СТП 7.3 – 01 «Затверджую» Директор компанії «Officetech.inc» «_____» _______________ 2008р. СТАНДАРТ ПІДПРИЄМСТВА СИСТЕМА УПРАВЛІННЯ ЯКІСТЮ Управління документацією Редакція 1 Дата впровадження 22.10.2008р. Начальник виробництва ПОГОДЖЕННО: Уповноважений з якості Юрисконсульт 1. Ціль та галузь використання 1.1 Ціль – передача інформації, розповсюдження та збереження знань, підтвердження виконання раніше запланованого та забезпечення усіх процесів необхідною документацією для нормального функціонування кожного процесу і щоб кожний процес відповідав встановленим нормам. 1.2 Галузь використання – підтвердження виконання раніше запланованого і забезпечення необхідної інформації спільно з підрозділами підприємства, а саме: відділ виробництва, конструкторська служба, проектно-конструкторський відділ, відділ маркетингу, служба контролю якості, постачання. 2. Нормативні посилання. 1. ISO 9000-2000. Система менеджменту якості. 2. ISO 9001-2000. Системи менеджменту якості. Вимоги. 3. Настанова з якості. Розділ 7.3. - СТП 4.2-01 «Управління документацією». 4. Документально оформленні заяви про політику і цілі у сфері якості. 5. Документи, що необхідні організації для забезпечення ефективного планування, роботи і управління своїми процесами. 6. Організаційні карти протоколи якості. 3. Позначення та скорочення В даному стандарті використано такі скорочення: СТП – стандарт підприємства. СУЯ – система управління якістю. 4. Опис виконання 4.1 Власником процесу «Управління документацією» є начальник виробництва. Власник процесу має повноваження: контролювати, аналізувати та покращувати процес вносити оперативні зміни в нього, підтримувати взаємодію з іншими керівниками підрозділів. Надавати пропозиції стосовно поліпшення процесу «Управління документацією». Власник процесу несе відповідальність за: своєчасність доставки необхідної інформації до кожного підрозділу на виробництві; прийняття рішень, що стосуються його компетенції; виконання раніше запланованих задач. 4.2 Модель процесу «Управління документацією» Модель процесу «Управління документацією» наведена у додатку 1. 4.2.1 Вихідні потоки: Вихідний потік Процес - споживач Форма передачі вихідного потоку Відповідальний за приймання       Облік документації Аналіз зі сторони вищого керівництва Підготовлений та укомплектований пакет документів їх чіткість і достовірність для споживача Керівник кожного підрозділу на підприємстві       4.2.2 Вхідні потоки: Вхідний потік Процес - постачальник Форма передачі вхідного потоку Відповідальний за передачу       Стандарт ISO 9001 : 2000  Положення стандарту Зовнішнє середовище       Вказівки від вищого керівництва  Скоригований та затверджений пакет документів. Вище керівництво        4.2.3 Ресурси процесу: - довідкова література; - підготовлений персонал; - приміщення обладнання; - бюджет. 4.3 Опис виконання процесу Процес «Управління документацією» складається з етапів: аналіз отриманої інформації; планування необхідної документації; розробка документації; перевірка розробленої документації; затвердження документації; передача оформленої документації відповідним підрозділам. 4.3.1 Аналіз отриманої інформації На основі отриманої інформації від працівників відділів та безпосередньо від замовників проводиться розгляд можливостей покращення структури виробництва та самої продукції. Отримання інформації проводиться відповідно до плану який встановлено на виробництві. 4.3.2 Планування необхідної документації Після аналізу отриманої інформації ми починаємо планувати документацію. Для коригування або попередження неадекватності стану системи процесів та продукції. Результати коригування перевіряємо шляхом вивчення задоволеності споживачів. Планування необхідної документації проводиться відповідно з планом який встановлений на виробництві щомісячно, тобто кожен підрозділ повинен подати в кінці місяця результати своєї діяльності бажано у письмовій формі. В результаті чого буде оцінюватися стан підприємства на даний момент часу. 4.3.3 Розробка документації Після виконання попередніх двох пунктів формуємо відповідну документацію відповідно до стандартів які встановлені на підприємстві, а саме: плани якості, протоколи якості, робочі інструкції, методичні вимоги, інструкції випробувань, організаційні карти, графіки виробництва, технічні вимоги, затверджений перелік постачальників та ін. Потім всі вище зазначені документи, які доопрацювалися передаються до відповідних підрозділів для покращення їхньої роботи. 4.3.4 Перевірка розробленої документації Перевірка проводиться для впевненості в тому, що вихідний продукт управління документацією відповідає вимогам. Перевірка проводиться шляхом контрольних складань відповідних документів. Документація погоджується (перевіряється) вищим керівництвом на відповідність вимогам. 4.3.5 Затвердження документації Затвердження документації здійснюється для забезпечення відповідності отриманого продукту вимогам до встановленого використання. Затверджує документацію: начальник виробництва. 4.3.6 Передача оформленої документації відповідним підрозділам Після того як документація була затверджена вона передається до всіх підрозділів підприємства, для того щоб кожен підрозділ покращив свою роботу або ж вдосконалив її. І таким чином підприємство зможе покращити загальну структуру свого виробництва. 4.4 Вимірювання та моніторинг 4.4.1 Критерії оцінки процесу та способи вимірювань Для контролю результативності використовують такі критерії: Кількість переданої документації К1= Загальна кількість розробленої документації 4.4.2 Періодичність вимірювань Періодичність розрахунку 1-го критерію оцінки – щомісячно 4.4.3 Форма запису результатів вимірювання Форма запису може бути така: таблиці, графіки, текстові роз’яснення, гістограми робочі інструкції, технічні вимоги і т. д. Всі ці документи передаються відповідним підрозділам, щоб вони удосконалювали свою роботу.