СТП 7.3 – 01 «Затверджую» Директор компанії «Officetech.inc» «_____» _______________ 2008р. Стандарт підприємства Система управління якістю Процес управління документацією Редакція 1 Дата впровадження:22.10.2008р. Начальник відділу маркетингу Заступник начальника відділу маркетингу ПОГОДЖЕНО: Заступник директора з комерції Начальник виробництва Начальник відділу управління персоналом Уповноважений з якості 1.ЦІЛЬ ТА ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ Ціль – встановлення вимог до процесу управління документацією, з метою забезпечення результативного та ефективного реагування на потреби споживачів (замовників), інших зацікавлених сторін. Галузь використання – узгодження та проведення робіт по управлінні документацією спільно з підрозділами підприємства, які пов’язані з даним процесом, а саме: відділом маркетингу та зовнішнього середовища. 2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ 1. ISO 9000:2000. Система менеджменту якості. Головні положення і словник. 2. ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги. 3.Настанова з якості. Розділ 7.3. СТП 4.2 - 01 "Управління документацією" 3. ПОЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ В даному стандарті використано такі скорочення: СУЯ – система управління якістю. СТП – стандарт підприємства. КіЗД – коригувальні і запобіжні дії. ТЗ - технічні завдання 4. ОПИС ВИКОНАННЯ 4.1 Власником процесу «Управління документацією» є керівник відділу маркетингу. Власник процесу має повноваження: Вносити пропозиції про зупинення виробничого процесу при порушенні правильності документації. розглядати дії щодо впорядкування і розвитку джерел вхідної інформації про потреби виробництва. відповідати за належне використання документації під час виробничого процесу. Власник процесу несе відповідальність за: виконання документованих відповідностей щодо поліпшення виробничих процесів. впорядковувати документи. встановлення необхідних умов постачання інформації, як для компанії «Officetech.inc». 4.2 Модель процесу «Управління документацією». Модель процесу «Управління документацією» наведена у додатку 1. 4.2.1. Вихідні потоки: Вихідний потік Процес- споживач Форма передачі вихідного потоку Відповідальний за приймання  Інформація що впливає на виробничі процеси підприємства Керівництво підприємства Дані щодо відповідності інформації вимогам законодавства    4.2.1 Вхідні потоки Вхідний потік Процес- постачальник Форма отримання вхідного потоку Відповідальний за передачу  Інформація з зовнішнього середовища Нормативна база Стандарти якості Начальник відділу аналізу даних   4.2.3. Ресурсу процесу: кваліфікований підготовлений персонал канцтовари, приміщення, обладнання інформація з зовнішнього середовища 4.3 Опис виконання процесу. Процес «Управління документацією» складається з етапів: - Планування управління документацією - Аналізування управління документацією - Розробка документації - Перевірка управління документацією 4.3.1 Планування управління документацією Планувальні процеси управління документацією проходять в режимі складання плану по розподілу інформації та погодження складених намірів з керівництвом підприємства. 4.3.2 Аналізування управління документацією На основі отриманої вхідної інформації безпосередньо з зовнішнього середовища проводиться розгляд можливості виконання робіт. 4.3.3 Розробка документації 4.3.3.1 Кроки управління документацією: перевірка вхідної інформації відповідність інформації стандартам планування ефективного використання документації надання документованих вказівок вищому керівництву приймаємо корегуючи дії по ефективнішому управлінню документацією 4.3.4 Перевірка управління документацією Перевірка проводиться для забезпечення впевненості в тому, що вихідна інформація відповідає нормативним характеристикам та стандартам. Перевірка проводиться шляхом систематизації та групування вхідної інформації. Акт погоджується з керівництвом підприємства. 4.4 Вимірювання та моніторинг 4.4.1 Критерії оцінки процесу управління виробничими ресурсами та способи їх вимірювання Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії: К1=кількість необхідної вхідної інформації / загальна кількість документації, що надходить безпосередньо з зовнішнього середовища К2=тенденція виявлення помилок в документації 4.4.2 Періодичність вимірювання періодичність розрахунку одного критерію оцінки – щомісячно; періодичність розрахунку другого критерію оцінки – щоквартально 4.4.3 Форма запису результатів вимірювань Результати вносяться в щомісячний звіт про роботу підприємства, який аналізується вищим керівництвом. Результати також вносяться в річний звіт з аналізування даних, який надається для аналізування ефективної роботи підприємства.