Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Національний університет Львівська політехніка
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Не вказано
Інформація про роботу
Рік:
2005
Тип роботи:
Посібник
Предмет:
Інформаційні технології
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ
“ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА”
ОБЛІК ІНФОРМАЦІЇ З ВИКОРИСТАННЯМ MS ACCESS
МЕТОДИЧНИЙ ПОСІБНИК
для студентів Інституту комп’ютерхних наук та інформаційних технологій
Львів 2005
ОБЛІК ІНФОРМАЦІЇ З ВИКОРИСТАННЯМ MS ACCESS. Методичний посібник для студентів Інституту комп’ютерхних наук та інформаційних технологій / 2005. – 35 с.
Рецензенти
Затверджено Радою Зміст
1 Основні поняття баз даних та систем управління базами даних 5
2 Архітектура MS Access 7
3 Побудова бази даних 7
3.1 Таблиці 8
3.1.1 Проектування структури таблиць 8
3.1.2 Індекси та ключі 9
3.1.3 Побудова та редагування структури таблиць 10
3.1.4 Зв’язування таблиць 11
3.2 Форми 11
3.2.1 Види форм 12
3.2.2 Проектування та побудова форм 12
3.2.3 Редагування форм 16
3.2.4 Пошук та сортування даних 17
3.3 Звіти 17
3.3.1 Механізми створення звітів 17
3.3.2 Редагування звіту 19
3.3.3 Виконання обчислень та підведення підсумків 21
4 Робота з даними 22
4.1 Можливості та типи запитів 22
4.2 Створення запитів у середовищі MS Access 23
4.3 SQL – запити 23
5 Побудова програмного забезпечення 25
5.1 Макроси 25
5.2 Кнопкові форми 29
6 Теми учбових розробок для самостійної роботи студентів 31
7 Приклади таблиць та їх полів для учбової розробки баз даних 31
8 Список літератури 35
Вступ
Цей посібник присвячений MS Access - одній з сучасних реляційних систем управління базами даних (СУБД), яку можуть використовувати спеціалісти різних галузей промисловості, науки, причому її використання не потребує спеціальних знань з програмування. Саме з цих позицій висвітлюються можливості MS Access для забезпечення комп(ютерізації кадрової, виробничої діяльності, процесів обліку у фінансовій сфері тощо. Посібник знайомить читача з основними поняттями баз даних та систем управління базами даних, конструктивно “веде” його по всіх ділянках процесу створення та використання баз даних на основі MS Access. Будь-яка СУБД, в тому числі MS Access, містить велику інформацію довідкового характеру, повне викладання якої не має сенсу. Але і запропонована частка СУБД MS Access може бути опанована лише під час постійних практичних і (головне!) самостійних робіт.
Основні поняття баз даних та систем управління базами даних
Сукупність типових даних деякої предметної області можна структурно уявити у вигляді множини пов(язаних між собою окремих інформаційних частин. До будь-якої такої сукупності даних у загальному випадку можна використовувати термін база даних [2]. Наприклад, базою даних можна вважати сукупність інформації про кадровий стан підприємства, розклад занять у навчальному закладі, родинні зв(язки, бібліотечний фонд тощо. Якщо поняття бази даних наблизити до інформаційних систем, які розміщуються на комп(ютерних носіях даних, то під відповідним терміном можна розуміти набір записів та файлів, які організовані спеціальним чином. Спеціальне програмне забезпечення, необхідне для використання та модифікації баз даних користувачем, називається системою управління базами даних. Основні функції СУБД:
забезпечення користувача інструментарієм, що дозволяє оперувати даними в абстрактних термінах, які не пов(язані із способом збереження даних в ЕОМ;
забезпечення секретності і приоритетності доступу до даних;
захист цілісності даних;
синхронізація доступу до даних;
захист даних від аварій та відновлення даних.
Відповідні функції, що містяться в арсеналі СУБД, можна розподілити за типом на такі групи:
Визначення даних. Функції СУБД цієї групи визначають структуру даних та їх тип, зв(язки між даними, елементи підстановок для значень тощо.
Обробка даних. Ці функції СУБД зосереджені на обробці даних різними методами, причому залучаються такі дії, як фільтрація та сортування.
Керування даними. Функції СУБД групи керування даними дозволяють розподілити дані за користувачами, надаючи їм право доступу до них, причому з наданням можливості або запереченням можливості коригування даних.
Кожну інформаційну область за своєю структурою можна віднести до деякого типу. Найпоширені типи – ієрархічні, мережні, реляційні. Так, якщо інформаційна структура даних пов(язана із ієрархією її частин, то таку структуру називають ієрархічною. До ієрархічних інформаційних областей можна віднести дані, що пов(язані з родинними зв(язками, структур міністерств тощо. Графічно дані з ієрархічною структурою уявляють у вигляді так званого дерева або сукупності дерев - лісу. Якщо інформаційна структура даних пов(язана із деякою мережою, то відповідну інформаційну область за своєю структурою називають мережною . Прикладом мережних інформаційних областей є дані про стан електричних мереж, транспортних шляхів тощо. Графічно дані з мережною структурою уявляють у вигляді так званого графа. Нарешті, якщо дані уявити у графічному вигляді як пов(язані між собою двовимірні таблиці, то одержану сукупність даних можна назвати реляційною (від англійського слова relation - відношення). Відповідно з типом даних називають і системи управління базами даних. Найбільш поширеними сьогодні є реляційні СУБД, прикладом яких є ORACLE, MS SQL Server, MS FoxPro [3], MS Access [1] тощо. Переваги реляційних СУБД - це легкість використання та ефективність реалізації. У даному навчальному посібнику розглядаються СУБД реляційного типу, а саме MS Access. Треба відмітити, що будь-яку інформаційну структуру можна визначити через модель іншої структури. Але саме СУБД реляційного типу дозволяє це зробити з найменшими втратами.
У подальшому рядки двовимірних таблиць будемо називати записами, стовпчики – полями. У термінах реляційних СУБД подібні таблиці називаються відношеннями, їх записи – кортежі відношень, поля – атрибути відношень. Тепер зрозуміло, чому використовується термін реляційна СУБД (relation - відношення). Записи відрізняються своїм номером, а поля – своїм ім(ям. Основні умови щодо змісту таблиць такі:
однакові записи забороняються;
всі записи повинні мати однакову кількість полів;
значення полів атомарні, тобто таблиця не може мати своїми компонентами інші таблиці.
Елементами даних MS Access є сталі, змінні пам(яті та поля таблиць. Елементи даних та функції над ними складають вираз, які надалі будемо позначати словом Exp, додаючи, якщо це потрібно, ще один з символів C, M, N, D, L – початкові букви англійських назв типів даних (наприклад, ExpN). Типи даних розподіляються на базові і такі, що визначені користувачем. Деякі базові типи даних наведені у Табл. 1.
Табл. 1 - Базові типи даних MS Access
Тип даних
Позначення
Назва в MS Access
Рядок (Character)
C
текст
Текст ( Memo )
M
текст Memo
Числовий (Numeric)
N
числовий
Дата (Date)
D
дата/час
Логічний (Logical)
L
логічний
Приклади сталих: “010201” – рядок (ExpC), 010201 – число (ExpN), 01.02.01 – дата (ExpD). Типи полів таблиць визначаються під час визначеня таблиці або модіфікаціїї її структури. Треба пам(ятати, що тип даних рядок – це множина послідовностей символів. Кількість символів такої послідовності називається довжиною рядка і не може перевищувати 255. Тип даних рядок використовується для позначення кодів, назв, прізвищ тощо. Існує операція конкатенації даних типу рядок. Позначається ця операція знаком + . Наприклад, значення зміних A і B є відповідно ‘Micro’ і ‘soft’, то значенням виразу A+B , буде рядок ‘Microsoft’. Тип даних текст (Memo) використовується для даних, значення яких – символи, а їх кількість може сягати за 255. Числовий тип даних використовується для даних, що характеризують кількісну їх властивісь, наприклад, вага, стаж, заробітна плата тощо. Тип даних дата очевидний, він використовується для обробки дат. Логічний тип даних використовується в виразах, що характеризують ситауцію, причому значення таких виразів або істина або хибність. Наприклад, вираз 10>100 логічний, а значення такого виразу – хибність. Для даних логічного типу існують декілька операцій: OR - логічне додавання, AND – логічне множення, NOT – логічне заперечення. Наприклад, значення виразу NOT (10>100) – істина.
Архітектура MS Access
СУБД MS Access належить до так званих об(єктно-орієнтованих систем. Під об(єктами у MS Access розуміють все, що має ім(я. Множину об(єктів MS Access складають таблиці, запити, форми, звіти, макроси та модулі. Ці об(єкти визначаться користувачем, а їх сукупність складає базу даних. Всі об(єкти взаємопов(язані, причому таблиці знаходяться в основі всіх зв(язків. На цій основі, як правило, будуються всі інші об(єкти (але взагалі кажучи це не обов(язково). Це пояснюється перш за все тим, що саме в таблицях зберігаються дані, які вже надалі обробляються формами, запитами тощо. Таким чином таблиці призначені для збереження даних. Кожна таблиця містить інформацію певного типу, наприклад, кадровий склад працівників підприємства. Таблиці можуть бути пов(язані між собою, що дає змогу представити інформацію як багатовимірну. Запит призначений для виборки необхідних даних з таблиць. За допомогою запитів можна також модифікувати дані або створювати інші таблиці. Форми призначаються для перегляду, введення і редагування даних таблиць а також надають користувачу засоби керування програмами, які використовують базу даних. Форми, як правило, використовуються для того, щоб забезпечити необхідний зовнішній вигляд документа, дані якого вводяться у таблицю. Звіти призначаються для перегляду та друку результуючої інформації. Звіти можуть бути включені до документів інших програм. Макроси та модулі призначені для обробки подій. Терміном подія у MS Access називають зміну стану об(єкта. Так, подія – це відкриття того чи іншого об(екта, його закриття, зміна стану самого об(єкта. Наприклад, для таблиць це введення запису, видалення запису тощо. Для визначення макросів та модулів необхідні знання з теорії програмування та вміння програмувати в системі програмування Visual Basic for Applications (VBA), яка вбудована у MS Access. Всі наведені вище об(єкти можуть бути визначені у MS Access як вручну, так і за допомогою так званих майстрів , які допомагають користувачеві за декілька кроків діалогу створити необхідне. Майстри – це один з найпотужніших засобів MS Access, якими слід користуватись на перших кроках опанування даної СУБД, або в інших “нештатних” ситуаціях.
Примітка: у зв(язку з наявністю російськомовної і відсутністю на сьогодні україномовної кирилізованої версії MS Access у даному посібнику використовуються російськомовні назви елементів інтерфесу (тобто, назви кнопок, дій меню тощо).
Побудова бази даних
Після запуску MS Access користувач має змогу:
побудувати базу даних самостійно;
побудувати базу даних за допомогою майстра;
відкрити існуючу базу даних.
При самостійному способі побудови бази даних і першому відкритті вікна бази даних MS Access (більш докладно процес побудови таблиць, форм, запитів, звітів у середовищі MS Access наведено у [4]) активізує вкладку “Таблица” з трьома кнопками: “Открыть”, “Конструктор”, “Создать”. Саме остання кнопка буде спочатку активною, вона призначена для побудови нової таблиці. Таким чином, за угодою MS Access дає змогу розпочати процес побудови бази даних з визначення таблиць.
Таблиці
Проектування структури таблиць
Процес визначення таблиці починається на стадії її проектування. Саме на цій стадії розробник бази даних має зробити аналіз інформації, яку необхідно обробляти. Для визначеності розглянемо інформацію про кадри підприємства, яка складається з особового складу, відомостей про переміщення тощо. Цю інформацію у реляційних СУБД необхідно представити сукупністю двовимірних таблиць. Нехай, для прикладу, база даних, що створюється, називається Кадри та складається з двох таблиць: Особи та Переміщення . Визначемо таблицю Особи . Визначимо, що в цій таблиці розміщується деяка інформація з першої сторінки відомої картки особи, а саме:
табельний номер (номер картки особи)
прізвище
ім(я
по-батькові
дата народження
стать
освіта
Кожний описаний вище пункт картки особи – це майбутнє поле таблиці! Визначемо тепер назву, тип даних, розмір та необхідну множину значень цих полів та зведемо все у Табл. 2:
Табл. 2 - Поля таблиці осіб
Пункт картки особи
Назва поля
Тип даних
Розмір, байт
Множина значень
1
ТабНомер
C
4
2
Прізвище
C
16
3
Ім(я
C
12
4
ПоБатькові
C
16
5
ДатаНародження
D
6
Стать
C
1
‘Ч’;’Ж’
7
Освіта
C
16
‘середня’;’вища’; ‘середня-технічна’
Як бачимо, деякі клітинки цієї таблички не заповнені. Так, розмір поля з типом D визначається автоматично, а можливі значення даних пунктів 1)-5) картки особи тут очевидно не потрібні. На цьому процес проектування таблиці Особи призупиняється, щоб визначитись з так званими первинними ключами.
Індекси та ключі
Для зв’язування таблиць у реляційних СУБД використовують ключі. Ключем називають сукупність полів таблиці, значення яких ідентифікують її записи. Первинним ключем називають такий ключ, який однозначно ідентифікує записи таблиці. Іншими словами, значення первинного ключа є унікальним для даної таблиці. Часто первинний ключ складається з одного поля. Наприклад, первинним ключем таблиці Особи має бути поле ТабНомер, і аж ніяк не Прізвище, оскільки записів з однаковим табельним номером не повинно бути. Водночас можна очікувати на записи, де є однакові прізвища.
Впорядкування записів таблиці за значенням ключа називають індексацією, а отриманий образ таблиці – індексом. Взагалі фізично таблиці та індекси можуть зберігатися у різних файлах (як, наприклад, у СУБД MS FoxPro). У MS Access всі об(єкти бази даних (у тому числі і індекси) зберігаються в одному файлі.
Для уникнення непотрібних повторювань даних, яке може бути причиною помилок при введені даних, і нераціонального використання дискового простору комп(ютера проектування таблиць завершується їх нормалізацією – процесом зменшення надлишкової інформації [3]. Так, згідно з принципами нормалізації таблицю Особи слід редагувати, замінивши в ній поле Освіта на КодОсвіти (тип даних С, розмір 1), а крім цього ввести ще таблицю Освіта з двома полями КодОсвіти та Освіта, які співпадають з відповідними полями у модифікованій та немодифікованій таблиці Особи . Таблицю Освіта будемо ще називати таблиця-довідник Освіта .
Взагалі таблиці створюються так, щоб задовольнити трьом нормальним формам:
Перша нормальна форма
Таблиця не має записів, що повторюються.
У таблиці відсутні групи полів, що повторюються.
Рядки повинні бути не впорядковані.
Стовпчики повинні бути не впорядковані.
Зрозуміло, щоб задовольнити умові 1, кожна таблиця повинна мати первинний ключ.
Друга нормальна форма
Таблиця задовольняє умовам першої нормальної форми.
Будь-яке неіндексне поле однозначно ідентифікується повним набором індексних полів.
Очевидно, що таблиці, які мають один первинний ключ автоматично задовольняють умові 2.
Третя нормальна форма
Таблиця задовольняє умовам другої нормальної форми.
Жодне з неіндексних полів таблиці не ідентифікується за допомогою іншого неіндексного поля.
Процес нормалізації таблиць, як правило, супроводжується створенням окремих додаткових таблиць, які пов(язані між собою з використанням введених первинних ключів. Повертаючись до таблиці Особи, відмітимо, що її первинним ключем буде поле ТабНомер. Очевидно первинним ключем таблиці Освіта буде поле КодОсвіти. Тепер настає черга побудови таблиць:
Табл. 3 - Таблиця Особи
Номер поля
Назва поля
Тип даних
Розмір, байт
Множина значень
(1
ТабНомер
C
4
2
Прізвище
C
16
3
Ім(я
C
12
4
ПоБатькові
C
16
5
ДатаНародження
D
6
Стать
C
1
‘Ч’;’Ж’
7
КодОсвіти
C
1
Значення поля КодОсвіти з таблиці Освіта
Табл. 4 - Таблиця Освіта
Номер поля
Назва поля
Тип даних
Розмір, байт
Множина значень
(1
КодОсвіти
C
1
2
Освіта
C
16
Тут знак ( означає первинний ключ.
Побудова та редагування структури таблиць
Для визначення таблиці треба у вікні бази даних (активізація вікна бази даних - F11) натиснути кнопку “Создать” та вибрати той чи інший режим, наприклад, режим конструктор. В цому режимі кожний рядок в верхній частини вікна визначає поле таблиці. Три стовпчики необхідні для визначення поточного поля: назва, тип даних, опис. Тут опис – для необов(язкових пояснень. Перед рядком є можливість поставити ознаку первинного ключа за допомогою значка з малюнком у вигляді золотого ключика, що розташований на панелі інструментів. Розмір поля необхідно поставити у частині вікна з назвою “Свойства поля”. Щоб забезпечити підстановку значень (в нашому прикладі значення полів Стать та КодОсвіти таблиці Особи) необхідно в стовпчику “Тип данных” знову звернутися до вибору можливих типів і вибрати “Мастер подстановок”. Після очевидного діалогу буде забезпечено необхідний вибір значень при формування записів таблиці. Слід відмітити, що характер двох підстановок в даному прикладі різний. Для поля Стать -це підстановка фіксованих значень “М” або “Ж”, а для поля КодОсвіти - це підстановка даних поля КодОсвіти таблиці Освіта . Майстер підстановок забезпечує вибір даних серед елементів фіксованих значень або серед значень поля таблиці-довідника, причому для надійності вибору цей процес, як правило, посилюється візуалізацією інших полів таблиці-довідника (в даному випадку при виборі значень поля КодОсвіти візуалізується ще й поле Освіта). Визначення підстановок за рахунок значень полів таблиць-довідників автоматично веде до так званого зв(язування таблиць з відношенням “один-до-багатьох”.
Якщо первинний ключ користувач не визначив, то MS Access допоможе при необхідности це зробити введенням додаткового поля, значення якого – порядковий номер запису.
Для редагування структури таблиці необхідно натиснути кнопку “Конструктор” вікна база даних, а далі діяти за схемою, що наведена вище.
Зв’язування таблиць
Процес зв(язування таблиць може розпочинатись ще на етапі визначення підстановок (див. п. 3.1.3). Завершує цей процес робота з визначення схеми даних. Ця робота розпочинається з натискання на значок “Схема данных”, що розташований на панелі інструментів. В результаті відкривається вікно з такою же назвою “Схема данных”, де вже існують графічні образи зв(заних при підстановці таблиць. Решта таблиць може бути додана при необхідності. Зв(язки між таблицями можна редагувати, видаляти. Для редагування або видалення існуючого зв(язку необхідно правою кнопкою миші клацнути по лінії зв(язку (графічне зображення зв(язку), а далі дотримуватись очевидних дій меню та діалогу. Так, дія “Удалить” означає видалення зв(язку (це можна забезпечити і натисканням клавіатурної клавіши DELETE), а дія “Изменить связь” – редагування зв(язку. Причому в останній дії передбачено діалог, який містить питання щодо цілісності даних. Якщо забезпечити цілісність (вибір значком “галочка”), то отримаємо зв(язок “один-до-багатьох”. Якщо між таблицями попередньо ніякі зв(язки не встановлені, то встановити іх можна за допомогою лівої кнопки миші: необхідно не відпускаючи кнопки миші з(єднати нею відповідні поля. В результаті відкриється вікно “Связи”, де необхідно вибрати “Обеспечение целостности данных”.
Форми
Форми – осоновний засіб побудови інтерфейсу користувача, що забезпечує найбільш зручний спосіб перегляду та редагування даних а також контроль за ходом виконання прикладної програми. Таким чином, форми будуються для:
Виведення та редагування даних. Це найбільш поширений спосіб використання форм. Вони забезпечують виведення на екран монітору даних у необхідному вигляді. Використання таких форм значно спрощує редагування даних, їх введення та видалення з бази даних. При цьому деякі дані можна зробити доступними лише для перегляду, а деякі – зовсім не демонструвати. Крім цього є можливість в таких формах забезпечити процес обчислення полів в залежності від параметрів, які задає користувач.
Керування ходом виконання прикладної програми. Сучасні прикладні програми, як правило, мають оболонку для надання користувачеві можливості виконувати ті чи інші дії у певній послідовності. Таку оболонку можна побудувати за допомогою форм, а саме – кнопкових форм. Такі форми містять кнопки, що викликають при їх виборі дію певного макроса або процедури VBA. Ці кнопки називаються командними. Командні кнопки можуть використовуватись і для виклику іншої форми, а також багатьох інших дій, що пов(язані з ходом виконання прикладної програми, а саме, виконувати запити, команди меню, фільтрувати дані, друкувати звіти тощо.
Введення даних. Можна побудувати форми, які призначені лише для введення в базу даних нових значень, які автоматизують виконання програми за певним алгоритмом.
Виведення повідомлень. Такі форми забезпечують інформацією події, що пов(язані з виконанням прикладної програми, наприклад, повідомлення про різноманітні помилки.
Друк інформації. Як правило для друку призначені звіти, але надрукувати інформацію можна і за допомогою форм. Очевидно для введення та виведення даних діють різні параметри, тому в таких формах інструментально підтримується їх подвійна роль.
Види форм
За своїм видом форми поділяються на:
Прості форми - форми, вигяд яких практично не відрізняється від зображення при звичайному перегляді таблиць.
Багатосторінкові форми - форми, які використовуються у випадку, коли записи містять велику кількість інформації, що не може розміститись на одному екрані монітора.
Стрічкові форми - форми, які використовуються у випадку, коли записи містять невелику кількість інформації, наприклад у разі малої кількості полів. На відміну від простої форми, яка демонструє лише один запис, в стрічковій формі записи виводяться одни за одним, як в таблиці.
Підлеглі форми - форми, які використовуються у випадку, коли демонструються записи двох або більше таблиць, що пов'язані між собою відношенням "один до багатьох".
Спливаючі форми - форми, які після свого виведення на екран монітору, залишаються на передньому плані; лише з безпосереднім їх закриттям ці форми уступають передній план іншим формам.
Монопольні форми - форми, що не дають діяти жодним іншим об'єктам, поки самі активні.
Проектування та побудова форм
Проектування форм для таблиць основано перш за все на первинних документах введення інформації. Розміщення інформації, стиль, фон, які використані у первинному документі, беруться за основу розробки форми. Інформація у формі міститься у так званих елементах управління. Наприклад, елементом управління може бути надпис, поле таблиці, кнопка, перемикачі, прапорці, вимикачі, групи, список, поле із списком, об'єкти OLE. Елемент управління надпис має такі основні властивості як шрифт, його розмір та колір, колір фону. Поле - елемент управління, що використовується найчастіше. В цей елемент виводяться дані з базових таблиць, запитів, а також значення, що обчисленні безпосередньо у самій формі. Кнопки найчастіше використовуються для виконання окремих дій, наприклад, для виклика макросу, іншої форми, звіту тощо. Перемикачі, прапорці, вимикачі використовуються тоді, коли необхідно вибрати з деякої множини необхідний елемент. У разі, коли для декількох елементів управління відповідні дані розміщуються на значній площині екрану, використовують групу з цих елементів управління. При виборі елемента групи відповідна інформація виводиться на екран в підлеглій формі. Якщо необхідно вивести в формі перелік значень, який залишається на час роботи форми завжди відкритим, то використовують елемент управління список. Так, список можна використовувати для перегляду таблиць у вікні бази даних, що приводить до підстановки значень полів цих таблиць у поля поточних таблиць. Поля із списком схожі на список, за винятком того що для розміщення цього елементу управління на відміну від списку необхідно значно менше місця на екрані монітору, а саме один рядок. Об'єкти OLE використовуються для відображення фотографій, електроних таблиць, текстових документів тощо.
Як правило, побудова форми відбувається після її проектування, коли вже побудовані відповідні таблиці. Для цього необхідно у вікні бази даних в закладці Формы натиснути кнопку Создать, вибрати той чи інший режим побудови форми а в якості джерела даних таблицю (або запит). Якщо вибрати режим Конструктор, то MS Access відчиняє відповідне вікно форми. У тому випадку, коли форма нова, на користувача чекає лише порожня область даних з сірою сіткою для зручності подальшого розміщення елементів управління. Крім вікна форми відчиняється, як правило, і панель елементів для розміщення вибраних в цій панелі елементів управління в області даних форми. Якщо панель елементів не відчинена, то відчинити її можна через меню MS Access, або піктограму . Вигляд панелі наведений нижче. Кнопки позначені номерами. Розмір форми можна змінити безпосередньо мишею так, як це звичайно можна зробити у Windows (встановити вказівник миши на край та потягнути) або через властивості форми (клацнути правою кнопкою миши, коли її вказівник знаходиться в заголовку форми). За допомогою панелі елементів в формі розміщуються вказані користувачем елементи. Це відбувається так: спочатку необхідно клацнути мишею необхідну кнопку панелі, а потім вказати мишею місце на формі, де буде розташований відповідний елемент. Розмір елемента можна змінювати під час його розміщення (тягнути мишею), або пізніше звичайним способом зміни розмірів.
Нижче вказано зміст кнопок панелі елементів (Рис. 1):
Рис. 1 - Панель інструментів
Кнопка вибору елементів в формі. Використовується для вибору одного чи декількох елементів форми та подальшого виконання тих чи інших дій над ними (зміна розміщення, розмірів, видалення, тощо).
Кнопка майстра елементів. Ця кнопка може перебувати у двох позиціях в залежності від її вмикання. Якщо кнопку увімкнути, то при розміщенні в формі елементів управління їх властивості допомагають встановити відповідні майстри – процедури, що вбудовані в MS Access.
Кнопка надпису. Використовується для побудови елементу управління надпис – текст заголовку, поясненння, тощо.
Кнопка поля. Використовується для побудови елементу управління поле , що відображає значення виразів відповідного типу, наприклад, поля таблиці (запису).
Кнопка групи. Використовується для побудови елементу управління група , який містить декілька вимикачів, перемикачів, прапорців.
Кнопка вимикач. Використовується для побудови елементу управління вимикач. Два значення цього елементу моделюють дані логічого типу: істина та хибність (або –1 та 0, Так та Ні).
Кнопка перемикач. Використовується для побудови елементу управління перемикач. Часто цей елемент називають радіокнопкою. Значення радіокнопки, як і кнопки вимикача, набувають із множини значень логічного типу. Перемикачі відрізняються тим, що з групи перемикачів може бути вибраний тільки один.
Кнопка прапорець. Використовується для побудови елементу управління прапорець. Значення цього елементу аналогічні значенням елементів вимикач і перемикач.
Кнопка поле із списком. Використовується для побудови елементу управління поле із списком . Цей елемент дає можливість вибрати значення з наперед визначених, або з значення поля таблиці (запиту).
Кнопка список. Використовується для побудови елементу управління список . Як і поле із списком, цей елемент дає можливість вибрати значення з наперед визначених. Але на відміну від елементу управління поле із списком, він завжди відкритий.
Кнопка кнопка. Використовується для побудови елементу управління кнопка . За допомогою елементу управління кнопка можна здійснювати запуск макроса, процедури VBA.
Кнопка малюнок. За допомогою цієї кнопки на формі можна розмістити малюнок, зокрема, цей малюнок можна використовувати і як фон всієї форми.
Кнопка вільна рамка. Використовується для включення в форму об(єктів OLE. При цьому об(єкт OLE стає часткою форми, але не зберігається у БД (малюнок, звук, діаграма, слайд).
Кнопка приєднана рамка. Використовується для включення у форму об(єктів OLE, посилання на які містяться в таблиці БД.
Кнопка розриву сторінки. Використовується для побудови багатосторінкових форм, дозволяє вставляти розрив сторінки форми.
Кнопка підлеглої форми. Використовується для побудови такого елементу управління форми, який включає іншу форму, пов(язану з поточними даними.
Кнопка лінія. Використовується для включення в форму відрізків прямих ліній.
Кнопка прямокутник. Використовується для включення в форму прямокутників.
Будь-яка кнопка панелі інструментів, за винятком кнопки вибору, стає неактивною після її використання. Для неперервного використання однієї кнопки панелі інструментів в декількох місцях форми можна кожного разу активізувати цю кнопку, або зафіксувати її подвійним клацанням миши.
За допомогою панелі інструментів можна будувати форми в режимі конструктор.
Але часто, особливо при побудові стандартних простих форм для таблиць-довідників, можна успішно користуватися зручним способом – майстром побудови форм. Для цього необхідно в вікні "Новая форма" вибрати "Мастер форм", а в якості головного джерела даних вибрати необхідну таблицю (запит). Після використання кнопки "Ok" необхідно пройти декілька вікон діалогу майстра з користувачем:
вікно вибору таблиці та її полів;
вікно вибору зовнішнього вигляду;
вікно вибору стилю;
вікно збереження форми.
У вікні вибору таблиці та її полів крім таблиці (запиту), що визначена головною, можна вибрати інші з відповідними полями. У вікнах вибору зовнішнього вигляду і стилю форми майстр забезпечує на елеметарному рівні її дізайн. Вікно збереження форми призначено для введення заголовку форми та її назви. На кожному кроці діалогу майстер дає можливість прейти на крок назад або вперед, завершити процес побудови форми в будь-який момент.
Редагування форм
Після побудови фрми за допомогою майстра або конструктора існує чимало причин її редагування: покращання дизайну, підвищення ефективності роботи з формою тощо. Так після діалогу з майстром побудови форми виявляється, що довжини елементів можна змінити і, як наслідок, за рахунок звільнення місця в площині форми можна раціонально розмістити всі елементи, розташувати їх у певній послідовності. Редагуванню форм значно допомагають вікна властивостей самої форми, кожного її розділу (заголовок, область даних, розділ приміток) і елементів управління. Множина властивостей залежить від вибраного елемента. Щоб відкрити вікно властивостей елемента, необхідно спочатку його виділити, а потім клацнути правою кнопкою миши і вибрати "Свойства" (або через меню Вид->Свойства). Форма має більш ніж 70 властивостей, елементи управління – більш ніж 30, і тому всі властивості для зручності групуються і зібрані на вкладках:
Макет
Данные
События
Другие
Існує і загальна вкладка Все. Властивості задаються з множини значень (наприклад, логічних Да/Нет), констант відповідного типу (наприклад, розмір фонового малюнку) а також складними виразами. Для побудови останнього зручно користуватись так званим побудовувачем, який викликається кнопкою з трьома крапками (такі кнопки з(являються, якщо властивість допускає використання побудовувача). Так, якщо на вкладці Данные у вікні властивостей форми вибрати властивість Источник записей, то в якості побудовувача після його виклику стане побудовувач запитів. Особливо зручно користуватись побудовувачем у випадку, коли необхідно побудувати та обчислити вираз. Наприклад, обчислення добутку ab , де а і b - поля таблиці, і подальше присвоєння значення добутку полю c, можна виконати обробкою подій по виходу з поля а або з поля b. Вказана обробка подій буде забезпечена, якщо скористатися побудовувачем двох однакових за змістом процедур VBA:
Private Sub a_Exit()
c=a*b
End Sub
Private Sub b_Exit()
c=a*b
End Sub
В результаті під час роботи з формою на стадії її відкритття значення поля с в цьому прикладі буде автоматично переобчислюватись, як тільки користувач переходить від поля a, або поля b до до іншого елемента форми.
Для зміни розміру елемента форми необхідно виділити його, а потім користуватися маркерами, що з(являються по кутах та серединах сторін прямокутника виділення. Маркер в лівому верхньму куті – найбільший, їм не можна користуватись при зміні розмірів. Для переміщення елементу можна мишею стати між маркерами на будь-якій стороні прямокутника виділення (вказівник прийме вигляд долоні) та перетягти елемент у необхідне місце. Якщо до поточного елемента приєднаний надпис, то і він також буде при цьому перетягуватись. Для того, щоб приєднаний надпис не перетягувався, необхідно користуватись верхнім лівим маркером (вказівник прийме вигляд стиснутої долоні).
Пошук та сортування даних
Пошук та сортування даних у формі, що відкрилась, можна виконувати так, як у відкритій таблиці.
Для простого пошуку спочатку необхідно стати на відповідне поле, а далі командою Правка->Найти (або кнопкою Найти) відкрити вікно діалогу пошуку. В цьому вікні можна задати умови пошуку, причому, на відміну від пошуку у таблиці, пошук у формі можна здійснювати і по полях, що обчислюються.
Сортування по полю форми виконується ще простіше: необхідно після вибору поля форми натиснути одну із кнопок сортування на панелі інструментів (сортування по збільшенню значення поля, або - по зменшенню).
Звіти
Звіти використовуються для того, щоб вибрати інформацію з однієї або декількох таблиць, виконати необхідні обчислення, підвести підсумки. При цьому можна забезпечити групування даних та необхідний дизайн змісту звіту. Користувачу надається можливість переглянути або надрукувати зміст звіту.
Звіти створюються згідно з умовами відносно структури необхідного документу. Найпростішою є така структура:
верхній колонтитул
заголовок групи даних
область даних
примітка групи даних
нижній колонтитул
Цією структурою передбачено групування даних, причому групування одного рівня. Якщо структура документу передбачає групування декількох рівней, то це відіб(ється у структурі звіту тим, що з(являться вкладені підзаголовки підгруп даних та відповідні примітки. Зрозуміло, що множина об(єктів звіту може і не вміщувати деякі з описаних. Наприклад, необов(язковим може бути нижній колонтитул.
20.07.2020 13:07-
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора