Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Функції управління поштою Gmail
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
О
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2016
Тип роботи:
Лабораторна робота
Предмет:
Менеджмент
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ "ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА"
Лабораторна робота №6
на тему: «Функції управління поштою Gmail»
з дисципліни: «Інформаційний менеджмент»
Теоретичні відомості
Архівування пошти.
Електронна пошта, при правильному її використанні, може стати універсальним інструментом у повсякденній діяльності, виконуючи функції управління завданнями і проектами, делегування завдань і контролю їх виконання. Проте заздалегідь необхідно зробити певні "налаштування" як технічного, так і філософського характеру. Під час виконання цієї лабораторної роботи спробуємо узагальнити накопичений досвід, на прикладі популярного поштового сервісу Gmail.
Теку “Вхідні” можна вважати списком невиконаних завдань. Проте, зазвичай, вона перетворюється на величезне звалище старих і нових, важливих і неважливих повідомлень, що не дає чіткого розуміння, яким наступним завданням треба займатися. Для структуризації інформації необхідно дотримуватися певної системи опрацювання інформації.
Функція архівування дає змогу впорядкувати повідомлення з теки “Вхідні”, скориставшись міткою
“Уся пошта”, тож не доведеться нічого видаляти.
Будь-яке заархівоване повідомлення, можна знайти, натиснувши мітку “Уся пошта” ліворуч на сторінці Gmail (рис.1). Також можна знайти заархівоване повідомлення за допомогою інших міток, які ви застосували до цього повідомлення, або функції пошуку
Рис.1. Меню управління поштою
Якщо хтось відповів на повідомлення, яке було заархівовано, бесіда, що містить це повідомлення, з'явиться в папці “Вхідні”.
Щоб заархівувати повідомлення, виконайте наведені нижче дії (рис.2).
Виберіть повідомлення в папці “Вхідні”, встановивши прапорець біля імені відправника.
Натисніть кнопку “Архівувати” на панелі інструментів над списком повідомлень (якщо повідомлення відкрито, можна заархівувати його, натиснувши кнопку “Архівувати” над повідомленням).
Рис.2. Архівація повідомлень
Щоб перемістити заархівоване повідомлення назад до теки “Вхідні”, виконайте наведені нижче дії.
Натисніть “Уся пошта” (якщо мітка “Уся пошта” не відображається в лівій частині сторінки
Gmail, натисніть спадне меню “Більше” під списком міток.)
Встановіть прапорець біля імені відправника.
Натисніть кнопку “Перемістити до теки Вхідні”.
Корисні листи, але такі що не вимагають жодних дій після прочитання, не залишайте в теці
“Вхідні”, архівуйте їх. Вони завжди перебуватимуть в теці “Уся пошта”.
Непотрібні (беззмістовні) листи не архівуйте, а відразу видаляйте. Але навіть видалені листи ще будуть зберігається 30 днів в теці “Кошик”, де їх можна знайти, у разі помилкового видалення.
Небажані листи (спам) - намагайтеся відписатися від небажаних кореспондентів - посилання unsubscribe в кінці тексту листа. Чи відразу відзначте листи як спам і надалі подібні листи автоматично будуть переміщені в теку “Spam” і через 30 днів видалятимуться.
Листи розважальні і інформаційні. Листи, які можна почитати у вільний час, але не треба щоб вони “стирчали” в теці “Вхідні” разом з важливими листами. Створіть окрему теку для них, наприклад “Розсилка” чи “Реклама”. Створіть фільтр, який буде їх автоматично туди переміщати, оминувши теку “Вхідні”.
Упорядкування пошти. Фільтри.
Фільтри Gmail дозволяють керувати вхідними повідомленнями. Використовуючи фільтри, вхідні повідомлення можна автоматично позначати мітками й зірочками, архівувати, видаляти або пересилати пошту й навіть запобігати появі спаму.
Щоб створити фільтр, виконайте наведені нижче дії.
Натисніть стрілку вниз у полі пошуку. З’явиться вікно, в якому потрібно вказати критерії пошуку.
Введіть критерії пошуку. Якщо ви хочете перевірити правильність роботи пошуку, натисніть кнопку пошуку.
Натисніть “Створити фільтр на основі цього критерію пошуку” в нижній частині вікна пошуку
(рис.3).
Виберіть дії, які потрібно призначити фільтру.
Рис.3.Створення фільтру на основі пошуку
Щоб упорядкувати вхідні повідомлення, доцільно автоматично позначати повідомлення мітками та прибирати їх із теки вхідних, щоб переглянути їх пізніше, у зручніший час. Для цього виберіть “Оминати теку “Вхідні” (Архівувати) й Позначити міткою:” під час створення власного фільтра. Натисніть кнопку “Створити фільтр”.
Примітка. Якщо створити фільтр для пересилання повідомлень, його буде застосовано лише для нових повідомлень. Наявні повідомлення, до яких застосовано фільтр, не пересилатимуться.
Щоб створити фільтр за допомогою окремого повідомлення, виконайте наведені нижче дії.
Виберіть повідомлення зі списку.
Натисніть кнопку “Більше”, а потім виберіть “Фільтрувати схожі повідомлення”.
Введіть критерії фільтра у відповідні поля.
Щоб редагувати або видалити наявні фільтри, виконайте наведені нижче дії.
Натисніть значок шестерні й виберіть “Налаштування”.
Перейдіть на вкладку “Фільтри”.
Знайдіть фільтр, який ви хочете змінити, і натисніть редагувати. Також можна видалити наявний фільтр, вибравши відповідну опцію.
Якщо ви редагуєте фільтр, введіть оновлені для нього критерії у відповідні поля та натисніть
“Змінити дії фільтра”.
Внесіть потрібні зміни й оновлення та натисніть кнопку “Оновити фільтр”.
Можна створити багато фільтрів, проте лише 20 із них можуть пересилати повідомлення на інші адреси. Щоб підвищити ефективність пересилання з використанням фільтрів, можна поєднати фільтри, які надсилають повідомлення на одну адресу.
Хід роботи
1. Опис функції налаштування та архівування пошти.
Рис. 4. Меню управління поштою
Щоб заархівувати повідомлення, потрібно виконати такі дії:
Вибрати повідомлення в папці «Вхідні» і встановити прапорець біля імені відправника.
Натиснути кнопку «Архівувати» на панелі інструментів над списком повідомлень
Рис. 5. Архівація повідомлень
Щоб перемістити заархівоване повідомлення назад до теки «Вхідні», потрібно виконати такі дії:
Натиснути «Уся пошта».
Встановити прапорець біля імені відправника.
Натиснути кнопку «Перемістити до теки Вхідні».
Рис. 6. Переміщення заархівованого повідомлення назад до
теки «Вхідні»
2. Опис фунції упорядкування пошти за допомогою фільтрів та міток.
Щоб створити фільтр, потрібно виконати такі дії:
Натиснути стрілку вниз у полі пошуку. З’явилося вікно, в якому треба вказати критерії пошуку.
Ввести критерії пошуку.
Натиснути «Створити фільтр на основі цього критерію пошуку» в нижній частині вікна пошуку.
Вибрати дії, які потрібно призначити фільтру.
Рис. 7. Створення фільтру на основі пошук
Рис. 8. Встановлення мітки для повідомлення
Рис. 9. Введення назви «Нової мітки»
Рис. 9. Упорядкування вхідного повідомлення
3. Опис процесу створення трьох фільтрів:
a. пересилання пошти від конкретного адресата іншій людині;
Рис. 10. Додавання адреси для пересилання
Рис. 11. Процес пересиланя
b. переміщення пошти із реклами в папку «Спам»;
Рис. 12. Переміщення пошти в папку «Спам»
Висновки: під час виконання лабораторної роботи, навчився використовувати функції налаштування та архівування пошти Gmail, функції упорядкування пошти за допомогою фільтрів та міток і процесів створення трьох фільтрів.
08.06.2016 22:06-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора