Подякувати Студентському архіву довільною сумою
Admin
26.02.2023 12:38
Дякуємо, що користуєтесь нашим архівом!
Терміни та визначення. Історія діловодства
Інформація про навчальний заклад
ВУЗ:
Інші
Інститут:
Не вказано
Факультет:
Не вказано
Кафедра:
Автоматики та телемеханіки
Інформація про роботу
Рік:
2006
Тип роботи:
Конспект лекцій
Предмет:
Організація та проведення робіт пов’язаних із захистом інформації
Частина тексту файла (без зображень, графіків і формул):
Міністерство освіти України
Державний Університет" Львівська політехніка"
Конспект лекції з курсу " Організація та проведення робіт, пов'язаних з захистом
інформації з обмеженим доступом", для базового напряму 6.1601
тема: " Терміни та визначення. Історія діловодства ".
Затверджено на
Засіданні кафедри
"Автоматики та телемеханіки"
протокол № від__________2005 р.
м. Львів Львівська політехніка
2006 р.
Час: 2 г.
Питання лекції :
1. Терміни та визначення.
2. Історія діловодства.
1. Діловодство в Київській Русі.
2. Актове діловодство.
3. Приказне діловодство.
Колежське діловодство.
Міністерське діловодство.
Сучасне діловодство.
3. Вимоги до ведення загального діловодства.
Література:
- Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153
" Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у Міністерствах,
інших центральних органів виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної
Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ".
Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893
" Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації які містять конфіденційна інформацію".
Із давніх часів люди намагалися передавати свої знання та вміння з покоління в покоління. Спочатку з’явилися наскальні зображення, потім берестяні листи, пергамент, а в XV столітті пергамент витіснив папір. Первісно папір виготовляли із ганчірок, а чорнила із солей заліза та дубильних речовин, добутих із чорнильних горішків – наростів на дубових листях. Поєднання залізистих чорнил і паперу виготовленого з ганчірок робило текст особливо стійким, він майже не вицвітав. Тому документи того періоду, які зберігаються в архівах, достатньо розбірливо читаються.
Інструментом письма на папері служили гусячі пера, заточені особливим чином, а саме заточування вимагало значного уміння. Кращими вважались пера з лівого крила гусака. Гусячі пера застосовувались до другої половини XIX століття, незважаючи на те, що металеві пера з’явились на початку століття. Написаний гусячим пером текст посипався дрібним кварцовим піском.
Вже в V столітті до нашої ери давньоримський плебс вимагав ведення чітких „писаних” законів. Створення зафіксованих на пергаменті законів та правил було також головною вимогою середньовічного виховання. Коли з’явились закони, від діловодства вимагалась абсолютна точність формулювання і знання форми викладення, інакше документ утрачав чинність.
Існують два поняття – документообіг та діловодство. Слід відмітити, що поняття діловодство (цей термін з’явився в другій половині XVIII століття) позначало діяльність, якою займалась не тільки і не стільки канцелярія, скільки весь апарат установи в цілому. Термін „діловодство” походить від словосполучення слів „ведення діл”, а під „ділом” в той час розумілась не папка з документами, як в сучасному діловодному значенні цього слова, а розгляд і вирішення питання: ведення справ – це не що інше, як вирішення справи. Оскільки всяке вирішення передбачає його письмову фіксацію на всіх стадіях, то природно, діловодство розумілось і як „правила, якими канцелярія керувалась у складанні доповідних записок, журналів, актів, і виконання паперів взагалі”. Документообіг – переміщення (рух) документів в установі з моменту їх, отримання чи створення і до завершення виконання чи відправки.
Історично, діловодство в різних країнах складалось по різному.
Радянська система діловодства характеризувалась вертикальною направленістю. Усі вхідні документи, після реєстрації направляютьсь на розгляд керівникові установи. Керівником документи розглядаються і накладається резолюція, в якій указується відповідальний виконавець. Далі документ береться на контроль (при необхідності) в підрозділі діловодства (де відомо, у кого знаходиться документ на виконанні та коли він буде виконаний) і передається відповідальному виконавцю, котрий або виконує документ, або направляє його на виконання своїм підлеглим, таким чином на документі з’являються додаткові резолюції, рухаючись все нижче й нижче, доки не дійде до виконання. Після того як проект документа розроблений, він робить зворотній шлях, знизу до самого верху, доки проект не стане документом та набуває юридичної сили.
Західне діловодство має горизонтальну схему. Це коли отримані документи направляються виконавцю без доповіді „вгору”.
Слово „документ” походить від латинського „documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці XVII – на початку XVIII століття й означало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій – тобто мали юридичну силу. Слово документ витіснило з ужитку власне українські – грамота, лист.
У сучасній українській мові слово документ означає:
діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось (диплом про освіту, заповіт тощо);
офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);
історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);
матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі у часі та просторі (фотоплівка, перфокарта тощо).
Таким чином, документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та, який виконує конкретну, тільки йому властиву функцію.
Документ – це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином відредактованим і оформленим, повинен містити конкретні та реальні пропозиції, вказівки. У найширшому значенні слово документ сьогодні визначається як спосіб закріплення різними засобами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документами ще називають будь-які офіційні свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.
Документ має правове та господарське значення, зокрема, може служити письмовим доказом, а також надає можливість відтворювати факти діяльності установи.
Науково-технічний прогрес не стоїть на місці і з його розвитком процес діловодства автоматизується. Спочатку, з появою механічних і електричних друкарських машинок, а пізніше автоматизованих систем, які стали незамінним помічником, та з кожним днем вони все глибше й глибше впроваджується в наше життя, роблячи його яскравішим та цікавішим.
Діловодство України починає свою історію з діловодства Київської Русі потім його замінює актове, приказне, колежське, міністерське, радянське і сучасне діловодство.
Діловодство в Київській Русі
Після створення древньоруської держави письменність стала необхідною для ведення листування з іншими державами, а також для укладання міждержавних договорів. В умовах формування київського суспільства виникла необхідність у складанні заповітів, записах про борги, укладання торгових контрактів, написах на возах про їх призначення тощо. Важливі документи, древньоруські князі зберігали краще ніж коштовності. Відомо, що в добу Ярослава Мудрого збірник найбільш давніх грамот і договорів Русі зберігалися в Михайлівському боковому вівтарю Софіївського собору. Одним з найбільш відомих сховищ документів є також Києво-Печерський монастир, заснований вихідцем із Чернігівщини преподобним Антонієм ще при Ярославі Мудрому.
Із-за пожеж, княжих міжусобиць, монголо-татарської навали більша частина пам’яток древньоруських часів загинула. До нашого часу дійшли лише окремі пам’ятки. Серед цих документів найбільш древні рукописні книги „Остромирово Евангелие” 1056-1057 рр. та „Сборник Святослава” 1073 і 1076 рр. твори оригінальної древньоруської літератури „Поучение к братии” єпископа Луки, „Слово о законе и благодати” першого нашого митрополита Іларіона, „Житие Бориса и Глеба” тощо. Всі вони на сьогоднішній день є не тільки пам’ятниками письменності й літератури, але й документами тієї епохи.
Одним з древніх та важливих документальних норм права є „Правда Русская” або за прийнятою в науці назвою, „Русская правда” (термін „правда” тут означає закон). Цей документ не зберігся. До нашого часу дійшли лише численні (близько 300) списки (копії), із котрих найбільш стародавні датуються XIII століттям.
Важливим документом тієї епохи були „княжі устави” і „уроки”, а також церковні устави. Княжі устави були направлені на доповнення чи укріплення внутрішніх державних норм та порядків, як, наприклад, „Устав Владимира Мономаха”, який став доповненням та частиною „Русской правди”. Під „уроками” слід розуміти постанови князів фінансового характеру про податки. Церковні устави мали на меті упорядкувати правове положення церкви у державі, а також церковні суди та забезпечити церкву матеріально. Збереглись церковні устави князів Владимира і Ярослава. Перший відомий у копії XIII століття, другий – XIV століття.
Найбільш важливим історичним документом є „Повесть временных лет”, яка дійшла до нас не в оригіналі, а в більш пізніх списках. Одним із них є Лаврентіевський список, названий по імені монаха Лаврентія, котрий склав його в 1377 р., та Іпатьевський список (від Іпатьевського монастиря в Костромі, де він був знайден), датований початком XV століття в цьому літопису знаходяться відомості про перші міждержавні акти – договорах Русі з Візантією (угода 907 і 911 рр. князя Олега, 947 р. – князя Ігоря та 971 р. – князя Святослава).
Актове діловодство
Як форма ведення діловодства актові книги почали застосовуватися на теренах західних слов’янських земель вже в XIII столітті
Актові книги з’явились в результаті діяльності гродських (польське grod – фортеця) і земських судів. На землях Правобережної України, яка входила до складу Великого Князівства Литовського, судова і адміністративна влада до середини XVI сторіччя здійснювалась старостами й воєводами. Згідно Першому Литовському Уставу 1529 р. гродський суд вів староста у кожній волості воєводства від імені князя Литовського.
У зв’язку з необґрунтовано завищеною вартістю цього судового процесу у 1564 р. була проведена судова реформа, згідно з якою уся територія Князівства була розділена на волості з чітким визначенням кордонів. У кожній волості діяли по три судових установи: бродський, земський і підкоморний суди.
Земський суд складався із судді, підсудка, писаря і вибирався поміщиками. Поміщики мали право вибирати по чотири „електа” (кандидата) на судійство, підсудство і писарство, із котрих король затверджував по одному кандидату на відповідну посаду. При судах була також посада „возного”, обов’язком якого було вручати повідомлення про виклик до суду та виконувати його рішення.
В Уставі 1588 р. була введена посада „возного генерала” як старшого над „возними”. Вибраний на цю посаду давав присягу королю.
На початку своєї діяльності суди мали чітке коло діяльності. Земський суд розглядав цивільні справи, його канцелярія мала так зване „право вічності”, – право придання юридичної сили різним документам (контрактам, купчим тощо). У компетенцію бродських судів входили кримінальні справи. Підкоморні суди займались вирішенням кордонних суперечок землевласників.
У подальшій практичній роботі судів їх, функції змішались. Так, санкції майнових справ поступово перейшли до бродських судів, цьому сприяла і та обставина, що діяли вони постійно, в той час, як земський засідав лише тричі на рік.
Усе, що діялось в судах, заносилось до актових книг. У залежності від характеру розглянутих справ вони ділились на: декретні, записні та поточні. До декретних книг, яки велись тільки під час судових сесій – „рочков”, велись виключно протоколи кримінальний і цивільних справ. Записні – мали деяку аналогію з нотаріальними книгами. До них заносились різні особисто-правові документи: купчі, дарчі, боргові, продажні, а також контракти, умови тощо. До них, крім цих, вносились королівські дарчі грамоти та „привілеї”, сеймові конституції тощо. Поточні книги призначались для скарг, свідоцтв та „реля цій возних”, заяв та інших повідомлень різнопланового характеру. Більшість книг велось за подвійною системою: спочатку акти записувались до „чернетки” – „протоколу”, скорочено, без вступних та заключних формул, а потім переписувались до чистовика – „индукту”. Акти, як правило, записувались у „секстери” – зошити, складені із 4-6 аркушів паперу, котрі за підсумком року зшивались в актові книги. Якщо документів було багато, книги по їх, тематиці формувались в томи.
З метою полегшення пошуку та упорядкуванням аркушів останнє слово на кожному з них заносилось першим на наступному. Якщо на сторінці залишалось лишнє місце, на ньому писалась буква „Z” або слово „Vacua”.
Вірність написання актів перевірялась. Нумерація актів (слов’янськими й арабськими) проводилась по місяцях, нумерація сторінок була введена пізніше.
Подальший розвиток актового діловодства в судах отримало згідно Уставу 1566 р. який передбачав ведення усіх документів „словами русскими”.
Враховуючи значимість актових книг, застосовувались заходи для їх схоронності. Устав зобов’язував поміщиків кожного уїзду зберігати їх у безпечних місцях і міцних скринях. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до кінця XVIII століття..
Приказне діловодство
Період з XV до XVII століття прийнято називати приказним – за назвою перших державних установ – приказів, які відали окремими галузями в якості відомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний – військовими, Помісний – земельними справами. Були Холопський, Ямський, Розбійний та інші прикази. Коли Україна в 1654 р. ввійшла до складу Росії, при Посольському приказі спочатку була створена канцелярія малоросійських справ, а в 1663 році – Малоросійський приказ.
На чолі окремих приказів стояв приказний суддя ( в деяких приказах судів було по два і більше) призначений з думних чинів. В його веденні знаходились дяки – від одного до трьох, а в кінці XVII століття у великих приказах від 6 до 10 чоловік. В веденні дяків знаходились піддячі, які відповідно із стажем роботи ділилися на „старих” (старших), „середніх” і „молодих” (молодших), писарів, переписувачів, перекладачів, охоронців, приставів.
У діловодстві приказів використовувалась специфічна форма документа – стовпчик, інакше кажучи, свиток із підклеєних один до одного вузьких (150-170 мм) аркушів паперу. Складові частини стовпа називали „поставами”. Таку ж саму назву отримали і місця склейки аркушів. Текст в стовпчиках писали тільки з однієї сторони аркушу паперу, зворотна використовувалась лише для проставлення позначок, резолюцій, адреси. Документи були згорнуті в рулон або свиток і зберігались в ларах або скринях, а для важливих документів виготовлялись спеціальні футляри. Стовпчик був фактично „справою”, послідовно відображав „діловодство” з того чи іншого питання, починаючи з ініціативного документу і включав усі проміжні документи (довідки, витяги з інших справ тощо) та закінчувався рішенням. Як правило, документ починався із звернення, дати чи позначення автора й адресата документу.
Поряд із стовпчиковою формою документів у приказах зародилась та почала застосовуватися форма зошита. Зошит – це лист паперу, складений удвічі. Зошити збирались разом, переплітались при необхідності і складали книги. У формі книг велись фінансові, облікові, реєстраційні записи тощо. Документи, не сформовані в стовпчики, зошити чи книги, групувались до зв’язок.
Керівники приказів – судії та наближені до них особи, приймали участь в прийнятті рішень, але не ставили свої підписи на документах. Це входило в обов’язок дяка, який відповідав за веденням діловодства приказу. Підпис, якщо документ складався з кількох аркушів, дяк „прописував” на кожній склейці, проставляючи по одному складу своє прізвище, щоб букви захоплювали обидва аркуші. Це захищало документ від фальсифікації та підлогу.
Документи розподіляли на законодавчі (царські укази, рішення Боярської Думи), розпорядчі, та від людей у прикази поступали чолобитні.
Колежське діловодство
З метою зміни старих порядків у Сенаті затверджується нова посада екзекутора – для записів усіх вихідних указів до особливої книги і контролю за їх відправкою й отримання рапорту про виконання указу. Всі пакети, адресовані на ім’я Сенату, отримував обер-секретар, розпечатував їх і доповідав членам присутствія. Виключення складали пакети з написом „Секретно” вони передавались особисто генерал-прокурору Сенату. Усі папери вносились до реєстру і передавались на столи підготовки до розгляду на засіданні. Після обговорення сенатори записували свою волю, після чого формулювалось й приймалось рішення.
У результаті реформ у галузі управління склалась наступна система установ: Сенат, Синод, Кабінет і колегія – в центрі, губернатор, воєвода, комісари та інші органи на місцях. У 1718-1720 р. замість застарілих приказів було створено 12 колегій: Іноземних справ, Військова, Адміралтейська, Камер-колегія, Штатс-контор-колегія, Ревізійна-колегія, Боркг-колегія, Мануфактур-колегія, Коммерц-колегія, Вотчинная і Головна магістратура.
Спочатку кожна колегія керувалися своїм регламентом, а потім законодавчою основою реформи став „Генеральний регламент”, який увів систему діловодства, що отримала назву „колежської” за назвою установ нового типу – колегій. Домінуючим значенням в цих установах було колегіальне прийняття рішень, у склад колегії входили президент, віце-президент, 2-3 радники й асесори. Було відокремлено прийняття рішення від діловодства, яке було закріплено за самостійним відділом – канцелярією. Центральною фігурою канцелярії став секретар. На нього була покладена відповідальність за організацію діловодства колегії, підготовка справ до слухання, доповідь справ на засіданні колегії, ведення довідкової роботи по справах, оформлення рішень та контроль за їх виконанням, зберігання печатки колегії. Крім секретаря у склад канцелярії входили нотаріус, регістратор, архіваріус, канцеляристи, копіїсти, перекладачі, товмачі (для усного перекладу) та вахмістр (для охорони).
