запису, джерела надходження і напрямку вибуття, надходження витрачання, залишок. На останній 95 сторінці книги робляться відмітки працівника бухгалтерії про перевірку книги, яка здійснюється не рідше одного разу за квартал.
Картка складського обліку ф. М-12 подібна у переважній більшості характеристики до книги складського обліку.
Книга реєстрації рахунків, що надійшли в аптеку, ф. 6-МЗ використовується для фіксації документів до оплати , які отримані аптекою медичного закладу. Завідуючий аптеки робить після перевірки рахунків постачальників запис в зазначеному реєстрі обліку в розрізі номера і дати рахунку, суми за рахунком з розбивкою її за видами лікарських засобів. Після заповнення усіх реквізитів книги, рахунок передається до бухгалтерії з метою оплати з обов’язковим підтвердженням факту передачі в книзі.
Книга обліку лікарських засобів в відділеннях та кабінетах лікувально-профілактичних установ застосовується в кабінетах і відділеннях для обліку одноіменних засобів. Книга ведеться головною (старшою) медсестрою відділення В книзі відображається інформація про кожне найменування лікарських засобів в розрізі видів руху, а саме:
оприбуткування (дата отримання, джерело надходження і номер документу, кількість);
витрачання (дата, номер історії хвороби, кількість, залишок).
Книга обліку наркотичних лікарських засобів в відділеннях і кабінетах також ведеться головною (старшою) медсестрою за найменуванням засобів і має майже аналогічну структуру до попереднього реєстру. Обидві книги при відкритті підлягають нумерації щодо сторінок, прошиваються і завіряються підписом керівника установи.
Книга предметно-кількісного обліку лікарських засобів відкривається з нумерації сторінок та засвідченням їх кількості головним бухгалтером. Вона призначена для обліку отруйних і наркотичних засобів в аптеках установ. Книга ведеться матеріально-відповідальною особою в розрізі видів руху кожного найменування, фасовки, лікарської форми, дозування. На кожний вищевказаний об’єкт предметно-кількісного обліку відкривається окрема сторінка.
Організація руху носіїв інформації починається з розробки облікової номенклатури та графіків руху документообігу (рис.6.2), з подальшим забезпеченням останніми матеріально-відповідальних осіб та проведенням детального інструктажу щодо виконання заходів по раціоналізації руху носіїв облікової інформації.
Рис. 6.2. Рух інформації за напрямком облік надходження матеріальних запасів на складі
4. Організація обліку наявності запасів в бухгалтерії
Організація бухгалтерського аналітичного обліку запасів передбачає розробку таких напрямків:
визначення нормативної бази;
організація приймання документів від матеріально-відповідальних осіб;
організація контролю за збереженням запасів на складі та контролю за документальним оформленням операцій на складі;
організація переоцінки запасів;
організація носіїв облікової інформації.
Щодо визначення нормативної бази за зазначеним напрямком, слід вказати на її аналогічність її складу до групи нормативних документів попереднього розділу.
Як зазначалось раніше супровідні та транспортні документи постачальників після фіксації інформації в відділі постачання та реєстрації і перевірки даних в бухгалтерії передаються разом з матеріальними запасами матеріально-відповідальним особам. Упродовж місяця матеріально-відповідальна особа, формує первинні документи по надходженню запасів та складає реєстр приймання-здачі документів у двох примірниках, в якому фіксує рух матеріальних запасів в розрізі інформації про номер групи матеріалів чи номенклатурний номер, кількість документів, номери первинних документів. Зазначені носії інформації у встановлені строки передаються до бухгалтерії для перевірки. Бухгалтерії, в особі бухгалтера матеріального сектора здійснює приймання первинних документів в розрізі:
перевірки правильності оформлення прибуткових ордерів;
звіряння запасів у прибуткових ордерах, актах на приймання запасів та транспортної
28.04.2013 18:04-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора