МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ “ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА” Інститут економіки та менеджменту Кафедра менеджменту організацій Контрольна робота з дисципліни: “Теорія організацій ” Згідно завдань №25 (35,26,6,45) Методи організаційного проектування: структуризація цілей, аналогії, експертний аналіз, організаційне моделювання. Структура управління виробничо-господарською організацією як об'єкт проектування - складна система. Вона поєднує в собі як технологічні, економічні, інформаційні, адміністративно-організаційні взаємодії, які піддаються безпосередньому аналізу і раціонального проектування, так і соціально-психологічні характеристики та зв'язку. Останні визначаються рівнем кваліфікації та здібностей працівників, їх ставленням до праці, стилем керівництва [1]. Специфіка проблеми проектування організаційної структури управління полягає в тому, що вона не може бути адекватно представлена у вигляді задачі формального вибору якнайкращого варіанту організаційної структури по чітко сформульованому, однозначному, математично вираженому критерію оптимальності. Це кількісно-якісна, багатокритерійна проблема, вирішувана на основі поєднання наукових (у тому числі формалізованих) методів аналізу, оцінки, моделювання організаційних систем з діяльністю керівників, фахівців і експертів по вибору і оцінці якнайкращих варіантів організаційних рішень [1]. Процес організаційного проектування полягає в послідовності наближення до моделі раціональної структури управління, в якому методи проектування грають допоміжну роль при розгляді, оцінки і ухвалення до практичної реалізації найефективніших варіантів організаційних рішень. Проектування організаційних структур управління здійснюється на основі наступних основних взаємодоповнюючих методів: 1) аналогією; 2) експертно-аналітичного; 3) структуризації цілей 4) організаційного моделювання. Метод аналогій полягає в застосуванні організаційних форм і механізмів управління, які виправдали себе в організаціях зі схожими організаційними характеристиками (цілями, типом технології, специфікою організаційного оточення, розміром тощо), за відношенню до проектованої організації. До методу аналогій відносяться вироблення типових структур управління виробничо-господарських організацій і визначення меж і умов їх застосування [1]. Використання методу аналогій засновано на двох взаємодоповнюючих підходах. Перший з них полягає у виявленні для кожного типу виробничо-господарських організацій і для різних галузей значень і тенденцій зміни головних організаційних характеристик і відповідних їм організаційних форм і механізмів управління, які, виходячи з конкретного досвіду чи наукових обґрунтувань, ефективні для певного набору вихідних умов. Другий підхід представляє, по суті, типізацію найбільш загальних принципових рішень про характер і взаємовідносини ланок апарату управління і окремих посад в чітко певних умовах роботи організацій даного типу в конкретних галузях, а також розробку окремих нормативних характеристик апарату управління для цих організацій і галузей [1]. Типізація рішень є засобом підвищення загального рівня організації управління виробництвом, спрямованим на стандартизацію та уніфікацію організаційних форм управління, прискорення впровадження найбільш раціональних, прогресивних форм. Типові організаційні рішення повинні бути, по-перше, варіантними, а не однозначними, по-друге, пересматриваемыми і корректируемыми з регулярною періодичністю і, нарешті, допускаючими відхилення у випадках, коли умови роботи організації відрізняються від чітко сформульованих умов, для яких рекомендується відповідна типова форма організаційної структури управління [1].      Експертно-аналітичний метод полягає в обстеженні і аналітичному вивченні організації, проведеними кваліфікованими фахівцями із залученням її керівників і інших працівників, з тим щоб виявити специфічні особливості, проблеми, «вузькі місця» в роботі апарату управління, а також виробити раціональні рекомендації по його формуванню або перебудові виходячи з кількісних оцінок ефективності організаційної структури, раціональних принципів управління, висновків експертів, а також узагальнення і аналізу найбільш передових тенденцій в області організації управління. Даний метод, який є найбільш гнучким і всеохоплюючим, застосовується в поєднанні з іншими (особливо методами аналогії та структуризації цілей) і має різноманітні форми реалізації. В насамперед до них належить здійснення діагностичного аналізу особливостей, проблем, «вузьких місць» в системі управління діючої виробничо-господарської організації або в організаціях, аналогічних знову створюється, з тим щоб передбачити організаційне рішення виявлених проблем у розроблювальній структурі управління. Сюди ж відноситься і проведення експертних опитів керівників і членів організації для виявлення і аналізу окремих характеристик побудови і функціонування апарату управління, обробка отриманих експертних оцінок статистико-математичними методами (рангової кореляції, факторного аналізу, обробки списків тощо) [2]. До експертних методів слід віднести також розробку і застосування наукових принципів формування організаційних структур управління. Під ними розуміються засновані на передовому досвіді і управління наукових узагальненнях керівні правила, виконання яких направляє діяльність фахівців при виробленні рекомендацій по раціональному проектування і вдосконалення організаційних систем управління. Принципи формування організаційних структур управління є конкретизацією більш загальних принципів управління (наприклад, єдиноначальності або колективного керівництва, спеціалізації тощо). Прикладами сучасних принципів формування організаційних структур можуть служити такі, як «побудова організаційної структури виходячи з системи мети», «відділення стратегічних і координаційних функцій від оперативного управління», «поєднання функціонального і програмно-цільового управління і цілий ряд інших [2]. Особливе місце серед експертних методів займає розробка графічних і табличних описів організаційних структур і процесів управління, що відображають рекомендації по їх найкращою організації. До такого роду описів відносяться, зокрема, маршрутна технологія виконання управлінських функцій, їх етапів, заснована на принципах наукової організації праці, а також на прогресивних методах і технічних засобах здійснення управлінських робіт і регламентує порядок їх виконання. Цього передує розробка варіантів організаційних рішень, спрямованих на усунення виявлених організаційних проблем, що відповідають науковим принципам і передового досвіду організації управління, а також необхідному рівню кількісно-якісних критеріїв оцінки ефективності організаційних структур. Як правило, при цьому здійснюється табличне подання переваг і недоліків кожного з варіантів з метою їх подальшого обговорення та аналізу [2].      Метод структуризації цілей передбачає вироблення системи цілей організації (включаючи їх кількісну та якісну формулювання) і подальший аналіз організаційних структур з точки зору їх відповідності системі цілей. При його використанні найчастіше виконуються наступні етапи: 1) розробка системи (дерева) цілей, що представляє собою структурну основу для ув'язки всіх видів організаційної діяльності, виходячи з кінцевих результатів (незалежно від розподілу цих видів діяльності з організаційним підрозділам і програмно-цільових підсистем в організації); 2) експертний аналіз пропонованих варіантів організаційної структури з погляду організаційної забезпеченості досягнення кожної з цілей, дотримання принципу однорідності цілей, встановлюваних кожному підрозділу, визначення відносин керівництва, підпорядкування, кооперації підрозділів виходячи з взаємозв'язків їх цілей, і т. п.; 3) складання карт прав і відповідальності за досягнення мети для окремих підрозділів, так і за комплексним межфункциональным видах діяльності, де регламентується сфера відповідальності (продукція, ресурси, робоча сила, виробничі і управлінські процеси, інформація); конкретні результати, за досягнення яких встановлюється відповідальність; права, якими наділяється підрозділ для досягнення результатів (затвердження та подання на затвердження, погодження, підтвердження, контроль) [2].      Метод організаційного моделювання являє собою розробку формалізованих математичних, графічних, машинних і інших відображень розподілу повноважень і відповідальності в організації, які є базою для побудови, аналізу і оцінки різних варіантів організаційних структур по взаємозв'язку їх змінних. Можна назвати кілька основних типів організаційних моделей: • математико-кібернетичні моделі ієрархічних управлінських структур, що описують організаційні зв'язки і відносини у вигляді систем математичних рівнянь і нерівностей або ж з допомогою машинних імітаційних мов (прикладом можуть служити моделі багатоступінчастої оптимізації, моделі системної, «індустріальної» динаміки і ін); • графо-аналітичні моделі організаційних систем, представляють собою мережні, матричні і інші табличні і графічні відображення розподілу функцій, повноважень, відповідальності, організаційних зв'язків. Вони дають можливість аналізувати їх спрямованість, характер, причини виникнення, оцінювати різні варіанти угрупування взаємопов'язаних видів діяльності в однорідні підрозділи, «програвати» варіанти розподілу прав і відповідальності між різними рівнями керівництва і т. п. Прикладами можуть служити «метасхемные» опису матеріальних, інформаційних, грошових потоків спільно з управлінськими діями; матриці розподілу повноважень і відповідальності; органиграммы процесів прийняття рішень; таблиці коефіцієнтів зв'язків між функціями виробництва і управління і ін; • натурні моделі організаційних структур і процесів, що полягають в оцінці їх функціонування в реальних організаційних умовах. До них належать організаційні експерименти - заздалегідь сплановані і контрольовані перебудови структур і процесів у реальних організаціях; лабораторні експерименти - штучно створені ситуації прийняття рішень і організаційної поведінки, схожі з реальними організаційними умовами; управлінські ігри-дії практичних працівників (учасників гри), засновані на заздалегідь установлених правилах з оцінкою їх поточних і довгострокових наслідків (у тому числі з допомогою ЕОМ); • математико-статистичні моделі залежностей між початковими чинниками організаційних систем і характеристиками організаційних структур. Вони побудовані на основі збору, аналізу і обробки емпіричних даних про організації, що функціонують у співставних умовах. Прикладами можуть служити регресивні моделі залежності чисельності ІТП і службовців від виробничо-технологічних характеристик організації; залежно показників спеціалізації, централізації, стандартизації управлінських робіт від типу організаційних завдань та інших характеристик і т. п. [2]. Процес проектування організаційної структури управління повинен бути заснований на спільному використанні охарактеризованих вище методів. На стадіях композиції та структуризації найбільше значення мають метод структуризації цілей, експортно-аналітичний метод, а також виявлення і аналіз організаційних прототипів. Більш формалізовані методи повинні бути використані для поглибленої проробки організаційних форм і механізмів окремих підсистем на стадії регламентації. Для проектування організаційних структур нових організацій переважно використовуються формально-аналітичні методи та моделі, для вдосконалення діючих організацій - методи діагностичних обстежень та експертного вивчення, організаційної системи. Вибір методу рішення тієї або іншої організаційної проблеми залежить від її характеру, а також можливостей для проведення відповідного дослідження, визначаються наявністю його методики, необхідної інформації, а також кваліфікацією розробників системи та строками подання рекомендацій[1]. Методи проектування організаційних структур В процесі організаційного проектування використовують наступні методи (прийоми, способи, образ дій): 1. метод аналогій. 2. експертно-аналітичний метод. 3. метод структуризації цілей. 4. метод організаційного моделювання. 5. метод реінжинирингу. 6. метод дезорганізації. 7. блоковий метод. 8. нормативний метод [3]. Метод реінжиниринга. Нині інтенсивно розвивається перспективний напрям проектування організацій - реінжиниринг, тобт. перебудова виробництва і управління на сучасній технологічній основі [3]. Реінжиниринг - це фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення істотних поліпшень в таких ключових для сучасного бізнесу показниках, як витрати, якість, рівень обслуговування і оперативність. Таке визначення реінжинирингу дав його засновник М. Хаммер [3]. Процеси, тобто послідовність операцій і процедур в організації потребують підвищення уваги до них: 1. Фундаментальне переосмислення ділових процесів. Реінжиниринг націлений на те, що повинно бути. 2. Істотні, стрибкоподібні поліпшення означають необхідність повного розриву із старим. 3. Радикальне (корінне) перепроектування - цей винахід нетрадиційних способів роботи. 4. Бізнес-процес - ця безліч видів діяльності по створенню продукції, необхідної клієнтові. Метод дезорганізації. Кожен керівник повинен добре розуміти, що людська діяльність у будь-якій організації "об'єктивно є організуючою або дезорганізованою" [4]. Процеси дезорганізації виникають і розвиваються тоді, коли раніше сформульована місія організації і її мета перестають відповідати потребам суспільства, оргструктура і плани діяльності організації перестають відповідати її стратегії [4]. Процеси дезорганізації на підприємствах, в організаціях і установах завжди розпочинаються з дрібних організаційних порушень, які не завжди сприймають серйозно і яким, як правило, не приділяють достатньої уваги [4]. Кожен керівник повинне знати про існування методів дезорганізації, повинен навчитися розпізнавати їх і нейтралізовувати для того, щоб не знижувати ефективність діяльності організації [4]. Методи дезорганізації : - ліквідація старої організації методом розпуску; - руйнування вертикальних ліній зв'язку в організації; - руйнування горизонтальних ліній зв'язку в організації; - порушення порядку розподілу робіт; - нав'язування організації не властивих їй функцій; - підбір кадрів по протекції; - використання прийомів бюрократизму; - робота за старими правилами. Блоковий метод. Ефективним методом використання типових рішень при функціонуванні апаратів управління являється блоковий метод типізації підсистем лінійно-функціональних і програмно-цільових структур. Проектують блоки міжгалузевої уніфікації і галузевої [5]. Типові блокові рішення ув'язуються з індивідуальними організаційними рішеннями в єдиній організаційній структурі [5]. Блоковий метод прискорює процес проектування організаційних структур, у зв'язку з чим підвищується ефективність цього процесу[5]. Стадії блокового проектування включають: - Класифікацію блоків за вибраними ознаками; - Обґрунтування переліку завдань кожного блоку; - Розробку типових організаційних структур блоків-представників класифікаційних групп [5]. Блокове проектування дає можливість інтегрувати блоки в цілісну організаційну структуру, забезпечити гнучкість, економічність і ефективність функціонування кожного блоку окремо і організаційної структури підприємства в цілому [5]. Нормативний метод. Добре зарекомендував себе на практиці проектування організаційних структур нормативний метод, який включає розробку і застосування таких нормативів: - Склад і зміст функцій або класифікатор функцій управління; - Чисельність працівників по функціях; - Тип організаційної структури [4]. Критеріями побудови структури апарату управління при застосуванні цього методу виступають: норма керованості, міра централізації функцій, кількість східців (рівнів) управління, число ланок, розміри підрозділів, порядок підлеглості і взаємозв'язку. Процеси структурних перетворень систем Організація як процес організування – одна із основних функцій управління (планування, організація, мотивація, контроль і регулювання). Розвиток організації полягає у її постійному перетворенні у відповідності із вимогами мінливого внутрішнього і зовнішнього середовища. Шляхом таких перетворень і переходу до нового стану організація намагається встановити порушену в результаті змін рівновагу, в якій вона перебувала і без якої її нормальне функціонування є неможливим [6]. В залежності від цілей і способів, які стоять перед організацією, розвиток організації може бути прогресивним, нейтральним чи регресивним. Під розвитком організації розуміється її планомірне, систематичне удосконалення, яке повинно враховувати наступні моменти: - формування нових і раціоналізація існуючих внутрішньо організаційних структур; - удосконалення трудових, виробничих та управлінських процесів та їх взаємодія; - регламентація функцій окремих підрозділів та працівників [6]. Для розгляду організації як процесу використовують такі поняття: статика - врівноважений стан організаційної системи, в якому вона знаходиться незалежно від змін, що відбуваються в зовнішньому середовищі. Організація, в якій немає змін приречена на деградацію та поступове руйнування; динаміка – розвиток організації та її рух до нових цілей під впливом як внутрішнього так і зовнішнього середовища [6]. Суть протиріччя принципів дії статичної організації полягає в тому, що з однієї сторони досягнення стабільного режиму роботи є однією з цілей її існування, а з іншої сторони неминучі нововведення, необхідні організації для її успішного розвитку та функціонування. Ці нововведення визначають перехід організації в динамічний режим роботи [6]. Процес є послідовністю певних явищ та подій. Явища є об’єктивними, а події мають суб’єктивне забарвлення. Динамічну організацію як процес можна визначити як послідовність змін, що відбуваються [6]. Система управління організацією включає об’єкти управління, суб’єкти управління та управлінські важелі [6]. До суб’єктів управління організацією відносять керівну ланку, до складу якої входить керівник організації, його заступники, керівники підрозділів та інші менеджери [6]. До об’єктів управління організацією належать організаційні підсистеми. Управлінські важелі становлять систему менеджменту організації. Структурними елементами процесу організації є: - операції процесу організації; - способи процесу організації - механізм процесу організації [6]. До операцій процесу організації відносимо : - збір інформації для усвідомлення спонукаючих мотивів організації; -прогнозування потреб і можливостей (для передбачення найбільш ймовірнісного стану у майбутньому); - формування глобальних цілей і ранжування локальних цілей і задач; -моделювання способів (представлення взаємозв’язків процесів і взаємозв’язків елементів досліджуваного об’єкта); -формулювання проекту і прийняття організаційного рішення (обґрунтування альтернативних варіантів, формулювання проекту рішення, узгодження дій для колективного схвалення проекту рішення) [6]. Способи організації - сукупність дій або система дій, які застосовуються при виконанні будь-якої роботи чи реалізації будь – якого процесу. Механізм як ціленапрямлена функціонуюча система методів, інструментів, важелів та процедур взаємодії різних об’єктів і суб’єктів представляє собою складну за природою, інтегральну за формою, динамічно функціонуючу організацію. По суті і змісту саме організація випадкового або цілеспрямованого об’єднання систем, самостійних складових і їх взаємозв’язків під час визначеного процесу, який здійснюється в конкретних умовах, отримала назву механізм. Найбільш поширеним практичним уявленням механізму пов’язано з матеріальною, суб’єктивною організацією, яка створена і функціоную згідно визначених цілей. Найбільш розповсюдженим прикладом тут може служити технічний механізм автомобіля, який складається з взаємопов’язаних і ціленаправлених взаємодій реальних деталей, агрегатів, вузлів, важелів, передач, або господарський механізм управління, який включає економічні аналоги перерахованих складових. Практичне завдання №45 Ви – сільський голова. Ресурсний потенціал села включає родючі чорноземи, ліс загальною площею 140 га, озеро. Результати геологорозвідувальних робіт підтвердили наявність на окремих територіях села кремнієвих покладів. У своїй професійній діяльності Ви зіткнулися із низкою проблем: упродовж року зі складу виконавчого комітету вийшло 4 із 7 членів; депутатський склад шляхом перевиборів змінений на 60%; на території села немає зареєстрованої юридичної чи фізичної особи, які б займались підприємницькою діяльністю; 20 із 30 довідок, виданих секретарем сільської ради повертались установами для виправлення змістових помилок; на балансі сільської ради числиться незавершений об’єкт – школа, на будівництво якої не виділяються кошти із районного бюджету протягом останніх десяти років; асфальтне покриття дороги села зношене на 65%. Зазначені проблеми обумовлюють негативний імідж органу місцевого самоврядування і напружену атмосферу в сільській раді та її виконкомі. Завдання 1. Побудуйте дерево проблем сільської ради. 2. Запропонуйте можливі напрямки вирішення окреслених проблем. Дерево проблем сільської ради Наслідки Причини 2.Можливі напрями вирішення окресленних проблем: Одним з основних напрямів вирішення проблеми є налагодження діяльності виконавчого комітету, тому що колектив не може працювати у не повному складі та напруженій атмосфері, застосування заходів мотивування (моральних стимулів); Наступним обовя’зковим кроком є розвиток малого та середнього бізнесу; залучення до роботи підприємців,так як у селі є величезний ресурсний потенціал, який не використовується з користю. Залучення інвесторів для видобутку кремнієвих покладів; Обовязковим є підвищення кваліфікації усіх працівників виконавчого комітету та обслуговуючого персоналу; Звільненння некомпетентних працвників; Виділення коштів з бюджету (пошук інвесторів) для ремонту доріг та будівництва школи; будівництво школи підвищить освітній рівень мешканців села, як наслідок у майбутному збільшиться кількість цінних кадрів; Підвищення іміджу органу місцевого самоврядування за рахунок масових заходів та підвищення комфорту життя у селі. Список використаних джерел Мильнер Б.З. Теория организации : учебник / Б.З Мильнер. - М. : ИнфраМ, 2009. - 864 с. Монастирський Г.Л. Теорія організації : навч. посіб. / Г.Л.Монастирський. - К.: Знання, 2008.- 319 с. Кукоба В. П. Організаційне проектування підприємств монографія. — К. .КНЕУ, 2009. —269, Новицкий Н.Н. Организация и планирование производства: Практикум/ - МК,: Новое знание, 2004. – 256. В.Г. Пасічкін, О.В. Акіліна Організація виробництва : Навчальний посібник. - Київ: Центр навчальної літератури , 2005. – 248 с. Петрович Й.М, Процак К.В., Сорочак О.З. Теорія організацій: Конспект лекцій – Львів: Видавництво Національного університету „Львівська політехніка‖, 2012. – 82с. Процак К.В., Сорочак О.З. Теорія організацій: Методичні вказівки і завдання для виконання контрольної роботи студентів заочної форми навчання напряму підготовки 6.030601 «Менеджмент» – Львів: Видавництво Національного університету „Львівська політехніка‖, 2012. – 23 с.