Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Відслідковування життєвого циклу проекту в програмі керування проектами Microsoft Project
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2011
Тип роботи:
Звіт
Предмет:
Інші
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
ТЕХНІЧНИЙ КОЛЕДЖ НУ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»
КАФЕДРА ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ТА КОМП’ЮТЕРНОЇ ТЕХНІКИ
Звіт
на тему:
“Відслідковування життєвого циклу проекту в програмі керування проектами Microsoft Project”
з дисципліни “Конструювання програмного забезпечення”
Мета: Засвоїти методику та виробити практичні навички відслідковування життєвого циклу проекту в програмі керування проектами Microsoft Project.
Відстеження проекту.
Головна мета відстеження проекту — вчасно виявити відхилення фактичних робіт від запланованих. Для цього потрібно збирати дані про хід виконання робіт і порівнювати їх з базовим планом проекту. Щоб таке порівняння було можливо, перед початком виконання робіт потрібно зафіксувати базовий план, з яким надалі будуть рівнятися його актуальні стани.
В MS Project це можливо завдяки команді збереження базового плану проекту. Ця команда зберігає дані поточного плану проекту в особливі внутрішні поля, які не можна редагувати. А всі наступні зміни впливають лише на поточний план. Таким чином, усередині проектного файлу зберігається й залишається незмінної базова версія плану, з якої можна порівнювати план, що зазнає змінам.
Крім базового плану MS Project дозволяє зберігати проміжні плани. Проміжний план відрізняється від базового обсягом інформації, що зберігається. Якщо в базовому плані зберігається близько 20 типів даних, у тому числі про завдання, ресурси й призначеннях, і погодинна інформація, то в проміжному плані зберігаються лише дати початку й закінчення завдань.
Погодинна інформація — це дані, які вводяться щодо завдань і призначень за певний проміжок часу. Уводити такі дані можна на діаграмах використання завдань (Task Usage) і ресурсів (Resource Usage).
Проміжний план можна зіставляти як з базовим, так і з поточним планом проекту або іншим проміжним планом. Проміжний план використовується при відстеженні як доповнення до базового плану для розв'язку локальних завдань, і його не обов'язково зберігати до початку проектних робіт.
Щоб вчасно помітити відхилення фактичного ходу робіт від запланованого, потрібно збирати й уводити у файл плану проекту фактичну інформацію. При цьому потрібно вводити її таким чином, щоб фактичні дані у файлі проекту максимально відповідали реальному стану справ. Як ви пам'ятаєте, при плануванні проекту найбільша точність досягається за рахунок максимальної деталізації, уведення в план докладної інформації про кожне завдання й планування «знизу нагору». Для точного відстеження проекту потрібно дотримуватися тих же принципів і визначати стан робіт із проекту на основі ходу робіт з кожної із завдань, а не навпаки.
При відстеженні необхідно визначати, який відсоток від запланованої роботи виконаний і скільки ще залишилося зробити. В MS Project є три способи введення цієї інформації, що різняться по ступеню точності й витратам часу.
Методи відстеження
Найпростіший і найменш точний метод відстеження робіт — уведення інформації про відсоток виконання завдання. У такому випадку програма автоматично розрахує обсяг здійснених працезатрат, що й залишилися.
Спосіб, що вимагає трохи більше часу, що й дає більшу точність, полягає в уведенні в план проекту інформації про здійснені працезатрати або про працезатрати, які необхідно здійснити для виконання завдання. При введенні одного із цих параметрів програма автоматично розрахує другий і визначить відсоток виконання завдання. При цьому поточний план буде змінений таким чином, щоб працезатрати по завершенню завдання відповідали працезатратам, що залишилися.
Нарешті, найбільш точним методом є введення в план проекту даних про погодинні працезатрати, наприклад годин, витрачених на виконання завдання в кожний із днів її виконання. Природно, використання цього способу забирає багато часу.
Уводити будь-які з перерахованих даних можна як для завдання, так і для її призначень. Введення даних для призначень гарантує більшу точність, оскільки в такому випадку MS Project визначить дані для завдання «знизу нагору». Якщо ж визначати дані для завдання, то дані для призначень будуть визначені автоматично, «зверху вниз», що знижує точність даних.
Аналогічно, фактичні дані можна вказувати відразу для фаз проекту або для проекту в цілому. У такому випадку фактичні дані будуть розподілятися між завданнями, що належать до фази, і потім уже між призначеннями цих завдань.
Поля для введення даних
В MS Project є три типи полів, що визначають основні характеристики завдання, такі як працезатрати, витрати, тривалість, дати початку й закінчення. Поля першого типу містять дані базового плану завдання, і в їхній назві присутнє слово Baseline (Базовий), наприклад Baseline Work (Базові працезатрати). Поля другого типу містять дані поточного плану, і в їхніх назвах немає додаткових позначень, наприклад Work (Працезатрати). Поля третього типу містять дані про виконання запланованої роботи, описаної в полях другого типу. У назвах полів третього типу присутній слово Actual (Фактичний), наприклад Actual Work (Фактичні працезатрати).
Поля цих типів можуть бути як погодинними, тобто ставитися до певного тимчасового періоду, так і зведеними, тобто ставитися до завдання в цілому. Поля першого типу редагуються на діаграмах використання ресурсів, а поля другого типу — у звичайних таблицях. Дані в цих полях взаємозалежні: при редагуванні погодинних даних змінюються зведені, і навпаки.
При створенні плану проекту змінюються дані поточного плану, а базові й фактичні поля не містять значень. При збереженні базового плану в нього переміщаються дані з поточного плану. Дані базового плану можуть бути змінені тільки на підставі даних поточного плану (але не на підставі фактичних даних) за допомогою діалогового вікна збереження базового плану.
Фактичні дані вводяться в міру виконання запланованих робіт, і для завдання їх уведення означає, що робота із завдання почалася. Виходячи з уведених фактичних даних, MS Project визначає момент (день, годину, хвилину), до якого завдання виконане. Цей момент розділяє завдання на дві частини (виконану й невиконану) і визначає зв'язок даних фактичного й поточного плану.
При введенні фактичних даних для невиконаної частини завдання поточний план автоматично приводиться у відповідність із фактичним (і відразу змінюється момент, до якого завдання виконане). Зміна ж даних поточного плану для невиконаної частини завдання не впливає на фактичні дані.
У виконаній частині завдання дані поточного плану й фактичного завжди збігаються. Зміна данных кожного з типів приводить до автоматичного відновлення даних іншого типу.
Уведення погодинних даних:
Цей метод забезпечує найбільшу точність при обліку фактичного ходу робіт, але вимагає й найбільшого часу. У попередньому прикладі ми використовували саме цей метод, і ви вже знаєте, як MS Project використовує погодинні фактичні дані для розрахунків зведених параметрів (наприклад працезатрат, що залишилися, завдання).
Але й цей метод застосовується з різним ступенем точності, оскільки можна вводити дані про працезатрати як для кожного призначення, так і для завдання в цілому. Працезатрати за період часу для завдання рівняються сумарним працезатратам призначених на неї ресурсів. Якщо ж увести працезатрати для завдання в цілому, то вони будуть розподілені між її призначеннями пропорційно їх плановому завантаженню.
Уведення фактичних або працезатрат, що залишилися:
Аналогічно, дані поля Remaining Work ( працезатрати, що залишилися) позначають обсяг працезатрат, які потрібно здійснити в майбутньому. Тому при перекладі їх у погодинні дані MS Project розподіляє їх в інтервалі між поточною датою й датою закінчення завдання. Переклад зведених даних у погодинні не так простий, і логіка роботи MS Project залежить від настроювань програми й від обраної дати звіту.
Поточна дата й дата звіту
Параметри Current date (Поточна дата) і Status date (Дата звіту) задаються в діалоговім вікні відомостей про проект. За замовчуванням поточна дата відповідає системній даті Windows, а дата звіту дорівнює поточній даті, і тому в діалоговім вікні відомостей про проект у якості її значення обране NA (НД). Кожної з параметрів можна змінити незалежно від іншого.
При відстеженні проекту й уведенні зведеної інформації МS Project використовує саме параметр Status date (Дата звіту), а не Current date (Поточна дата).
Уведення відсотка завершення
У поле «Відсоток завершення» відображаються відомості про поточний стан завдання, виражені як відсоток завершення для тривалості завдання. Відсоток завершення можна ввести
вручну або задати розрахунки засобами Microsoft Office Project, який заснований на значенні фактичної тривалості.
Підготовка до введення даних відстеження
Перш ніж починати відстеження, до нього необхідно підготуватися. Спочатку потрібно настроїти параметри MS Project відповідно до принципів, які Ви будете використовувати при відстеженні. Ці параметри розташовані на вже знайомій нам вкладці Calculation (Розрахунки) діалогового вікна настроювання програми Options (Параметри). Далі ми перейдемо до підготовки таблиці для введення даних і роботі з панеллю інструментів, призначеної для відстеження.
Настроювання параметрів розрахунків
В вepxнім розділі вкладки Calculation (Розрахунки) розташовані параметри, що впливають на роботу програми в цілому. За допомогою параметра Calculation mode (Режим розрахунків) можна визначити, буде чи MS Project автоматично перераховувати календарний план після введення фактичних даних, або перерахування прийде запускати вручну. Для перехід до першого режиму потрібно вислати перемикач Automatic (Автоматичний), до другого — Manual (Ручний). Значення параметра Calculate (Розрахунки) визначає, які проекти будуть перераховуватися: усі відкриті проекти (перемикач All open projects (У всіх відкритих проектах)) або тільки активний (перемикачі Active project (В активному проекті)).
Якщо ви вибрали запуск перерахування календарного плану вручну (Звичайно це зручно при більших файлах проектів, де перерахування займає багато часу, і автоматичне перерахування, що запускається при будь-якій зміні однієї із завдань, суттєво затримує роботу), то для перерахування календарного плану потрібно буде використовувати розташовану в цьому діалоговім вікні кнопку Calculate Now (Розрахувати). Запустити перерахування можна й з будь-якої вставки, нажавши клавішу F9.
У наступному розділі розташовані параметри розрахунків для відкритого проекту. Як звичайно, для того щоб вони використовувалися при роботі з іншими проектами, після вибору значень параметрів потрібно нажати кнопку Set as Default ( За замовчуванням) унизу вкладки. Оскільки частина використовуваних при відстеженні параметрів ми вже розглядали в цьому уроці, зупинимося на незнайомих параметрах.
Прапорець Updating task status updates resource status (Обновляти стан ресурсу при відновленні стану завдання) визначає, чи буде програма обновляти дані про ресурси (фактичні працезатрати, що й залишилися, фактичні витрати), коли вводиться відсоток завершення завдання. Якщо не встановити цей прапорець, то при відстеженні методом уведення відсотка завершення для ресурсів буде потрібно вводити фактичні дані вручну.
Прапорець Actual costs are always calculated by Microsoft Project (Фактичні витрати завжди обчислюються Microsoft Project) визначає, буде чи MS Project автоматично розраховувати фактичні витрати на завдання або ж ці дані будуть уводитися вручну. Якщо встановити цей прапорець, то програма буде визначати фактичні витрати на завдання, виходячи з погодинних ставок задіяних ресурсів, витрат на використання ресурсів і фіксованих витрат завдань. При встановленому прапорці змінити значення поля Actual Cost (Фактичні витрати) для завдання можна лише після того, як вона буде виконана. Якщо ж цей прапорець зняти, то MS Project не буде розраховувати фактичні витрати, і заповнювати значення цього поля для кожного завдання потрібно буде вручну або імпортуючи значення.
Якщо скинути цей прапорець, стане доступний прапорець Edits to total actual cost will be spread to the status date (Розподіляти зміни підсумкових фактичних витрат до дати звіту про стан), що визначає зв'язок погодинних даних про фактичні витрати зі зведеними. Якщо його скинути, то зведені дані про фактичні витрати переводяться в погодинні пропорційно фактичним погодинним працезатратам.
Якщо ж установити прапорець Edits to total actual cost will be spread to the status date (Розподіляти зміни підсумкових фактичних витрат до дати звіту про стан), то зведені витрати при введенні будуть розподілятися в часі по інших принципах. При введенні даних вони будуть розподілятися рівномірно від дати початку завдання (або дати останнього введення даних про фактичні витрати) до дати звіту. При розподілі MS Project розраховує число хвилин від початку завдання до дати звіту й ділить витрати на це число, визначаючи вартість однієї хвилини. Потім кожній хвилині від початку завдання до дати звіту призначаються витрати.
Аналогічно діє прапорець Edits to totaltask % complete will be spread to the status date (Розподіляти зміни підсумкового % завершення для завдань до дати звіту про стан). Справа в тому, що MS Project зберігає погодинну інформацію про відсоток завершення завдання. Звичайно якщо розподіл відключений, то відсоток завершення за період відповідає відсотку фактичних працезатрат за період від загальних працезатрат завдання. Наприклад, якщо працезатрати завдання становлять 100 годин, то відсоток завершення за день, коли фактичні працезатрати склали 8 годин, рівний 8%. Відповідно, при зміні зведеного відсотка завершення для завдання погодинні дані про відсоток завершення розподіляються пропорційно запланованим працезатратам.
Підготовка таблиць і вистав
Коли параметри, що впливають на розрахунки, настроєні, потрібно підготуватися до введення даних у файл. Для цього можна змінити стандартну таблицю Tracking (Відстеження), щоб у неї були включені необхідні поля. Можна також створити таблицю для відстеження в автоматичному режимі за допомогою панелі Project Guide (Консультант).
На панелі Project Giride (Консультант) потрібно клацнути на кнопці Track (Відстеження), а потім в області завдань клацнути на посиланні Prepare to track the progress of your project ( Підготовка до відстеження ходу роботи над проектом). На першому кроці підготовки настроюються параметри підключення до сервера Microsoft Project Server, з яким ми познайомимося в наступному уроці, а поки на цьому кроці потрібно вибрати перемикач No (Немає) і за допомогою посилання внизу області завдань перейти до наступного кроку.
Консультант пропонує вибрати один з методів відстеження й відповідно до цього конфігурує вистава для введення даних. Перший зверху перемикач потрібно вибрати, якщо ви будете використовувати, відстеження по відсоткові завершення, другий перемикач відповідає відстеженню з уведенням фактичних або працезатрат, що залишилися. Останній перемикач, обраний на мал. 19.26, відповідає найбільш точному методу — відстеженню з уведенням погодинної інформації.
Вистави й таблиці, створювані Консультантом, не зберігаються після виходу із програми, перемикання в інша виставу або вибору іншого методу відстеження. Тому якщо ви прагнете зберегти виставу або таблицю для використання при відстеженні, потрібно зробити це, поки вона перебуває на екрані.
Панель інструментів Tracking (Відстеження)
В MS Project є спеціальна панель інструментів Tracking (Відстеження), яку зручно використовувати для швидкого введення даних про хід виконання робіт із проекту. Щоб вивести цю панель на екран, потрібно клацнути на її назві в підменю View > Toolbars (Вид > Панелі інструментів).
Перша кнопка панелі (мал. 19.28), Project Statistics (Статистика проекту), відкриває вікно з даними базов фактичного плану, що тече й, і розбіжностями між поточним і базовим планом. Докладніше ми розглянемо це вікно в розділі «Статистика проекту». Вікно статистики проекту можна також викликати за допомогою кнопки Statistics (Статистика) у діалоговім вікні Project Information (Відомості про проект).
Друга кнопка, Update as Scheduled (Обновити за графіком), уводить фактичні дані про виконання виділеного завдання, як якби це завдання виконувалося в точності за графіком. Фактичні дані заповнюються дл» інтервалу від початку завдання (або із часу припинення виконання фактичної роботи) до дати звіту.
Натискання кнопки Reschedule Work (Змінити графік робіт), розташованої третьої на панелі інструментів, приводить до того, що всі працезатрати виділеного завдання, які повинні були бути виконані до дати звіту й дотепер не виконані, переносяться на час після дати звіту.
Клацання по десятій кнопці, Update Tasks (Обновити завдання), відкриває однойменне діалогове вікно для введення фактичних даних про завдання.
Діалогове вікно містить поля з даними поточного плану й фактичними даними. Дані поточного плану — назва завдання, інформацію про заплановану тривалість і датах початку й закінчення — не можна редагувати. Фактичні дані — відсоток завершення, фактичну тривалість, що й залишився, завдання, дати фактичного початку й закінчення завдання — редагувати можна. Натискання кнопки Notes (Замітки) відкриває діалогове вікно редагування заміток завдання.
Остання кнопка панелі, Workgroup Toolbar (Панель інструментів спільної роботи), служить для запуску панелі інструментів спільної роботи.
Процес відстеження проекту полягає не тільки в зборі фактичних даних і порівнянні їх з базовими. Під час відстеження, відповідно до вступники фактичної інформації, відбувається постійна зміна поточного плану проекту. Наприклад, якщо завдання відстає від розкладу, то запланувати її виконання (або виконання відстаючого фрагмента) потрібно на більш пізній строк.
MS Project містить ряд автоматизованих засобів для оперативного перепланування, що дозволяють швидко перенести невиконану роботу на час після заданої дати (поточної дати або дати звіту). Вони запускаються автоматично в момент введення даних по завданнях ( при встановлених прапорцях у настроюваннях розрахунків, які переносять невиконані роботи до дати звіту) або вручну в будь-який момент ( за допомогою панелі інструментів і діалогових вікон відновлення завдань і проекту). Перепланування можна також проводити вручну за допомогою діаграм з погодинними даними, наприклад Task Usage (Використання завдань).
При відстеженні проекту можуть використовуватися кілька методів, причому найбільш точним є введення погодинної інформації про хід виконання кожного призначення кожного завдання проекту. Але цей метод вимагає найбільше часу. Інші методи менш точні, але їх застосування вимагає менших працезатрат.
Щоб зробити використання найточнішого методу можливим, в MS Project включений ряд засобів для автоматизації збору погодинної інформації й внесення її в план проекту.
Висновок: Засвоїв методику та виробив практичні навички відслідковування життєвого циклу проекту в програмі керування проектами Microsoft Project.
06.02.2014 19:02-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора