Міністерство освіти та науки України Національний університет водного господарства та природокористування Кафедра менеджменту САМОСТІЙНА РОБОТА № 8 «Система і процес контроль » Контроль – це процес забезпечення досягнення цілей організації шляхом постійного спостереження за її діяльністю та усунення відхилень, які при цьому виникають. Аналіз моделі процесу контролю свідчить, що власне процесу контролю передує встановлення стандартів. Стандарти являють собою специфічні цілі, на закладі яких оцінюється прогрес щодо їх досягнення. Вони мають бути визначеними ще в процесі виконання функції планування. Розглянемо докладніше основні етапи процесу контролю. Вимірювання реальних процесів, що здійснюються в організації. При реалізації процесів вимірювання реального виконання виникає два ключових запитання: як вимірювати і що вимірювати ? Менеджери, звичайно, використовують чотири основних методи вимірювання: особисті спостереження; статистичні звіти; усні звіти підлеглих; письмові звіти підлеглих. Кожний із зазначених методів має свої переваги та недоліки, тому їх спільне використання (комбінація) збільшує ймовірність отримання достовірної інформації. Дозволяють отримати уявлення про реальну діяльність підлеглих без фільтрації інформації. Такі спостереження дають можливість побачити те, що недоступно для інших методів (ступінь задоволення чи незадоволення від роботи, ентузіазм при виконанні тощо). Контроль може бути спрямований як на окремий вид діяльності в організації, так і на всю їх сукупність. Отже, існують різні ознаки класифікації систем контролю (див. табл.1.). Таблиця 1. Класифікація систем контролю Ознаки класифікації Види систем контролю, що застосовуються  Час здійснення контрольних операцій Випереджаючий контроль  Поточний контроль  Заключний контроль  Цілі та задачі системи контролю Поточний контроль виконання рішень Контроль за діяльністю окремих виробничих та управлінських підсистем Стратегічний контроль  Об’єкт контролю Строки виконання наказів, розпоряджень, окремих документів тощо Якість роботи (окремих виконавців, груп, підрозділів тощо) Додержання встановлених параметрів (нормативів, стандартів) – технічних, економічних, організаційних та ін.  Глибина керуючого впливу Система спостережень і одержання інформації за ходом виконуваних робіт (моніторинг) Оперативне втручання в процеси виробництва та управління Контроль по результатам виробничої та управлінської діяльності (фінальний контроль з впливом на майбутні рішення)  Обладнання, що використовується для контрольних операцій Журнали, картотеки, табло, графіки, персональні книжки виконавців тощо (ручні системи) Автоматизований контроль виконання (ЕОМ, датчики, прилади і т.п.) Комбіновані системи контролю (машинно-ручні)   Стратегія компанії оцінка, контроль, реалізація продукції Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні: 1.Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані. 2.Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках. 3.Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (зіставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються. 4.Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них. 5.Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю. 6.Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати "ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників. 7.Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними.