Міністерство освіти і науки України Національний університет «Львівська політехніка» Звіт до практичної роботи №5 з дисципліни: «Комп’ютерні технології в діловодстві» на тему: «Створення електронної таблиці OpenOffice Calc» Мета роботи: навчитися основній технології роботи з електронними таблицями, призначеними для автоматизації розрахунків: створювати і редагувати таблиці, робити розрахунки за формулами, утворювати списки і сортувати дані; навчитися технології роботи з електронними таблицями, а саме представляти дані у вигляді вибірки даних з більших таблиць, створювати звідні таблиці і представляти дані у вигляді різноманітних діаграм. Теоретичні відомості Створення електронної таблиці OpenOffice.org Calc. Щоб створити новий файл у OpenOffice.org Calc виберіть команду Файл – Створити – Електронну таблицю. Для уведення формул у панелі формул треба: 1) натиснути комірку, у яку треба вставити формулу; 2) натисніть значок Функція на панелі формул, у рядку введення з'явиться знак рівності, і тепер можна уводити формулу; 3) після введення потрібних значень слід натиснути клавішу ВВЕДЕННЯ або кнопку Прийняти для вставки результату в поточний осередок. Якщо потрібно очистити рядок уведення, натисніть клавішу ESC або кнопку Скасування. Можна вводити значення і формули прямо в комірки, навіть якщо не видний курсор уведення. Усі формули повинні починатися зі знака рівності. При редагуванні формули з посиланнями посилання і зв 'язані комірки будуть виділені тим самим кольором. Параметр Кольорові посилання можна відключити в діалоговому вікні Сервис — Параметры — OpenOffice.org Calc — Вид. Якщо потрібно переглянути обчислення окремих елементів формули, виділіть відповідні елементи і натисніть клавішу F9. Приміром, у формулі =SUM(A1:B12)*SUM(C1:D12) виділите частину SUM(C1:D12) і натисніть клавішу F9 для перегляду проміжного результату для цієї частини. Якщо при створенні формули виникає помилка, у поточній комірці з'являється повідомлення про помилку. Хід роботи 1. Завантажую табличний процесор OpenOffice.org Calc (Програми – офіс - OpenOffice.org Calc, виконую налагодження (Сервіс – Параметри – Електронна таблиця). Зберігаю документ OpenOffice.org Calc (Файл – Зберегти як – Електронна таблиця .sxc) з іменем Session і закриваю. / Рис.1. Створення таблиці. 2. Відкриваю файл Session.ods Сформовую таблицю екзаменаційні відомості за нижченаведеною формою. Встановлюю відповідну ширину для кожного стовпця таблиці. Після закінчення оформлення таблиці вводжу у неї постійні дані: порядкові номери (10), ПІБ студентів, номера залікових книжок та оцінки. / Рис.2. Заповнення таблиці. 3. Перейменовую перший лист як “Екзамен1”. Копіюю перший лист і вставляю дві його копії. / Рис.3. Створення копії. Рис.4. Розрахунок середнього балу. Вводжу формулу розрахунку кількості екзаменів для першого студента, використовуючи функцію COUNT. Рис.5. Розрахунок кількості балів 5. Створюю новий документ з назвою Spisok. Лист 1 перейменуйте у “Список”, а Лист 2 – у “Сортування”. Створіть таблицю наведену нижче / Рис.6. Створення таблиці списку. 6. Копіюю створену таблицю і вставляю на листі “Сортування”. Виконую сортування по стовпцю Таб. № викл. Для цього: встановіть курсор у полі списку в у зайдіть у меню Дані – Сортування. Сортую по: поле Таб. № викл., по зростанню / Рис.7. Сортування Потім по: поле Номер групи, по зростанню. / Рис.8. Сортування. Пізніше по: поле Код предмету, по зростанню / Рис.9.Сортування. Виконую сортування по іншим полям. / Рис.10. Сортування 8. Відкриваю файл Spisok. Перший аркуш перейменуйте як Список, а другий – Автофільтр. / Рис.11. Створення фільтру 9. У другий аркуш копіюю таблицю, в якій вибираю дані зі списку за критерієм відбору, використовуючи Автофільтр. Для цього: -встановлюю курсор у області таблиці і виконайте команду Дані, Фільтр, Автофільтр, в результаті чого у кожному стовпчику з’являться кнопки списку - формую умови відбору записів: у стовпці Таб. № викл. Натискаю кнопку , зі списку умов відбору виберіть а1; /// Рис.12. Створення фільтру. у стовпці Оцінка натискаю кнопку і зі списку умов відбору вибераю Стандартний і у діалоговому вікні сформуйте умову відбору >2; // Рис.13.Автофільтр у стовпці Вид заняття натискаю кнопку, зі списку умов відбору оберіть л; / Рис.14. Автофільтр 10. Відміняю результати фільтрації, встановивши вказівник миші у список і виконавши команду Дані, Фільтр, Автофільтр. / Рис.15. Відміна результатів. 11. Вибираю зі списку дані, використовуючи критерій – для групи 133 отримати відомості про складання екзамену по предмету п1 на оцінки 3 і 4. Для цього беру аналогічною п.1 технологію фільтрації. Відміняю результати фільтрації. / Рис.16. Вибір даних. / 12. Копіюю таблицю у наступний аркуш, який перейменовую на “Структура”. Відсортовую рядки списку за номером навчальної групи за зростанням. Вставляю пустий розділювальний рядок між групами з різними номерами. / Рис.17. Структура. 13. Створюю структурні частини таблиці для навчальних груп. Для цього виділяю блок, що відноситься до першої групи і виконую команду Дані – Структура – Групувати. Те ж саме роблю із блоком другої групи. / Рис.18. Створення елементів. 14. Закриваю і відкриваю створені структурні частини таблиці, натискаючи на кнопки <-> . 25. Відміняю структурування командою Дані – Структура – Розгрупувати. Проробляю самостійно інші види структурування таблиці. Зберігаю документ. 15. У документі створюю новий аркуш із назвою зведення. Копіюю в нього таблицю і формую з неї звідну таблицю на тому ж аркуші. Для цього встановлюю курсор у поле списку і виконую команду Дані – Звідна таблиця – Запустити. У вікні, що з'явилося вибираю пункт Поточне виділення і натискаю кнопку Продовжити. У вікні, що з'явилося, розташовую кнопки таким чином, як на нижченаведеному малюнку. Так звідна таблиця буде відображати у підсумках середній бал по кожному предмету і виду занять з прив'язкою до викладача. / Рис.19. Зведення таблиці // Рис.20. Зведення таблиці. 14. Після створення таблиці і її виділення створюю діаграму, оформивши її таким чином / Рис.21. Створення діаграми. 15. Роблю копію побудованої діаграми і редагую її відповідно до завдання: - додаю у таблицю рядок з оцінками по філософії - виправляю діапазон даних для діаграми - змінюю тип діаграми на об'ємний - вставляю в діаграму стовпчик з оцінками з філософії і змінюю діаграму так, щоб вона відображала успішність (вісь Y) кожної групи (вісь Z) залежно від дисципліни (вісь X) - змінюю параметри діаграми – назви вісей, прибираю легенду - розміщую діаграму на окремому листі / // Рис.22. Редагування діаграми. Висновок: на даній лабораторній роботі я навчився основній технології роботи з електронними таблицями, призначеними для автоматизації розрахунків: створювати і редагувати таблиці, робити розрахунки за формулами, утворювати списки і сортувати дані; навчилися технології роботи з електронними таблицями, а саме представляти дані у вигляді вибірки даних з більших таблиць, створювати звідні таблиці і представляти дані у вигляді різноманітних діаграм.