СТП 7.3 – 01 «Затверджую» Директор компанії «Officetech.inc» «_____» _______________ 2008р. Стандарт підприємства Система управління якістю Процес закупок Редакція 1 Дата впровадження: 22.10.2008р. Начальник відділу закупок ПОГОДЖЕНО: Начальник відділу управління персоналом Уповноважений з якості Юрисконсульт 1.ЦІЛЬ ТА ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ Ціль – встановлення вимог та закупки продукції, ефективне регулювання продукцією та реагування на потреби виробництва, інших зацікавлених підрозділів та осіб. Галузь використання – узгодження та проведення робіт по регулюванню використанням закупки продукції, встановлення вимог, щодо продукції. 2. НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ 1. ISO 9000:2000. Система менеджменту якості. Головні положення і словник. 2. ISO 9001:2000. Система менеджменту якості. Вимоги. 3. Правила перевірки закупки ресурсів. . 3. ПОЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ В даному стандарті використано такі скорочення: СУЯ – система управління якістю. СТП – стандарт підприємства. КіЗД – коригувальні і запобіжні дії. ТД – технологічна документація. НТД – нормативно – технічна документація. 4. ОПИС ВИКОНАННЯ 4.1 Власником процесу «Закупок » є керівник відділу управління закупками.Власник процесу має повноваження: надавати пропозиції стосовно поліпшення процесу «Закупок». контроль за закупками якісної продукції. відповідати за належну купівлю продукції в процесі її закупки. Власник процесу несе відповідальність за: виконання документованих пропозицій щодо поліпшення процесу «Закупок»; своєчасність закупки продукції; встановлення вигідних умов постачання продукції, як для «Officetech.inc» так і для постачальника. злагоджену роботу працівників відділу та співпрацю з іншими підрозділами підприємства. 4.2 Модель процесу «Закупок». Модель процесу «Збуту продукції» наведена у Додатку 1. 4.2.1. Вихідні потоки Вихідний потік Процес-споживач Форма передачі вихідного потоку Відповідальний за приймання  Закуплена сировина Процес виробництва Запис в журналі закупленої продукції Начальник відділу виробництва   4.2.1 Вхідні потоки Вхідний потік Процес-постачальник Форма отримання вхідного потоку Відповідальний за передачу  Готовий проект, заявка на матеріали. Процес проектування та розробки продукції Накладні, документація, звіти працівників оформлені письмово Начальник відділу проектування   4.2.3. Ресурси процесу: кваліфікований підготовлений персонал готова продукція оргтехніка, канцтовари, приміщення, обладнання документація про отримання закупленої продукції 4.3 Опис виконання процесу. Процес «Закупок» складається з етапів: Планування управління закупки продукції Аналізування управління закупки продукції. Розробка документації управління закупкою продукції Перевірка управління закупки продукції Управління змінами, коригуючим процесом. 4.3.1 Планування управління закупки продукції Планування відділу щодо управління закупки продукції проходить в режимі складання плану по розподілу та управлінню закупленої продукції та погодження складених намірів про співпрацю з відділами постачання, виробництва та маркетингу. 4.3.2 Аналізування управління закупки продукції. На основі отриманих звітів від відділу виробництва та отриманої інформації безпосередньо від замовників проводиться розгляд можливості швидкого закуплення, термін їх виконання, обумовлюються умови виконання закупівлі. Проводиться інвентаризація наявної продукції, їх якісних та кількісних характеристик, по накладних перевіряється відповідність показників закупленої продукції. 4.3.3 Розробка документації управління закупкою продукції 4.3.3.1 Кроки управління закупкою продукції: перевірка згідно накладних обсягів закупленої продукції. ознайомлення та узгодження із замовником намірів про закуплення продукції. аналізуємо процеси закупки продукції згідно документації приймаємо корегуючи дії по ефективнішому закупленні продукції. 4.3.4 Перевірка управління закупки продукції. Перевірка проводиться для забезпечення впевненості в тому, що вихідні накази та вказівки управління закупки продукції відповідають своїм характеристикам та стандартам, а також вимогам замовника по ефективному закуплені продукції. Перевірка проводиться шляхом систематизації та групування затверджених рішень, вказівок, наказів по управлінню закупленої продукції з оформленням звіту про закупки. 4.3.5 Управління змінами, коригуючим процесом Заміна закупленої продукції проводиться шляхом заміни зіпсованої, дефектованої продукції на нову з коригуванням відповідно до вимог стандарту та їхніх характеристик. Відповідальність за надходження нової продукції несе керівник відділу виробництва. 4.4 Вимірювання та моніторинг 4.4.1 Критерії оцінки процесу управління продажу готової продукції та способи їх вимірювання Для контролю результативності процесу застосовуються такі критерії: Ефективність постачання – відношення кількості сировини переробленої виробництвом до кількості сировини отриманої на склад. Ефективність проведених закупок – відношення фактичного залишку сировини до залишку за нормативом. Результативність вхідного контролю сировини і матеріалів – кількість відбракованої сировини і матеріалів. 4.4.2 Періодичність вимірювання періодичність розрахунку одного критерію оцінки – щомісячно; періодичність розрахунку другого критерію оцінки – щомісячно 4.4.3 Форма запису результатів вимірювань Результати вносяться в щомісячний звіт про роботу відділу, який надається для аналізу керівнику відділу «Управління закупок продукції». Результати також вносяться в річний звіт з аналізування даних, який надається для аналізування вищому керівництву підприємства. За результатами оцінки визначаються КіЗД, що направлені на вдосконалення процесу управління закупки продукції.