МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ Національний університет «Львівська політехніка» Кафедра «Телекомунікації»
Лабораторна робота №10 ACCESS. СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ У ВИГЛЯДІ РЕЛЯЦІЙНИХ ТАБЛИЦЬ Перевірив: Львів 2010 Мета: Вміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводити дані в таблицю. Теоретичні відомості База даних (БД) – це значна кількість однорідних, даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп’ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо. Робота з БД складається з таких етапів: створення структури БД; введення даних; редагування структури і даних; відшукання інформації в БД; оформлення звітів. База даних Access – це файл з розширенням mdm, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об’єкти: форми, запити, макроси, модулі, які розглядатимемо далі. Розглянемо структуру таблиці . Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називаються записами. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів. Поле – це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Поле має ім’я, значення, характеризується типом і низкою властивостей. Структура таблиці – це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру визначає користувач під час аналізу конкретної задачі. Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд: У вікні Access увімкнути першу радіо кнопку Нова (Blank) база даних – ОК – Вибрати потрібну папку і надати назву файлові – Створити – В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці – Створити. Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл – Створити БД – На закладці Загальні вибрати піктограму Нова база даних – ОК т. д... – Створити. Є декілька способів створення таблиць: режим таблиці; конструктор таблиці; майстер таблиці; імпорт таблиці. У режимі конструктора користувач задає: назви полів методом введення назв; тип даних методом вибору типу з запропонованого списку; описи полів, які є необов’язковими; властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей. У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування. Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити – Рядки. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати – Вилучити рядки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз и вгору. Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо. Щоб ввести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці – Виберіть назву – Відкрити. Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стовпців і висоту змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиць для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) список даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат – Заховати стовпець/Показати Стовпець. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат – Зафіксувати чи вивільняють – Формат – Вивільнити всі стовпці. Хід роботи: Запустіть програму для опрацювання бази даних Access. Створіть нову базу даних з іменем файлу – вашим прізвищем: Прізвище 1 Діалогове вікно Access – Нова база даних – ОК – Виберіть свою папку і дайте файлові назву – Створити. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є в ньому? Активізуйте закладку Таблиці і виконайте команду Створити. Виберіть режим конструктора таблиці. У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор – ОК – відкриється вікно конструктора з назвою Таблиця 1. 5. Утворіть структуру бази даних. Введіть назви полів і задайте їхні типи: Номер (лічильник або числовий), Прізвище (текстовий), Ім’я (текстовий), Мат (числовий), Інф (числовий), Фіз, Літ, + (числовий). Назви типів вводити не потрібно, клацніть у полі типу і користуйтеся списком типів, а також вертикальним прокручуванням робочого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру. Для поля Мат задайте властивості: умову на значення та повідомлення у разі помилки. Текст повідомлення придумайте самі. Закрийте вікно конструктора таблиці (але переплутайте з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою, наприклад, Оцінки. Файл – Закрити – Так – Замість назви Таблиця 1 введіть назву Оцінки – ОК. Відмовтеся поки, що від ключового поля (натисніть на кнопку Ні). Відкрийте створену таблицю для введення даних. У головному вікні Бд виберіть таблицю Оцінки і натисніть на кнопку Відкрити. 8. Уведіть у таблицю дані (10 хвилин). Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців. Спробуйте у поле Мат ввести неправильне значення оцінки. Закрийте вікно з повідомленням про помилку і введіть правильне значення оцінки. 9. Заховайте перший стовпець. 10. Поновіть перший стовпець на екрані. 11. Вилучіть другий запис з таблиці. 12. Доповніть таблицю ще двома записами. Записи додаються в кінці таблиці. 13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена. Вигляд – Панелі інструментів – Таблиця. 14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві, наприклад Прізвище, і натисніть на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням. Зауважимо, що в деяких російськомовних версіях програми впорядкування текстових даних відбувається неправильно. 15. Упорядкуйте записи за спаданням значень поля Мат, а пізніше – за зростанням значень поля Номер. 16. Модифікуйте структуру таблиці. Перейдіть у режим конструктора структури. Для цього натисніть на кнопку Вигляд або виконайте команду Вигляд – Конструктор. Змініть назву першого поля – напишіть її великими буквами: НОМЕР. Зауважимо, що в dBase - системах зміна назви поля веде до втрати даних, а в цій програмі – ні. 17. Закрийте свою таблицю, зберігаючи дані на диску. 18. У тій же базі даних створіть другу таблицю з назвою Телефони, яка міститиме номери телефонів тих же студентів. Повторіть дії, описані в пунктах 3-8. Структура таблиці має складатися з таких полів: числового поля НОМЕР і текстових полів Прізвище, Ім’я, Місто, Телефон, Тип тел (зі значеннями: домашній, мобільний, батьків). У конструкторі для типу поля Тип тел увімкніть майстра підстановки і задайте режим Буде введено фіксований набір значень, натискайте на кнопку Далі і введіть один стовпець з трьох значень: домашній, мобільний, батьків. Перейдіть у режим таблиці і заповніть таблицю даними. Під час введення даних вручну стежте за відповідністю між номерами і прізвищами студентів у двох таблицях. Щоб не вводити одні і ті ж дані двічі, значення перших трьох полів таблиці Оцінки скопіюйте в буфер обміну і вставте їх у таблицю Телефони. Дані у таблицю введіть так, щоб записів, що стосуються одного студента, була різна кількість: 1,2 або 3, - залежно від кількості контактних телефонів. Для цього вставте додаткові записи для студентів, які мають декілька контактних телефонів. Поле Тип тел заповнюйте, користуючись створеним списком. Впорядкуйте таблицю за зростанням значень у полі НОМЕР або Прізвище. Закрийте таблицю зі збереженням на диску. 19. Створіть третю таблицю з назвою Адреси, яка міститиме адреси тих же осіб. Структура таблиці має складатися з трьох полів: числового НОМЕР і текстових Місто і Вулиця. Заповніть таблицю даними. 20. Закрийте базу даних зі збереженням на диску, а також на дискеті. Закінчіть роботу. Здайте звіти. Висновок. в результаті виконаної роботи ми навчились створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводити дані в таблицю. Розглянули поняття бази даних, поле, запис, а також основні функції програми Access.