Усі завершені справи здавались до архіву, який був окремим підрозділом. Для завідуванням архівом була введена посада – архіваріус. За всіма справами в архіві вівся опис за абеткою („абетка справ”).
У 1722 році виходить „Табель о рангах”, який поклав початок системі чинів, звань та титулів котрі застосовувалися у діловодстві до 1917 року.
Міністерське діловодство
На початку XIX століття створюється нова система управління – міністерська, основана на принципі єдиноначальності. Міністерства складались із департаментів, які ділились на відділи, а відділи – на столи. Канцелярія міністерства діяла на правах департаменту, яку очолював правитель канцелярії та мала штат чиновників: журналіста, екзекутора, писців тощо, їх кількісний та посадовий склад залежав від кількості справ.
Кожний важливий документ складався із трьох частин: вступу з викладом суті справи, обґрунтування з посиланням на законодавство та нормативні акти, клопотання чи прохання. Загальний порядок проходження документів по інстанціям регламентувався правилами, які вимагали, щоб документ не відхилявся від свого встановленого шляху. У кожній установі вхідні й вихідні документи повинні бути зареєстровані в журналах, який мав три частини: для реєстрації документів вищої влади, для звичайних документів та для секретних. Справи, котрі розглядались у департаментах, були розділені також на три категорії:
термінові,
невідкладні (які розглядались у першу чергу,)
поточні.
Ревізія справ передбачала перевірку порядку зберігання документів та справ, правильності складання заголовків до справ, строків розгляду справ, причин затримання у розгляді справ. Остання стадія „ведення справ” – звіт. Були три види звітів:
звіт у сумах (фінансовий звіт),
звіт у справах (звіт про діяльність)
звіт у „видах і додатках” (план роботи на наступний рік).
У діловодстві міністерств з’явились бланки затвердженої форми з кутовим розміщенням реквізитів. Бланки друкувались типографським способом або писались від руки. У склад реквізитів бланку включалась назва установи, назва структурного підрозділу, дата і реєстраційний індекс документа, займає своє місце заголовок до тексту, з’явились посилання на отриманий документ тощо.
В останній треті XIX століття спочатку у діловодстві військового відомства, а потім у цивільних міністерствах і відомствах починають застосовувати друкарські машинки.
Поява телеграфу викликала до життя новий вид листування – телеграми, які дуже швидко зробились масовим документом, винахід телефону привів до появи телефонограм – письмовий запис повідомлення, яке передається по телефону.
У військовому відомстві регламентувався обмін телеграфними повідомленнями, встановлені чіткі значення написів обмеження доступу до документів: „таємно”, „не підлягає оголошенню” тощо. Установлено порядок використання друкарських машинок для виготовлення документів.
Сучасне діловодство
При реалізації технології управління використовується досвід роботи попередників, так при створенні „Положення о письмоводстве и делопроизводстве” за основу взято аналогічний по назві та змісту документ військового відомства 1911 р.
Особливості ведення сучасного діловодства полягають у переведенні його на державну мову й упровадження автоматизованих (комп’ютерних) технологій обробки інформації, що відкриває нові можливості для піднесення діловодства на сучасний рівень та перехід до зберігання інформації на нетрадиційних носіях.
Діловодство ведеться відповідно із стадіями обробки документів: приймання, реєстрація, розмітка кореспонденції, кур’єрський зв’язок, порядок виконання та контроль, відправка документів.
Система управління документами, орієнтована на вітчизняне діловодство, відповідає наступним вимогам:
ведеться журнал реєстрації та контроль виконання документів;
контроль строків виконання документів, повідомляється виконавець і діловод про приближення строку виконання документів;
зберігаються документи в автоматизованій системі;
підтримуються шаблони документів;
здійснюється пошук документів;
автоматично формуються реєстри на відправку документів;
ведеться класифікація документів (по типу виду тощо);
ведуться справи, відправлення документів до справи, передача справ на зберігання до архіву;
складаються необхідні звіти (річні звіти по діловодству).
Документи підлягають реєстрації у спеціальних реєстраційних журналах або картках, які є носієм інформації про даний документ. Без реєстрації неможливо забезпечити облік і схоронність, контроль виконання, пошук документів із метою довідково-інформаційної роботи. Крім того, реєстрація документа фіксує його отримання та відправлення, тим самим юридично підтверджує факт його наявності. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: треба вести кілька журналів реєстрації – вхідних документів, вихідних документів, наказів тощо; пошук інформації тривалий і складний, оскільки документ може бути зареєстрований у журналі вхідних документів, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання – в журналі реєстрації розпорядчих документів. При картковій формі реєстрації документів реєстраційний вибір виду й визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи. Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік. Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки використовується для пошуків документів у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина – для пошуків виконаних документів із певних питань. У формах реєстрації документів забороняється робити підчистки та виправлення із застосуванням засобів типа коректуючої рідини.
ВИМОГИ ДО ВЕДЕННЯ ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА
Усі документи, що надходять до установи, у тому числі з грифом “Для службового користування” або створені за допомогою автоматизованої системи, приймає канцелярія.
Якщо документи надійшли в неробочий час, їх приймає черговий установи.
У канцелярії розкривають усі конверти (пакети), за винятком тих, що мають напис “Особисто”. Конверти (пакети) зберігають і додають до документів у разі, коли лише за конвертом можливо встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або якщо у конверті немає окремих документів чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті (пакеті).
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені) або надіслані не за адресою документи повертають відправникові або пересилають адресатові. Без реєстрації неможливо забезпечити облік, зберігання, контроль виконання, пошук документів з метою довідково-інформаційної роботи і оперативного використання наявної у документах інформації. Метою реєстрації документів є облік і контроль, а також забезпечення схоронності документів. Крім того, реєструючи документ, фіксують його отримання й відправлення, тим самим юридично підтверджується факт його наявності.
Процес реєстрації документів складається із записів ряду конкретних відомостей про документ і його окремих реквізитів. Реєструють документи у журналах (журнальний облік), на картках (картковий облік) або із застосуванням автоматизованої системи (автоматизований облік).
Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, а підготовлений документ – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.
Документи реєструють в межах групи залежно від назви, виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють закони України, акти та кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи щодо основної діяльності: про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток, відрядження працівників, рішення колегії установи, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.
Під час реєстрації документ дістає реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і додають індекси за номенклатурою справ, питанням діяльності, кореспондентами тощо.
Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500…600 документів на рік.
Для карткової реєстрації всіх документів має застосовуватися єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення автоматизованою системою. Реєстраційні картки групують у довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
Зазвичай довідкова картка складається з двох частин: невиконані та виконані документи. Перша частина картки використовується для пошуків документа у процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання. Друга частина картки використовується для пошуків виконаних документів із певних питань.
Автоматизовану реєстрацію документів проводять централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних автоматизованою системою. Запис роблять із реєстраційно-контрольної картки, що має обов’язкові реквізити, які забезпечують сполучність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли) та номери примірників; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді). Склад обов’язкових реквізитів, якщо треба, може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою.
У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а якщо є мережа – центральний банк реєстраційних даних.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх, знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей. У разі часткової автоматизації пошукових операцій треба поєднувати традиційну та автоматизовану системи реєстрації та пошуків.
Зазвичай пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. У користувача має бути можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на цей час.
Усі документи, що надійшли до установи, після реєстрації підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередньо розглядає документи керівник канцелярії установи або інша уповноважена особа відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівником установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, а також – встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділами чи безпосереднім виконавцям. Попередньо розглядають документи в день одержання або першого робочого дня, якщо вони надійшли у неробочий час. Доручення вищої установи розглядають негайно.
Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, необхідно підготувати довідки по документах, що мають посилання на номери інших документів, подати їх керівникові.
Щоб забезпечити ритмічність роботи, канцелярія за погодженням із керівництвом установи і структурних підрозділів розробляють графік доставки кореспонденцій керівництву і структурним підрозділам.
Ділись своїми роботами та отримуй миттєві бонуси!
0%
Оголошення від адміністратора