Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Основи діловодства
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
УІ
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2024
Тип роботи:
Лекція
Предмет:
Основи діловодства
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Лекція 2. Поняття документа; функції і ознаки документа; конфіденційність документів.
1. Поняття документа .
Документи є засобами свідчення, доведення певних фактів і тому мають велике правове значення. Вони широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації документи сприяють поліпшенню внутрішньої організації підприємств, установ, служать підставою для прийняття рішень тощо.
Документ (від. лат. documentum) — це в дослівному перекладі зразок, посвідчення, доказ, письмовий акт, який може слугувати доказом юридичних відносин або фактів, що породжують правові відносини. У повсякденному житті “документ — це засіб фіксації відомостей про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.
. Як правило, документ асоціюється з предметом, частіше плоским, на якому в символіко-знаковій формі закріплені якісь факти, юридичні відносини, зобов’язання.
Документ як засіб закріплення інформації, її обробки, зберігання і подання в сфері соціального управління є унікальним матеріальним утворенням . У юридичній літературі на сьогоднішній день немає єдиного загальноприйнятого поняття документа.
Нині документ є засобом не тільки фіксації юридичних фактів, відносин, а й управління соціальною діяльністю. Комп’ютеризація і автоматизація обробки інформації змінили функції та властивості документів, їх зовнішній вигляд (писемність і паперовість). Вони набули нових форм та змісту.
1.2.Класифікація документів.
Документи класифікуються за різними критеріями:
За способом фіксації інформації вони поділяються на письмові, графічні, фото-, фоно-, кінодокументи:
-письмові – всі рукописні та машинописні документи;
-графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани;
-фото, кінодокументи дають можливість зберегти об’єкти, явища, процеси,
які неможливо зафіксувати іншими способами;
-фонодокументи -дають можливість зробити звукозапис інформації:
За змістом документи поділяються на організаційно-розпорядчі,
фінансово-розрахункові, постачальницько-збутові та ін.
За найменуванням – положення, накази, розпорядження, інструкції,
звіти, акти, записки, листи, ордери, плани, баланси та ін.
За способом виготовлення – типові, трафаретні, індивідуальні:
-типові складаються заздалегідь і служать текстом-зразком для індивідуальних. На їх основі складаються конкретні документи із збереженням композиції, форми, тексту зразка;
-у трафаретних – частина тексту віддрукована на бланку, а частина вписується при його заповненні;
-індивідуальні документи створюються кожен раз заново і складаються довільно (доповідні та пояснювальні записки та ін.).
За ступенем складності документи поділяються на прості і складні:
-прості містять одне питання; складні – два чи кілька.
За місцем складання – внутрішні і зовнішні.:
-внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й
функціонують;
зовнішні – ті, що надійшли ззовні обо надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.
За терміном виконання – термінові і нетермінові.
За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні):
-службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;
-офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги .).
За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового
користування.
За юридичним значенням документи поділяються на справжні та підроблені.
Справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу.
1.3.Підробка документів.
.Підробка документів може бути матеріальна чи інтелектуальна.
Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних
вносять неправильні відомості, роблять виправлення.
Інтелектуальна підробка – складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку. Підроблений документ може повністю імітувати справжній (повна підробка) або містити окремі зміни, які внесені в нього з протиправною метою (часткова підробка).
За призначенням документи поділяються на оригінали та копії.
Оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;
Копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат.
Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника.
Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа.
Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу.
До недавнього часу криміналістів цікавили лише письмові документи, виконані по площі матеріального носія, головним чином паперового. З появою документів-предметів, які специфічно відбивають інформацію завдяки своїм властивостям, виникла потреба введення в криміналістичний обіг широкого кібернетичного тлумачення документа, спрямованого на вузьке криміналістичне розуміння документа .
Виконуючи посвідчувальну і управлінську функції, документи нерідко
піддаються різним неправомірним діям, наприклад підробці, що порушує
нормальну функцію документів у соціальній діяльності.
Зараз необхідно працювати над можливою уніфікацією цих документів та вдосконаленням системи документообігу. Це можливо зробити через поступове, науково вивірене введення в систему документообігу режимно-облікових бланків, тобто бланків сурового обліку, сурової звітності, інформаційно-ідентифікаційних бланків
Рекомендації посилення засобів захисту документів від підробок.
Їх можна розділити на чотири групи:
1. Засоби, засновані на використанні якостей тексту і знаків свідчення;
2. Засоби, пов’язані з використанням якостей матеріалів і знарядь письма;
3. Спеціальні заходи захисту від підробки;
4. Захисні заходи організаційного характеру.
Це ділення умовне, проте має практичне значення, тому що сприяє систематизованому описанню різних засобів захисту, з’ясуванню їх сутності,
розмежуванню компетенції вчених різного фаху і практичних органів.
Однією із основних причин зростання кількості підроблених документів у господарській діяльності будь-якої країни є поширення, доступність, ефективність сучасної копіювально-розмножувальної та комп’ютерної техніки, створення нових програмних продуктів, які дозволяють удосконалювати способи матеріальної підробки документів .
Для успішної роботи з виявлення наявності захисних ознак справжності необхідно також мати інформацію про елементи захисту тих або інших цінних паперів (грошових знаків певної держави та інших документів), а також ознаки, які має новітня копіювально-розмножувальна техніка, як один із основних засобів підробки документів на сучасному етапі. Щоб виключити можливість підробки документів (цінних паперів, грошових знаків, бланків тощо), більшість держав додержуються вдосконалення їх захисту. Найкращим особистим захистом є якість виконання документів. Оригінальні методи друку і першокласні матеріали роблять завдання підробки настільки важкими, що це дорого коштує, а тому такі дії втрачають будь-який сенс.
Першочергове значення для встановлення способу виготовлення сумнівних документів та встановлення їх справжності відіграють спеціальні криміналістичні знання, носіями яких передусім є фахівці в галузі судової експертизи, які проводять техніко-криміналістичні дослідження документів, тому слідчі в необхідних випадках мають звертатися до спеціалістів, що займаються судово-експертним дослідженням документів, виконаних за допомогою сучасних копіювально-розмножувальних апаратів .
Що ж потрібно робити для захисту документів? Потрібно розробляти не окремі елементи захисту, а комплекс таких елементів, які б зробили підробку документа економічно невигідною. Такий захист повинен носити комплексний характер і включати в себе захист від підробки паперу, фарбників, спеціальні способи друку, графічні елементи захисту, різноманітні додаткові елементи захисту, різноманітні елементи захисту які вносяться в документ на стадії заповнення тощо. Не варто використовувати для виготовлення документів, особливо для їх заповнення барвники, що погано проникають в товщу паперу, а то і взагалі залишаються на його поверхні. Це призводить до того, що записи виконані таким способом можна легко видалити і замінити іншими. Як приклад можна навести документи, векселі, заповнені на лазерних принтерах. Злочинці навчились видаляти тонер з поверхні паперу, на якому виконано бланк векселя, не залишаючи слідів та не руйнуючи захисної сітки, нанесеної на бланк в якості захисного елементу.
Сьогодні для захисту документів також використовують різноманітні види ламінатів, які дозволяють закривати як всю поверхню документа, так і окремі його частини. Такий вид захисту не дає можливості злочинцям здійснювати часткову підробку документів, оскільки ламінатом закриті, як правило, окремі реквізити документа.
Окрему групу захисних елементів складають аерозолі та спеціальні печатки, які не видно ні під УФ-променями, ні в інших зонах спектру. Особливість такого захисту полягає в тому, що перевірити такий вид захисту може лише сам виконавець документу, тому у такому випадку повинен бути налагоджений надійний зв’язок з такою особою .
Всі елементи захисту розраховані на спеціалістів різних рівнів і поділяються на три великі групи.
Перша група елементів захисту розрахована на тих людей, які не є спеціалістами. Це такі ознаки, які можна розпізнати візуально. Людина без спеціальної освіти, без приладів спираючись на ці ознаки може виявити підробку. До них відносяться водяні знаки, приховані зображення, складна гільоширна композиція.
Другий рівень елементів захисту – це елементи захисту які визначаються приладами. Людина може бути, а може і не бути спеціалістом, але якщо вона знає, що і де дивитись, та з допомогою того чи іншого приладу вона може більш-менш достовірно визначити справжність документу.
Третій рівень елементів захисту – захист по видах та способах друку, спеціальні елементи, технологічні елементи захисту, які вносяться як на стадії виготовлення паперу, на якому виготовлено документ, та і самому документі. Ця група елементів захисту в основному зорієнтована на експертів і на людей. Які серйозно, професійно займаються проблемами дослідження цінних паперів .
Отже - ефективно боротись з підробкою документів можливо лише за умови тісної взаємодії як виробників такої продукції, так і споживачів - банкірів, бухгалтерів, підприємців та простих громадян.Важливе місце в цій боротьбі повинні займати спеціалісти, фахівці в галузі дослідження документів, як носії спеціальних знань, що дозволяє їм проводити повне, всебічне та об’єктивне дослідження на належному професійному рівні.
2.Функції документів.
У соціальному плані будь-який офіційний документ поліфункціональний, тобто одночасно виконує декілька функцій, що й дозволяє йому задовольняти різноманітні людські потреби.
До загальних функцій документа належать:
-Інформаційна – будь-який документ створюється для збереження інформації, оскільки необхідність її зафіксувати – причина укладання документа.
-Соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
-Комунікативна – документ виступає як засіб зв’язку між окремими елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами, фірмами тощо).
-Культурна – документ є засобом закріплення та передачі культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів (науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового, технічного й культурного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа належать:
-Управлінська – документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських документів (плановим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для реалізації завдань управління.
-Правова – документ є засобом закріплення і змін правових норм та правовідносин у суспільстві; ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що створюються з метою фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції тимчасово (для використання як судовий доказ).
-Історична – коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і надійдуть до архіву на збереження.
3. Ознаки документів
До основних ознак документа відносяться:
-Наявність логічного змісту.
-Документ – носій змісту, який передається знаками. Сукупність послідовних знаків, які передають його суть, зміст (повідомлення) є його обов’язковою ознакою.
-Стабільна матеріальна форма, забезпечуюча довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового використання і переміщення інформації в просторі та часі.
-Призначення для використання в соціальній комунікації. Документний статус мають лише ті джерела, які з самого початку призначені для зберігання і передачі інформації в просторі і часі. Документи – це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації.
-Завершеність повідомлень. Ця ознака обумовлена областю використання документа. Фрагментне, незавершене повідомлення не може бути повноцінним документом. Потреба завершеності є відносною, оскільки є ряд незавершених повідомлень, що мають особливе значення для наукових досліджень (нариси, чернетки, ескізи).
4.Конфіденційність документів
. За рівнем доступності документи поділяються на дві категорії: загальнодоступні і з обмеженим доступом. Загальнодоступними є відкриті документи. До документів з обмеженим доступом відносяться документи, робота з якими може проводитися за спеціальним дозволом уповноважених на те осіб.
Документування відкритої інформації й організація роботи з відкритими документами входять у сферу дії відкритого діловодства. Документи з обмеженим доступом відносяться до сфери діяльності не одного, а декількох типів діловодства, в залежності від того, до якого виду таємниці відноситься інформація, що міститься в документах. Нормативними документами встановлено 6 видів таємниці: державна, комерційна, службова, особиста, сімейна і професійна.
Документи, які містять державну таємницю, відносяться до сфери секретного діловодства.
Документи, що містять особисту і різні підвиди професійної таємниці, є предметом відповідних типів спеціального діловодства.
Конфіденційне діловодство, як вже було відзначено, поширюється на документи, які містять комерційну або службову таємницю. При цьому до документів, які складають службову таємницю, віднесені тільки документи з грифом «Для службового користування», тому що документи, які містять комерційну таємницю інших суб'єктів, повинні оброблятися і захищатися в режимі комерційної таємниці. Об'єднання конфіденційних документів, що містять комерційну і службову таємницю, одним діловодством обумовлене тим, що ці документи майже цілком ідентичні за технологічними процедурами їхнього складання, обробки, обігу, збереження і захисту.
Конфіденційне діловодство варто визначати як діяльність, що забезпечує документування конфіденційної інформації, організацію роботи з конфіденційними документами і захист інформації, яка міститься в них. При цьому під документуванням інформації розуміється процес підготовки і виготовлення документів, під організацією роботи з документами – їх облік, розмноження, проходження, виконання, відправлення, класифікація, систематизація, підготовка для архівного збереження, знищення, режим збереження і обігу, перевірки наявності . Конфіденційне діловодство в цілому базується на тих же принципах, що і відкрите діловодство, але в той же час має відмінності, обумовлені конфіденційністю документованої інформації. Ці відмінності стосуються сфери конфіденційного діловодства й охоплюваних ним видів робіт з документами. За сферою діяльності відкрите діловодство поширюється на управлінські дії і включає в основному управлінські документи. Конфіденційне діловодство в силу умов роботи з конфіденційними документами поширюється як на управлінську, так і на різні види виробничої діяльності, включає не тільки управлінські, але і науково-технічні документи (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні й ін.). Крім того, конфіденційне діловодство поширюється не тільки на офіційні документи, але і на їхні проекти, різні робочі записи, які не мають усіх необхідних реквізитів, але утримуючі інформацію, яка підлягає захисту. За видами робіт конфіденційне діловодство відрізняється від відкритого, з одного боку, великою їх кількістю, з іншого – змістом і технологією виконання багатьох видів. Крім цього, третя складова конфіденційного діловодства – захист інформації, що міститься в конфіденційних документах – взагалі не передбачений у визначенні відкритого діловодства, хоча обумовлена власником частина відкритої інформації повинна захищатися від втрати. Конфіденційна інформація повинна захищатися і від втрати, і від витоку. Термін «витік конфіденційної інформації», ймовірно, не самий благозвучний, однак він більш ємко, ніж інші терміни, відбиває суть явища, до того ж він давно вже закріпився в науковій літературі і нормативних документах. Витік конфіденційної інформації являє собою неправомірний, тобто недозволений вихід такої інформації за межі зони, що захищається, її функціонування або встановленого кола осіб, що мають право працювати з нею, якщо цей вихід привів до отримання інформації (ознайомлення з нею) особами, які не мають до неї санкціонованого доступу, незалежно від того, працюють або не працюють такі особи на даному підприємстві. Втрата і витік конфіденційної документованої інформації обумовлені незахищеністю інформації. Незахищеність інформації варто розуміти як її приступність для дестабілізуючих впливів, тобто таких впливів, що порушують встановлений статус інформації. Порушення статусу будь-якої документованої інформації полягає в порушенні її фізичної схоронності (взагалі або в даного власника в повному або частковому обсязі), логічної структури і змісту, приступності для правомочних користувачів. Порушення статусу конфіденційної документованої інформації додатково включає порушення її конфіденційності. Незахищеність документованої інформації – поняття багатоаспектне. Вона не існує взагалі, а виявляється в різних формах. До таких форм, які виражають результати дестабілізуючого впливу на інформацію, відносяться:– розкрадання носія або інформації відображеної в ньому (крадіжка); втрата носія інформації (втрата); – несанкціоноване знищення носія або інформації відображеної в ньому (руйнування); перекручування інформації (несанкціонована зміна, несанкціонована модифікація, підробка, фальсифікація); блокування інформації;– розголошення інформації (поширення, розкриття). Термін «руйнування» вживається головним чином відповідно до інформації на машинних носіях. Існуючі варіанти назв: модифікація, підробка, фальсифікація – не зовсім адекватні терміну «перекручування». Блокування інформації в даному контексті означає блокування доступу до неї користувачів, а не зловмисників. Розголошення інформації є формою прояву вразливості тільки конфіденційної інформації. Та чи інша форма вразливості документованої інформації може реалізуватися в результаті навмисного або випадкового дестабілізуючого впливу різними способами на носій інформації або на саму інформацію з боку джерел впливу. Такими джерелами можуть бути люди, технічні засоби обробки і передачі інформації, засоби зв'язку, стихійні лиха й ін. Способами дестабілізуючого впливу на інформацію є її копіювання (фотографування), записування, передача, знімання, зараження програм обробки інформації вірусом, порушення технології обробки і збереження інформації, виведення (або вихід) з ладу і порушення режиму роботи технічних засобів обробки і передачі інформації, фізичний вплив на інформацію й ін. Реалізація форм прояву вразливості документованої інформації приводить або може привести до двох видів вразливості – втраті або витоку інформації. До втрати документованої інформації приводять розкрадання і втрата носіїв інформації, несанкціоноване знищення носіїв інформації або тільки відображеної в них інформації, перекручування і блокування інформації. Втрата може бути повною або частковою, безповоротною або тимчасовою (при блокуванні інформації), але у будь-якому випадку вона завдає шкоди власнику інформації. До витоку конфіденційної документованої інформації приводить її розголошення. У літературі і навіть у нормативних документах термін «витік конфіденційної інформації» нерідко заміняється або ототожнюється з термінами: «розголошення конфіденційної інформації», «поширення конфіденційної інформації». Такий підхід не є правомірним. Розголошення або поширення конфіденційної інформації означають несанкціоноване доведення її до споживачів, що не мають права доступу до неї. При цьому таке доведення повинне здійснюватися певною особою; виходити від когось. Витік відбувається при розголошенні (несанкціонованому поширенні) конфіденційної інформації, але не зводиться тільки до нього. Витік може відбутися й у результаті втрати носія конфіденційної документованої інформації, а також розкрадання носія інформації або відображеної в ньому інформації при збереженні носія у його власника. «Може відбутися» не означає, що відбудеться. Загублений носій може потрапити в чужі руки, а може бути і «схоплений» сміттєзбиральною машиною і знищений у встановленому для сміття порядку. В останньому випадку витоку конфіденційної інформації не відбувається. Розкрадання конфіденційної документованої інформації також не завжди пов'язано з отриманням її особами, які не мають до неї доступу. Існує чимало випадків, коли розкрадання носіїв конфіденційної інформації здійснювалося у колег по роботі допущеними до цієї інформації особами з метою «підсидки», заподіяння шкоди колегам. Такі носії, як правило, знищувалися особами, які викрали їх. Але у будь-якому випадку втрата і розкрадання конфіденційної інформації якщо і не приводять до її витоку, то завжди створюють загрозу витоку. Тому можна сказати, що до витоку конфіденційної інформації призводить її розголошення. Складність полягає в тому, що найчастіше неможливо визначити, по-перше, сам факт розголошення або розкрадання конфіденційної інформації при збереженості носія інформації в її власника, по-друге, чи потрапила інформація внаслідок її розкрадання або втрати стороннім особам. Сутність конфіденційного діловодства обумовлює його організаційні і технологічні особливості, до числа основних з яких відносяться:– письмове нормативне закріплення загальної технології документування, організації роботи з документами і їхнього захисту;– тверде регламентування складу видаваних документів і з інформації, що тримається в них, у тому числі на стадії підготовки чернеток – проектів документів;– фіксація проходження і місцезнаходження кожного документа; – проведення систематичних перевірок наявності документів; – дозвільна система доступу до документів і справ, що забезпечує правомірне і санкціоноване ознайомлення з ними; – тверді вимоги до умов збереження документів і звертання з ними, що повинні забезпечувати збереженість і конфіденційність документованої інформації; – регламентація обов'язків осіб, допущених до роботи з конфіденційною документованою інформацією, по її захисту; – персональна й обов'язкова відповідальність за облік, схоронність документів і порядок звертання з ними.
14.11.2013 23:11-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора